http://www.ssru.ac.th วิชาการจัดการการผลิตและการปฏิบัติการ 1
อาจารย์พัชราภรณ์
เลขยันต์
ความสําคัญของการจัดการโครงการ โครงการ (Project) หมายถึง กลุ่มงานหรือกิจกรรมที่มีความต่อเนื่องและมีความสัมพันธ์โดยตรงกับผลลัพธ์ที่ เกิดขึ้น การจัดการโครงการสามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนที่สําคัญ 1. การวางแผน (Planning) เป้นกระบวนการกําหนดเป้าหมาย รายละเอียดของโครงการและทีมงาน 2. การกําหนดตารางการทํางาน (Scheduling) เป็นกระบวนการกําหนดทรัพยากรทางด้าน บุคลากร เงิน ลงทุน ปัจจัยการผลิตที่มีความเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน 3. การควบคุม (Controlling) เป็นกระบวนการเปรียบเทียบผลที่เกิดขึ้นจริงกับแผนงานที่กําหนดไว้
http://www.ssru.ac.th วิชาการจัดการการผลิตและการปฏิบัติการ 3 ความสําคัญของการบริหารโครงการ (The importance of project management)
โครงการมีความสําคัญต่อองค์การทั้งในภาครัฐและภาคเอกชน ถ้าองค์การใดวางโครงการให้สอดคล้องกับ สภาพแวดล้อมและมีการบริหารโครงการให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์แล้ว การบริหารโครงการนั้นก็จะดําเนินไปได้อย่าง มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล ความสําคัญของการบริหารโครงการ มีดังนี้
1. ทําให้ทราบถึงวัตถุประสงค์และหน้าที่ต่างๆในการปฏิบัติงาน (Objectives and functions) ซึ่งทําให้เกิด ความชัดเจนในการจัดลําดับงาน
2. ทําให้เกิดการประสานงาน (Coordination) อย่างต่อเนื่องในแต่ละโครงการ โดยมีวัตถุประสงค์รวมในแผน แม่บท และสนองนโยบายขององค์การ
3. ทําให้เกิดการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ (Efficiency in utilization of resources) ในการจัดสรร ทรัพยากรในโครงการควรคํานึงถึงความประหยัดที่สุดเท่าที่จะทําได้
องค์ประกอบของการบริหารโครงการ (Project management component) เป็นการพิจารณาถึง ทรัพยากรต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการบริหารโครงการ วัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการ และความสําเร็จของโครงการ ก็คือ การออกแบบองค์การเพื่อให้มีการบริหารหรือการควบคุมทรัพยากรของบริษัท คือการบรรลุถึงเงื่อนไขต่างๆ ดังนี้ 1. การทําให้โครงการสําเร็จทันเวลาที่กําหนด (Time) ทุกโครงการมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ดังนั้นผู้บริหาร โครงการจึงต้องมีความรู้ด้านการบริหารเวลา โดยต้องใช้เวลาให้เกิดประสิทธิภาพ คํานึงถึงความสําคัญและความ เร่งด่วนของงาน 2. การใช้ต้นทุนตามที่กําหนด (Cost) เป็นการกําหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายและ/หรือ รายได้ที่คาดว่าจะ เกิดขึ้น 3. การปฏิบัติการ (Performance) เป็นการกําหนดวิธีปฏิบัติ และกระบวนการปฏิบัติของโครงการ ตลอดจนพิจารณาถึงเครื่องมือต่างๆที่ใช้ในการบริหารโครงการ เช่น การใช้ผัง Gantt การประเมินโปรแกรมและ
องค์ประกอบของการบริหารโครงการ (ต่อ)
4. เทคโนโลยีที่ต้องการ (Technology) เป็นความรู้ เครื่องมือ เทคนิคและกิจกรรมซึ่งเป็นปัจจัยนําเข้า
(Input) เพื่อแปรสภาพ (Transformation) ออกมาเป็นผลผลิต (Output)
5. การใช้ทรัพยากร (Resources) การบริหารโครงการจะเกี่ยวข้องกับการจัดสรรทรัพยากรให้เกิด ประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ โดยให้เกิดการประหยัดหรือใช้ต้นทุนต่ําสุด
http://www.ssru.ac.th วิชาการจัดการการผลิตและการปฏิบัติการ 7 การวางแผนโครงการ
การวางแผนโครงการ (Project planning) โครงการ (project) เป็นชุดของงาน/กิจกรรมที่มีความสัมพันธ์กัน ที่มุ่งไปสู่ผลลัพธ์
องค์การแบบโครงการ (Project organization) หมายถึง องค์การชั่วคราวที่มีการออกแบบหรือกําหนด ขึ้นมาเพื่อให้ประสบความสําเร็จตามเป้าหมาย โดยใช้ผู้เชี่ยวชาญจากหน่วยงานที่มีหน้าที่แตกต่างกันในองค์การ หรือ เป็นการกําหนดแผนงานในการดําเนินงานต่างๆของโครงการการใช้ทรัพยากรให้เกิดประสิทธิภาพจําเป็นที่จะต้องมีการ จัดระบบการวางแผนให้ครอบคลุมงานที่มีการแบ่งให้ย่อยลงของหน่วยงานต่างๆ
การวางแผนโครงการ (ต่อ) องค์การแบบโครงการ (Project organization) ถือได้ว่าเป็นวิธีจัดองค์การที่มีประสิทธิผลวิธีหนึ่งโดยการ นําเอาบุคลากร และทรัพยากรมาดําเนินการ มีการวางแผน การจัดองค์การ การสั่งการ และการควบคุม ในช่วง ระยะเวลาหนึ่งจนจบโครงการนั้นๆ องค์การแบบโครงการนี้จะประสบความสําเร็จได้นั้นจะต้องมีลักษณะ ดังนี้ 1. งาน/ภารกิจนั้นต้องมีเป้าหมายหรือจุดมุ่งหมายเฉพาะ และมีการกําหนดเวลาสิ้นสุดที่แน่นอน 2. เป็นงาน/ภารกิจเฉพาะ หรือที่ไม่เหมือนกับงานลักษณะทั่ว ๆ ไป ขององค์การ 3. เป็นงาน/ภารกิจที่มีลักษณะซับซ้อนสัมพันธ์กัน และต้องอาศัยทักษะเฉพาะด้าน 4. เป็นโครงการแบบชั่วคราว แต่มีความสําคัญอย่างยิ่งต่อองค์การ
http://www.ssru.ac.th วิชาการจัดการการผลิตและการปฏิบัติการ 9 ผู้บริหารโครงการ
ผู้บริหารโครงการหรือผู้จัดการโครงการ (The Project manager) เป็นผู้ที่รับผิดชอบในการประสานงานและ ประสานกิจกรรมต่างๆ ระหว่างสายงานในหน้าที่และกิจกรรมอื่นๆ ผู้จัดการโครงการจําเป็นจะต้องมีทักษะในการ สื่อสารระหว่างบุคคล คุ้นเคยกับการดําเนินงานในโครงการต่าง ๆ และจะต้องมีความรู้ความสามารถในการใช้และ ถ่ายทอดเทคโนโลยี และการนําผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคเข้ามาช่วยในการตัดสินใจ ผู้บริหารโครงการ (Project manager) ควรเป็นผู้ที่มีความสามารถหลายด้าน ซึ่งจะต้องมีประสบการณ์และ ความรู้ที่กว้างขวาง สามารถดูแลหน้าที่ต่าง ๆ ได้หลายหน้าที่ เพราะฉะนั้นสิ่งที่ผู้จัดการโครงการจะต้องมี คือ การนํา ความสามารถต่างๆ มาประสานกันเพื่อให้เกิดแรงยึดเหนี่ยวในลักษณะรวมเพื่อให้เกิดการปฏิบัติงานที่ดีแก่โครงการ สิ่งที่ผู้บริหารโครงการต้องรับผิดชอบโดยตรงในด้านต่อไปนี้ (1) ความสําเร็จของโครงการ โดยบริหารโครงการ ให้แล้วเสร็จตามลําดับ และตรงเวลา (2) งบค่าใช้จ่ายของโครงการต้องเป็นไปตามแผนที่วางไว้ (3) โครงการต้องมี คุณภาพตรงตามเป้าหมาย (4) ต้องมั่นใจว่า บุคลากรได้รับการจูงใจ การกําหนดทิศทาง และการกระจายข่าวสารที่ จําเป็นต่อความสําเร็จของโครงการ
โครงสร้างแบบแยกย่อยงาน
โครงสร้างแบบแยกย่อยงาน [Work Breakdown Structure (WBS)] เป็นเทคนิคซึ่งเกี่ยวข้องกับการ จัดสรรทรัพยากรและขอบเขตของงาน ขั้นตอนแรกของการบริหารโครงการก็คือ มีการกําหนดวัตถุประสงค์ของ โครงการก่อน จากนั้นจึงค่อยแบ่งโครงการออกเป็นส่วนๆ แล้วแตกลึกลงไปถึงรายละเอียดของแต่ละส่วนเป็นกลุ่มของ กิจกรรมที่เกี่ยวข้อง วัตถุประสงค์ของการแยกย่อยงาน (1) เพื่อให้การบริหารงานมีประสิทธิผลดียิ่งขึ้น (2) สามารถทํางานได้อย่างมีอิสระและทําให้เกิดความคล่องตัว (3) มีการประสานความร่วมมือในการทํางาน
http://www.ssru.ac.th วิชาการจัดการการผลิตและการปฏิบัติการ 11 การจัดตารางการทํางานของโครงการ การจัดตารางการทํางานของโครงการ (Project Scheduling) เป็นการจัดลําดับและการจัดสรรเวลาให้กับแต่ ละกิจกรรมของโครงการ ผู้บริหารโครงการต้องศึกษาว่า กิจกรรมแต่ละอย่างใช้เวลา ใช้บุคลากร และวัตถุดิบเท่าใด ผู้บริหารโครงการอาจวาดผังตารางการทํางาน ด้วยเครื่องมือการวาดแผนโครงการที่นิยมมากที่สุดคือผัง Gantt เป็นผังที่ช่วยในการวางแผนการจัดสรรเวลาสําหรับการทํางานตามลําดับขั้นตอนความก้าวหน้าของงาน วัตถุประสงค์ของการจัดตารางการทํางานของโครงการ (1) เพื่อแสดงถึงความสัมพันธ์ของแต่ละกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกันตลอดทั้งโครงการ (2) เพื่อกําหนดลําดับความสัมพันธ์แบบ ก่อน-หลัง ของกิจกรรมโดยรวม (3) ช่วยคํานวณเวลาและต้นทุนของแต่ละกิจกรรม (4) ช่วยทําให้เกิดการใช้บุคลากร เงินทรัพยากร ได้อย่างคุ้มค่า
การควบคุมโครงการ
การควบคุมโครงการ (Project controlling) เป็นการติดตามดูแลทรัพยากร ต้นทุน คุณภาพ และ งบประมาณอย่างใกล้ชิด
ปัจจุบันมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่สามารถนํามาใช้เพื่อควบคุมการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิผล
เทคนิคการบริหารโครงการ : PERT และ CPM (Project management techniques : PERT and CPM) การประเมินโปรแกรมและเทคนิคการตรวจสอบ เป็นเทคนิคการบริหารโครงการ ซึ่งผู้บริหารจะกําหนดลําดับ ขั้นตอนของกิจกรรมที่เหมาะสม เวลาที่คาดคะเนไว้เพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ และการใช้ทรัพยากรที่ดีที่สุดภายใน โครงการที่สลับซับซ้อน
เทคนิคการบริหารโครงการ (PERT/CPM) ในความหมายของการบริหารการปฏิบัติการ หมายถึง แนวทาง อย่างหนึ่งของการวางแผนการประสานงานโครงการขนาดใหญ่ ซึ่งคาดคะเนเวลาได้ไม่แน่นอนสําหรับกิจกรรมมีการ
http://www.ssru.ac.th วิชาการจัดการการผลิตและการปฏิบัติการ 13 การควบคุมโครงการ (ต่อ) เส้นทางวิกฤต [Critical Path (CP)] เป็นการลําดับของเหตุการณ์และกิจกรรมซึ่งใช้ประเมินโปรแกรมและ ตรวจสอบเครือข่ายเทคนิค PERT ซึ่งต้องการช่วงเวลานานที่จะทําให้งานสําเร็จ หรือเป็นเส้นทางเส้นหนึ่งที่ผ่าน เครือข่ายโครงการ โดยใช้เวลานานที่สุดที่จะทําให้งานเสร็จตามโครงการ หรือเป็นเส้นเดียวที่งานเสร็จช้าที่สุด วิธีการของเส้นทางวิกฤต เป็นเทคนิคการวางแผนและควบคุมซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดแสดงโครงการที่ สลับซับซ้อนเป็นเครือข่าย ด้วยการคาดคะเนเวลาของแต่ละขั้นตอนในโครงการ หรือเป็นแนวทางในการวางแผนและ การประสานงานโครงการขนาดใหญ่ โดยการจัดการ สั่งการ ที่มุ่งเน้น ทิศทางของเส้นวิกฤตที่ อยู่ในโครงการมากที่สุด เพื่อการเตรียมการประมาณค่าระยะของเวลาของเส้นทาง
การควบคุมโครงการ (ต่อ) กรอบงานของ PERT และ CPM มีขั้นตอนพื้นฐาน 6 ขั้นตอน ดังนี้ 1. กําหนดโครงการและเตรียมโครงสร้างแยกย่อยของงาน 2. พัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม และเลือกกิจกรรมที่ต้องทําก่อนและทําที่หลัง 3. วาดเครือข่ายเชื่อมแต่ละกิจกรรม 4. กําหนดเวลา และ/หรือ ต้นทุนให้กับแต่ละกิจกรรม 5. คํานวณเส้นทางที่ใช้เวลายาวนานที่สุด 6. ใช้เครือข่ายช่วยในการวางแผน กําหนดตารางการทํางาน ติดตามและควบคุมโครงการ
http://www.ssru.ac.th วิชาการจัดการการผลิตและการปฏิบัติการ 15 การควบคุมโครงการ (ต่อ) ประโยชน์ของการใช้ PERT และ CPM 1. โครงการจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อใด 2. มีกิจกรรมใดวิกฤตบ้าง (ใช้เวลายาวนานที่สุด) ถ่วงให้โครงการเกิดความล่าช้า ไม่เสร็จตามกําหนดเวลา 3. มีกิจกรรมใดที่ไม่มีความสําคัญบ้าง (ใช้เวลาน้อย) สามารถยืดเวลาออกไปได้โดยไม่มีผลต่อความสําเร็จของ โครงการ 4. ความน่าจะเป็นในความสําเร็จของโครงการมีมูลค่าเท่าใด 5. ณ เวลาหนึ่ง โครงการดําเนินเป็นเช่นไร (รุดหน้า ช้ากว่า เร็วกว่า ตรงตามกําหนด) 6. ณ เวลาหนึ่ง งบประมาณของโครงการเป็นอย่างไร (มากกว่า น้อยกว่า เท่ากับ) 7. มีทรัพยากรเพียงพอสําหรับความสําเร็จของโครงการหรือไร
การควบคุมโครงการ (ต่อ) ศัพท์และสัญลักษณ์ที่ใช้กับ PERT และ CPM กิจกรรม (Activity) หรืองานที่ปฏิบัติ หมายถึง งานที่จําเป็นเพื่อให้เครือข่าย PERT เสร็จสมบูรณ์ เป็น กิจกรรมที่ระบุเวลา ตัวแปรต่างๆในระบบ PERT ประกอบด้วย การคาดคะเนเวลา 3 ประการ สําหรับแต่ละกิจกรรม (1) เวลาที่น้อยที่สุดดีที่สุด (2) เวลาที่มากที่สุดที่แย่ที่สุด (3) เวลาที่เป็นไปได้มากที่สุด ซึ่งเวลาทั้งหมดจะแทนด้วยลูกศร เหตุการณ์ (Event) หรือจุดเชื่อมโยง (Node) เป็นภาวะที่เกิดขึ้นในเวลาใดเวลาหนึ่งแสดงการเริ่มต้นและ สิ้นสุดของกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง แทนด้วยวงกลม (node) เป็นเครื่องหมายแสดงการเริ่มต้น หรือการสิ้นสุดของ กิจกรรมของเครือข่าย เครือข่าย (Networks) เป็นความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ของโครงการ กิจกรรมบนสัญลักษณ์รูปลูกศร [Activity-on-Arrow (AOA)] เป็นลักษณะของเครือข่ายโครงการซึ่ง
http://www.ssru.ac.th วิชาการจัดการการผลิตและการปฏิบัติการ 17 เครือข่าย PERT และการคาดคะเนของกิจกรรม มี 3 ช่วง 1. เวลาที่น้อยที่สุดที่ทําให้งานเสร็จ 2. เวลาที่มากที่สุดที่ทําให้งานเสร็จ 3. เวลาที่เป็นไปได้มากที่สุด สําหรับกิจกรรมใน PERT ใช้เวลาทั้ง 3 คํานวณหาค่าเวลาที่คาดไว้ว่า งานจะบรรลุผลสําเร็จและหาผลต่าง สําหรับแต่ละกิจกรรม คํานวณได้จากสมการ เวลาที่คาดไว้ (t) = และ ความแปรปรวนของเวลา (v) = a+4m+b 6 6 b - a 2
การใช้ PERT และ CPM เพื่อบริหารโครงการ เพื่อหา
1. เวลาเริ่มต้นงานที่เร็วที่สุดที่ดีที่สุด (Earliest Start-ES) 2. เวลาเสร็จงานที่เร็วที่สุดที่ดีสุด (Earliest Finish-EF) 3. เวลาเริ่มต้นงานที่ช้าที่สุดที่ดีที่สุด (Latest Start-LS) 4. เวลาเสร็จงานที่ช้าที่สุดที่ดีที่สุด (Latest Start-LF)
http://www.ssru.ac.th วิชาการจัดการการผลิตและการปฏิบัติการ 19 สูตร การหา ES และ EF การหา ES ให้หาจากเครือข่าย 1. ให้เอาค่าของเวลาก่อนหน้ากิจกรรมที่ต้องทํามาก่อนมาเป็นคําตอบ 2. ถ้ามีหลายสายกิจกรรม ให้บวกเวลาย้อนหลัง แล้วเลือกค่ามาก การหา EF ให้หาจากสูตร สูตร EF = ES + t
สูตรการหา LS และ LF การหา LS หาจากเครือข่าย 1. เอา EF สูงสุดตั้ง 2. เดินหน้าสุดสาย – ค่าเวลาย้อนหลัง 3. ถ้ามีหลายสายเลือกค่าน้อย การหา LF หาจากสูตร สูตร LF = LS + t
