เร มต นก บ Microsoft Word

(1)

ในปจจุบันการใชงานโปรแกรมชุด Microsoft Office เปนที่นิยมแพรหลาย อยางมากใน สํานักงานเพาระวาโปรกรม Microsoft Office สามารถใชงานงายและมีประสิทธิภาพสูง โปรแกรม ทุก ๆ โปรแกรมใน Microsoft Office มีโครงสรางและวิธีการใชงานคลายๆ กัน ดังนั้นเมื่อเขาใจ โปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งใน Microsoft Office ก็จะชวยลดเวลาในการเรียนรูโปรแกรมอื่นๆ ไดเปน อยางดี ในใบความรูนี้จะไดเรียนรูเรื่องทั่วๆ ไป เกี่ยวกับ Microsoft Word 97 อันไดแกความสามารถ ในการเปดและปดโปรแกรม การสรางเอกสารอยางงาย ๆ และการขอความชวยเหลือจากโปรแกรม Microsoft Word 97 • มีระบบอัตโนมัติตางๆ ที่ชวยในการทํางานสะดวกขึ้น เชน การตรวจคําสะกด การตรวจสอบ ไวยากรณการใสขอความอัตโนมัติเปนตน • สามารถใช Word 97 สรางตารางที่สลับซับซอนยางไรก็ได • สามารถใชสรางจดหมายไดอยางรวดเร็ว โดยสามารถกําหนดใหผูวิเศษ (Wizard) ใน Word 97 สรางแบบฟอรมของจดหมายไดหลายรูปแบบตามตองการ • ตกแตงเอกสารไดงายและรวดเร็ว สามารถตกแตงเอกสารหรือเพื่อความสะดวกจะให Word 97 ตกแตงใหก็ไดโดยที่สามารถเปนผูกําหนดรูปแบบของเอกสารเอง • สามารถแทรกรูปภาพกราฟหรือผังองคกรลงในเอกสารได • เปนโปรแกรมที่ทํางานบนวินโดว ดังคุณสมบัติตางๆของวินโดวจะมีอยูใน Word 97 ดวย เชน สามารถยอขยายขนาดหนาตางได สามารถเรียกใชรูปแบบอักษรที่มีอยูมากมายใน วินโดวได • ความสามารถในการเชื่อมตอกับโปรแกรมอื่นๆในชุดโปรแกรม Microsoft Office 97 สามารถโอนยายขอมูลตางๆระหวางโปรแกรมไดเชน สามารถดึงขอมูลใน Excel 97 มาใส ใน Word 97 ได

(2)

• อยากทราบอะไรเกี่ยวกับ Word 97 ถามผูชวยเหลือที่มีชื่อวา " Office Assistance" ตลอด เวลาขณะที่ใชงาน Word 97 • สรางเอกสารใหใชงานในอินเตอรเนตไดอยางงายๆ • จากที่กลาวมานี้เปนเพียงความสามารถบางสวนของ Microsoft Word 97 เทานั้น รายละเอียดอื่นๆจะขอกลาวถึงในภายหลัง โปรแกรมไมโครซอฟตเวิรด ( Microsoft Words )สามารถทํางานตางๆ ที่เกี่ยวของกับ งานประมวลคําไดดังนี้ 1. สามารถพิมพและแกไขเอกสาร 2. สามารถลบโยกยายและสําเนาขอความ 3. สามารถพิมพตัวอักษรประเภทตางๆ 4. สามารถขยายขนาดตัวอักษร 5. สามารถจัดตัวอักษรใหเปนตัวหนาตัวเอียงและขีดเสนใตได 6. สามารถใสเครื่องหมายและตัวเลขลําดับหนาหัวขอ 7. สามารถแบงคอลัมน 8. สามารถตีกรอบและแรเงา 9. สามารถตรวจการสะกดและแกไขใหถูกตอง 10. สามารถคนหาและเปลี่ยนแปลงขอความที่พิมพผิด 11. สามารถจัดขอความในเอกสารใหพิมพชิดซายชิดขวาและกึ่งกลางบรรทัด 12. สามารถใสรูปภาพในเอกสาร 13. สามารถประดิษฐตัวอักษร 14. สามารถพิมพตาราง 15. สามารถพิมพจดหมายเวียนซองจดหมายและปายผนึก

(3)

วิธีเรียกโปรแกรม Microsoft Word ทํางายๆดังนี้

1. เลื่อนไปที่ปุมเริ่มStartแลว Click Mouse 2. Click Mouse เลือกPrograms

(4)

ตัวชี้เมาส (Cursor) คือสัญลักษณแสดงตําแหนงของเมาสบนจอภาพ

I สัญลักษณแสดงตําแหนงตัวแทรกขอความ (Insertion point ) เปนสัญลักษณแสดงตําแหนง ขอความที่จะพิมพลงไป

แถบหัวเรื่อง (Title bar) เปนแถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟลที่เปดอยู

(5)

แถบเครื่องมือ (Toolbar) เปนแถบที่ใชเก็บปุมคําสั่ง ซึ่งปุมเหลานี้จะแทนคําสั่งที่ถูกเรียกใชงาน บอยๆ แถบแสดงสถานะ (Status bar) เปนแถบที่แสดงสถานะการทํางานในขณะนั้นๆ ปุมขยาย (Maximize Button) หนาจอวินโดวใหเต็มจอภาพ ปุมลดขนาด (Minimize Button) เปนปุมซอนวินโดว ปุมแสดงมุมมอง (View Button) เปนปุมที่ใชเปลี่ยนมุมมอง I สวนตัวแทรกขอความ (Insertion point) คือสัญลักษณแสดงตําแหนงขอความที่พิมพลงไป สัญลักษณ ความหมาย เปน Cursor ที่ปรากฏอยูในพื้นที่เอกสาร เปน Cursor ที่ปรากฏอยูในพื้นที่เอกสารที่ปรากฏอยูบริเวณแถบเคริ่องมือซึ่ง อยูนอกพื้นที่เอกสารหรือปรากฏในขณะใชงานบางคําสั่ง เปน Cursor ที่ปรากฏอยูในพื้นที่เอกสารซึ่งปรากฏอยูบริเวณตําแหนงที่วาง ดานซายของเอกสารเรียกวา Selectionbar ตัวแทรกขอความคือสัญลักษณแสดงตําแหนงของขอความที่จะพิมพลงสามารถเลื่อนไป ณ ตําแหนงใดๆในเอกสารดังนี้ เลื่อนตัวแทรกขอความโดยใช Mouse สามารถเลื่อนไปยังที่ใดๆในเอกสารก็ไดดวยวิธีการใช Mouse ดังนี้ 1. เลื่อนไปยังตําแหนงที่ตองการ 2. Click mouse ที่จุดนั้นจะปรากฎณตําแหนงที่ตองการ เลื่อนตัวแทรกขอความโดยใชคียบอรด สามารถที่จะเลื่อน I ไปยังตําแหนงใดๆในเอกสารก็ไดโดยใชคียบอรดดังนี้ เลื่อนทีละตัวอักษร เลื่อน I ไปทางขวาทําไดดังนี้ ในกรณีที่ทางขวามือของบรรทัดนั้นยังไมมีขอความใดๆใหกดคียบอรดปุม <Space Bar>

(6)

เลื่อนทีละยอหนา สามารถเลื่อนขึ้นลงอยางรวดเร็วทีละยอหนา โดยกดปุม <PgUp> สําหรับเลื่อนขึ้น 1 หนา และกดปุม<PgDn> สําหรับเลื่อนลง 1 หนาเลื่อนไปยังตนและทายเอกสารใหกดปุม <Ctrl+Home> สําหรับเลื่อนไปยังตนเอกสาร และกดปุม <Ctrl+End> สําหรับเลื่อนไปยังทายเอกสารเริ่มการปอน ขอความขั้นตอนแรกของการศึกษาโปรแกรม Word คือ การทดลองปอนขอความ และการแทรก ขอความลงในเอกสารซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ 1. เริ่มการพิมพยอหนาแรกดวยการกดคียบอรด ปุม Tab สังเกตไดวาที่กระพริบอยูเลื่อนไป ทางขวาเปนระยะ ? นิ้ว 2. พิมพขอความไปเรื่อยๆจนหมดยอหนาโดยไมตองกด Enter 3. กด Enter เพื่อกําหนดวาจบยอหนาตําแหนงของจะยายไปอยูบรรทัดถัดไปจากนั้นพิมพ ไปเรื่อยๆจนจบเอกสาร จะเห็นแถบเครื่องมือ ปรากฎบนหนาจอภาพ ตอนเริ่มเขาโปรแกรม โดยทั่วไปแลวจะปรากฎ เฉพาะแถบเครื่องมือที่จํ าเปนตองใชงานใน ขณะนั้นแต ก็สามารถกํ าหนดใหแสดงหรือซอนแถบ เครื่องมือใดๆ บนจอไดตามตองการ การแสดงแถบเครื่องมือสามารถทําไดตามขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกคําสั่ง มุมมอง บนแถบเมนูจะปรากฏรายการคําสั่งยอย 2. คลิกคําสั่ง แถบเครื่องมือ จะปรากฏกรอบโตตอบเพื่อการเลือกใชเครื่องมือประเภทตางๆ 3. คลิกเลือกประเภทของเครื่องมือที่ตองการจะมีเครื่องหมายถูกหนาเครื่องมือที่ตองการแสดง

(7)

ประเภทของเครื่องมือมีดังนี้ 1. แถบเครื่องมือมาตรฐาน 2. แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ 3. กลองเครื่องมือควบคุม 4. ขอความศิลป 5. ขอความอัตโนมัติ 6. ฐานขอมูล 7. ตรวจทานแกไข 8. ตารางและเสนขอบ 9. ฟอรม 10. รูปภาพ 11. รูปวาด 12. เว็บ 13. PDFMaker 5.0

(8)

14. กําหนดเอง 1 15. กําหนดเอง การยกเลิกการแสดงแถบเครื่องมือสามารถทําไดตามขึ้นตอนดังนี้ 1. คลิกคําสั่ง มุมมอง บนแถบเมนู 2. คลิกคําสั่ง แถบเครื่องมือ จะปรากฏกรอบโตตอบเพื่อการเลือกใชเครื่องมือประเภทตางๆ 3. คลิกเลือกประเภทของเครื่องมือที่ตองการยกเลิกเครื่องหมายถูกหนาเครื่องมือจะหายไป แสดงวา ตองการยกเลิกการแสดงแถบเครื่องมือประเภทนั้น

(9)

การแสดงแถบไมบรรทัด การแสดงแถบไมบรรทัดสามารถทําไดตามขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกคําสั่ง มุมมอง บนแถบเมนู 2. ที่คําสั่ง ไมบรรทัด ถาไมปรากฎเครื่องหมาย 9 อยูดานหนาแสดงวาไมมีการแสดงแถบ ไมบรรทัด ถาตองการใหมีการแสดงแถบไมบรรทัดใหคลิกคําสั่ง ไมบรรทัด จะปรากฎ เครื่องหมาย9ดานหนาของคําสั่ง ไมบรรทัด การยกเลิกการแสดงแถบไมบรรทัด การยกเลิกการแสดงแถบไมบรรทัดสามารถทําไดตามขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกคําสั่ง มุมมอง จะปรากฎรายการคําสั่งยอย 2. ที่คําสั่ง ไมบรรทัด ถาปรากฎเครื่องหมาย 9 อยูดานหนาแสดงวาไมมีการแสด แถบไมบรรทัด แลวถาตองการยกเลิกใหคลิกคําสั่ง ไมบรรทัด เครื่องหมาย9จะหายไป

(10)

หลังจากที่ติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office 97 รุนภาษาไทยเรียบรอยเมนูคําสั่งเริ่มตนจะ เปนภาษาไทยสามารถปรับใหเปนเมนูภาษาอังกฤษได โดยใช Office 97 Language Swicher โดย เลือกใหเปนภาษาไทย

การเปลี่ยนแถบเมนูสามารถทําไดดังนี้ 1. คลิกStart

2. คลิกProgram

3. คลิกOffice 97 Language Switcherจะปรากฏกรอบโตตอบ Office Switcher 4. คลิกเลือก ภาษาไทย - อังกฤษ

(11)

File New สรางเอกสารใหมโดยใชแบบเอกสารปกติ File Open เปดเอกสารหรือแบบเอกสารที่มีอยูแลว File Save บันทึกเอกสารหรือแบบเอกสารปจจุบัน File Print พิมพเอกสารปจจุบันโดยใชคาที่ตั้งไว Print Preview แสดงเอกสารเต็มหนาเหมือนตอนพิมพ Tools Spelling ตรวจคําสะกดในเอกสารปจจุบัน Edit Cut ตัดสวนที่ทําแถบสีไวและวางไวบนคลิปบอรด Edit Copy คัดลอกสวนที่แถบสีไวและวางไวบนคลิปบอรด Edit Paste แทรกเนื้อหาของคลิปบอรดที่จัดแทรก Edit Painter คัดลอกรูปแบบของสวนที่แถบสีไวไปไวที่ตําแหนงที่ระบุ Edit Undo กลับการกระทําสุดทาย Edit Redo ทําการทํางานหลังสุดซึ่งถูกยกเลิกการกระทํา Insert Table แทรกตาราง Columns เปลี่ยนคอลัมนของตอนที่เลือกไว Show/Hide แสดงหรือซอนสัญลักษณในการจัดเอกสาร Zoom Control ยอขยายจอภาพ Help แสดงวิธีใชคําสั่งหรือตรวจสอบรูปแบบของขอความ Style จัดรูปแบบดังที่มีอยูแลวหรือรูปแบบขอความตามตัวอยาง Font เปลี่ยนประเภทตัวอักษรของสวนที่แถบสีไว Font Size เปลี่ยนบนาดตัวอักษรของสวนที่แถบสีไว Bold ทําหรือยกเลิกรูปแบบตัวอักษรสวนที่ทําแถบสีไวใหเปนตัวหนา Italic ทําหรือยกเลิกรูปแบบตัวอักษรสวนที่ทําแถบสีไวใหเปนตัวเอียง

(12)

Underline ทําหรือยกเลิกรูปแบบตัวอักษรสวนที่ทําแถบสีไวเปนขีดเสนใต Align Left จัดเรียงขอความที่ทําแถบสีไวใหอยูชิดขอบซายของบรรทัด Center จัดเรียงขอความที่ทําแถบสีไวใหอยูกึ่งกลางบรรทัด Align Right จัดเรียงขอความที่มําแถบสีไวใหอยูชิดขอบขวาของบรรทัด Justify จัดเรียงขอความที่ทําแถบสีไวใหอยูชิดขอบซายและขอบขวา Numbering ใสเลขหนาขอความที่ทําแถบสีไว Bullets ใสเครื่องหมายหนาขอความที่ทําแถบสีไว Decrease Indent ลดระยะเยื้องของขอความที่ทําแถบสีไว Increase Indent เพิ่มระยะเยื้องของขอความที่ทําแถบสีไว Border แสดงหรือซอนแถบเครื่องมือเสนขอบ Normal View เปลี่ยนมุมมองเปนมุมมองปกติ Page Layout View เปลี่ยนมุมมองเปนมุมมองเหมือนพิมพ Outline View เปลี่ยนมุมมองเปนมุมมองโครงราง การออกจากโปรแกรมไมโครซอฟตเวิรดสามารถทําไดตามขึ้นตอนดังนี้ 1. คลิกคําสั่ง แฟม 2. คลิกคําสั่ง จบการทํางาน 3. ถาไมไดทําการบันทึกเอกสารไวในแฟม โปรแกรมจะแสดงกรอบโตตอบถามวา ตองการบันทึก เอกสารหรือไมดังรูป ถาตองการบันทึกเอกสารไวใหคลิกปุมใช แตไมตองการบันทึกเอกสาร