For Asset Management

For Asset Management

By: Larry Weiss  ‐ SDLTAP

It Begins with Accurate Inventory

 Inventory of existing system:  The Local Roads Needs Study conducted in  Aug/Sept of ‘08 indicated by it’s results and from  LTAP visits that inventory information is limited to  non‐existent in some cases.  This is essential information from which to plan  especially for annual budgeting and for making  longer term decisions.

Starting the Process of Inventory

 Location of existing culverts and small structures  Size  Length  Diameter  Fill Depth  Slope  Condition  Rating system

 Excellent – Good – Fair‐ Poor – Needs Replaced

 Priority

Purpose of Inventory

 To know the condition of our culverts  To plan for future projects  Added costs  Doing it right the first time  Make sure we have the pipe needed on hand or ordered  Replace what is bad before we begin a street project  Especially if it is a hard surface project  To complete the project in a timely and cost effective  manner

Pipe Maintenance

 Determining needs from timely inspection reports  Reacting to the inspection reports  Guidance in maintenance procedures and methods  Repair vs replace

CONCRETE CULVERTS

 BOX OR BARREL____________________  HEADWALLS_______________________  DETERIORATION____________________  JOINT SEPARATIONS________________  CRACKS___________________________  SETTLEMENT______________________  EROSION/SOIL LOSS AROUND PIPE_____  CLEANING NEEDED_________________

What Are We Looking For?

 Deterioration of the pipe   Rusting through  Seems or bands coming apart  Concrete failure  Common failures  End sections tipping or falling off  Erosion   Undermining  Collapsing  Settling  Sediment and debris causing reduced or no flow

Items of Importance

 Flared Ends  Safety Ends  Beveled for Trash  Type of Pipe  CMP or Concrete  Round  Arched  Box 

Method To Be Used

 Visual and hand written evaluation  Use of a contractor ( Engineering Company)  Visual and electronic submission of data  GPS device with notes  Juno device  No method (common method in smaller cities)  Replace after failure (also common)  Planning for the future 

The JUNO System

 Hand held electronic device (around $850 State  Contract)  It is a full service device   GPS location of center and both ends  Stores pipe dimensions  Drop down box for condition  Has condition box that can be checked  Capable of taking and attaching pictures  Miscellaneous screen for making notes  Can also be a good tool for street signs ect.

Hand Written Method

Pros:  Very effective  Easy to use  Understandable  Easy to Learn Cons:  Need to attach photos  Time consuming  Another file of cumbersome papers

CULVERT INSPECTION CHECKLIST

LOCATION: ________________ __STRUCTURE NO: _

DATE:_____________/INSPECTED BY:__________________________________ SIZE,LENGTH,TYPE: ________________________ GPS COORDINATES: _____________________

ITEM GOOD OR NEEDS COMMENTS COND. REPAIR

METAL CULVERTS

Rusting/Corrosion________________________________________________ Connections______________________________________________________ Settlement_______________________________________________________ Erosion/Soil loss around pipe____________________________________ Cleaning needed__________________________________________________ CONCRETE CULVERTS Box or Barrel____________________________________________________ Headwalls________________________________________________________ Deterioration____________________________________________________ Joint Separations________________________________________________ Cracks___________________________________________________________ Settlement_______________________________________________________ Erosion/Soil loss around pipe____________________________________ Cleaning needed__________________________________________________

Conclusion

 Must be used in some form to make cost effective and  responsible decisions  A way to communicate with your council as to your  needs looking forward  A means to track repairs and maintenance as  completed  As a budgeting tool  To prevent damage in the future  Both property and infrastructure

Sign Inventory – Paper Method

What must we know

 Sign inventory number

 Location  (GPS Location)

 Sign type  (R1‐1  R1‐2 W11‐19 W2‐4 MUTCD#)

 Size of sign  (30X30    36X36   12X36)  

 Post type  (round‐ square – U channel – Metal – Wood size of post 2x2  4x4  4x6  telspar)  Height  Lateral offset

continued

 Sheeting (engineer grade – diamond grade ect.)  Reflectivity (night time or reflectometer)  Sign facing direction ( east west north south)

 Condition of sign  ( sign blank – sheeting – post)

 Needs (repaired or replaced or OK)

 Is it the proper sign 

LOOKING FORWARD FOR SUCCESS BY: Beau Riopel

BACKGROUND INFO

 Nearly 80 miles of roadway surface (excluding alleys)  73 Miles are Bituminous  4.5 Miles of gravel  .35 Miles of concrete pavement  24 Miles are considered arterial or collectors  26 Miles are considered residential  City increases their system inventory by 1.25% yearly  Equates to 13.6 new miles in 17 years  Currently working from a 5 year capital outlay plan

CURRENT MAINTENANCE PLAN



Fixed budget driven 

maintenance program



A basic mill and fill program



Very limited Budget for crack 

sealing and patching

PLANNING FOR THE FUTURE

 Implement a street maintenance program  Include current maintenance and future growth  Look at what other agencies are using  Principals that will work for Spearfish  Develop a strategic map of our needs  Use these tools to develop a working budget  Develop a plan the City Council can grasp moving  forward and is understandable to the public

RESEARCH METHOD CHOSEN

 Determine how long our current roads are lasting  Determine maintenance needed to current roads  How long before each road needs a major rehab  Gain these numbers by adopting the Army Corps of  Engineers PCI method  2013 will be the first of using PCI and we are in hopes it  will help us in implementing a long range plan for  maintenance, new construction, and rehab time tables

EXPANDING OUR MAINTENANCE

 Need for more aggressive crack sealing  Need for more chip sealing   Looked into micro surfacing but found the cost of this  due to no contractors in our area that perform this was  very cost prohibitive  We are also looking to add flush sealing and fog  sealing to our tool box  The need for increasing our number of annual street  improvement projects

BUDGET INCREASES  

 2012 Our SI projects cost were $800,000       Increased maintenance budget from $80,000 to  $155,000 with an additional SI project  2013   $1.8 million on joint project with county Small projects estimates are $175,000 + $25,000  additional for crack sealing         2014 Capital outlay of $2.5 million  2015 Capital outlay of $2.8 million

CONTINUING IMPROVEMENTS

 Crack Seal and chip seal within 2‐5 years of a major  project completion  Continue looking at micro surfacing or an alternative  as budget allows  Keep looking for newest methods available that are  most cost effective for our City  Some of these methods may include in‐place  processing and reclamation as well as AC cement, soil  and base stabilization 

QUESTIONS ???

THANK YOU FOR 

YOUR TIME