P
P
A
AUT
UTAS
AS
P
PAR
ARA
A OR
ORG
GANIZA
ANIZAR
R
AS
ASAMBLEAS
AMBLEAS REGION
REGIONALES
ALES
Ma
Marz
rzo
o de
de 20
2018
18
˘ ˘ 2018 2018
Watch Tower Bible and Tract Society of Pennsylvania Watch Tower Bible and Tract Society of Pennsylvania
Convention Organization Guidelines Convention Organization Guidelines
Spanish (CO-1-S) Spanish (CO-1-S)
1.
1. ORGANIZORGANIZACIACION DE ASAMBLEAS REGIONALESON DE ASAMBLEAS REGIONALES ´ ´ Introducci
Introduccion on ... ´ ´ ... . 11-3-3 Preparativos preliminares ... 4, 5 Preparativos preliminares ... 4, 5 Funciones del Comit
Funciones del Comite e de ´ ´ de AsamAsamblea blea ... 6-1... 6-133 Funciones del coordinador del Comit
Funciones del coordinador del Comite de e de Asam ´ ´ Asamblea blea ... 14-... 14-1166 Fun
Funciones del superintciones del superintendente de prendente de programa ograma ... ... 117-27-211 Fun
Funciones del superintciones del superintendente de Aloendente de Alojamiento jamiento ... 22-25.... 22-25 Coordinaci
Coordinacion con otros comiton con otros comit ´ ´ es de asamblea ... 26-29es de asamblea ... 26-29 ´ ´ Selecci
Seleccion y designacion y designaci ´ ´ on de on de homb ´ ´ hombres capares capacitcitadoados s ... .. 30-330-388 Capacitaci
Capacitacion on ... ´ ´ ... ... 39-439-411 Selecci
Seleccion on de ´ ´ de perspersonal onal ... ... 42, 4342, 43 Pre
Presidensidente de te de la la asaasamblea mblea ... .... 4444 Asam
Asambleableas s intinternaernacionacionalesles y y espeespeciales ciales ... ... 4545 2.
2. INFOINFORMACRMACIION GENERALON GENERAL ´ ´ Tarjeta de identificaci
Tarjeta de identificacion on ... ´ ´ ... ... 11 Bebidas alcoh
Bebidas alcoholicaolicas ´ ´ s ... .... 22 Anun
Anuncios cios ... .... 3, 3, 44 Tarjetas de presentaci
Tarjetas de presentacion on ... ´ ´ ... ... 55 Comunicaci
Comunicacion con on con la sucursal ´ ´ la sucursal ... 6-8... 6-8 Informe sobre el personal de la asamblea regional
Informe sobre el personal de la asamblea regional (CO-53) .. 9-11 (CO-53) .. 9-11 Correspondencia
Correspondencia con personascon personas y cony congregagregaciones ciones ... ... 112-12-144 Dominio de la a
Dominio de la asamblea en samblea en JWJW.ORG .ORG ... 15-... 15-1717 Comportami
Comportamiento en ento en los departlos departamentos ...amentos ... 18-20... 18-20 Emer
Emergencigencias as ... ... 2121-23-23 Equ
Equipo yipo y sumisuministnistros ros ... ... 224, 4, 2525 T
Trabarabajo prejo previo a la vio a la asamblea asamblea ... 26-32... 26-32 Segur
Seguridaidad d ... ... 33-333-377 Da
Danos nos ma ˜ ˜ materteriales iales ... ... 3838 Asam
Asambleableass yy sesiosesiones en nes en otrotros idiomaos idiomas s ... ... 39-439-411 Interpretaci
Interpretacion en lenguaje de seon en lenguaje de se ´ ´ nas nas ... ˜ ˜ ... .... 4242 Inspecci
Inspeccion de on de locales ´ ´ locales ... 43-45... 43-45 Prepar
Preparatiativos vos especiales ...especiales ... ... 46-4846-48 Gas
Gastos de tos de viaviaje je y y estestancia ancia ... ... 49-549-533 Colaboraci
Colaboracion con on con el negocia ´ ´ el negociador de contrador de contratos tos ... 54-57... 54-57 Colaboraci
Colaboracion on con ´ ´ con el el coorcoordinadinador de dor de aloalojamijamientento o ... ... 5858 Iluminaci
Iluminacion on ... ´ ´ ... .... 5959 Uso
Uso de de SalonSalones es de de AsamAsambleableas s ... ... 60-660-644
Cap
Uso de precursores ... 65, 66 Nuevas publicaciones ... 67 Tarjetas de identificacion y portatarjetas ... 68 ´ 3. INSTRUCCIONES PARA LOS DEPARTAMENTOS
Contabilidad ... 1 Acomodadores ... 2-20 Audio y Video ... 21-47 Bautismo ... 48-55 Limpieza ... 56-64 Primeros auxilios ... 65-73 Informacion y Servicio Voluntario ... 74-77 ´ Instalacion ... 78-85 ´ Objetos perdidos y Guardarropa ... 86-90 Prensa ... 91-98 Estacionamiento ... 99-108 Alojamiento ... 109, 110 Transporte y materiales ... 111-116 Conclusion ... 117, 118 ´ APENDICE ´ A. Formato de cartas
B. Lista de verificacion para el Comit ´ e de Asamblea Regional ´ C. Lista de verificacion para el coordinador del Comit ´ e de ´
Asamblea
D. Lista de verificacion para el superintendente del programa ´ E. Lista de verificacion para el superintendente de Alojamiento ´ F. Comite de Almac ´ en para Asambleas Regionales ´
´
INDICE TEMATICO ´
INTRODUCCION ´
1. En la historia moderna de los testigos de Jehova, las asambleas ´ han sido fundamentales para unir a la hermandad y darle el alimen-to espiritual que “el esclavo fiel y discrealimen-to” prepara “al tiempo apro-piado” (Mat. 24:45-47). En tales ocasiones, los hermanos de todo el mundo disfrutamos de un banquete espiritual a la mesa de Jehova, ´ yel nos ense´ na a hacer su voluntad (Sal. 23:5; 143:10; Is. 25:6; 54:13). ˜ Al acercarse el gran d ´ ıa de Jehova, la necesidad de estas reuniones ´ se hace cada vez mas patente (Heb. 10:24, 25). ´
2. Es emocionante ver como el pueblo de Jehov ´ a efect ´ ua de buena ´ gana los numerosos preparativos que conlleva organizar estas mul-titudinarias asambleas (Sal. 110:3). Si bien estas actividades exigen una gran inversion de tiempo y esfuerzo, pasan en su mayor parte ´ desapercibidas a los hermanos. No obstante, puesto que hacemos “to-das las cosas para la gloria de Dios”, consideramos un privilegio co-laborar con el esclavo fiel y discreto de manera tan singular (1 Cor. 10:31). Por eso, les agradecemos su disposicion para realizar un tra- ´ bajo que repercute en la espiritualidad de todos los asistentes, sobre todo en la de nuestros hermanos.
3. El manual Pautas para organizar asambleas regionales (CO-1) es propiedad de Watch Tower Bible and Tract Society of Pennsylvania y esta destinado a los miembros del Comit ´ e de Asam- ´ blea y sus auxiliares, presidentes de asamblea, superintendentes de circuito, superintendentes de circuito sustitutos, superintendentes de Salones de Asambleas y sus auxiliares, superintendentes de de-partamento y sus auxiliares, hermanos de seguridad, negociadores de contratos, coordinadores de alojamiento y encargados de Comites ´ de Almacen para Asambleas Regionales. Tambi ´ en se les proporcio- ´ na a los hermanos aprobados para servir como miembros de Comi-tes de Asamblea, sin importar que en un a ´ no ejerzan o no esa fun- ˜ cion. Solo debe reproducirse para el uso de las personas mencionadas ´ arriba. Antes de cada asamblea regional, el Comite de Asamblea de- ´ bera asegurarse de que todos los implicados dispongan de la ´ ultima´ version. Aunque ´ unicamente los hermanos mencionados deben tener´ acceso al documento completo, los superintendentes de departamen-to se cercioraran de que los hombres clave lean las secciones que ´ tengan que ver con sus tareas asignadas.
PREPARATIVOS PRELIMINARES
4. Todos los anos, la Secci ˜ on de Asambleas Regionales y de Cir- ´ cuito, del Departamento de Servicio, escribe al negociador de con-tratos y al coordinador de alojamiento pidiendoles que hagan una ´ indagacion en diversas ciudades del territorio de la sucursal para de- ´ terminar en cuales podr ´ ´ ıan celebrarse las asambleas regionales el
siguiente ano civil. Si ya hay fechas tentativas reservadas en un lo- ˜ cal, el negociador de contratos las confirmara e informar ´ a al coor- ´ dinador de alojamiento, quien a su vez iniciara la b ´ usqueda de ho- ´ teles siguiendo las instrucciones del Manual de alojamiento para asambleas regionales (CO-80). Aunque los superintendentes de alo- jamiento deben participar en la busqueda, el coordinador de aloja- ´ miento puede solicitar la colaboracion de otros hermanos capacita- ´ dos si es necesario.
5. El negociador de contratos y el coordinador de alojamiento cuentan con uno o mas auxiliares designados por la sucursal. El ne- ´ gociador y el coordinador deben enviar peri ´ odicamente informes de sus gestiones a la Seccion de Asambleas Regionales y de Circuito ´ —que les explicara c ´ omo proceder cuando sea preciso— as ´ ´ ı como los resultados de la busqueda cuando se les indique. Al tiempo que pro- ´ siguen las negociaciones con la administracion del local donde ser ´ a ´ la asamblea, se analizan los resultados de las indagaciones y, si es preciso, se inicia la busqueda en otras ciudades. Llegado el momen- ´ to, se le pedira al negociador de contratos y al coordinador de alo- ´ jamiento que cierren contrato con el local y con los hoteles de las ciudades seleccionadas por la Seccion de Asambleas Regionales y de ´ Circuito como sedes de las asambleas para el siguiente ano. ˜
FUNCIONES DEL COMITE DE ASAMBLEA ´
6. La sucursal nombra un Comite de Asamblea Regional para su- ´ pervisar cada una de estas reuniones. Lo componen tres miembros: el coordina-dor del comite, el superintendente de programa y el su- ´ perintendente de Alojamiento. Al recibir la carta de nombramiento, cada uno debe analizar a fondo su situacion para ver si el tiempo y ´ las circunstancias le permiten cumplir con este importante come-tido (Luc. 14:28). Los hermanos que al-cancen los 80 anos de edad ˜ ya no podran ser miembros de Comit ´ es de Asamblea. ´
7. Aunque son igualmente responsables del funcionamiento gene-ral de la asamblea, los miembros del comite tienen que asumir las ´ funciones concretas que les corresponden. Asimismo, deben mante-ner constante comunicacion entre s ´ ´ ı, pues hay temas que conviene tratar en conjunto (Prov. 13:10). Durante la asamblea, atenderan su ´ trabajo en la Oficina del Comite de Asamblea, y mientras las ins- ´ talaciones esten abiertas, se requerir ´ a la presencia de al menos dos ´ de ellos.
8. Los miembros del comite deben aplicar siempre los principios b ´ ´ ı-blicos en su trato con los demas; as ´ ´ ı, todos observaran su buen ejem- ´ plo y lo seguiran. Cuando surjan problemas, ayudar ´ an a los hermanos ´ con madurez y bondad, a fin de preservar la paz y la unidad (1 Ped. 4:8-10). Si trabajan de una forma armoniosa y humilde y dan instruc-ciones unificadas, la asamblea de seguro se desarrollar ´ a sin contra-tiempos.
9. Cada miembro del Comite de Asamblea supervisa determinados departamentos, como se muestra en el siguiente organigrama:
10. Aunque les toca a los superintendentes organizar sus departa-mentos, cada miembro del comite debe mantenerse en constante co- ´ municacion con ellos para asegurarse de que los departamentos que ´ se le han encargado funcionan sin problemas. El comite debe cono- ´ cer con dos o tres meses de antelacion la situaci ´ on de todos los de- ´ partamentos. Si alguno de ellos esta escaso de personal, el miembro ´ responsable ayudara al superintendente a remediar la situaci ´ on (vea ´ 1:42, 43; 3:75-77).
11. Todos los d ´ ıas de la asamblea, los miembros del comite, junto ´ con sus auxiliares, visitaran personalmente los departamentos que ´ supervisan, buscando aspectos por los que felicitar a los hermanos y en los que ayudarlos a mejorar su desempeno. En caso de que uno ˜ de ellos observe algun problema en un departamento que no est ´ ´ a bajo su supervision, se lo mencionar ´ a al miembro correspondiente del co- ´ mite. Si la situaci ´ on reclama una acci ´ on inmediata, tomar ´ ´ a las medi-das oportunas e informara lo antes posible al miembro que sea apro- ´ piado.
12. Cuando dos o mas asambleas utilicen el mismo local, los comi- ´ tes designar ´ an un coordinador de prensa (vea 1:27). No es necesario ´ que los comites asignen a un coordinador para otros departamentos. ´ Si bien los superintendentes son responsables de sus departamentos, a fin de facilitar la transicion de una semana a otra, cada uno debe co- ´ municar toda la informacion pertinente al de la siguiente asamblea. ´
Comite de Asamblea ´ Regional
Coordinador del Comite de Asamblea ´
Auxiliar del coordinador del Comite de Asamblea ´
Acomodadores Contabilidad Estacionamiento Limpieza Primeros auxilios Superintendente de programa
Auxiliar del superintendente de programa Audio y Video Bautismo Prensa Superintendente de Alojamiento
Auxiliar del superintendente de Alojamiento Alojamiento Informaci ´ on y Servicio Voluntario Instalacion ´ Objetos perdidos y Guardarropa Transporte y materiales
Esto es de particular importancia en lo que toca al Departamento de Audio y Video.
13. No se deben eliminar departamentos ni englobarlos bajo una sola supervision, a menos que la asamblea se celebre en un Sal ´ on de ´ Asambleas (vea 2:61). Mantener departamentos separados contribuye a la capacitacion de hermanos para afrontar el crecimiento futuro. ´
FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL COMITE DE ASAMBLEA ´
14. La funcion del coordinador del Comit ´ e de Asamblea es muy ´ parecida a la del coordinador del cuerpo de ancianos de una con-gregacion: preside las reuniones del comit ´ e; supervisa directamente ´ algunos departamentos, al igual que sus companeros, y representa ˜ al comite en los asuntos incluidos en el contrato de alquiler del local ´ (vea 2:57).
15. La manana siguiente a la asamblea, el coordinador del comit ˜ ´ e enviara el Registro de entradas de la asamblea (CO-56a) al departa- ´ mento de Contabilidad (vea Instrucciones para la contabilidad de la asamblea regional [CO-63]) y el formulario Datos de la asamblea regional (CO-62) a la Seccion de Asambleas Regionales y de Circui- ´ to. En las cifras de asistencia se incluiran las congregaciones que en ´ un principio fueron asignadas a la asamblea pero que luego fueron autorizadas a conectarse al programa.
16. El coordinador del comite se quedar ´ ´ a con una copia de algunos documentos de la asamblea, entre ellos el Libro de contabilidad de la asamblea (CO-56) y cualquier Notificacion de incidente (TO-5),´ aunque el siguiente ano no ejerza como tal. ˜
FUNCIONES DEL SUPERINTENDENTE DE PROGRAMA
17. El superintendente de programa se ocupa de las cuestiones de apoyo f ´ ısico (plataforma, audio, montaje, video, etc.) y trabaja en es-trecha colaboracion con el presidente de la asamblea. Adem ´ as, asu- ´ me cualquier funcion que el coordinador del comit ´ e no pueda desem- ´ penar durante la asamblea. ˜
18. El superintendente de programa y el presidente de la asamblea deben reunirse a mas tardar un mes antes de la asamblea para repa- ´ sar las funciones de cada uno y analizar informacion pertinente a la ´ localidad. El objetivo de dicha reunion es facilitar la cooperaci ´ on y ´ garantizar la mejor calidad posible del programa. Antes de la asam-blea, el superintendente de programa verifica que el superintenden-te de Audio y Video superintenden-tenga acceso al formulario Diagrama de la pla-taforma y guıa de audio y video (CO-13). ´
19. Aunque los oradores pueden quedarse con el bosquejo de su discurso, el superintendente de programa debe destruir todos los
demas bosquejos y documentos (en forma impresa o electronica) des-pues de la asamblea. No se entregar ´ an a nadie para uso personal. ´
20. El superintendente de programa confeccionara una lista con ´ los nombres de los oradores y sus asignaciones correspondientes (a tal efecto, se pondra en jw.org una versi ´ on con campos editables). ´ El primer d ´ ıa de la asamblea, entregara un ejemplar al Departamen- ´ to de Informacion y Servicio Voluntario y al de Prensa, as ´ ´ ı como a cada miembro del Cuerpo Gobernante, ayudante de alguno de sus co-mites y miembro del Comit ´ e de Sucursal que est ´ en presentes. Una ´ vez asignados los participantes, el superintendente de programa pue-de accepue-der al listado en jw.org pulsando el v ´ ınculo “Oradores de la asamblea regional”, en la pestana “B ˜ usquedas”. La sucursal actuali- ´ zar ´ a el listado segun sea preciso. ´
21. El superintendente de programa se encargara de que haya her- ´ manos del Departamento de Acomodadores y del grupo de audio en la reunion con los interesados en la Escuela para Evangelizadores ´ del Reino.
FUNCIONES DEL SUPERINTENDENTE DE ALOJAMIENTO
22. Ademas de ser uno de los componentes del Comit ´ e deAsam- ´ blea, este hermano supervisa el Departamento de Alojamiento, por lo que tiene que estudiar y seguir con mucha atencion el Manual de ´ alojamiento para asambleas regionales (CO-80).
23. Las direcciones de las congregaciones asignadas a la asamblea se podran encontrar en jw.org, pulsando el v ´ ´ ınculo “Busqueda de con- ´ tactos”, en la pestana “B ˜ usquedas”. Es posible descargarlas en forma- ´ to de hoja de calculo usando el v ´ ´ ınculo “Exportar a archivo”. Hay que asegurarse de descargar esta informacion cada vez que se env ´ ´ ıe a las congregaciones una Lista de hoteles recomendados u otro tipo de informacion. Tengan presente el car ´ acter confidencial de estos datos. ´ 24. El Departamento de Alojamiento se colocara en un lugar en el ´ que los superintendentes auxiliares y los hombres clave puedan de-sempenar bien sus funciones. Si necesitan orientaci ˜ on para solucio- ´ nar algun problema, deben comunicarse con el superintendente de ´ Alojamiento.
25. El superintendente de Alojamiento dara al superintendente de ´ Acomodadores y al de Informacion y Servicio Voluntario una canti- ´ dad suficiente de directorios sencillos con la ubicacion de los distin- ´ tos departamentos, a excepcion de las zonas que tengan que ver con ´ el Departamento de Contabilidad (vea 3:8, 74). Tambien les propor- ´ cionar ´ a las copias necesarias a los miembros del comite, sus auxilia- ´ res, al presidente de la asamblea y a los superintendentes de depar-tamento. No se entregaran directorios a los asistentes en general. ´
COORDINACION CON OTROS COMIT ´ ES DE ASAMBLEA ´
26. Si en un mismo local sirve mas de un Comit ´ e de Asamblea, sus ´ componentes se reuniran inicialmente para tomar las decisiones ne- ´ cesarias. El comite de la primera asamblea ser ´ a el que convoque la ´ reunion, y su coordinador puede presidirla. El negociador de contra- ´ tos y el coordinador de alojamiento, al igual que sus auxiliares, deben estar presentes para que den instrucciones relacionadas con el local y el hospedaje. El prop ´ osito de esta reunion conjunta es tomar deci- ´ siones sobre asuntos que conciernan a todas las asambleas, como la ubicacion de la plataforma y las pautas que seguir ´ an los superinten- ´ dentes de instalacion al dibujar los planos que someter ´ an a la apro- ´ bacion de los comit ´ es. Asimismo, determinar ´ ´ an la ubicacion de los ´ departamentos y otras cuestiones que requieran decisiones conjun-tas. Una vez tomadas, seran de obligado cumplimiento para todas las ´ asambleas que se celebren ese ano en esas instalaciones. Los prin- ˜ cipios de la buena comunicacion regir ´ ´ an el trato entre los comites ´ (Prov. 15:22). Con buena planificacion y cooperaci ´ on, se puede redu- ´ cir o eliminar la necesidad de que el negociador de contratos haga peticiones especiales a la administracion o al personal del local an- ´ tes o en el transcurso de las asambleas.
27. En la reunion conjunta, los comit ´ ´ es elegiran a uno de los supe- ´ rintendentes de prensa para que actue como coordinador. Su funci ´ on ´ ser ´ a la de organizar las tareas de los superintendentes de prensa a fin de evitar la duplicacion de esfuerzos; de esta forma, las relaciones ´ con los medios informativos se mantendran unificadas durante todas ´ las asambleas. En las ciudades donde solo se celebre una, el superin-tendente de Prensa ser ´ a el coordinador. El coordinador del comite de ´ la primera asamblea enviara a la Secci ´ on de Asambleas Regionales y ´ de Circuito el formulario Coordinador del Departamento de Pren-sa de la aPren-samblea (CO-67), con copia a los demas comit ´ es. ´
28. No debe crearse un departamento de compras aparte. Sin em-bargo, cuando sea factible, los comites juntar ´ an los pedidos de los ´ art ´ ıculos de uso comun en todas las asambleas. Comprar al por ma- ´ yor y con proveedores de confianza reduce costos y evita la dupli-cacion de esfuerzos. Si se celebran m ´ ultiples asambleas, los art ´ ´ ıculos que sobren en una se pueden utilizar en la siguiente. Algunos pro-veedores ofrecen un reembolso completo por la devolucion de art ´ ´ ıcu-los en cajas sin abrir.
29. La sucursal se comunicar ´ a con el superintendente de progra-ma de la primera asamblea para determinar que se necesita en ma- ´ teria de audio y video (vea 3:21-47).
SELECCION Y DESIGNACI ´ ON ´ DE HOMBRES CAPACITADOS
30. Auxiliares de los miembros del Comite de Asamblea. ´ En cuanto los miembros del Comite de Asamblea acepten su asigna- ´
cion, deberan reunirse para seleccionar como auxiliares a ancianos capacitados. Los seleccionados deber ´ an ser hombres relativamen-te jovenes que tengan potencial y se est ´ en esforzando por alcanzar ´ mayores responsabilidades, que cuenten con experiencia en la orga-nizacion de asambleas regionales y que, con la debida preparaci ´ on, ´ puedan servir como miembros de un comite. En la mayor ´ ´ ıa de los ca-sos, la eleccion debe ser un ´ anime. En lo posible, debe darse preferen- ´ cia a quienes ya hayan sido auxiliares de miembros de comite o su- ´ perintendentes de departamento y quizas hayan sido recomendados ´ tambien para ser miembros de un comit ´ ´ e. Los miembros del comite ´ no deben elegir a sus auxiliares unicamente de entre los hermanos´ a los que conocen mejor. En algunos casos, la Seccion de Asambleas ´ Regionales y de Circuito podra darles instrucciones concretas para ´ su asamblea. Los miembros del comite deben sentirse libres de diri- ´ girle sus consultas cuando evaluen a los candidatos. ´
31. Los auxiliares de los miembros del comite pueden asistir a sus ´ reuniones, incluidas aquella en que se elige a los superintendentes de departamento y sus auxiliares y las que se realicen con otros co-mites. Tambi ´ ´ en deben recibir una copia de cualquier mensaje rela-cionado con la asamblea que se mande v ´ ıa jw.org al resto del comite. ´ Aunque pueden participar en las deliberaciones, las decisiones fina-les le corresponden al comite. Sin embargo, no se debe considerar a ´ estos hermanos como simples ayudantes. Con la debida preparacion, ´ pueden ejercer todas las funciones propias de un comite y, por lo tan- ´ to, ser recomendados mas adelante para servir en uno de ellos. ´
32. Durante la asamblea, se les puede utilizar para resolver proble-mas de poca gravedad, redactar informes confidenciales, acompanar ˜ al respectivo miembro del comite a las visitas que haga a los depar- ´ tamentos que supervisa, acompanar al comit ˜ e a la inspecci ´ on del lo- ´ cal y realizar otras tareas que se deleguen en ellos. Deben poder dar instrucciones en ausencia de uno de los miembros del comite. En la ´ Oficina del Comite de Asamblea no debe haber m ´ as personal, excep- ´ tuando el necesario para efectuar algunas labores secretariales.
33. Superintendentes de departamento y auxiliares. El Co-mite de Asamblea y sus auxiliares se reunir ´ ´ an para elegir a ancia-nos capacitados que sirvan de superintendentes y auxiliares de los diversos departamentos. Se puede tomar en cuenta a hermanos cua-lificados que esten en congregaciones alejadas de la ciudad de la ´ asamblea, dandoles as ´ ´ ı la oportunidad de que ellos tambi ´ en partici-pen. Los tr ´ amites de seleccion y notificaci ´ on deben hacerse varios ´ meses antes a fin de que los hermanos dispongan de suficiente tiem-po para escoger hombres clave y voluntarios y organizar bien sus departamentos. Los comites pueden asignar dos auxiliares a los de- ´ partamentos con el objetivo de capacitarlos siempre y cuando sea practico. ´
34. El comite elegir ´ a al hermano m ´ as indicado para cada asigna- ´ cion, teniendo presente que todos poseen diferentes dones (Rom. 12: ´ 3-8). Puede seleccionar como superintendentes o auxiliares a her-manos que esten nombrados para actuar en comit ´ es de asamblea ´ pero que ese ano no est ˜ ´ en realizando esa funcion. Los selecciona- ´ dos deben tener menos de 80 anos y disponer del tiempo necesario ˜ para cumplir a cabalidad con sus deberes. Los principios b ´ ıblicos que rigen la seleccion de superintendentes en la congregaci ´ on son ´ tambien aplicables a las asambleas. Los superintendentes deben ser ´ hombres que sepan guiar y dar instrucciones con amor y que ma-nifiesten el fruto del esp ´ ıritu en todo momento. Tienen que tomar-se el tiempo necesario para obtomar-servar a los que trabajan bajo su su-pervision y elogiarlos generosamente por su empe ´ no ( ˜ Ex. 18:21; G ´ ´ al. 5:22, 23).
35. Si hacen falta mas hermanos, el comit ´ e puede pedir a los su- ´ perintendentes de circuito de las congregaciones asignadas a la asamblea una lista actualizada que incluya a los hermanos que inter-vienen en la organizacion de la asamblea y a otros que recomienden. ´ Tal informacion le ser ´ a de utilidad a la hora de escoger a los supe- ´ rintendentes de departamento y sus auxiliares. Tambien puede faci- ´ litarsela a los superintendentes de departamento para que recluten ´ los hombres clave y los voluntarios que necesiten. Los datos de con-tacto de los superintendentes de circuito de las congregaciones asig-nadas se pueden encontrar en jw.org pulsando la opcion “Contactos”, ´ en la pestana “B ˜ usquedas” (vea 3:75-77). ´
36. Al elegir a un anciano para superintendente de departamento o auxiliar, normalmente no hace falta consultar al comite de servi- ´ cio de su congregacion. No obstante, si el Comit ´ e de Asamblea desea ´ utilizar a un anciano que se ha mudado a una nueva congregacion y ´ su nombramiento aun no ha sido confirmado, tiene que cerciorarse ´ de que el anterior cuerpo de ancianos lo ha recomendado para que siga sirviendo como anciano.
37. En l ´ ıneas generales, los superintendentes de departamento y sus auxiliares deben seleccionarse de entre las congregaciones asig-nadas a la asamblea. El comite debe indicarles a los superintendentes ´ de departamento que elijan a sus hombres clave, aunque tambien po- ´ dr ´ a, si lo estima necesario, recomendarles que usen a determinados hermanos de experiencia.
38. En las raras ocasiones en las que no haya un anciano capaci-tado que sirva de superintendente de departamento o auxiliar, se puede utilizar a un siervo ministerial competente. Los publicadores no bautizados pueden ser voluntarios pero no ocupar puestos de su-pervision. A menos que haya una necesidad excepcional y se cuente ´ con la aprobacion de la sucursal, no se debe usar a miembros de la ´ familia Betel como superintendentes de departamento o auxiliares.
Para no dar una impresion equivocada, no se nombrara a un padre y su hijo como superintendente de Contabilidad y auxiliar.
CAPACITACION ´
39. Los Comit ´ es de Asamblea y los superintendentes de departa-mento deben ser conscientes de la importancia de capacitar a otros, en especial a hermanos relativamente j ´ ovenes con potencial y me-tas espirituales. Resulta util capacitar a un hermano en varios de-´ partamentos, si es posible. La capacitacion paulatina puede incluir ´ que sirva primero de auxiliar y luego de superintendente. Los her-manos que reunan los requisitos pueden ser auxiliares de los miem- ´ bros del Comite de Asamblea y ser recomendados para servir en un ´ comite. ´
40. Durante la asamblea, el comite debe analizar a qui ´ enes m ´ as po- ´ dr ´ ıa incluir en el Informe sobre el personal de la asamblea regio-nal (CO-53). Aunque no es requisito que un hermano sea auxiliar de un miembro del Comite de Asamblea antes de recomendarlo, es pre- ´ ferible que primero sea superintendente de un departamento gran-de (vea 2:9-11). Los miembros gran-del comite deben calificar a cada her- ´ mano que anadan al informe. ˜
41. La informacion sobre un hermano que haya recibido capacita- ´ cion y tenga potencial para recibir m ´ as responsabilidades debe guar- ´ darse para el comite del a ´ no siguiente. Si se necesita saber a qu ˜ e ´ asamblea le corresponde asistir a un hermano, se le puede pregun-tar a la Secci ´ on de Asambleas Regionales y de Circuito del Depar-tamento de Servicio.
SELECCION DE PERSONAL ´
42. Cada departamento es responsable de escoger con antelacion ´ a sus voluntarios. Tan pronto como los superintendentes de depar-tamento y los hombres clave acepten sus asignaciones y lean las instrucciones, deben iniciar la busqueda. Deben seleccionar a volun- ´ tarios que esten asignados a la asamblea y a quienes conozcan per- ´ sonalmente (excepto en los casos detallados en el cap ´ ıtulo 3, p ´ arra-fos 20 y 100). Si el superintendente de departamento y sus hombres clave no pudieran encontrar voluntarios suficientes, el Departa-mento de Informacion y Servicio Voluntario les prestar ´ a ayuda (vea ´ 3:75, 76). La edad m ´ ınima para trabajar como voluntario sin estar acompanado es de 16 a ˜ nos; los menores de esta edad deber ˜ ´ an estar acompanados de uno de sus padres o de un adulto, y se les asignar ˜ ´ a una tarea adecuada a su edad y experiencia. No se usaran hermanas, ´ publicadores no bautizados ni inmigrantes indocumentados en pues-tos de superintendencia ni para dirigir a otros. Siempre y cuando se obre con juicio, no hay objecion a que las hermanas casadas traba- ´ jen en el mismo departamento de sus esposos. Los voluntarios
43. El Comite de Asamblea entregar ´ a a los superintendentes de de- ´ partamento una lista de las congregaciones asignadas a la asamblea. En el caso de los departamentos grandes, quiza convenga que desig- ´ nen capitanes que colaboren en el proceso de seleccion de personal. ´ Los hombres clave mantendr ´ an informado de sus progresos al supe-rintendente.
PRESIDENTE DE LA ASAMBLEA
44. La sucursal designa al presidente de la asamblea para que su-pervise el programa propiamente dicho. Debe cooperar con el Co-mite de Asamblea y trabajar en equipo con el superintendente de ´ programa. Para una descripcion completa de sus funciones, vea las ´ Instrucciones para el presidente de la asamblea regional (S-329).
ASAMBLEAS INTERNACIONALES Y ESPECIALES
45. Cuando el Cuerpo Gobernante haga planes para celebrar asam-bleas internacionales y especiales, dara instrucciones espec ´ ´ ıficas a los Comites de Asamblea. ´
TARJETA DE IDENTIFICACION ´
1. El Comite de Asamblea puede hacer una tarjeta de identifica- ´ cion para entrar en las zonas de acceso restringido, excepto en el De- ´ partamento de Contabilidad. En caso de ser necesaria, se entregar ´ a
´
unicamente a los miembros del comite y sus auxiliares, el presiden- ´ te de la asamblea y sus auxiliares, los superintendentes de departa-mento y sus auxiliares, y los hermanos de seguridad. No es para lle-varla puesta, sino para mostrarla cuando se requiera.
BEBIDAS ALCOHOLICAS ´
2. Est ´ a prohibido introducir bebidas alcoh ´ olicas en las instala-ciones.
ANUNCIOS
3. Todos los anuncios deben ser revisados y aprobados por al me-nos un miembro del Comite de Asamblea. Excepto en casos de ex- ´ trema urgencia, solo se haran anuncios en los per ´ ´ ıodos programados para ello (vea el cap ´ ıtulo 3, p ´ arrafo 53, sobre anuncios relacionados con el bautismo en lugares con poco espacio alrededor de la piscina). 4. No se haran anuncios pidiendo que ciertos hermanos se presen- ´ ten en el Departamento de Prensa para ser entrevistados. Tales so-licitudes se haran en privado. ´
TARJETAS DE PRESENTACION ´
5. Los hermanos encargados de manejar las cuestiones comercia-les para la asamblea, como los negociadores de contratos, negociado-res de alojamiento y superintendentes de prensa, pueden usar tarje-tas de presentacion oficiales. La tarjeta contendr ´ ´ a la direccion y los ´ datos de contacto personales y no llevara ning ´ un logo. En caso de ´ ser necesarias, pueden elaborarse localmente siguiendo este modelo. Utilice el nombre de la corporacion que aparece en jw.org junto con ´ el enlace a Pautas para organizar asambleas regionales (CO-1).
Informaci
on general
´
[Nombre de la corporacion correspondiente] ´
Asamblea regional de los testigos de Jehova ´
Joseph Stevens
Negociador de contratos 48-12 Always Blvd M ´ ovil: (917) 888-4848 Boston, MA 42436-2273 Fijo: (707) 736-6006 Fax: (707) 536-5556 Correo electronico: myname ´ personal.com
COMUNICACION CON LA SUCURSAL ´
6. Solo los miembros del Comite de Asamblea podr ´ an escribir o ´ llamar a la Seccion de Asambleas Regionales y de Circuito del De- ´ partamento de Servicio; sin embargo, de ser preciso, un superinten-dente de departamento puede estar presente durante la llamada. Es preferible que el env ´ ıo de formularios y correspondencia se rea-lice mediante el correo electronico de jw.org y no por correo postal ´ o correo electronico normal, que son medios no protegidos (vea la ´ carta mas reciente a los cuerpos de ancianos sobre el uso de jw.org). ´ Toda correspondencia que deba ir por correo postal llevar ´ a el nom-bre del remitente, as ´ ı como el nombre, fecha y numero/idioma de la ´ asamblea, si procede.
7. Una vez concluida la asamblea, el comite decidir ´ a si hay que in- ´ formar sobre cualquier dificultad relacionada con la plataforma, el sonido, el video, el montaje de la plataforma, la iluminacion o el local. ´ Si tiene observaciones, sugerencias o experiencias destacables rela-cionadas con las instalaciones o el funcionamiento de la asamblea, puede mandar por separado un breve informe a la Seccion de Asam- ´ bleas Regionales y de Circuito.
8. A fin de garantizar la buena comunicacion, es importante que ´ los miembros del comit ´ e notifiquen a la Seccion de Asambleas Regio- ´ nales y de Circuito cualquier cambio en sus datos de contacto. Quie-nes tengan cuenta en jw.org deber ´ an indicar los cambios de numero ´ de telefono o direcci ´ on electr ´ onica en la secci ´ on “Mi perfil de usua- ´ rio”. Los cambios de direccion f ´ ´ ısica o postal y de numeros de tel ´ e- ´ fono que no aparezcan en jw.org, como el de trabajo o el de fax, han de enviarse a la Seccion de Asambleas Regionales y de Circuito. ´ INFORME SOBRE EL PERSONAL
DE LA ASAMBLEA REGIONAL (CO-53)
9. La sucursal utiliza el formulario Informe sobre el personal de la asamblea regional para encontrar hermanos que puedan servir en Comites de Asamblea. El coordinador del Comit ´ e de Asamblea se ´ encargara de que se prepare un formulario con los nombres (deben ´ usarse nombres completos en lugar de apodos o abreviaturas), direc-ciones y datos necesarios. Cuando este listo, se enviar ´ a electr ´ onica- ´ mente al coordinador del Comite de Asamblea, el superintendente ´ de programa, el superintendente de Alojamiento, los auxiliares de los miembros del Comite de Asamblea y los superintendentes de los de- ´ partamentos de Acomodadores y Limpieza. Esta gestion debe hacer- ´ se cuanto antes para que dichos hermanos puedan formular obser-vaciones y recomendaciones utiles.´
10. Los hermanos arriba mencionados deben entender que llenar este informe es parte de sus obligaciones; por eso, tienen que obser-var bien a los integrantes de la lista, a fin de que puedan facilitar la
informacion que se les pide. Ademas, pueden incluir a otros herma-nos que, aunque actualmente no sean superintendentes de departa-mento, reunan las condiciones para servir en un comit ´ ´ e.
11. Si quien llena el formulario cree que un hermano sobre el cual esta informando tiene una grave deficiencia en determinado aspec- ´ to, debe hablar primero con el. En el informe, indicar´ a qu ´ ´ e consejos le dio y cual fue su reacci ´ on. Cada hermano debe llenar su informe ´ y enviarlo directamente a la Seccion de Asambleas Regionales y de ´ Circuito a mas tardar una semana despu´ es de la asamblea. Esta´ tarea no es delegable.
CORRESPONDENCIA CON PERSONAS Y CONGREGACIONES
12. Toda carta oficial, sea que vaya dirigida a una persona o a una congregacion, seguir ´ a el formato que se muestra en el Ap ´ endi- ´ ce A. Las cartas destinadas a las congregaciones necesitan la aproba-cion del Comit ´ ´ e de Asamblea; otras, como las que se mandan a los su-perintendentes de departamento y los voluntarios, requieren el visto bueno de al menos un miembro del comite. El comit ´ e est ´ a autoriza- ´ do para enviar cartas de agradecimiento a las empresas, los departa-mentos municipales, la administracion y el personal del local y otras ´ personas no Testigos que hayan prestado servicios destacados a la asamblea.
13. Las cartas dirigidas a las congregaciones deben ser breves y tratar unicamente asuntos esenciales o suministrar la informaci´ on ´ necesaria. No hace falta repetir instrucciones tomadas de nuestras publicaciones o de cartas de la sucursal, salvo que alguna situacion ´ concreta lo justifique. En la mayor ´ ıa de los casos, no es necesario leer la carta a la congregacion. Basta con anunciar en la siguiente reu- ´ nion de entre semana que se ha colocado en el tablero una carta re- ´ lacionada con la asamblea.
14. En ocasiones, es posible que personas que viven en otros pa ´ ıses escriban al Comite de Asamblea pidiendo cartas de invitaci ´ on o de ´ patrocinio. Tales solicitudes se deben remitir a la Seccion de Asam- ´ bleas Regionales y de Circuito.
DOMINIO DE LA ASAMBLEA EN JW.ORG
15. La mayor ´ ıa de los formularios que se publican en jw.org se pue-den descargar e imprimir. Dos miembros del Comite de Asamblea o ´ auxiliares ser ´ an los administradores del dominio. Cuando se desig-ne a un hermano para ocupar uno de los puestos relacionados en el formulario Funciones del dominio de la asamblea regional en jw.org (CO-15), se le indicara que debe proporcionar su c ´ odigo de ´ usuario a uno de los administradores del dominio para que lo anada ˜ y pueda acceder a las funciones que se le asignen. Si el negociador de contratos o el coordinador de alojamiento no forman parte de un
comite en la ciudad de la asamblea, debe a ´ nad ˜ ´ ırseles al dominio de la primera asamblea que se realice en ese lugar, otorgandoles todas ´ las funciones descritas en el formulario. Puesto que el coordinador de alojamiento necesita dar a los superintendentes de Alojamiento la Lista de hoteles recomendados, se le debe conceder el acceso al dominio lo antes posible.
16. El superintendente de departamento sera el ´ unico con acceso´ al dominio de la asamblea. Los siervos ministeriales no deben tener acceso a ninguna parte del dominio. Si un superintendente de depar-tamento no puede acceder a los materiales que necesita en jw.org, el miembro del comite responsable de ese departamento se encargar ´ a ´ de que reciba la ayuda necesaria.
17. Antes de llamar a la Seccion de Ayuda de la sucursal para so- ´ licitar asistencia tecnica sobre el acceso a jw.org, es conveniente leer ´ el documento “Ayuda” de dicho sitio y tratar de obtener ayuda lo-cal. Conviene asimismo repasar los principios contenidos en las ins-trucciones que se han dado a los cuerpos de ancianos sobre el uso de jw.org. Las consultas sobre cartas o formularios colocados en este sitio deben dirigirse a la Seccion de Asambleas Regionales y de ´ Circuito.
COMPORTAMIENTO EN LOS DEPARTAMENTOS
18. En todos los departamentos deben imperar la debida dignidad y un ambiente de trabajo tranquilo. Durante el programa, solo per-manecera en la ubicaci ´ on de cada departamento el personal estric- ´ tamente necesario. Lo anterior es de especial importancia cuando los departamentos esten situados en los pasillos. ´
19. Hay que evitar dar la impresion de que en la Oficina del Co- ´ mite de Asamblea y en la del Presidente se sirve un gran buf ´ e a la ´ hora de las comidas.
20. A veces, algunos acuden a los superintendentes buscando ayu-da para solucionar un problema personal o de la congregacion. ´ En esos casos, lo mejor es sugerirles que hablen con sus ancianos y que escuchen el programa de la asamblea, pues este puede propor-cionarles la ayuda espiritual que necesitan.
EMERGENCIAS
21. Debe haber un megafono y una linterna grande cerca de la pla- ´ taforma por si se va la luz o falla el sonido.
22. El negociador de contratos, los Comites de Asamblea y los su- ´ perintendentes auxiliares deberan elaborar un plan de emergencia. ´ Si la administracion del local cuenta con uno, se utilizar ´ ´ a como base para el plan de la asamblea, adaptandolo seg ´ un las necesidades. En ´ el´ deberan figurar los procedimientos de evacuaci ´ ´ on y una lista con los telefonos de los servicios de urgencias de la localidad. ´
23. Si debido a una emergencia el comite necesita comunicarse con la Seccion de Asambleas Regionales y de Circuito fuera de horas de ´ oficina, debera llamar al n ´ umero que aparece en la carta de nombra- ´ miento de sus miembros.
EQUIPO Y SUMINISTROS
24. Antes de alquilar o comprar equipo, como piscinas para el bau-tismo, el Comite de Asamblea debe obtener la aprobaci ´ on de la Sec- ´ cion de Asambleas Regionales y de Circuito. Es posible que esta ya ´ sepa donde conseguirlo o que tenga pautas para su estandarizaci ´ on. ´ En algunos casos, quiz ´ as se pueda pedir prestado en lugar de alqui-larlo o comprarlo. Las asambleas que utilicen las mismas instalacio-nes tal vez puedan compartir el equipo. Este se debe guardar para su reutilizacion siempre que sea viable (vea 3:111-116). Toda compra ´ de materiales y suministros sera previamente autorizada por uno de ´ los miembros del comite. ´
25. Para evitar el robo o la perdida de equipos costosos, no se de- ´ ben dejar en las instalaciones durante la noche o en los intervalos en-tre una asamblea y otra a menos que esten bien asegurados en todo ´ momento (vea 3:19, 20).
TRABAJO PREVIO A LA ASAMBLEA
26. Por lo general, la asamblea no requiere de mucho trabajo pre-vio, sobre todo si se usa el mismo local que otros anos. No obstante, ˜ habr ´ a ocasiones en las que no ocurra as ´ ı, como, por ejemplo, cuan-do se celebren asambleas especiales o internacionales.
27. Entre los trabajos previos habituales figuran el montaje de los departamentos, la instalacion y pruebas del equipo de sonido y la lim- ´ pieza de las instalaciones. Estas tareas se deben planear y organizar con el mayor cuidado. Los voluntarios que se ocupen de ellas ten-dran que llevar sus propios alimentos. Se ha de animar a todos a ves- ´ tirse y arreglarse con decoro. En algunos sitios quizas sea necesario ´ que los voluntarios lleven puesta una tarjeta de identificacion. ´
28. Durante la semana de la asamblea, uno o mas miembros del Co- ´ mite de Asamblea deber ´ an estar disponibles para lo que se necesite ´ (vea 2:43).
29. Oficina central de la asamblea. Si es necesario, se puede usar como oficina central un Salon del Reino. El Comit ´ e de Asam- ´ blea debe comprobar que el Salon sea espacioso y que no se causa- ´ ran molestias innecesarias a la congregaci ´ on. El comit ´ e se ofrece- ´ ra a reembolsar a las congregaciones usuarias del Sal ´ ´ on los gastos extras que ocasionen las actividades de la asamblea, como los de luz y art ´ ıculos de papeler ´ ıa. Antes de ultimar el acuerdo, los ancia-nos locales y el comit ´ e deben concretar lo que conllevara el uso del ´ Salon. ´
30. Tras su nombramiento, el comite enviar ´ a el formulario Acep- ´ tacion de Comit´ e de Asamblea Regional e informaci´ on sobre la´ central de alojamiento (CO-68) a la Seccion de Asambleas Regiona- ´ les y de Circuito. El comite puede escoger cualquier direcci ´ on que ´ considere conveniente, como la de un Salon del Reino, un Sal ´ on de ´ Asambleas o un apartado postal. Si se celebran varias asambleas en la misma ciudad, no es necesario usar la misma direccion. Todas las ´ partes implicadas deben concordar en que los datos de contacto pue-den utilizarse, pues iran en las listas de hoteles recomendados y en ´ toda la correspondencia con las congregaciones. Los ancianos pue-den acceder a esta informacion en jw.org, en la pesta ´ na “B ˜ usquedas”. ´ En los pa ´ ıses con poco acceso a Internet, esta informacion se propor- ´ cionara en el formulario Direcciones de los departamentos de Alo- ´ jamiento (CO-5b). La Seccion de Asambleas Regionales y de Circuito ´
se la dara a quien pida informaci ´ on de contacto de la asamblea. ´ 31. El comite debe revisar constantemente la correspondencia y ´ los mensajes de voz en los meses previos a la asamblea, as ´ ı como to-dos los d ´ ıas durante la semana anterior. Toda consulta se debe res-ponder con prontitud.
32. Reuniones preasamblea. Con dos o tres meses de antelacion, ´ el Comite de Asamblea convocar ´ a una reuni ´ ´ on con todos los supe-rintendentes de departamento y sus auxiliares para verificar que los preparativos se esten desarrollando satisfactoriamente y para dar las ´ instrucciones pertinentes. La reunion durar ´ a una hora, y se iniciar ´ a ´ y concluira con oraci ´ on. No hace falta pronunciar discursos b ´ ´ ıblicos, cantar canciones del Reino ni analizar el texto diario. Al terminar, cada miembro del comite dar ´ ´ a las instrucciones oportunas a los su-perintendentes y auxiliares de los departamentos que tenga a su car-go. Si estos aun no han examinado las directrices que les conciernen ´ contenidas en Pautas para organizar asambleas regionales (CO-1), ser ´ a momento de hacerlo. No debe ser necesaria otra reunion con to- ´ dos los departamentos. El comite puede celebrar una reuni ´ on de ins- ´ talacion con los superintendentes y auxiliares de determinados de- ´ partamentos unas semanas antes de la primera asamblea, y otra de desalojo el ultimo d´ ´ ıa de la asamblea.
SEGURIDAD
33. La seguridad es prioritaria y debe tomarse en serio. Todos los miembros del Comit ´ e de Asamblea y los superintendentes de de-partamento, con sus respectivos auxiliares, deben estar familia-rizados con las normas de seguridad contenidas en este y en otros apartados de Pautas para organizar asambleas regionales (CO-1) (vea 3:9, 12, 49, 58, 63).
34. Los superintendentes de departamento asignar ´ an a los volun-tarios tareas adecuadas a su capacidad y experiencia, y antes de
la asamblea les comunicaran las medidas de seguridad que han de cumplir.
35. La mayor ´ ıa de los accidentes ocurren en las escaleras, al cargar y descargar camiones y al transportar materiales. Se debe disponer de suficientes voluntarios para transportar materiales de una mane-ra segumane-ra. A fin de evitar accidentes, se asignara a hermanos ma- ´ duros para que muevan con sumo cuidado la basura, el equipo, etc. En particular, quienes empleen cuchillos, herramientas electricas y ´ maquinaria deben ser muy conscientes de la seguridad y utilizar el equipo de proteccion requerido. ´
36. El comite debe asignar y capacitar a uno o m ´ as hermanos ´ competentes, observadores y de mucho tacto que ayuden a identi-ficar y prevenir riesgos de seguridad. Se les invitara a la reuni ´ on ´ previa a la asamblea con los superintendentes de departamento y se les entregar ´ a un ejemplar de Pautas para organizar asambleas regionales.
37. Durante la asamblea, los hermanos de seguridad colaborar ´ an con el coordinador del Comite de Asamblea y los superintendentes ´ de departamento indicados para neutralizar los posibles peligros. Tambien inspeccionar ´ an frecuentemente las instalaciones, estacio- ´ namientos y aceras, as ´ ı como las actividades de la asamblea. Entre los factores de riesgo estan el peligro de tropezones, superficies mo- ´ jadas, grietas irregulares en el suelo o las escaleras, pasamanos
suel-tos o inexistentes, cielorrasos de yeso u hormigon desprendidos, etc. ´
DANOS MATERIALES ˜
38. Los danos materiales causados por personal de la asamblea o ˜ por el publico asistente se informar ´ an en el formulario Notificaci ´ on´ de incidente (TO-5). El coordinador del Comite de Asamblea lo revi- ´ sar ´ a y lo enviara a la Secci ´ on de Gesti ´ on de Riesgos de la Sucursal, ´ del Departamento de Contabilidad, conservando para s ´ ı una copia durante un ano. Cuando se produzcan da ˜ nos o p ˜ erdidas materiales, ´ ningun miembro del personal de la asamblea aceptar ´ a un acuerdo o ´ compromiso sin el visto bueno de la sucursal.
ASAMBLEAS Y SESIONES EN OTROS IDIOMAS
39. En el local donde se lleve a cabo una asamblea grande tambien ´ se puede celebrar una mas peque ´ na en otro idioma. La Secci ˜ on de ´ Asambleas Regionales y de Circuito se encargar ´ a de que cada una tenga su propio lugar de reunion. Aunque la asamblea en el idioma ´ extranjero tiene su propio comite, ser ´ a el de la m ´ as grande quien ´ coordine lo relativo a la instalacion, el bautismo, el estacionamien- ´ to, el alojamiento y los acomodadores de las zonas comunes.
40. A veces se permite que en una asamblea grande se celebren al mismo tiempo sesiones en otros idiomas. En tales casos, ciertas
partes del programa las presentan directamente en el idioma del au-ditorio oradores competentes, mientras que las demas se presentan, ´ en la medida de lo posible, mediante grabaciones o interpretacion si- ´ multanea. La Secci ´ on de Asambleas Regionales y de Circuito se en- ´ cargara de que cada sesi ´ on tenga su propio lugar de reuni ´ on. Los ´ interpretes deben disponer de un cuarto, una cabina u otro espacio ´ donde puedan escuchar —a traves de auriculares o de un altavoz— ´ el programa de la asamblea anfitriona, el cual interpretar ´ an median-te un microfono conectado al sistema de sonido de la sesi ´ on. ´
41. Cuando se organiza una sesi ´ on o la interpretacion simult ´ anea, ´ la sucursal nombra a un hermano para que coordine las tareas ne-cesarias. Este debe trabajar en cooperaci ´ on con el comite y el presi- ´ dente de la asamblea anfitriona. El Comite de Asamblea determina- ´ ra qu ´ e departamentos se necesitan para el buen funcionamiento del ´ programa en el otro idioma. Luego, el hermano designado coordina-dor debera seleccionar hombres clave que organicen los departamen- ´ tos, quienes podran seleccionar voluntarios de entre los hermanos y ´ hermanas que asistan al programa en el idioma extranjero. Los hom-bres clave sirven bajo la direccion de los respectivos superintenden- ´ tes de departamento de la asamblea anfitriona. No se debe progra-mar la interpretacion simult ´ anea sin el permiso de la sucursal. ´
INTERPRETACION EN LENGUAJE DE SE ´ NAS ˜
42. Si se han programado asambleas en lenguaje de senas,˜ no se debe interpretar a esta lengua en ninguna otra asamblea sin permiso de la Seccion de Asambleas Regionales y de Circuito. ´ En caso de que una persona sorda y un senante asistan a una asam- ˜ blea de oyentes, solo se permitira la interpretaci ´ on uno a uno, reali- ´ zada con discrecion para no distraer a nadie. La interpretaci ´ on t ´ ´ actil se permite en todas las asambleas. Si no se han programado asam-bleas en lenguaje de senas, se aplicar ˜ an las siguientes directrices: ´
Zona de asientos. Se pedira a un hermano sordo que sea espiritual- ´
mente maduro que colabore en la eleccion de la zona de asientos. ´ De ser posible, se elegira un lugar donde la plataforma principal y ´ el interprete queden en el campo visual de los sordos, pero donde el ´ interprete no distraiga demasiado al resto del auditorio. Para mu- ´ chos sordos sera conveniente estar situados en una zona elevada des- ´ de la que puedan ver al interprete y la plataforma al fondo. Sin em- ´ bargo, la zona de lenguaje de senas no debe quedar justo delante de ˜ la plataforma, pues la interpretacion pudiera distraer al auditorio ´ principal. El lugar elegido debe estar libre de distracciones visuales, como trafico, obstrucciones, reflejos o luces de sala muy brillantes. ´ Cuando se usen instalaciones al aire libre, eviten en lo posible que los sordos o el interprete est ´ en de cara al sol. Hay que asegurarse de ´ que haya suficiente lugar para los familiares y acompanantes de los ˜ sordos y de los interpretes. El n ´ umero de familiares y amigos puede ´ doblar el de los sordos. Si la asistencia es mayor de lo previsto,
pue-de pedirse a quienes asisten con el unico fin de mejorar sus habili-dades de interpretacion que se sienten cerca del per ´ ´ ımetro. La zona ha de senalarse claramente con un letrero que diga “LENGUAJE DE ˜ SENAS”. Los int ˜ erpretes t ´ actiles necesitan estar en un lugar donde ´ puedan ver claramente al interprete principal. ´
Iluminacion. Cuando la asamblea tenga lugar en un local distinto ´
a un Salon de Asambleas, habr ´ a que comprobar que haya buena ilu- ´ minacion, de modo que se reduzcan al m ´ aximo las sombras y pue- ´ dan verse claramente los interpretes desde los asientos traseros de ´ la seccion designada. Normalmente, para poder ver al int ´ erprete de ´ forma natural, basta con colocar una luz principal arriba y a un lado de el, en un´ angulo de 45 grados, y una luz de relleno en el mismo´
´
angulo del lado opuesto. Los focos deben llevar viseras para contro-lar el haz de luz y orientarlo hacia el interprete, de tal forma que ´ no distraiga a los sordos ni al resto de los asistentes. En las instala-ciones al aire libre, quizas sea preciso de todos modos instalar reflec- ´ tores para que el interprete no se vea mucho m ´ as oscuro que el cie- ´ lo y el campo en el fondo.
Sonido. En los casos en que el sonido no sea optimo o haya ruidos´
externos que dificulten la interpretacion (como aviones sobrevolan- ´ do un estadio), quizas sea necesario que el grupo de audio les pro- ´ vea a los interpretes auriculares de buena calidad. ´
Plataforma y fondo. Cuando las circunstancias exijan colocar una
plataforma para los interpretes, el Departamento de Instalaci ´ on ´ construira una que mida como m ´ ´ ınimo 1,20 por 2,40 metros (4 por 8 pies) y como maximo 2,40 por 3,70 metros (8 por 12 pies). (Si la zona ´ de asientos esta elevada o frente a un pasillo ancho donde los int ´ er- ´ pretes puedan situarse, quizas no haga falta construir una platafor- ´ ma). Si la plataforma para los interpretes se eleva m ´ as de 25 cent ´ ´ ı-metros (10 pulgadas), debe tener escalones anchos por donde puedan transitar dos personas juntas (o dos tramos separados de escalones), as ´ ı como pasamanos para garantizar la seguridad. El fondo debe ser de un color solido, con un acabado mate azul celeste o intermedio y ´ una altura de al menos 1,80 metros (6 pies); as ´ ı no provocara tanta ´ fatiga visual como si fuera multicolor o brillante y hara que se des- ´ taquen las senas del int ˜ erprete. Por lo general, la tela es lo m ´ as in- ´ dicado. Ahora bien, en instalaciones al aire libre, un material para pantalla de color oscuro es una opcion igualmente v ´ alida. Si la zona ´ de asientos es amplia, el fondo puede rodear ambos lados de la pla-taforma de 0,6 a 1,20 metros (2 a 4 pies), a fin de que se vea detras ´ del interprete desde cualquier ´ angulo. Hay que asegurarse de que´ no impida a nadie ver la plataforma principal.
Uso de lenguaje de senas natural. En muchos pa˜ ´ ıses hay dos
ti-pos principales de lenguajes de senas. Uno consiste en una interpre- ˜ tacion palabra por palabra del idioma hablado. El otro, conocido ge- ´ neralmente como lenguaje de senas natural, es el que los sordos˜
usan con mayor frecuencia en sus conversaciones. No depende del lenguaje hablado y tiene su propia gramatica. Pone m ´ as ´ enfasis en´ el uso del espacio, las expresiones faciales y la inflexion de los mo- ´ vimientos para conseguir distintos matices de significado. Aunque cada sordo tiene su preferencia, la mayor ´ ıa conversan en lenguaje de senas natural y, por tanto, lo entienden mejor. Por este motivo,˜ si es posible, se usara a los int ´ erpretes que dominen mejor este sis- ´ tema.
Partes auxiliares. Los interpretes de partes auxiliares, como ex- ´
periencias, entrevistas y escenificaciones, deberan mirar al audito- ´ rio mientras interpretan, pero al interprete mientras aguardan su ´ turno.
Apariencia personal. La apariencia del interprete debe ser ejem- ´
plar y estar a la altura de las normas fijadas para los participantes en la plataforma principal. No deben llevar joyas, relojes o prendas que puedan ser causa de distraccion, ni u ´ nas largas y pintadas con ˜ colores brillantes ni ropa muy cenida. La ropa debe ser de colores li- ˜ sos que contrasten con el tono de piel del interprete, a fin de elimi- ´ nar las distracciones causadas por los tejidos demasiado llamativos.
Cobertura para la cabeza. En algunas circunstancias no sera pre- ´
ciso que una hermana se cubra la cabeza, puesto que todos veran ´ que ella no es quien dirige la reunion. Este ser ´ ´ ıa el caso, por ejem-plo, cuando interprete escenificaciones. Sin embargo, si tiene que usarse a una hermana capacitada para interpretar discursos de her-manos, oraciones o canciones, debera cubrirse de forma modesta y ´ apropiada en senal de sumisi ˜ on al orden teocr ´ atico en la congrega- ´ cion cristiana (1 Tim. 2:11, 12; w09 15/11 p ´ ags. 12, 13). Podr ´ ´ ıa hacer-se una excepcion si una hermana hiciera una interpretaci ´ on t ´ actil ´ para un sordociego. Ella se sentar ´ ıa en el auditorio, senando en la ˜ palma de la mano de una sola persona. Puesto que no estar ´ ıa en un lugar prominente, como es el caso de quienes interpretanunicamen-´ te para quienes solo son sordos, no necesitar ´ ıa cubrirse la cabeza.
Canciones. Cuando el programa incluya una cancion que no exis- ´
ta en el lenguaje correspondiente, el hermano que coordina la inter-pretacion elegir ´ a cuidadosamente otra con un tema similar o que ´ transmita un sentimiento parecido, tomando en cuenta su duracion ´ para que el programa no se retrase demasiado. Si no hay canciones disponibles, el grupo senar ˜ a la canci ´ on programada con la ayuda de ´ un interprete, de preferencia un hermano. ´
INSPECCION DE LOCALES ´
43. A primera hora del d ´ ıa de la instalacion, los miembros del Co- ´ mit ´ e de Asamblea y sus auxiliares deben inspeccionar minuciosa-mente el local, el equipo y los estacionamientos objeto del contrato. El comite har ´ ´ a constar por escrito todo dano o defecto que observen. ˜ Ser ´ ıa bueno que se tomaran fotograf ´ ıas o video del dano o defecto. ˜
El informe se analizara con el negociador de contratos, quien a su vez lo comentara con la administraci ´ on. Tanto el negociador como ´ la administracion se quedar ´ an con una copia. ´
44. Cuando haya acabado la asamblea y se haya hecho una limpie-za a fondo, el negociador de contratos (o en su defecto, su auxiliar) y los miembros del comit ´ e y sus auxiliares efectuar ´ an —acompana- ˜ dos por el representante de la administracion— una inspecci ´ ´ on final de las instalaciones, el equipo y los estacionamientos objeto del con-trato. Si las instalaciones sufrieron algun desperfecto, si se estrope ´ ´ o o se perdio alg ´ un equipo, o si algunas secciones no se limpiaron bien, ´ se tomara la debida nota y, de ser posible, se corregir ´ a la situaci ´ on ´ de inmediato.
45. Tras la inspeccion final y una vez resuelta cualquier discrepan- ´ cia, el negociador de contratos (o su auxiliar) y el representante de la administracion firmar ´ an y fechar ´ an el Comprobante de inspec- ´ cion del local (CO-14). Esta gesti´ on debe hacerse al concluir cada ´ asamblea, incluso si hay varias seguidas y no es necesario desalojar el local. Al d ´ ıa siguiente de la asamblea, el negociador de contratos enviara a la Secci ´ on de Asambleas Regionales y de Circuito el com- ´ probante de inspecci ´ on firmado, del que hara tres copias: una para ´ su archivo, otra para el comite y la otra para la administraci ´ on del ´ local (para las inspecciones de Salones de Asambleas, vea el cap ´ ıtu-lo 2, p ´ arrafo 62).
PREPARATIVOS ESPECIALES
46. Se debe acondicionar un cuarto o un lugar cerrado que tenga ventilacion para que las madres atiendan a sus beb ´ es. Debe estar con- ´ venientemente situado y provisto de sillas, mesas, altavoces y, de ser posible, banos. ˜
47. Por lo general, no es factible habilitar secciones o cuartos es-peciales para las personas que padecen claustrofobia, enfermedades graves o sensibilidad a los productos qu ´ ımicos. Antes de autorizar ex-cepciones, los Comites de Asamblea deben comunicarse con la Sec- ´ cion de Asambleas Regionales y de Circuito, teniendo en cuenta lo ´ que mas convenga a los intereses de la mayor ´ ´ ıa de los asistentes.
48. No es necesario reservar una zona de estacionamiento espe-cial para los superintendentes. No obstante, el comit ´ e reservara unos ´ cuantos espacios para las actividades de la asamblea, ademas de los ´ que se destinan a los discapacitados.
GASTOS DE VIAJE Y ESTANCIA
49. Los superintendentes de circuito que deseen el reembolso de los gastos en que hayan incurrido durante la semana de la asamblea deben presentarlos al superintendente de asamblea de su circuito o a la sucursal, mas bien que al Comit ´ e de Asamblea Regional. ´
50. El comite debe buscar alojamiento para los superintendentes ´ de circuito que asistan a la asamblea, ya sea en habitaciones de cor-tes ´ ıa o en casas de hermanos. En cualquier caso, los superintenden-tes de circuito deben enviar con bastante antelacion al Departamen- ´ to de Alojamiento una Solicitud de alojamiento para los que tienen necesidades especiales (CO-5a). O, si lo prefieren, pueden hacer sus propios preparativos.
51. La organizacion costear ´ a los gastos de viaje de los miembros ´ del Cuerpo Gobernante (y sus esposas) a las asambleas donde se pre-sente la version revisada de la Traducci ´ on del Nuevo Mundo. Asi-´ mismo, pagara los gastos de viaje de los miembros del Cuerpo Go- ´ bernante o sus ayudantes (y sus esposas) cuando sean asignados a asambleas internacionales o especiales.
52. A veces, los comites invitan a miembros del Cuerpo Gobernan- ´ te a una asamblea regional. Estas invitaciones se aceptan solo si los hermanos estan disponibles y si el comit ´ e anfitri ´ on especifica que los ´ gastos de viaje seran cubiertos con fondos particulares. No se em- ´ plearan con este prop ´ ´ osito las contribuciones para la obra mundial que se hacen en las asambleas.
53. Los fondos de la asamblea no deben usarse para sufragar los gastos de viaje u otros gastos de ningun asamble ´ ´ ısta o participante en el programa. Si se invita a alguien de Betel o de otro lugar, este pagar ´ a los gastos de viaje de su propio bolsillo o con fondos particu-lares no solicitados.
COLABORACION CON EL NEGOCIADOR ´ DE CONTRATOS
54. La sucursal designa un negociador de contratos en las ciuda-des donde las asambleas regionales se celebran en instalaciones co-merciales. Le corresponde a este hermano negociar los contratos con la administraci ´ on, los concesionarios, los propietarios de estaciona-mientos y los organismos oficiales.
55. Negociar el mejor precio de alquiler conlleva mucho tiempo y esfuerzo y, dado el caracter excepcional de nuestras asambleas, con ´ frecuencia se acuerdan condiciones especiales para que funcionen como es debido. El Comite de Asamblea recibir ´ a copia del contrato ´ del local y el de las concesiones (si van separados), de las polizas de ´ seguro y de toda otra documentacion relativa al uso del local. El co- ´ mite debe familiarizarse bien con tales documentos mucho antes de ´ la asamblea y dirigir las preguntas que tenga a la Seccion de Asam- ´ bleas Regionales y de Circuito. Las fechas y el lugar de la asamblea se mantendran en reserva hasta que se informe a las congregacio- ´ nes. Las condiciones del contrato son siempre confidenciales.
56. Si surge un problema con los equipos, suministros o servicios objeto del contrato, el coordinador del Comit ´ e de Asamblea
trata-ra el asunto con el negociador de contratos. Si este no puede resol-verlo, se comunicara con la Secci ´ on de Asambleas Regionales y de ´ Circuito.
57. Solicitudes especiales. Para evitar trabas en las negociacio-nes, los Comites de Asamblea no deben pedir a la administraci ´ ´ on del local autorizacion para usar las instalaciones, equipos o suministros ´ de una manera distinta a la especificada en el contrato ni solicitar servicios que no esten incluidos en ´ el. Este tipo de solicitudes se ha-´ ran ´ unicamente a trav´ es del negociador de contratos. Si ´ el considera´ que la peticion es razonable, la presentar ´ ´ a junto con un miembro del comite a la administraci ´ on, sea en persona o por tel ´ efono. En caso ´ de que tales solicitudes impliquen costos o complicaciones adiciona-les, el negociador de contratos debe consultar primero con la Seccion ´ de Asambleas Regionales y de Circuito.
COLABORACION CON EL COORDINADOR ´ DE ALOJAMIENTO
58. Si surge una situacion fuera de lo com ´ un relacionada con el ´ alojamiento, el superintendente de Alojamiento o el Comite de ´ Asamblea pueden ponerse en contacto con el coordinador de aloja-miento. Si los contactos de los hoteles trabajan solo entre semana, tal vez no sea posible resolver del todo un problema hasta despues ´ de la asamblea.
ILUMINACION ´
59. No se emplearan reflectores ni efectos especiales de ilumina- ´ cion durante el programa, salvo por indicaci ´ on de la sucursal. El co- ´ mite determinar ´ ´ a de antemano si la iluminacion de la plataforma es ´ adecuada; si no lo es, pedira asesoramiento a la Secci ´ on de Asam- ´ bleas Regionales y de Circuito. Las luces de sala de los edificios al-quilados no se deben atenuar (para mas informaci ´ on sobre la ilumi- ´ nacion en Salones de Asambleas, vea el cap ´ ´ ıtulo 2, p ´ arrafo 64).
USO DE SALONES DE ASAMBLEAS
60. Cuando se use un Salon de Asambleas para celebrar asambleas ´ regionales, el Comite de Asamblea puede pedir autorizaci ´ on para ´ realizar en el las reuniones de preparaci´ on. Durante la asamblea, el ´ comite y el presidente de la asamblea atender ´ an los asuntos de tipo ´ organizativo y los relativos al programa. Debe haber un hermano ca-pacitado que resuelva los problemas que puedan surgir con el edificio o sus sistemas; puede ser el superintendente del Salon de Asambleas, ´ su auxiliar u otro anciano que aquel designe. El comite proporcio- ´ nara el nombre y datos de contacto de cada uno de sus miembros ´ al superintendente del Salon de Asambleas. Este quiz ´ ´ as les entregue un manual relativo al funcionamiento de ciertos aparatos o instruc-ciones sobre aspectos que deban atenderse, y la organizacion de la ´ asamblea debera acatar por completo tales disposiciones. ´
61. Cuando la asamblea regional tenga lugar en un Salon de Asam- ´ bleas, es probable que no se necesiten el Departamento de Insta-lacion y el de Transporte y Materiales. El Departamento de Obje- ´ tos Perdidos y Guardarropa se puede combinar con el de Servicio Voluntario.
62. Cuando haya acabado la asamblea y se haya hecho una limpie-za a fondo, un representante del Salon de Asambleas acompa ´ nar ˜ a a ´ los miembros del comite y sus auxiliares en una inspecci ´ on. Si algu- ´ nas secciones no se limpiaron bien, se tomar ´ a la debida nota y, de ser posible, se corregira la situaci ´ ´ on de inmediato.
63. En las asambleas regionales que se celebren en un Salon de ´ Asambleas no deber ´ ıa necesitarse que la sucursal imprimiera mu-chos rotulos. Ahora bien, si algunos de los que figuran en la Soli- ´ citud para rotulos de asamblea (CO-100) son realmente´ utiles, se´ pueden pedir. En caso de que se vaya a utilizar por primera vez un Salon de Asambleas con este fin, ser ´ ´ ıa conveniente que los comites ´ recorrieran las instalaciones para decidir la ubicacion de los depar- ´ tamentos y comprobar con el superintendente del salon qu ´ e r ´ otulos ´ existen.
64. En los Salones de Asambleas donde se usan proyectores de baja luminosidad, se pueden atenuar las luces durante la proyeccion de ´ un video siempre y cuando puedan devolverse enseguida a su brillo maximo. Las luces se atenuar ´ an ´ unicamente durante la proyecci´ on ´ de videos largos, como los de las representaciones dramaticas; aun ´ as ´ ı, la iluminacion debe ser suficiente para garantizar la seguridad ´ del auditorio.
USO DE PRECURSORES
65. Precursores regulares. Si se necesita a un precursor regular para trabajar antes o despues de una asamblea, el Comit ´ e de Asam- ´ blea puede concederle un credito de horas para ayudarlo a alcanzar ´ su meta mensual. Se debe explicar a los precursores que no se podran ´ contar el tiempo que trabajen durante los d ´ ıas de su propia asam-blea. Se procurara que nadie abuse de esta disposici ´ on. ´
66. Precursores especiales. No se debe sacar a los precursores especiales de su asignacion sin un buen motivo. Antes de invitarlos ´ a colaborar en trabajos anteriores o posteriores a la asamblea, el Co-mite de Asamblea dirigir ´ a la petici ´ on a la Secci ´ on de Asambleas Re- ´ gionales y de Circuito, del Departamento de Servicio. La peticion ´ debe contener el nombre del precursor, las fechas en que se le usa-ra, la raz ´ on por la que se le necesita y la asignaci ´ on que se le pien- ´ sa dar. Despues, el Comit ´ e de Asamblea le ofrecer ´ a la asignaci ´ on y ´ le comunicar ´ a que la sucursal ha dado su consentimiento en caso de que el acepte. Un precursor especial que haya sido aprobado por´ la sucursal para realizar tareas previas o posteriores a la asamblea
