ความร เบ องต นเก ยวก บ โปรแกรม Microsoft Office Excel 2013

(1)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น

ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ

โปรแกรม Microsoft Office Excel 2013

โปรแกรม Microsoft Office Excel 2013 เป็นโปรแกรมประเภท Spread sheet ใช้ส ำหรับ งำนตำรำง ค ำนวณ วิเครำะห์ข้อมูล และแสดงภำพกำรน ำเสนอข้อมูลตัวเลขด้วยกรำฟแบบต่ำงๆ ซึ่งควำมรู้เบื ้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Office Excel 2013 จะเป็นเนื ้อหำเกี่ยวกับพื ้นฐำน กำรใช้งำนของโปรแกรม ซึ่งสำมำรถศึกษำรำยละเอียดได้ ดังต่อไปนี ้

 เริ่มใช้งำนโปรแกรม Microsoft Excel 2013

 รู้จักส่วนประกอบของหน้ำจอโปรแกรม

 กำรเพิ่มปุ่มทูลบำร์ใน Quick Access Toolbar

 กำรป้อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล ลบข้อมูล  กำรบันทึกเอกสำรลงใน disk  กำรท ำงำนกับแผ่นงำน  กำรเลือกช่วงข้อมูล  กำรใช้งำนตำรำง  กำรจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงำน, กำรใส่เส้นขอบตำรำง, กำรใส่เงำหรือใส่สี  กำรเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบกำรจัดรูปแบบตำมเงื่อนไข  กำรสร้ำงกรำฟ  ชนิดของกรำฟ  กำรเปลี่ยนชนิดของกรำฟ  กำรลบกรำฟ  กำรใส่สูตรค ำนวณปกติ  ล ำดับควำมส ำคัญของเครื่องหมำยทำงกำรค ำนวณ  กำรค ำนวณหำผลรวม และกำรสร้ำงสูตรด้วยฟังก์ชั่นอื่น  ล ำดับกำรจัดเรียงเริ่มต้น

(2)



เริ่มใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2013

วิธีที่ 1 :

1. คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar

2. เลือก All Programs จำกนั้นเลือกไปที่ Microsoft Office 3. เลือก Microsoft Office Excel 2013 จะเปิดให้ใช้งำนได้ทันที

วิธีที่ 2 :

1. เลือกดับเบิ ้ลคลิกที่ไอคอนสัญลักษณ์ Microsoft Office Excel 2013 จะ สำมำรถเปิดใช้งำนได้ทันที

(3)



ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม

ก่อนที่จะท ำงำนกับโปรแกรม Microsoft Office Excel คุณจะต้องรู้จักกับส่วนประกอบของ หน้ำจอโปรแกรมก่อน เพื่อจะได้เข้ำใจถึงส่วนต่ำงๆ ที่จะกล่ำวอ้ำงถึงในหนังสือเล่มนี ้ได้ง่ำยขึ้น

 Quick Access Toolbar เป็นแถบเครื่องมือให้คุณเรียกใช้งำนได้อย่ำงรวดเร็ว ผู้ใช้ สำมำรถเพิ่มปุ่มค ำสั่งที่ใช้งำนบ่อยๆ ไว้ในแถบเครื่องมือนี ้ได้  Title bar แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่คุณเปิดใช้งำนอยู่  แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมค ำสั่งต่ำงๆ ของเมนูหรือทูลบำร์ เพื่อให้ผู้ใช้ สำมำรถเลือกใช้งำนง่ำยขึ้น  Name box แสดงต ำแหน่งเซลล์ปัจจุบัน  Formula bar แถบแสดงสูตรค ำนวณหรือข้อมูลที่คุณพิมพ์  Active cell เซลล์ปัจจุบันที่ก ำลังท ำงำนอยู่  Worksheet พื ้นที่ใช้งำนของโปรแกรม

แถบ Ribbon Title bar Quick Access Toolbar

Name box Formula bar

Active cell

(4)



การเพิ่มปุ่มทูลบาร์ใน ก าหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง/Quick Access Toolbar

ปุ่มทูลบำร์ที่ต้องกำรใช้งำนบ่อยๆ สำมำรถเพิ่มเข้ำมำใน ก ำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง/Quick Access Toolbar ได้ มีขั้นตอนดังนี ้

1. คลิกปุ่มลูกศรลงของ ก ำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง / Quick Access Toolbar จะปรำกฏค ำสั่ง

ให้เลือกใช้

2. เลือกค ำสั่งที่ต้องกำรใช้บ่อย เช่น สร้ำง/New, เปิด/Open, แสดงตัวอย่ำงก่อนพิมพ์/Print

Preview, พิมพ์ด่วน/Quick Print, ฯลฯ



การป้อนข้อมูล มี 3 วิธี

วิธีที่ 1 พิมพ์ข้อมูลที่ต้องกำร เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter

วิธีที่ 2 พิมพ์ข้อมูลที่ต้องกำร เสร็จแล้วกดปุ่ม Arrow key (ลูกศรสี่ทิศ) ที่คีย์บอร์ด วิธีที่ 3 พิมพ์ข้อมูลที่ต้องกำร เสร็จแล้วคลิกปุ่ม ป้อนค่ำ/Enter บน Formula bar



การยกเลิกข้อมูลที่ก าลังพิมพ์ มี 2 วิธี

วิธีที่ 1 กดปุ่ม Esc ที่คีย์บอร์ด

(5)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์



การแก้ไขข้อมูล มี 3 วิธี

1. เลือกต ำแหน่งเซลล์ที่ต้องกำรแก้ไขข้อมูล วิธีที่ 1 กดปุ่ม F2 ที่คีย์บอร์ด วิธีที่ 2 คลิกต ำแหน่งที่จะแก้ไขบน Formula bar วิธีที่ 3 ดับเบิ ้ลคลิกที่ต ำแหน่งเซลล์นั้น 2. ท ำกำรแก้ไขข้อมูล เสร็จแล้วกด Enter



การลบข้อมูล มี 3 วิธี

เลือกต ำแหน่งเซลล์ที่ต้องกำรลบข้อมูล วิธีที่ 1 กดปุ่ม Delete ที่คีย์บอร์ด วิธีที่ 2 คลิกขวำเลือกค ำสั่ง ล้ำงเนื ้อหำ/Clear Contents วิธีที่ 3 ที่แท็บ หน้ำแรก / Home คลิกลูกศรลงของปุ่ม ล้ำง/Clear จะ ปรำกฏค ำสั่งต่ำงๆ ให้เลือกใช้ 1 2 เลือกค ำสั่ง ล้ำงเนื ้อหำ ลบทั้งข้อมูลและรูปแบบ ลบเฉพำะรูปแบบ เหลือข้อมูลเดิม ลบเฉพำะข้อมูล เหลือรูปแบบ ลบ Comment ลบลิ ้งก์

(6)



การบันทึกเอกสารลงใน disk

เมื่อสร้ำงแฟ้มงำนเสร็จแล้ว ต้องท ำกำรบันทึกข้อมูลลง มีขั้นตอนดังนี ้ กรณีที่ 1 กำรบันทึกงำนครั้งแรก 1. คลิกเลือก Ribbon ไฟล์ 2. จะปรำกฏหน้ำต่ำงใหม่ของ Ribbon ไฟล์ขึ้น เลือกค ำสั่ง บันทึกเป็น/Save As จำกนั้นท ำตำม ขั้นตอน ดังนี ้

ขั้นตอนที่ 1 ให้เลือก disk ที่ต้องกำรเซฟงำน เช่น Drive C:, Drive D:, Documents เป็นต้น ถ้ำ ไม่พบ ให้ใช้ค ำสั่งเรียกดู แล้วหำในส่วนที่เรำต้องกำรเซฟงำน ขั้นตอนที่ 2 พิมพ์ ชื่อแฟ้ม, ชื่อเอกสำรที่ต้องกำร และเลือกบันทึกชนิดของเอกสำรที่ต้องกำร ขั้นตอนที่ 3 เมื่อเลือกรำยละเอียดในส่วนต่ำงๆ ได้แล้ว ให้กดปุ่ม บันทึกได้เลย 1 3 2

(7)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ เลือกต ำแหน่งไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่ต้องกำรเก็บข้อมูล จำกนั้นที่ช่อง ชื่อแฟ้ม/File name พิมพ์ชื่อไฟล์ จำกตัวอย่ำงนี ้ให้ชื่อว่ำ สมุดงำน1 จำกนั้น กดปุ่ม บันทึก/Save จะได้ไฟล์ นำมสกุล.xlsx



การท างานกับแผ่นงาน (Sheet)

ปกติแฟ้มงำนของ Excel จะแสดง Worksheet 1 sheet ให้ใช้งำน ถ้ำต้องกำรเพิ่ม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ มีขั้นตอนดังนี ้

 คลิกขวำชื่อ sheet ที่ต้องกำร จะปรำกฏค ำสั่งให้เลือกใช้ 1 2 3 แทรก/เพิ่มsheetใหม่ ลบsheetที่เลือก เปลี่ยนชื่อsheet ย้ำยหรือคัดลอกsheet

แสดงcodeที่เขียนในโปรแกรมVisual Basic ป้องกันกำรแก้ไขข้อมูลในsheet

เปลี่ยนสีชื่อsheet ซ่อน/แสดง sheet

เลือกsheetทั้งหมด เพิ่ม sheet ใหม่

(8)



การเลือกช่วงข้อมูล

ไม่ว่ำจะท ำอะไรก็ตำมกับข้อมูลใน Worksheet อย่ำงแรกที่ต้องท ำคือ กำรเลือกช่วงข้อมูล ซึ่งมี หลำยวิธี ดังนี ้ วิธีการเลือก สัญลักษณ์ของเมาส์ เลือกข้อมูลแบบเป็นช่วง วำงเมำส์เป็นรูป drag คลุมข้อมูลที่ต้องกำร เลือกข้อมูลแบบเป็นช่วงห่ำงกัน Drag คลุมข้อมูลช่วงแรก กดปุ่ม Ctrl+drag คลุมช่วงอื่นๆ เลือกข้อมูลทั้งคอลัมน์ ทั้งแถว คลิกส่วนหัวคอลัมน์ หรือ หัวแถวที่ต้องกำร เลือกข้อมูลหมดทั้ง sheet คลิกจุดตัดระหว่ำงหัวคอลัมน์กับหัวแถว



การใช้งานตาราง

ในกรณีที่ต้องกำรแทรกข้อมูล หรือลบตำรำง มีขั้นตอนดังนี ้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องกำร เช่น คอลัมน์ C ถึง E 2. คลิกขวำหัวคอลัมน์ / แถว จะปรำกฏค ำสั่งให้เลือก แทรก / Insert แทรกคอลัมน์ / แถว ลบ / Delete ลบคอลัมน์ / แถว เพิ่ม sheet 2 ขึ้นมำใหม่

(9)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ ควำมกว้ำงคอลัมน์.../ Column Width ปรับควำมกว้ำงของคอลัมน์ ซ่อน / Hide ซ่อนคอลัมน์ / แถว ยกเลิกกำรซ่อน / Unhide ยกเลิกกำรซ่อนคอลัมน์ / แถว หรือ ใช้ปุ่มเครื่องมือในกำรท ำงำนก็ได้ ที่แท็บ Home เลือกจำกหัวข้อ Cells



การจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงาน

เมื่อพิมพ์ข้อมูลเสร็จแล้วก็ท ำกำรตกแต่งข้องมูลให้สวยงำม มีขั้นตอนดังนี ้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องกำร 2. แถบ Ribbon ชื่อหน้ำแรก / Home คลิกปุ่มเครื่องมือบนทูลบำร์ หรือจัดรูปแบบข้อมูลโดยกำรใช้เมนู มีขั้นตอนดังนี ้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องกำร ใช้ตกแต่งตัวอักษร กำรจัดวำงข้อควำม จัดรูปแบบตัวเลข แทรก / Insert แทรกคอลัมน์ / แถว ลบ / Delete ลบคอลัมน์ / แถว ความกว้างคอลัมน์... ปรับความกว้างของคอลัมน์ ซ่อน / Hide ซ่อนคอลัมน์ / แถว ยกเลิกการซ่อน / Unhide ยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ / แถว

(10)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ 2. คลิกขวำเลือกค ำสั่ง จัดรูปแบบเซลล์.../Format Cells ตัวเลข / Number จัดรูปแบบตัวเลข กำรจัดแนว / Alignment กำรจัดวำงข้อควำม แบบอักษร / Font ชนิดของตัวอักษร เส้นขอบ / Border ก ำหนดเส้นขอบ กำรเติม / Fill ก ำหนดสีพื ้นและลำย กำรป้องกัน / Protection ป้องกันกำรแก้ไขข้อมูล จะปรำกฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของกำรจัดรูปแบบเซลล์ขึ้นมำ ให้เลือกรำยละเอียดในส่วน ต่ำงๆ ที่ต้องกำรให้เรียบร้อย 3. ก ำหนดรำยละเอียดเสร็จแล้วคลิกปุ่ม ตกลง / OK



การใส่เส้นขอบตาราง

1. เลือกคลุมตำรำงในส่วนที่เรำต้องกำร จำกนั้น เลือก Ribbon หน้ำแรก ในส่วนจัดกำรของ ค ำสั่งฟอนต์ จะมีค ำสั่ง เส้นขอบตำรำง คลิกลูกศรลงตรงค ำสั่ง จะมีค ำสั่งต่ำงๆ ให้เลือก ใน ตัวอย่ำงนี ้ เรำเลือกค ำสั่งเส้นขอบทั้งหมด 1 2

(11)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ 1 คลุมส่วนที่เรำต้องกำร 2 เลือกค ำสั่งเส้นขอบตำรำง น ำเส้นของของเซลล์ไปใช้กับเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน 3 เลือกค ำสั่งเส้นขอบทั้งหมด

(12)



การใส่เงาหรือใส่สี

1. เลือกคลุมตำรำงในส่วนที่เรำต้องกำร จำกนั้น เลือก Ribbon หน้ำแรก ในส่วนจัดกำรของ ค ำสั่งฟอนต์ จะมีค ำสั่ง เส้นขอบตำรำง คลิกลูกศรลงตรงค ำสั่ง จะมีค ำสั่งต่ำงๆ ให้เลือก ใน ตัวอย่ำงนี ้ เรำเลือกค ำสั่งเส้นขอบทั้งหมด 4 เส้นตำรำงปรำกฏในส่วนที่เรำเลือก 1 คลุมส่วนที่เรำต้องกำร 1 เลือก Ribbon หน้ำแรก

(13)



การจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข

บำงครั้งถ้ำต้องกำรก ำหนดเงื่อนไขในกำรจัดรูปแบบข้อมูล เช่น ตัวเลขของเงินเดือนพนักงำนให้ เป็นสีน ้ำเงินเฉพำะคนที่เงินเดือนไม่เกิน 40,000 ให้ใช้เรื่องของ กำรจัดรูปแบบตำมเงื่อนไข / Conditional Formatting มีขั้นตอนดังนี ้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องกำรจัดรูปแบบ จำกตัวอย่ำงเงื่อนไขด้ำนบน ใช้ช่วงข้อมูลของ เงินเดือน 2 เลือกค ำสั่ง สีเติม จะเป็นกำรใส่สีพื ้นหลังของเซลล์เพื่อเน้นควำมส ำคัญ 3 เลือกสีที่ต้องกำร ในที่นี ้เรำจะเลือกสีฟ้ำ 4 สีฟ้ำปรำกฏในส่วนที่เรำเลือก

(14)

ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ 2. แถบ Ribbon ชื่อหน้ำแรก / Home หัวข้อ ลักษณะ/Styles คลิกปุ่มลูกศรลงตรง

กำรจัดรูปแบบตำมเงื่อนไข 3. จะปรำกฏค ำสั่งให้เลือกใช้

ในที่นี ้เลือกค ำสั่ง กฎใหม่.../ New Rule จำกนั้น จะปรำกฎ ไดอะล็อกบ็อกซ์ กฎกำรจัดรูปแบบใหม่ / New Formatting Rule โดยในตัวอย่ำงนี ้จะเลือก ค ำสั่งจัดรูปแบบเฉพำะเซลล์ที่มี / Format only cells that contain จำกนั้นก ำหนดเงื่อนไข โดยไปที่ส่วนค ำสั่ง ก ำหนดเงื่อนไขเอง เมื่อก ำหนดเสร็จให้ คลิกปุ่ม ตกลง/OK Highlight เซลล์ที่ตรงตำมเงื่อนไขที่ก ำหนด แสดงข้อมูลตัวเลข 10 อันดับสูงสุดหรือต ่ำสุด แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันแบบกรำฟแท่ง แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันด้วยสีต่ำงๆ แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันด้วยสัญลักษณ์ไอคอน สร้ำงเงื่อนไขเอง ลบเงื่อนไขที่ไม่ต้องกำรใช้งำน จัดกำรกับเงื่อนไขที่ก ำหนด 1 เลือกช่วงข้อมูล ที่ต้องกำร 1

(15)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ ในขั้นตอนที่ 4 เมื่อกดรูปแบบ จะปรำกฏไดอะล็อกบ็อกซ์ใหม่ขึ้นมำ ชื่อว่ำ กำร จัดรูปแบบเซลล์ ซึ่งจะมีหลำยฟังก์ชันให้เลือกใช้ คือ ตัวเลข, แบบอักษร, เส้นขอบ, และกำร เติม ให้เลือกแบบที่ต้องกำร ในที่นี ้ เลือก ฟังก์ชันกำรเติม โดยในตัวอย่ำงก ำหนดให้ใช้สีน ้ำ เงิน จำกนั้นคลิกปุ่ม ตกลง 2 ไดอะล็อกบ็อกซ์ใหม่ 3 4 5 ก ำหนดเงื่อนไข ระหว่ำง 1-40,000

(16)



การเปลี่ยนเงื่อนไขหรือรูปแบบที่ก าหนด

หลังจำกก ำหนดเงื่อนไขในกำรจัดรูปแบบข้อมูลแล้ว ต้องกำรเปลี่ยนเงื่อนไขจำกเดิม เป็น ตัวเลข ของเงินเดือนพนักงำนให้จัดรูปแบบโดยเปลี่ยนสีพื ้นเป็นสีเหลือง เฉพำะคนที่เงินเดือนตั้งแต่ 30,000 - 50,000 ซึ่งสำมำรถแก้ไขได้ โดยมีขั้นตอนดังนี ้ 1. เลือกช่วงข้อมูลเดิมที่ท ำกำรจัดรูปแบบไว้

2. แถบ Ribbon ชื่อ หน้ำแรก/Home หัวข้อ ลักษณะ/Styles จำกนั้นคลิกที่ปุ่ม กำรจัดรูปแบบตำมเงื่อนไข 3. เลือกค ำสั่ง กำรจัดกำรกฎ.../ Manage Rules จะปรำกฏ ไดอะล็อกบ็อกซ์ขึ้นมำใหม่ ชื่อว่ำ ตัวจัดกำรกฏกำรจัดรูปแบบตำมเงื่อนไข จำกนั้นคลิกที่ ปุ่ม แก้ไขกฎ.../ Edit Rule ตัวอย่ำง กำรจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไขแบบส ำเร็จ จะมีสีน ้ำเงินเฉพำะช่วง ที่เลือก คือ 1-40,000

(17)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ จำกนั้นจะปรำกฏ ไดอะล็อกบ็อกซ์แก้ไขกฎกำรจัดรูปแบบ ขึ้นมำใหม่ ให้เลือก แก้ไขค ำอธิบำยกฎ ให้เป็นส่วนที่เรำต้องกำร ในที่นี ้ เลือกช่วงเป็นระหว่ำง 30,000-50,000 และเปลี่ยนสี เป็นสีเหลืองในช่วงที่เลือก 1 3 ตัวอย่ำง ไดอะล็อกบ็อกซ์ตัวจัดกำรกฏกำรจัดรูปแบบตำมเงื่อนไข เลือก แก้ไขกฎ... 2

(18)



การลบรูปแบบข้อมูลที่ก าหนดเงื่อนไข

ช่วงข้อมูลที่มีกำรจัดรูปแบบตำมเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เมื่อไม่ได้ใช้งำนแล้ว คุณสำมำรถท ำกำรยกเลิก เงื่อนไขนั้นได้ โดยมีขั้นตอนดังนี ้ 1. เลือกช่วงข้อมูลเดิมที่ท ำกำรจัดรูปแบบไว้ 1 2 3 เลือกช่วง เงินเดือน เป็น 30,000-50,000 ตัวอย่ำง กำรจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไขแบบส ำเร็จที่แก้ไขแล้ว จะเป็นสีเหลืองเฉพำะ ช่วง 30,000-50,000

(19)

2. แถบ Ribbon ชื่อ หน้ำแรก/Home หัวข้อ ลักษณะ/Styles จำกนั้นคลิกลูกศรลงที่ปุ่ม

กำรจัดรูปแบบตำมเงื่อนไข 3. เลือกค ำสั่ง ล้ำงกฎ / Clear Rules จะปรำกฏแถบเมนูขึ้นมำให้เลือก ด้ำนข้ำง ในตัวอย่ำงนี ้เป็นกำรเลือกค ำสั่ง ล้ำงกฎจำกเซลล์ที่เลือก



การสร้างกราฟ

ข้อมูลในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่จะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลข ถ้ำน ำตัวเลขเหล่ำนั้นมำแสดง เป็นกรำฟจะท ำให้ข้อมูลดูง่ำยขึ้น มีขั้นตอนดังนี ้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องกำรน ำมำสร้ำงกรำฟ ดังตัวอย่ำง

2. คลิกที่ Ribbon แทรก/ Insert เลือกประเภทของกรำฟจำกหัวข้อ แผนภูมิ / Chart จำก ตัวอย่ำงเลือกแบบ คอลัมน์/Column

จะเป็นกำรล้ำงกฏทั้งหมด

เลือกช่วงข้อมูล

(20)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ 3. จะปรำกฏรูปแบบย่อยให้คลิกเลือกได้ทันที 4. จำกนั้น จะแสดงรูปกรำฟที่สร้ำงไว้ พร้อมกับแถบ Ribbon ชื่อ

เครื่องมือแผนภูมิ / Chart Tools หัวข้อ ออกแบบ/ Design ให้ก ำหนดรำยละเอียดเพิ่มเติม

เลือกคอลัมน์สองมิติ

(21)



การเปลี่ยนชนิดของกราฟ

หลังจำกสร้ำงกรำฟเสร็จแล้ว ต้องกำรเปลี่ยนแบบกรำฟใหม่ สำมำรถท ำได้โดยมีขั้นตอนดังนี ้ 1. เลือกกรำฟที่ต้องกำรเปลี่ยนรูปแบบ

2. แถบ เครื่องมือแผนภูมิ / Chart Tools จำกนั้นเลือกที่ ออกแบบ / Design เลือก คลิกที่หัวข้อ ชนิด/ Type

3. จะปรำกฏไดอะล็อกบ็อกซ์ เปลี่ยนชนิดแผนภูมิ / Change Chart Type ให้คลิกเลือกแบบ แผนภูมิที่ต้องกำร

ตัวอย่ำง เครื่องมือแผนภูมิ

1

(22)



การลบกราฟ

กรำฟที่ไม่ใช้แล้ว ต้องกำรลบออก มีขั้นตอนดังนี ้ คลิกกรำฟที่ต้องกำรลบ กดปุ่ม Delete ที่คีย์บอร์ด



การใส่สูตรค านวณปกติ

1. เลือกเซลล์ที่ต้องกำรแสดงผลลัพธ์ จำกตัวอย่ำงนี ้ ต ำแหน่งเซลล์อยู่ที่ D4 2. พิมพ์เครื่องหมำย = แล้วตำมด้วยต ำแหน่งเซลล์ เช่น =D2*D3 เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter 3. ที่เซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรค ำนวณที่ก ำหนดไว้ ล ำดับควำมส ำคัญของเครื่องหมำยทำงกำรค ำนวณ กำรค ำนวณในเครื่องคอมพิวเตอร์กับกำรค ำนวณจำกเครื่องคิดเลข ผลลัพธ์ที่ได้จะ ต่ำงกัน เนื่องจำกกำรค ำนวณในเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมจะดูควำมส ำคัญของเครื่องหมำย ทำงกำรค ำนวณด้วย จึงเป็นสิ่งส ำคัญอย่ำงยิ่งที่ user จะต้องทรำบในเรื่องนี ้ เพื่อไม่ให้ผลลัพธ์ที่ ต้องกำรผิดเพี ้ยนไปจำกปกติ เครื่องหมายที่ใช้ ความหมาย ( ) วงเล็บ ^ ยกก ำลัง * , / คูณ , หำร + , - บวก , ลบ ควำมส ำคัญของเครื่องหมำยทำงกำรค ำนวณ จะไล่จำกบนลงล่ำง บนสุดจะส ำคัญ สูงสุด และล่ำงสุดจะส ำคัญต ่ำสุด ในสูตรค ำนวณสูตรหนึ่ง ถ้ำเครื่องหมำยใดส ำคัญกว่ำก็จะท ำกำร ค ำนวณเครื่องหมำยนั้นก่อนแล้วไล่ตำมล ำดับไปเรื่อยๆ Formula bar D2 D3

(23)



การค านวณหาผลรวม

ถ้ำต้องกำรหำผลรวมของตัวเลขหลำยๆ ต ำแหน่ง ให้ใช้ฟังก์ชั่นของกำรหำผลรวมเข้ำมำช่วย มี ขั้นตอนดังนี ้ 1. เลือกเซลล์ที่ต้องกำรแสดงผลลัพธ์ จำกตัวอย่ำงนี ้ ต ำแหน่งเซลล์อยู่ที่ B10

2. ที่ Ribbon หน้ำแรก/Home คลิก ปุ่ม ผลรวมอัตโนมัติ/Sum บนทูลบำร์

3. จะปรำกฏสูตรค ำนวณ =SUM(B2:B9) ให้ดูช่วงข้อมูลตัวเลขที่จะค ำนวณว่ำถูกต้องหรือไม่ สังเกตจำกเส้นประวิ่งรอบๆ ข้อมูล ถ้ำถูกต้องแล้วกดปุ่ม Enter ถ้ำไม่ถูกต้อง drag คลุมช่วง ข้อมูลใหม่แล้ว กดปุ่ม Enter



การสร้างสูตรด้วยฟังก์ชั่นที่ใช้งานบ่อย

โปรแกรม Excel จะท ำกำรแบ่งชุดของสูตรค ำนวณตำมประเภทกำรใช้งำน ถ้ำต้องกำรใช้สูตร ค ำนวณประเภทใด คลิกเลือกปุ่มนั้นได้เลย หรือคลิกปุ่ม แทรกฟังก์ชัน/Insert Function ก็ได้ สูตร ค ำนวณที่น ำมำยกตัวอย่ำงจะเป็นสูตรที่ใช้งำนบ่อยๆ มีขั้นตอนดังนี ้ ผลรวมของ B2 ถึง B9 ผลลัพธ์ตัวอย่ำงนี ้จะอยู่ที่ B10 ผลรวมอัตโนมัติใน Ribbon หน้ำแรก

(24)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ 1. เลือกเซลล์ที่ต้องกำรแสดงผลลัพธ์ จำกตัวอย่ำงนี ้ ต ำแหน่งเซลล์อยู่ที่ B10 2. ที่แท็บ สูตร/Formula จะแสดงประเภทของสูตรค ำนวณให้เลือกใช้ ในที่นี ้คลิกปุ่มลูกศรลงของ ผลรวมอัตโนมัติ / AutoSum ผลลัพธ์ B10 ผลลัพธ์จะแสดงที่ช่องนี ้ 1 2 ในตัวอย่ำงนี ้เลือก ค่ำมำกที่สุด

(25)

เอกสารประกอบการอบรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศและการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบื้องต้น ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ 3. จะปรำกฏสูตรค ำนวณที่ใช้งำนบ่อยๆ ให้เลือก ผลรวม / Sum สูตรกำรหำผลรวม ค่ำเฉลี่ย / Average สูตรกำรหำค่ำเฉลี่ย นับตัวเลข / Count Numbers สูตรกำรนับจ ำนวนข้อมูล ค่ำมำกที่สุด / Max สูตรกำรหำค่ำสูงสุด ค่ำน้อยที่สุด / Min สูตรกำรหำค่ำต ่ำสุด ฟังก์ชันเพิ่มเติม... / More Functions สูตรอื่นๆ 4. ในที่นี ้เลือกค่ำสูงสุด คลิกที่ฟังก์ชั่น ค่ำมำกที่สุด / Max จำกนั้น drag คลุมช่วงข้อมูลตัวเลขที่ ต้องกำร เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter ตัวอย่ำง ฟังก์ชันย่อยที่ใช้งำนบ่อยๆ ตัวอย่ำง ผลลัพธ์ที่ค่ำออกมำก จะปรำกฏผลในช่องถัดไป คือ A10 และ B10

(26)



ล าดับการจัดเรียงเริ่มต้น

เมื่อน ำงำนฐำนข้อมูลมำสร้ำงในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่หลังจำกสร้ำงงำนเรียบร้อยแล้ว สิ่ง ที่จะท ำต่อไป คือ กำรจัดเรียงข้อมูล มีขั้นตอนดังนี ้ 1. คลิกต ำแหน่งเซลล์ในหัวข้อที่ต้องกำรจัดเรียง จำกตัวอย่ำงนี ้ เลือก เซลล์ใดก็ได้ในหัวข้อ Salary หรือเลือกช่วงข้อมูลที่ต้องกำร แล้วคลิกขวำ เลือกค ำสั่ง เรียงล ำดับจำกนั้น เลือกค ำสั่งที่ต้องกำร ข้อผิดพลำดทั่วไปเมื่อสร้ำงสูตร #VALUE! หมำยถึง ในสูตรค ำนวณปกติมีกำรอ้ำงอิงต ำแหน่งเซลล์ที่เป็นตัวอักษร #NAME? หมำยถึง ชื่อฟังก์ชั่นที่ใช้พิมพ์ผิด ในตัวอย่ำงเลือก จำกมำกไปน้อย

(27)

ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครสวรรค์ 2. ที่แท็บ ข้อมูล / Data เลือกหัวข้อ เรียงล ำดับและกรอง / Sort & Filter คลิกปุ่มบนทูลบำร์ เพื่อ

เลือกเกณฑ์กำรจัดเรียง โดยมีรำยละเอียดดังนี ้

Sort Smallest to Largest จัดเรียงจำกน้อยไปมำก (AZ)

Sort Largest to Smallest จัดเรียงจำกมำกไปน้อย (ZA)