4269 ส ข มว ท บางนา พระโขนง กร งเทพฯ Tel : Fax: การใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

(1)

4269

สุขุมวิท

บางนา

พระโขนง กรุงเทพฯ 10270

Tel : 02-398-2311-14 Fax: 02-398-3318

http://www.excelink.co.th

(2)

สารบัญ

หนา

การใชงานระบบสารบรรณ

1 อธิบายหนาจอหลัก

2 การเปลี่ยนรหัสผานผูใชงาน

6 การคนหาเอกสาร เพื่อสงการหรือ ติดตามงานเอกสาร

6 การติดตามเอกสาร

9 การอานคําสั่งการ

10 การอานเอกสารแนบเรื่อง

11

(3)

Ex-Flow . 3

การใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส สําหรับ ผูบริหาร

¾การใชงานเมนูหลักระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส

เขาระบบ Microsoft Windows ตามปกติจากนั้นเลือกโปรแกรม Internet Explorer ที่ปรากฏเปนรูป Icon บนหนาจอเครื่องคอมพิวเตอร

กรณีเครื่องใดไมมี Icon ดังกลาวใหเลือกไปที่ปุม Start เลือกไปที่ Programs จากนั้นเลือกที่ Internet Explorer หลังจากเขาโปรแกรม Browser แลว ใหผูใชงานปอนชื่อ HomePage เพื่อเขาสูเมนูรวม ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส เรียกระบบงานตางๆ ผานทางเมนูรวมระบบงานดังนี้ (ปอน URL – Homepage) URL: ¾การใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส หลังจากเลือก ระบบเขาสูระบบสารบรรณ โดยจะตองปอน ชื่อและ รหัสผานเพื่อเขาสูระบบทั้งนี้ เพื่อความปลอดภัยของระบบบริหารงานเอกสาร จอภาพ Login เขาระบบ http://saraban/iwebflow [ กดปุม Enter]

(4)

Copyright © 1992-2002 Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved Ex-Flow . 4 จากจอภาพ Login เขาระบบงานสารบรรณ ผูใชเลือกปฐานขอมูล ระบบงานสารบรรณ โดยกดลูกศรชี้ลง ซึ่งการปอนรหัสผานผูใชปอนรหัสผาน ของตนเอง ระบบจะแสดงผลบนหนาจอเปน เครื่องหมาย “ดอก จันทร”เพื่อความปลอดภัยในการใชงาน จากนั้นตอบตกลงเพื่อยืนยันเขาระบบ กรณีที่ผูใชปอนชื่อหรือรหัสผานไมถูกตอง ระบบจะแจงขอความเตือนเชน ปอนชื่อผิด ระบบแจง “ชื่อของทานไมสามารถเขาระบบได” ปอนรหัสผิด ระบบแจง “ทานใสรหัสผิด ไมสามารถเขาระบบได” จากนั้นตอบ OK ระบบจะกลับมาหนาจอเดิมเพื่อใหผูใชปอนชื่อและรหัสผานอีก ซึ่งผูใชตองปอนชื่อผูใช งาน (Login name) และ รหัสผาน (Password) ใหถูกตองระบบจึงอนุญาตใหเขาทํางานในระบบ ได สังเกตจากเมนูที่ระบบสารบรรณแสดง ระบบจะทําการตรวจสอบชื่อของผูใชและรหัสผานพรอมกับหนวยงานที่สังกัดรวมทั้งสิทธิในการใช งานระบบตลอดจนสิทธิในการสืบคนขอมูลของผูใชเชนดูเอกสารระดับปกติ,ลับ,ลับมาก, ลับที่สุด หลังจากผานขั้นตอนการตรวจสอบกอนการเขาระบบแลวโปรแกรมจะแสดงเมนูหลักซึ่งถือเปนหนา แรกของการเขาสูระบบ เมนูหลัก อธิบายหนาจอหลัก เมนู หนาหลัก เปนหนาจอแรก หลังจากเขาสูระบบงานสารบรรณ ซึ่งถือเปนเมนูหลัก ของระบบโดยมี สวนประกอบแบงออกเปน 4 สวน ดังนี้ สวนที่ 1. เมนูหลักประกอบดวยเมนูหลักทั้งหมดของระบบซึ่งจะแสดงอยูดานบนในตําแหนงเดิมของ ทุกๆหนา ประกอบดวยเมนู หนาหลัก เลือกเมื่อตองการกลับมาหนาแรกหรือเมนูหลักของระบบ คนหา เลือกเพื่อเขาสูหนาจอคนหาเอกสารในสมุดงานของหนวยงานและ นอกหนวยงานตามประเภทเอกสารที่มีสิทธิ พิมพรายงาน เลือกเพื่อการพิมพรายงานรูปแบบตางๆ (ประเภทรายงาน) ออกจากระบบ ตองการออกจากระบบโดยกลับมาหนาจอปอนชื่อและรหัสผานใหม 1 2 3 4

(5)

Copyright © 1992-2002 Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved Ex-Flow . 5 สวนที่ 2. แสดงรายละเอียดของผูใช เชนแสดงชื่อผูใช, หนวยงานที่สังกัดและชื่อองคกรหรือหนวย ธุรกิจ สวนที่ 3. เมนูสั่งการ แบงเปน 5 หมวดคือ ทะเบียนงาน, รับ/ออกเลข, ทะเบียนคุม, งานสงถึง, ควบคุม ระบบและเมนูคําสั่งพิเศษ ทะเบียนงาน งานระหวางดําเนินการ แสดงรายการ หรือ เรื่องที่อยูระหวางดําเนินการของหนวยงานผูใช งานรอลงทะเบียน/งานรอปฏิบัติ แสดงเรื่องซึ่งเปนรายการที่เขามาใหม งานตีกลับ/งานดึงกลับ แสดงเรื่องที่ตองตรวจสอบกอนเนื่องจากมีการตีกลับคืนมา จากผูรับหรือดึงกลับโดยผูสง รับ/ออกเลข ลงรับเอกสาร สําหรับปอนรายละเอียดเอกสารรับเขาจากหนวยงานภายนอกของผูใช _{สรางเอกสารสงภายใน} สําหรับปอนขอมูลของเรื่องที่ตองการออกเลขที่เอกสารของหนวยงาน เพื่อใชสําหรับผานเรื่องภายในองคกร สรางเอกสารสงออกนอกองคกร สําหรับปอนขอมูลการออกเลขที่เพื่อสงออกภายนอกองคกร ทะเบียนรวม งานรับเขา ระบบจะแสดงรายการของเอกสารที่เปนเรื่องรับเขาจากภายนอกหรือลงรับผาน ระบบ (รับเอกสารมาจากหนวยงานอื่น โดยรับตนฉบับจากเมนูงานรอ ลงทะเบียน) _{งานภายในองคกร} ระบบจะแสดงรายการของเรื่องที่หนวยงานผูใชออกเลขที่สําหรับสงผาน ภายใน หรือออกเอกสารในนามหนวยงาน (ลงนามโดยหัวหนา หนวยงาน) งานออกนอกองคกร ระบบจะแสดงรายการของเรื่องที่ออกเลขที่สงภายนอกองคกรทั้งหมด งานสงถึง งานสงถึง สําหรับตรวจงานที่สงไปหนวยงานอื่นๆ หรือ ใชดึงเรื่องที่สงไปหนวยงานอื่น กลับมา ควบคุมระบบ ผูดูแลระบบ เมนูจัดการเกี่ยวกับผูใช, หนวยงาน หรือการตั้งคาระบบเบื้องตน คําสั่งพิเศษ _{คําสั่งพิเศษ}_{สําหรับทํางานพรอมกันหลาย} _ๆ_{เลขทะเบียน} สวนที่ 4. ตั้งคาการใชงาน ปรับแตงการใชงานการปรับแตงจํานวนเรื่องที่ตองการใหแสดงภายใน 1 หนาโดยผูใชเลือก จํานวนเรื่องที่ตองการ จากนั้นเลือกหนาจอแสดงรายการเอกสาร ระบบจะแสดงจํานวน รายการ ตามจํานวนที่เลือกเก็บไว _{เปลี่ยนรหัสผาน} สําหรับใชเปลี่ยนรหัสผานของผูใช _{ชวยเหลือ} สําหรับอานคูมือการใชงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส

(6)

Copyright © 1992-2002 Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved Ex-Flow . 6 รายละเอียดผูใชงาน สําหรับตรวจสอบสิทธิของผูใชในการใชงานระบบ ติดตั้งโปรแกรม สําหรับโหลดโปรแกรมเพื่อติดตั้งที่ Client อธิบายเมนูในหนาหลัก เมนูทะเบียนงาน เอกสารใหมรอลงทะเบียน จะแสดงรายการที่หนวยอื่นๆสงเอกสารผานทางระบบให (IN BOX) โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายการใหมที่ผูใชยังไมไดใหเลขทะเบียนเอกสารสังเกตจากชอง ทะเบียนจะเปน เครื่องหมายรูปกระดาษ เพื่อใหผูใชกดเขาไปดําเนินการรับเอกสารตนฉบับจากระบบและรายการเดิมที่ หนวยงานอื่นสงกลับคืนมา ซึ่งเปนรายการที่มีเลขทะเบียนและ สถานะเปนแฟมปด งานรอลงทะเบียน เอกสารระหวางดําเนินการ จะแสดงรายการที่ลงรับหรือรับเขามาในหนวยงานพรอมทั้งใหเลข ทะเบียนของเอกสารแลวหรือเอกสารออกเลขที่ภายในองคกรและอยูระหวางดําเนินการและเมื่อผูใช กดเลือกที่เมนู “งานระหวางดําเนินการ” ระบบจะแสดงขอมูล งานระหวางดําเนินการ

(7)

Copyright © 1992-2002 Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved Ex-Flow . 7 เอกสารตีกลับ/ดึงกลับ ระบบจะแสดงรายการที่ผิดปกติรอใหผูใชเขาไปตรวจสอบ โดยสังเกตจํานวน เรื่องที่ระบบแจงดานใตเมนู สวนเรื่องที่ตองเขาไปตรวจสอบจะมาจากผูใชสงเรื่องใหหนวยงานอื่น หนวยงาน ที่สงไปตีกลับเอกสารคืนมาหรือผูใชดึงเรื่องคืนกลับมา โดยสังเกตสถานะของเรื่องจะเปนรูปดาวสีแดง ซึ่งเรื่องที่แสดงจะเปนเรื่องทั้งสรางเอง , รับมาจากหนวยงานอื่น และไดทําการสงตอผานระบบไปยัง หนวยงานอื่น งานตีกลับ/งานดึงกลับ 9 ทะเบียนคุม ประกอบดวย 3 เมนู ซึ่งแตละเมนู จะแสดงเอกสารตามประเภทเมนูที่เลือก เชน รับเขา, สงภายใน, หรือสงภายนอกระบบจะแสดงทุกสถานะ ทุกเรื่องของแตละประเภท หนาจอทะเบียนคุม 3 หมายเหตุ เมนูที่เลือกเขาทํางานระบบจะแสดงรายการเอกสาร ตามขอกําหนดแลวผูใชยังสามารถ สั่งเรียงขอมูลตามคอลัมภ ที่ตองการโดยกดที่หัวคอลัมภ ระบบจะเรียงจากนอยไปมาก และมากไปนอย ตาม การกดแตละครั้งที่สลับกันสังเกตจากเครื่องหมายรูปสามเหลี่ยม

(8)

Copyright © 1992-2002 Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved Ex-Flow . 8 การเปลี่ยนรหัสผานของผูใช ผูใชสามารถสั่งเปลี่ยนรหัสผานใหมไดดวยตนเอง โดยผูใชปอนรหัสผานเกากอน 1 ครั้ง และปอน รหัสผานใหมที่ตองการ 2 ครั้งใหตรงกันเพื่อยืนยันจากนั้นกดปุมตกลง เปลี่ยนรหัสผาน ระบบจะเก็บขอมูลรหัสผานใหมไวใหทันทีเมื่อออกจากระบบและเขามาใหมผูใชจะตองปอน รหัสผานใหมที่เปลี่ยน ขอสังเกตเวลาปอนรหัส ระบบจะแสดงเปนเครื่องหมายดอกจันทร การคนหาเอกสาร เพื่อสั่งการ หรือ ติดตามงานเอกสาร จากรายการในหนาจอเมนูหลักผูใชเลือกเมนู คนหาในหนาหลัก หนาหลัก เลือกที่เมนู“คนหา”กรณีที่ทราบขอมูลเบื้องตนเกี่ยวกับเอกสาร โดยที่ผูใชจะตองปอน รายละเอียดบางสวนเพื่อเปนขอมูล ในหนาจอคนหาเอกสารเพื่อใหระบบคนหาขอมูลตามขอกําหนด คนหาเอกสาร

(9)

Copyright © 1992-2002 Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved Ex-Flow . 9 ปอนขอมูลที่ตองการคนหา หลังจากปอนขอมูลเบื้องตน ตอบ ตกลง เพื่อใหระบบเริ่มคนหา ขอมูลตามขอกําหนด และเมื่อ ระบบพบขอมูลตามตองการจะแสดงรายการบนจอภาพ ในการคนหาผูใชสามารถเลือกเงื่อนไขแบบ“และ“ หรือ“หรือ” ตัวอยางการคนหา 1. คนเลขที่เอกสาร ผูใชสามารถปอนเลขที่ขั้นตนหรือสวนใดสวนหนึ่งเชนปอน คค125 ระบบจะทําการคนหา เรื่องที่มีเลขที่ ขึ้นตน หรือ สวนใดสวนหนึ่งมี คค125 2. คนเรื่อง/ รายละเอียด ผูใชสามารถปอนคําใดคําหนึ่งไดเชนอบรมระบบจะทําการคนหาเรื่อง ที่มีคําวาอบรมอยูในชื่อเรื่องหรือรายละเอียด , ผูใชสามารถปอนไดมากกวา 1 คําเชนอบรม สารบรรณ ( พิมพ อบรม เวนวรรค และ พิมพ สารบรรณ) ระบบจะคนหาเรื่องที่มีคําวา อบรม และมีคําวาสารบรรณ ( เรื่องเดียวกันจะมีทั้ง 2 คํา) 3. จากตัวอยางขอ 2 ผูใชสามารถเลือกเงื่อนไขการคนหาเปนหรือระบบจะคนหารายการที่มีทั้ง คําวา อบรมหรือมีคําวาสารบรรณ อยางไดอยางหนึ่งก็ได

(10)

Copyright © 1992-2002 Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved Ex-Flow . 10 การปอนคําสั่งการ การปอนคําสั่งการถือเปนขั้นตอนบันทึกการทํางานหรือ การดําเนินงานของหนวยงานที่เกี่ยวของ กับเอกสาร สําหรับเปนประโยชนในการประสาน และการใหขอมูลในการดําเนินงาน โดย ผูใชกดที่เลข ทะเบียน ของรายการที่ตองการเขาไปสั่งการ รายการเอกสาร โดยระบบจะแสดงหนารายละเอียดเอกสาร พรอมเมนูสําหรับสั่งการ และเมนูรายการอื่นๆ รายละเอียดเอกสาร กรณีที่ผูใชตองการเขาไปสั่งการ หรือบันทึกการทํางาน กดที่ปุม “ บันทึกงาน” ระบบจะแสดงหนาจอ สําหรับปอนสั่งการหรือบันทึกการทํางานโดยระบบจะแสดงบันทึกงานเดิมใหทราบดานลางและผูใชปอน คําสั่งการหรือบันทึกการจากนั้นตอบตกลงเปนการยืนยันการทํางาน กดเพื่อสั่ง

(11)

Copyright © 1992-2002 Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved Ex-Flow . 11 นทึกการทํางาน การติดตามเอกสาร หนวยงานแตละหนวยงาน ที่เกี่ยวของกับเอกสาร สามารถติดตามการดําเนินงานตามหนาที่ของตน กับเอกสารซึ่งระบบจะเปนผูรวบรวม ลําดับขั้นตอนการทํางาน ใหผูใชไดทราบถึงขั้นตอนตั้งแตตนจนถึง ปจจุบันใหทราบโดยผูใชกดที่เลขที่เอกสารของแตละรายการในหนาจอรายการเอกสารหรือหนาจอ รายละเอียดเอกสาร กดเพื่อติดตามเอกสาร หลังจากกดเลขทะเบียนรายการที่ตองการติดตาม ระบบจะแสดงหนาจอขั้นตอนการไหลเวียนของเอกสาร ตามหนวยงานตางๆ ตั้งแตเริ่มตนจนถึงปจจุบัน กดเพื่อติดตามงานเอกสาร

(12)

Copyright © 1992-2002 Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved Ex-Flow . 12 อธิบายหนาจอการติดตามเอกสาร 1. สัญลักษณ เปนสัญลักษณ สถานะงานของหนวยงานที่เกี่ยวของกับเอกสาร 2. ทะเบียน เปนทะเบียน ลําดับของหนวยงานนั้นๆ 3. วันที่เวลา เปนวันที่เวลาในการสราง/ สง ของหนวยงานผูสง 4. ผูสง แสดงชื่อหนวยงานผูสรางเอกสาร และ หนวยงานที่สงเอกสารไปให ผูรับ 5. ผูรับ แสดงหนวยงาน ผูรับซึ่งเปนเจาของสัญลักษณ(1) และทะเบียน (2) ที่ปรากฏใน รายการ 6. การปฏิบัติงานแสดง การดําเนินงานหรือการสงเอกสาร 1 2 3 4 5 6 ขั้นตอนการเดินเอกสาร การอานคําสั่งการ รายละเอียดตางๆที่หนวยงานบันทึกการทํางาน, หรือบันทึกคําสั่งการมาแลวนั้นผูใชสามารถอานคําสั่งการ ทั้งหมด ได โดยกดที่ เลขที่เอกสาร หรือ ปุมดูบันทึกการปฏิบัตงาน ในหนาจอ ขั้นตอนการเดินเอกสาร ระบบจะแสดงรายการของคําสั่งการใหทราบรวมทั้งประวัติการแกไขขอมูลการบันทึกการทํางานทั้งหมด

(13)

Copyright © 1992-2002 Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved Ex-Flow . 13 อานคําสั่งการ การอานเอกสารแนบเรื่อง และ อานเอกสาเพิ่มเติม ในระบบสามารถผูสงหรือผูรับสามารถแนบขอมูลไปฟรอมกับเรื่องไดซึ่งหลังจากแนบเรื่องแลว สามารถอานเอกสารแนบไดโดยกดที่สัญลักษณดานหนารายการเอกสารหรือในหนารายละเอียดเอกสารซึ่ง หลังจากที่ผูกดสัญลักษณระบบจะแสดงภาพเอกสารบนหนาจอ สั่งพิมพสําเนา เอกสารออก ทางเครื่องพิมพ ขยาย/ยอย ภาพเอกสาร ทางหนาจอ เครื่องมือสําหรับสงเคลื่อนภาพ ไปยังตําแหนงที่ตองการ หมุนภาพไป ดานซายหรือขวา ดูเอกสารทั้งภาพ ดูภาพตาม แนวดานกวาง พลิกหนาเอกสาร หนาตอไปและหนา ยอนกลับไป จอภาพที่ผาน การอานเอกสารแนบเรื่อง