โครงการสัมมนาเชิงปฏิบัติการถอดความรู้จากผู้เชี่ยวชาญ(Knowledge Heritage)ของหน่วยงาน
รุ่นที่ 2 วันที่ 2-3 กรกฎาคม 2557 ณ โรงแรมบัดดี้ โอเรียนทอล ริเวอร์ไรด์ ปากเกร็ด จังหวัดนนทบุรี
การเขียน TOR
(Terms of Reference)
งานสัมมนาวิชาการ
ป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ
นางมณี สุขประเสริฐ
ฉบับนักปฏิบัติ
การท า TOR (Terms of Reference) งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ หน้า1 ชื่อ : คุณมณี สุขประเสริฐ ต าแหน่ง : นักวิชาการสาธารณสุขช านาญการพิเศษ ภูมิล าเนา : ประเทศไทย งานอดิเรก : อ่านหนังสือ ปลูกต้นไม้ เบอร์โทรศัพท์ : 081-8674052 e-mail : [email protected] ที่อยู่ : บ้านเลขที่ 71/19 ม.6 ถนน 345-ปทุมธานี ต าบลคูวัด อ าเภอเมือง จังหวัดปทุมธานี 12000
ผู้รู้/ผู้เชี่ยวชาญ
1. นางสาววิไลพร วงศ์กรวรศิลป์ (ขวัญ) ต าแหน่งนักวิเคราะห์นโยบายและแผน มือถือ 084-7442276 E-mail: [email protected] 2. นายทรงพล ชมภูพู่ (ปอนด์) ต าแหน่งนักวิเคราะห์นโยบายและแผน มือถือ 081-2803471 E-mail: [email protected] 3. นางสาววิภาวรรณ ศรีสุเพชรกุล (ส้มโอ) ต าแหน่งนักวิเคราะห์นโยบายและแผน มือถือ 085-1505119 E-mail: [email protected] 4. นายวัฒนชัย ภุมรินทร์ (วัฒน์) ต าแหน่งนักวิชาการคอมพิวเตอร์ มือถือ 084-4390384 E-mail: [email protected]ผู้ถอดความรู้
การท า TOR (Terms of Reference) งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ หน้า2
การท า TOR (Terms of Reference) งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ หน้า3
การเขียน TOR (Terms of Reference)
งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ (ฉบับนักปฏิบัติ)
การจัดท า TOR (Terms of Reference) คือ การเขียนรายละเอียดงานจ้าง เป็นเอกสารที่ก าหนด ขอบเขตและรายละเอียดของภารกิจ ที่ผู้จัดท า TOR ต้องการให้ผู้รับจ้างด าเนินการรวม ถึงความรับผิดชอบ อื่นๆ ของผู้รับจ้างที่เกี่ยวข้องกับภารกิจนั้น
พี่
มณี
เล่าว่า ... การที่จะออกแบบกระบวนงานเพื่อเขียน TOR (Terms of Reference) จัดจ้าง เรา ต้องมองงานให้ทะลุ ว่าภาพรวมของงานทั้งหมดมีอะไรบ้าง ในปีแรกๆไม่มีความช านาญในการจัดงาน จึงได้ ชวนน้องๆในกลุ่ม ไปร่วมงานประชุมด้านสาธารณสุขของหน่วยงานอื่นๆ เพื่อดูการจัดงาน ดูรูปแบบการจัดงาน ของหน่วยงานอื่น แล้วถ่ายภาพบรรยากาศในงานและเก็บรายละเอียดต่างๆมาพูดคุยกัน เพื่อน ามาปรับเปลี่ยน หรือต่อยอดให้เข้ากับงานของเรา โดยที่เราไม่ต้องมาเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด ก่อนจะเขียนโครงการได้ สิ่งที่จ าเป็นที่สุด คือการเลือกสถานที่ เพราะสถานที่แต่ละแห่งมีค่าใช้จ่าย มี ขนาดและจ านวนของห้องประชุม ต่างกัน สิ่งที่จ าเป็นในการเขียนโครงการ คือการเสนอของบประมาณ จึง จ าเป็นต้องมีข้อมูลให้คณะกรรมการช่วยตัดสินใจพี่
มณี
เล่าต่อว่า ...การเขียน TOR (Terms of Reference) ประกอบด้วย 9 ขั้นตอน ดังนี้1.
ภาพรวมของงาน
ก่อนจะเขียน TOR (Terms of Reference) ได้ต้องรู้ภาพรวมทั้งหมดของงานทั้งหมดก่อนว่า กิจกรรมที่คาดว่าจะเกิดขึ้นทั้งหมดของงานมีอะไรบ้าง เช่น ห้องพิธีเปิด – ห้องพิธีปิด ห้องประชุมย่อย จ านวน ห้องน าเสนอผลงานวิชาการ โปสเตอร์ จ านวนผู้เข้าร่วมประชุม สิ่งที่ประทับใจในการไปร่วมงานกับหน่วยงานอื่นๆที่เขาจัด งานได้ดีๆเก่งๆ ก็ได้สอบถามว่าใช้บริการของบริษัทอะไร ถามมาหลายงาน ก็จะชื่อบริษัทที่ซ้ าๆกัน ก็ได้ให้บริษัท เหล่านั้นเข้ามาน าเสนองาน
การท า TOR (Terms of Reference) งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ หน้า4 ประธานในพิธี เมื่อรู้รายละเอียดทั้งหมดของงานคล่าวๆ แล้วค่อยมาลงรายละเอียดงาน ในแต่ละด้าน อย่างละเอียด อีกครั้ง
2.
รายละเอียดของงาน
ปัจจัยความส าเร็จในการจัดงานต้องลงรายละเอียดงานในทุกๆด้าน ทุกๆเรื่อง ให้ได้มากที่สุด และละเอียดมากที่สุด เช่น กรณีรับเสด็จฯ หากเราไม่ทราบรายละเอียดต้องสอบถามจากหน่วยงานอื่นที่เขา เคยจัด เพราะจะมีรายละเอียดมาก ห้องพิธีเปิด – ห้องพิธีปิด ต้องทราบว่าประธานในพิธีคือใคร ขนาดและรูปแบบในการออกแบบเวที มีขนาดเท่าไหร่ จัดรูปแบบไหน ซุ้มเข้างาน ก าหนดการที่เป็นภาพรวมของงานจัดท าเป็นบอร์ดใหญ่ จ านวนผู้เข้าร่วมประชุม ห้องประชุม ประกอบด้วย ห้องน าเสนอผลงานวิชาการ ลานเสวนา Workshop ประกวดภาพถ่าย ห้องประชุมย่อยต่างๆ มีกี่ห้อง แต่ละห้องต้องการให้ออกแบบ หรือ จัดรูปแบบห้องอย่างไร ห้องถ่ายภาพ การจัดนิทรรศการ o ธีมงาน o บูธ (บูธกรม , บูธหน่วยงานเครือข่าย) (ต้องละเอียดมากว่าจะให้ เขาจัดอะไรให้เรา เช่น ขนาดบูธต้องได้มาตรฐาน , ต้องมีไฟ ต้องมี เก้าอี้ ต้องมีโต๊ะ) o สถานที่จัด Roll up o การจัดแสดงนิทรรศการต่าง อื่นๆ o ห้องท างานของผู้จัด (ส านักจัดการความรู้) o ห้องท างานของคณะท างาน o ห้องท างานการเงิน o ห้องพยาบาล o ห้องรับรอง o ห้อง VIP o ห้องทดลองสื่อการท า TOR (Terms of Reference) งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ หน้า5 o ห้องรับลงทะเบียน File วิทยากร ผู้น าเสนอผลงานฯ o ระบบ IT ต่างๆ ในการรับส่งไฟล์ จากจุดรับลงทะเบียน File ไปยัง ห้องต่างๆที่น าเสนอ o ห้องละหมาด o ห้องรับประทานอาหาร สถานที่จัดงาน วันจัดงาน ส าคัญมากต้องระบุให้ชัดเจนเพราะถ้าเราประกาศวันจัดงานและสถานที่จัดงาน ออกไปแล้วจะมาเปลี่ยนแปลงใหม่อีกค่อนข้างจะท าได้ยากและไม่สมควรเปลี่ยนแปลง หากประกาศออกไปแล้ว (วันจัดงานเราสามารถก าหนดวันได้เอง แล้วค่อยไปล๊อควัน ผู้บริหาร ช่วงจัดงานที่เหมาะที่สุดคือช่วงต้นปีปฎิทิน ประมาณเดือนกุมภาพันธ์ ) การ ก าหนดสถานที่จัดงานต้องวางแผนไว้ล่วงหน้าเพราะต้องจองโรงแรมไว้ล่วงหน้า ต้องท าสื่อเผยแพร่ให้เท่าไหร่
3.
ตั้งคณะกรรมการจัดจ้าง
ขั้นตอนนี้ต้องส่งให้งานบริหารเพื่อเตรียมท าสัญญา (ส านักจัดการความรู้เตรียมเนื้อหา รายละเอียดงาน) โดยท าร่วมกับกองคลัง เพื่อท าค าสั่งต่างๆ4.
น าเสนอรายละเอียนให้คณะกรรมการดูเบื้องต้น
น าเสนอรายละเอียดทั้งหมดของงานให้คณะกรรมการช่วยตรวจสอบรายละเอียดของงาน ก่อนที่จะท าประชาพิจารณ์5.
ประชาพิจารณ์เพื่อเปิดโอกาสให้ประชาชนตรวจสอบ
น ารายละเอียดขึ้นประชาสัมพันธ์บนเว็บไซต์ เพื่อให้ผู้สนใจเข้ามาประมูลงาน หรือผู้มีส่วนได้ เสียเข้ามาตรวจสอบรายละเอียดของงานได้ เพื่อให้เกิดความโปร่งใส6.
จ าหน่ายซอง
ขั้นตอนนี้เป็นของกองคลังในการจัดจ าหน่ายซอง7.
เปิดซอง
ให้ผู้รับจ้างงานของแต่ละบริษัท มาน าเสนอรายละเอียดรูปแบบ ที่แต่ละบริษัทออกแบบงาน มา เสนอต่อกรรมการคัดเลือก ซึ่งกรรมการคัดเลือกจะประกอบด้วย 1. ผู้อ านวยการส านักจัดการความรู้ เป็นประธาน ข้อพึงระวัง ในการลงรายละเอียดงาน ที่เราจะจัดจ้างต้องชัดเจน ว่าต้องการอะไรเท่าไหร่ ขนาด เวทีกว้างยาวเท่าไหร่ หรือแม้แต่การจัดเก้าอี้ในห้องพิธีเปิด พิธีปิด สามารถจัดได้แถวละเท่าไหร่ ถ้าบริษัทที่ มืออาชีพเขาจะตอบรายละเอียดงานได้ชัดเจนมาก ในขณะเดียวกันเราก็ต้องรู้รายละเอียดของงานบ้างระดับ หนึ่ง ต้องไปดูสถานที่จริงที่ใช้ในการจัดงานก่อนที่จะให้บริษัทมาน าเสนองานในวันเปิดซอง และต้อง ก าหนดสเปคของบริษัทว่า ต้องมีประสบการณ์ในการจัดงานด้านสาธารณสุขมาก่อนการท า TOR (Terms of Reference) งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ หน้า6 2. การเงินของส านักจัดการความรู้ 3. ผู้เขียนโครงการของส านักจัดการความรู้ 4. เจ้าหน้าที่จากกองคลัง เป็นเลขา การคัดเลือกบริษัทเพื่อมารับงานจ้าง ต้องคัดเลือกให้ได้อย่างน้อย 2 บริษัท เพื่อมาเข้าสู่กระบวนการ E-Auction
8.
ประกวดราคาที่ตลาดกลาง
นัดบริษัทที่ได้รับคัดเลือกมาท า E-Auction ที่ตลาดกลาง (การประกวดราคา) เนื่องจากงานมี ขนาดใหญ่ มีวงเงินเกิน 2 ล้านบาท จ าเป็นต้องมีการจัดจ้างงานตามระเบียบส านักนายก9.
ได้บริษัทจัดจ้างงาน
บริษัทด าเนินงานตามขอบเขตสัญญาจ้าง ข้อพึงระวัง การคัดเลือกบริษัท ต้องเลือกดูจากการวางแผนงานที่บริษัทน าเสนอ ว่าสามารถท าได้จริงมั้ย การออกแบบงานมีความคิดสร้างสรรค์มั้ย, บริษัทผู้รับจ้างมีประสบการณ์ในการจัดงานสัมมนาที่เกี่ยวข้องด้านสาธารณสุขมั้ย, สิ่งที่บริษัทน าเสนอกระบวนการออกแบบงานถูกต้องตามวัตถุประสงค์ที่เราก าหนดไว้มั้ยการท า TOR (Terms of Reference) งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ หน้า7
วิธีการน าความรู้ไปใช้ให้ประสบความส าเร็จ
คู่มือฉบับนักปฏิบัติ คลิปวีดิโอ / คลิปเสียง Learning by Doingประโยชน์ของความรู้
1. เขียน TOR ได้ละเอียดและได้ราคาที่คุ้มค่า 2. บริหารสัญญาได้อย่างมีประสิทธิภาพการท า TOR (Terms of Reference) งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ หน้า8
ผู้เรียนรู้ (Target Learner)
แม่งาน ออกแบบ : กิจกรรมเรียนรู้หลากหลาย รูปแบบ, สิ่งสนับสนุนอื่นๆ ติดตามงานตามสัญญาจ้าง ผู้จัดงาน ประชุม/สัมมนา (ที่ต้องมีการจัดจ้างบบริษัท) ของหน่วยงานกรมควบคุมโรค หัวหน้ากลุ่มจัดการความรู้ ส านักจัดการความรู้
การท า TOR (Terms of Reference) งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ หน้า9
ภาพกิจกรรม
หมายเหตุ : รับชมวีดีโอคลิปที่คุณมณี ถ่ายทอดประสบการณ์การท างานเรื่องการเขียน TOR (Terms of Reference) งานสัมมนาวิชาการป้องกันควบคุมโรคแห่งชาติ ได้ที่
