การจ ดการโครงการ (Project management)

(1)

(2)

โครงการ (Project) หมายถึง กิจการที่มีวัตถุประสงค์ ชัดเจน สามารถก าหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดได้ ด าเนินงาน อยู่ภายใต้ข้อจ ากัดของงบประมาณ, เวลาของงานต่างๆ และคุณภาพของงานตามที่ก าหนด

การจัดการโครงการ (Project management)

การจัดการโครงการ (Project Management) หมายถึง การใช้ทรัพยากรต่างๆ ที่มีอยู่อย่างเหมาะสม สมบูรณ์ที่สุด เพื่อให้การด าเนินโครงการสามารถบรรลุ วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ การจัดการโครงการสามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ได้แก่

(3)

1. การวางแผนโครงการ เป็นกระบวนการก าหนดเป้าหมาย รายละเอียดของโครงการ และทีมงาน เป็นการวางแผนโครงการ ทางด้าน _{ต้นทุน} เวลา คุณภาพ โครงการต้องด าเนินไปตามวัตถุประสงค์ โดยบรรลุเป้าหมายทั้งสามด้าน

(4)

2. การก าหนดตารางการท างานของโครงการ เป็นการจัดล าดับและจัดสรรเวลาให้กับแต่ละกิจกรรมของ โครงการ โดยแสดงแผนภาพภาระงานในช่วงเวลาต่างๆ ซึ่ง จะช่วยให้ผู้วางแผนสามารถเข้าใจได้ง่ายและสามารถแก้ไข เปลี่ยนแปลงตามความเหมาะสม

(5)

3. การควบคุมโครงการ เป็นการสังเกตติดตามใน เรื่องของการใช้ทรัพยากร ค่าใช้จ่าย และงบประมาณอย่างใกล้ชิด รวมทั้งเป็นการน าเอาผลตอบรับที่เกิดขึ้นมาใช้เพื่อทบทวนแก้ไข แผนโครงการที่ได้ก าหนดไว้ และสามารถปรับเปลี่ยนการใช้ ทรัพยากรได้ในยามที่ต้องการ เทคนิคการจัดการโครงการแบบ PERT และ CPM เป็น เทคนิคเพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถก าหนดตารางการ ท างาน ติดตาม ตรวจสอบ และควบคุมโครงการที่มีขนาด ใหญ่และมีความซับซ้อนได้วิธีการทั้งสองแบบมีขั้นตอน พื้นฐาน 6 ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องได้แก่

(6)

1) ก าหนดโครงการ จัดเตรียมโครงสร้างแบบแยกย่อยงาน 2) ระบุถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมว่าต้องท ากิจกรรม ใดก่อน-หลัง 3) วาดภาพเครือข่ายเชื่อมโยงทุกกิจกรรม 4) ก าหนดระยะเวลา ประมาณการค่าใช้จ่ายให้กับแต่ละ กิจกรรม 5) ค านวณหาเส้นทางที่ใช้เวลายาวนานที่สุดของเครือข่าย หรือเรียกว่า เส้นทางวิกฤติ 6) ใช้เครือข่ายในการวางแผน จัดตารางการท างาน ติดตาม และควบคุมโครงการ

(7)

แผนผังเครือข่ายและวิธีการ

ขั้นตอนแรกของวิธีการท าเครือข่าย ได้แก่ การ

แบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นกิจกรรมหลักๆ ที่

สอดคล้องกับโครงสร้างแบบแยกย่อยงาน

โดยสามารถท าการเขียนเครือข่ายได้

2

วิธี คือ

การเขียนกิจกรรมบนจุดวงกลม (Activity-on-Node: AON) การเขียนกิจกรรมบนลูกศร (Activity-on-Arrow: AOA)

(8)

การเปรียบเทียบวิธีการเขียนเครือข่ายโครงการ

แบบ AON และ AOA

(9)

การเปรียบเทียบวิธีการเขียนเครือข่ายโครงการ

แบบ AON และ AOA

(10)

Activity on the Node (AON)

เป็นแผนภาพแสดงกิจกรรมของโครงการที่เชื่อมโยงกันใน ลักษณะเครือข่าย (ข่ายงาน) ท าให้ทราบว่าจะต้องด าเนิน กิจกรรมใดให้เสร็จสิ้นก่อนกิจกรรมถัดไปAON จะแสดง กิจกรรมด้วยสัญลักษณ์รูปวงกลม (เรียกว่า โหนด) หรือรูป สี่เหลี่ยมเชื่อมโยงกันด้วย Predecessor activity เป็นกิจกรรมที่จะต้องท าเสร็จก่อน จึงด าเนิน กิจกรรมต่อไปได้ Successor activity เป็นกิจกรรมที่จะต้องตามกิจกรรมอื่น ๆ ตามล าดับ Parallel activity เป็นกิจกรรมที่จะต้องท าขนานกับกิจกรรมอื่น ๆ

(11)

ท าการเปรียบเทียบได้

ดังนี้

Task Predecessors Tasks Time (Weeks) A - 3 B - 5 C - 7 D A 8 E B 5 F C 5 G E 4 H F 5 I D 6 J G - H 4 AON

(12)

กิจกรรม

สมมติว่าจะพัฒนาระบบงานโดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. รวบรวมความต้องการ 5 วัน 2. ออกแบบรายงาน 6 วัน 3. ออกแบบหน้าจอ 6 วัน 4. ออกแบบฐานข้อมูล 2 วัน 5. จัดท าเอกสาร 5.5 วัน 6. เขียนโปรแกรม 5 วัน 7. ทดสอบโปรแกรม 3 วัน 8. ติดตั้งโปรแกรม 1 วัน

(13)

1 ₅ 2 6 3 6 4 ₂ 5 5.5 6 5 7 3 8 1 ออกแบบรายงาน ออกแบบหน้าจอ เขียนโปรแกรม ทดสอบ โปรแกรม ติดตั้ง โปรแกรม จัดท า เอกสาร ออกแบบ ฐานข้อมูล Activity on Node

(14)

ตัวอย่างของ Activity Analysis for AON

Activity Description Estimated

Duration (Days)

Predecessor

A _{Evaluate current technology platform} 2 None B _{Define user requirements} 5 A C _{Design Web page layouts} 4 B

D _{Set-up Server} 3 B

E _{Estimate Web traffic} 1 B F _{Test Web pages and links} 4 C,D G _{Move web pages to production environment} 3 D,E H _{Write announcement of intranet for corp.}

newsletter

2 F,G

I _{Train users} 5 G

(15)

Activity on the Node (AON) Network Diagram

2

5

4

3

1

4

3

2

5

1

(16)

Possible Activity Paths

Possible Paths Path Total

Path 1 A+B+C+F+H+J 18 2+5+4+4+2+1 Path 2 A+B+D+F+H+J 17 2+5+3+4+2+1 Path 3 A+B+D+G+H+J 16 2+5+3+3+2+1 Path 4 A+B+D+G+I+J 19* 2+5+3+3+5+1 Path 5 A+B+E+G+I+J 17 2+5+1+3+5+1

(17)

Activity on the Node (AON)

Longest path คือ A, B, D, G, I, J = 19 วัน

** เป็นตัวเลขประมาณว่า โครงการจะเสร็จภายใน 19 วันหลังเริ่มลง มือท า

(18)

Activity on the Node (AON)

Shortest path คือ A, B, D, G, H, J = 16 วัน

** เป็นตัวเลขประมาณการว่า โครงการสามารถเสร็จเร็วที่สุดได้ ภายใน 16 วันหลังจากเริ่มลงมือท า

(19)

การค านวณหาเส้นทางวิกฤต (Critical Path)

สมมติว่าบริษัท AAA ต้องการพัฒนาระบบขึ้นมา

1 ระบบ หลังจากการเสนอโครงการได้รับการ

อนุมัติแล้ว จึงได้วางแผนการด าเนินงานของ

โครงการดังกล่าว และน าเสนอแผนงานในส่วนของ

ระยะเวลาในการด าเนินงาน พร้อมทั้งแสดงเส้นทาง

วิกฤต โดยมีขั้นตอนในการค านวณหาเส้นทาง

วิกฤต ดังนี้

(20)

ก าหนดกิจกรรมก่อนหน้า

กิจกรรม กิจกรรมก่อนหน้า 1. รวบรวมความต้องการ 3 วัน - 2. ออกแบบรายงาน 5 วัน 1 3. ออกแบบหน้าจอ 4 วัน 1 4. ออกแบบฐานข้อมูล 1 วัน 2, 3 5. จัดท าเอกสาร 2 วัน 4 6. เขียนโปรแกรม 10 วัน 4 7. ทดสอบโปรแกรม 2 วัน 6 8. ติดตั้งโปรแกรม 1 วัน 5, 7

(21)

การก าหนดตารางเวลาของโครงการ

หลังการเขียนเครือข่ายโครงการ คือ การก าหนด

ตารางเวลาของโครงการ โดยใช้การระบุเวลาเริ่มต้นและ เวลาสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม

การวิเคราะห์เส้นทางวิกฤติ (Critical path analysis) จะถูก

น ามาใช้ในการก าหนดตารางเวลาของโครงการ

เส้นทางวิกฤติ คือ เส้นทางที่ใช้เวลายาวนานที่สุดของ เครือข่าย

หาเส้นทางวิกฤติได้โดยการค านวณหาเวลาเริ่มต้นและ เวลาสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรมในลักษณะดังต่อไปนี้

(22)

การค านวณหาเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด

เวลาเริ่มต้นเร็วที่สุด (Earliest start: ES) คือ เวลาเร็วที่สุด ที่กิจกรรมสามารถเริ่มต้นได้ ซึ่งทุกกิจกรรมที่น าหน้ามาก่อน ได้เสร็จเรียบร้อยแล้ว

เวลาเริ่มต้นช้าที่สุด (Latest start: LS) คือ เวลาช้าที่สุดที่ กิจกรรมสามารถเริ่มต้นได้ ถ้าช้ากว่านี้โครงการต้องล่าช้า

ออกไป

เวลาสิ้นสุดเร็วที่สุด (Earliest finish: EF) คือ เวลาเร็วที่สุด ที่กิจกรรมสามารถเสร็จได้

เวลาสิ้นสุดช้าที่สุด (Latest finish: LF) คือ เวลาช้าที่สุดที่ กิจกรรมสามารถเสร็จได้ ถ้าช้ากว่านี้โครงการต้องล่าช้าออกไป

(23)

กระบวนการก าหนดตารางเวลา

แบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ 1. การก าหนดเวลาไปข้างหน้า (Forward pass) พิจารณา เวลาเริ่มต้นเร็วที่สุด (ES) เวลาสิ้นสุดเร็วที่สุด (EF)

2. การก าหนดเวลาย้อนกลับ

(Backward pass)

พิจารณา

เวลาเริ่มต้นช้าที่สุด (LS) เวลาสิ้นสุดช้าที่สุด (LF)

(24)

A ES LS EF LF ชื่อกิจกรรมหรือสัญลักษณ์ เวลาสิ้นสุดเร็ว ที่สุด เวลาเริ่มต้นเร็ว ที่สุด เวลาเริ่มต้นช้า ที่สุด เวลาสิ้นสุดช้า ที่สุด ระยะเวลาของกิจกรรม

2

สัญลักษณ์และการก าหนดตัวแปรเส้นทางกิจกรรม

(25)

วิธีการหาค่าตัวแปรต่างๆ

ES = ค่ามากที่สุดของ {EF ของทุกกิจกรรมที่น าหน้ามา ก่อน} EF = ES + เวลาที่ใช้ของกิจกรรมนั้น LF = ค่าน้อยที่สุดของ {LS ของทุกกิจกรรมที่ตามหลังมา} LS = LF - เวลาที่ใช้ของกิจกรรมนั้น กรณีที่ ES มีกิจกรรมที่น าหน้ามาก่อนเพียงกิจกรรมเดียว ES จะมีค่าเท่ากับ EF ของกิจกรรมที่น าหน้ามาก่อนนั้น กรณีที่ LF มีกิจกรรมที่ตามหลังมาเพียงกิจกรรมเดียว LF จะมีค่าเท่ากับ LS ของกิจกรรมที่ตามหลังมา

(26)

EX: โรงพยาบางแห่งหนึ่งตัดสินใจลงทุนในโครงการติดตั้ง อุปกรณ์ควบคุมมลพิษทางอากาศ โดยมีระยะเวลา 16 สัปดาห์ ในการติดตั้งจนแล้วเสร็จ จงเขียนเครือข่ายโครงการ กิจกรรม รายละเอียด กิจกรรมที่น าหน้ามาก่อน ระยะเวลา (สัปดาห์) A สร้างส่วนประกอบภายใน - 2 B ท าหลังคาและพื้น - 3 C สร้างปล่องไฟ A 2 D เทคอนกรีตและติดตั้งโครงสร้าง A,B 4 E สร้างเตาเผาอุณหภูมิสูง C 4 F ติดตั้งระบบควบคุมมลพิษทางอากาศ C 3 G ติดตั้งเครื่องป้องกันมลพิษทางอากาศ D,E 5 H ตรวจสอบ F,G 2

(27)

Start A B C F D G E H

เครือข่ายโครงการ ส าหรับตัวอย่าง

(28)

Start 0 0 0 A 2 0 2 B 0 3 3 2 C 2 4 F ₇ 4 3 4 3 D 7 G ₁₃ 8 5 E ₈ 4 4 13 15 2 H

(29)

2 C 2 4 E ₈ 4 4 4 8 13 13 15 15 2 H G ₁₃ 8 5 8 13 F ₇ 4 3 10 13 2 4 4 3 D 7 4 8 B 0 3 3 1 4 A 2 0 2 0 2 Start 0 0 0 0 0

(30)

การหาเวลาที่ล่าช้าได้และการระบุ

เส้นทางวิกฤติ

เวลาที่ล่าช้าได้

(Slack time)

หมายถึง ช่วงเวลาที่

กิจกรรมหนึ่งๆ สามารถท าให้ล่าช้าได้ โดยไม่ท าให้

โครงการของกิจกรรมนั้นเกิดความล่าช้าขึ้น

สามารถหาได้จาก

เวลาที่ล่าช้าได้

= LS - ES

หรือ

LF - EF

(31)

ค่าตารางเวลาของกิจกรรมต่างๆ ส าหรับตัวอย่าง

กิจกรรมที่มีค่าเวลาที่ล่าช้าได้เป็นศูนย์ เรียกว่า กิจกรรมวิกฤติ

(32)

ลักษณะเส้นทางวิกฤติ

(Critical path)

เริ่มต้นที่กิจกรรมตัวแรกสุดในโครงการ (จาก

ตัวอย่าง กิจกรรม

Start

)

สิ้นสุดที่กิจกรรมตัวสุดท้ายในโครงการ (จาก

ตัวอย่าง กิจกรรม

H

)

กิจกรรมทุกกิจกรรมในเส้นทาง เป็นกิจกรรม

วิกฤติ (กิจกรรมที่มีค่าเวลาที่ล่าช้าได้เป็นศูนย์)

(33)

เส้นทางวิกฤติและเวลาที่ล่าช้าได้ ส าหรับตัวอย่าง

เส้นทางวิกฤติได้แก่ เส้นทาง

A-C-E-G-H

โดยใช้เวลา

(34)

ข้อดีของวิธี

CPM

มีประโยชน์ส าหรับการก าหนดตารางการท างานและการควบคุมโครงการ ขนาดใหญ่ ไม่ซับซ้อนและง่ายในการน าไปปฏิบัติ การวาดภาพเครือข่ายเพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆ ช่วยให้เข้าใจได้เร็วขึ้น เส้นทางวิกฤติและการวิเคราะห์เวลาที่ล่าช้าได้ช่วยในการระบุกิจกรรมที่ ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ สามารถน าผลที่ได้ไปใช้ในการก าหนดความรับผิดชอบในแต่ละกิจกรรม สามารถน าไปใช้ได้ในหลายลักษณะ มีประโยชน์ในการใช้ติดตามตารางการท างานและต้นทุนค่าใช้จ่าย

(35)

ข้อจ ากัดของวิธี

CPM

ความสัมพันธ์ของกิจกรรมในโครงการต้องสามารถ ระบุได้อย่างชัดเจน เป็นอิสระ และไม่มีการเปลี่ยนแปลง ความสัมพันธ์แบบก่อนหลังระหว่างกิจกรรมต้องแสดง ให้เห็นและเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายเข้าด้วยกัน ก า ร ป ร ะ ม า ณ ก า ร ท า ง ด้ า น ร ะ ย ะ เ ว ล า ขึ้ น อ ยู่ กั บ ลักษณะเฉพาะของผู้จัดการแต่ละคน กิจกรรมที่ใช้เวลามากหรือกิจกรรมวิกฤติจ าเป็นต้อง ได้รับการดูแลติดตามอย่างใกล้ชิด