ส านักงานอธิการบดี
มหาวิทยาลัยพายัพ
ระบบจัดเก็บเอกสารส านักงานอธิการบดี
งานเลขานุการ ประจ าปีการศึกษา 2553
ผู้รับผิดชอบ : นางศิริพร กุศลวงศ์ นางกนกพร นุชอนงค์ นางสมกมล ตรังรัฐพิทย์ นางสาววรัญญา ศรีเดช และนางสาวปรียาพรรณ จารุวรรณ์ ผู้ปฏิบัติงานร่วม : บุคลากรสังกัดส านักงานอธิการบดีทุกคน สถานที่จัดเก็บเอกสารของส านักงานอธิการบดี แบ่งเป็น 3 จุด ดังนี้ 1. ห้องอธิการบดี 2. ห้องเก็บเอกสารส่วนในส านักงานอธิการบดี 3. ตู้กระจกส่วนหน้าส านักงานอธิการบดี 1) ห้องอธิการบดี ตู้แฟ้มเอกสารห้องอธิการบดี จ านวน 1 ตู้ ชนิดเอกสารที่จัดเก็บ คือ เอกสารทั่วไป และเอกสารส าคัญต่าง ๆ เอกสารชั้นความลับ 2) ห้องเก็บเอกสารส่วนในส านักงานอธิการบดี ตู้แฟ้มเอกสารชั้นความลับ จ านวน 2 ตู้ คือ ชนิดเอกสารที่จัดเก็บ คือ เอกสารสัญญา, สัญญาซื้อขายต่าง ๆ , ค าสั่งลับ และเอกสารลับต่าง ๆ 1.1 ตู้แฟ้ม 1.1 – 1.3 1.2 ตู้แฟ้ม 2.1 – 2.3 ตู้แฟ้มเอกสารทั่วไป จ านวน 6 ตู้ คือ 2.1 ตู้แฟ้ม 1.1 - 1.4 เป็นเอกสารสภามหาวิทยาลัยพายัพ, อธิการบดี, ส านักงานอธิการบดี 2.2 ตู้แฟ้ม 2.1 – 2.4 เป็นเอกสารส านักงานอธิการบดี, ฝ่ายวิชาการ, ฝ่ายวิจัยและบริการชุมชน 2.3 ตู้แฟ้ม 3.1 – 3.4 เป็นเอกสารทบวงมหาวิทยาลัย (ส านักงานคณะกรรมการการ อุดมศึกษา), ฝ่ายบริหาร, ฝ่ายกิจการนักศึกษา 2.4 ตู้แฟ้ม 4.1 – 4.4 เป็นเอกสารสมาคมสถาบันอุดมศึกษาเอกชนแห่งประเทศไทย, ฝ่ายพัฒนาอาคารสถานที่, ราชการ, กรรมการต่าง ๆ , มหาวิทยาลัยรัฐ, มหาวิทยาลัยเอกชน, หน่วยงานต่างประเทศ 2.5 ตู้แฟ้ม 5.1 – 5.4 เป็นเอกสารสภาคริสตจักรในประเทศไทย, เบ็ดเตล็ด 2.6 ตู้แฟ้ม 6.1 – 6.4 เป็นเอกสารเบ็ดเตล็ด, ประกันคุณภาพ3)
ตู้กระจกส่วนหน้าส านักงานอธิการบดี ส าหรับจัดเก็บเอกสารส าคัญเพื่อใช้ในการค้นคว้าและอ้างอิง ซึ่งเป็นเอกสารที่ไม่ส่งเก็บ ณ หอจดหมายเหตุ จ านวน 3 ตู้ ชนิดเอกสารที่จัดเก็บ คือ ค าสั่ง/ประกาศ สภามหาวิทยาลัยพายัพ ค าสั่ง/ประกาศ มหาวิทยาลัยพายัพ มติเวียนกรรมการสภามหาวิทยาลัยพายัพ มติสภามหาวิทยาลัยพายัพ รายงานการประชุมกรรมการบริหารวิทยาลัยพายัพ รายงานการประชุมกรรมการสภาวิทยาลัยพายัพ รายงานการประชุมกรรมการสภามหาวิทยาลัยพายัพ เอกสารประกอบการประชุมกรรมการสภามหาวิทยาลัย สภามหาวิทยาลัยพายัพ กรรมการสภามหาวิทยาลัยพายัพ ประวัติกรรมการสภามหาวิทยาลัย กรรมการสร้างเสริมและพัฒนามหาวิทยาลัยพายัพ กรรมการส่งเสริมมหาวิทยาลัยพายัพ เอกสารทบวงมหาวิทยาลัย ส านักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา (สกอ.) อนุญาตแก้ไขข้อก าหนดมหาวิทยาลัยพายัพ เสนอแก้ไขข้อก าหนด ค าสั่งมหาวิทยาลัยพายัพ (ฉบับภาษาอังกฤษ) ข้อก าหนดมหาวิทยาลัยพายัพ พระราชบัญญัติสถาบันอุดมศึกษาเอกชน เอกสารการประกันคุณภาพการศึกษา ข้อมูล CD ฯลฯ
วิธีการจัดเก็บเอกสารลับ และเอกสารทั่วไป ดังนี้
1. วิเคราะห์ / คัดแยกเอกสาร ตามระบบการจัดเก็บเอกสาร 1.1 แบ่งเอกสารเป็น 5 ประเภท คือ 1) เอกสารรับเข้าภายใน 2) เอกสารรับเข้าภายนอก 3) เอกสารส่งออกภายใน และภายนอก (ค าสั่ง ประกาศ บันทึกข้อความและจดหมายภายนอก) 4) เอกสารรับเข้าภายใน และภายนอก ที่ไม่มีการบันทึกเลขที่รับโปรแกรมจัดการเอกสาร ส านักงานอธิการบดี 5) เอกสารลับ และเอกสารสัญญาต่าง ๆ 6) ข้อมูล CD พร้อมทั้งแยกเอกสารจัดเก็บตามแฟ้มที่ตู้เอกสาร 1.2 น าเอกสารตามข้อ 1) – 3) บันทึกชื่อแฟ้มจัดเก็บในโปรแกรมจัดการเอกสารส านักงานอธิการบดี 1.3 น าเอกสารตามข้อ 4) จัดเก็บตามหน่วยงาน / ชื่อเรื่อง 1.4 น าเอกสารตามข้อ 5) บันทึกรายละเอียดชื่อสัญญา และแฟ้มที่จัดเก็บในไฟล์สัญญา 1.5 น าเอกสารเข้าแฟ้มตามรายชื่อที่บันทึกชื่อแฟ้มจัดเก็บ **บันทึก** ชื่อแฟ้มที่จัดเก็บ2. ส่งเอกสารไปจัดเก็บที่หอจดหมายเหตุ 2.1 คัดแยกเอกสารที่มีอายุ 4 ปีขึ้นไป เพื่อส่งไปจัดเก็บหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยพายัพ 2.2 จัดท าทะเบียนชื่อแฟ้มของเอกสาร และป้ายชื่อปะหน้าแฟ้มเอกสารตามทะเบียนที่จะส่งไป จัดเก็บหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยพายัพ 2.3 ท าบันทึกข้อความขอส่งเอกสารไปจัดเก็บที่หอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยพายัพ 2.4 ประสานการจัดเตรียมเอกสาร และจัดส่งเอกสารไปยังหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยพายัพ หมายเหตุ เอกสารที่จะส่งหอจดหมายเหตุ ขณะนี้ยังเก็บไว้ที่ส านักงานอธิการบดี เนื่องจากหอจดหมายเหตุยังไม่มีสถานที่จัดเก็บเอกสาร
