Acquisition cases

Grupos de timbre

Un grupo de timbre le permite dirigir llamadas hechas a un número específico hacia un grupo de extensiones. Por ejemplo, se podría definir un grupo de 3 personas de ventas, y tener el número general de ventas que timbre en todas las 3 extensiones al mismo tiempo o una después de la otra. Cuando se crean grupos de timbre, también se le asignado un número de extensión virtual. Este será el número utilizado por la central telefónica para ‘dirigirse‘ al grupo de timbre.

Pantalla 21 - Agregando un grupo de timbre

Para agregar un grupo de timbre:

1. En el menu de consola de administración 3CX, seleccione Agregar > Grupo de

Timbre.

2. Ahora ingrese las opciones del grupo de timbre:

• Número de extensión virtual – especifique un número de extensión el cual será reservado para este grupo de timbre. Note que este número de extensión será creado automáticamente. No especifique un número de extensión existente.

• Nombre – ingrese un nombre descriptivo para el grupo de timbre

• Estrategia de timbrado – seleccione la estrategia apropiada de timbrado para este grupo de timbre:

3CX Phone System for Windows System for Windows www.3cx.com

Page 66 o _{Búsqueda – este empezará timbrando en la primera extensión, luego en la}

segunda, etc.

o _{Timbrar todas – todos los teléfonos timbrarán al mismo tiempo}

o _{Envío de mensaje – esto transmitirá un mensaje a todas las extensiones que} hacen parte del grupo (vea la siguiente sección)

• Tiempo de timbrado – especifique por cuanto tiempo el teléfono debe timbrar.

3. En la sección ‘miembros del grupo de timbre’, especifique las extensiones que deben ser parte de este grupo de timbre. Simplemente haga clic en las extensiones y luego haga clic en -> para hacerlas miembros del grupo. Mueva las extensiones arriba o abajo para configurar la prioridad de una extensión.

4. En la sección ‘Destino si no hay respuesta’, se puede definir lo que debería suceder si la llamada no es respondida por el grupo de timbre.

Paging (envío de mensaje) / Intercomunicador (solamente en ediciones pagadas)

Paging (Envío de mensaje), permite a un usuario el marcar a un grupo de extensiones y hacer un anuncio a través del parlante del teléfono. La persona a quien se llama no necesitará levantar el auricular. La conexión de audio será de una sola vía.

La opción de intercomunicador permite a un usuario de central telefónica el hacer un anuncio a una sola extensión. En este escenario el audio es de dos vías, y la persona a quien se llama puede responder inmediatamente sin necesidad de levantar el auricular. Ambas opciones, transmitir mensaje e intercomunicador, requieren un teléfono que soporte la función de intercomunicador y que este configurado para permitirlo. Revise las guías de configuración para mayor información.

Para agregar un grupo de envío de mensaje:

1. Haga clic en la opción de menu Agregar > Grupo de timbre, para abrir la ventana de ‘Agregar grupo de timbre’.

2. Ahora ingrese las opciones del grupo de timbre:

Número de extensión virtual – especifique un número de extensión el cual será usado para este grupo de envío de mensaje.

Nombre – ingrese un nombre descriptivo para el grupo de timbre

Estrategia de timbrado – seleccione la estrategia apropiada de timbrado para enviar mensaje

3. Si se tiene teléfonos que soportan multi cast, y si se tiene una red bastante grande con requisitos especializados, se puede habilitar la opción de multi cast. Para la mayoría de instalaciones esta opción no es requerida. Vea nuestra ayuda para mayor información. 4. En la sección ‘miembros del grupo de timbre’, especifique las extensiones que deben ser parte de este grupo de envío de mensaje. Simplemente haga clic en las extensiones y luego haga clic en -> para hacerlas miembros del grupo.

Note que las opciones ‘tiempo de timbrado’ y ‘destino si no hay respuesta’, serán ignoradas, debido a que no son relevantes para envío de mensajes.

Para llamar a un usuario a través de la función de intercomunicador:

Agregue el prefijo *9 a la extensión que se desea llamar. Por ejemplo para hacer una llamada de intercomunicador a la extensión 100, se debería marcar:

'*9100'

Colas de llamadas (solamente en ediciones pagadas)

Colas de llamadas permite que las llamadas sean enviadas a una cola, mientras los agentes (miembros de una cola de llamadas), responden las llamadas. Las llamadas no se dejan de responder sino que permanecen en la cola hasta cuando un agente este disponible para tomar la llamada. Por ejemplo, se puede definir un grupo de 3 personas de ventas, y tener el número general de ventas enrutado a la cola de llamadas de ventas. Si todas las 3 personas de ventas están ocupadas, las personas que llaman serán mantenidas en espera hasta que la siguiente persona de ventas este disponible. Cuando se crea una cola de llamadas, también se le asigna un número de extensión virtual. Este será el número utilizado por la central telefónica para ‘dirigirse‘ a esa cola de llamadas.

Pantalla 22 - Agregando una cola de llamadas

Para agregar una cola de llamadas:

1. Haga clic en la opción de menu Agregar > Cola de llamadas, para abrir la ventana de ‘Agregar cola de llamadas’.

3CX Phone System for Windows System for Windows www.3cx.com

Page 68 • Número de extensión virtual – Opcionalmente cambie el número de extensión virtual sugerido. Note que este número de extensión será creado automáticamente. No especifique un número de extensión existente.

• Nombre – ingrese un nombre descriptivo de esta cola de llamadas

• Estrategia de distribución – Esta opción le permite escoger cómo las llamadas deberían ser distribuidas a los agentes:

o _{Inicio de búsqueda aleatorio – 3CX aleatoriamente escogerá un agente para} distribuirle la llamada. Esta estrategia distribuirá equitativamente las llamadas a cada uno de los agentes.

o _{Timbrar todos – los teléfonos de todos los agentes timbrarán}

o _{Búsqueda – 3CX distribuirá la llamada de acuerdo al orden especificado en la} sección de miembros de la cola de llamadas. Todas las llamadas irán primero al primer agente, y solamente si este esta ocupado, irá al siguiente agente. Esta estrategia puede ser usada para configurar enrutamiento basado en habilidades, al ordenar los agentes de acuerdo a sus habilidades.

• Tiempo de espera de timbrado – indique el tiempo de espera, es decir, por cuánto tiempo el teléfono debería timbrar antes de considerar la llamada como no respondida por ese agente.

3. En la sección ‘Agentes de la cola de llamadas’, especifique las extensiones que deberían ser parte de esta cola de llamadas. Simplemente haga clic en las extensiones y luego haga clic en -> para hacerlas miembros. Mueva las extensiones arriba o abajo para configurar la prioridad de una extensión.

Además de ser un miembro, una extensión / usuario debe también iniciar sesión para empezar a responder llamadas enrutadas a esta cola de llamadas. Los usuarios pueden iniciar sesión a una cola de llamadas utilizando el botón de inicio de sesión en el cliente VOIP.

4. En la sección ‘Destino si no hay respuesta’, se puede definir lo que debería suceder si la llamada no es respondida por un agente. Si ningún agente inició sesión en la cola, esta opción iniciará inmediatamente. Además, esta opción se iniciará si el usuario presiona el botón ‘*’ en su teléfono. Esto le permite dar a las personas que llaman una opción para salir de la cola y dejar un mensaje.

5. En la sección ‘Otras opciones’, se puede especificar una introducción personalizada al menú de opciones y una pieza de música personalizada en el archivo de espera. Se puede también decidir si se desea anunciar la posición de la persona que llama en la cola y cual debería ser el máximo tiempo de espera.