A continuación se desarrolla los detalles y pormenores del modelo a través de la estructuración de los procesos y posteriormente sus medios de aplicación y seguimiento.
VERSIÓN No. 1
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
RECURSOS HUMANOS
COUNTER & BROKER
PRESENTADO POR: GERENCIA ADMINISTRATIVA
FECHA: 2015.11.05
REVISADO Y APROBADO POR: GERENCIA GENERAL
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3.3.3
Requisición
Objetivo
Establecer los requerimientos de cargo y perfiles para una adecuada estructuración
del puesto y su desempeño futuro
Alcance
El procedimiento es el paso inicial de requisición de personal, el cual inicia
estableciéndose los requerimientos que tiene el área que busca un nuevo empleado,
desde el levantamiento del perfil de cargo, hasta el establecimiento de los formatos y
funciones para el nuevo cargo, con ello se crea de forma organizada la posibilidad
de un nuevo cargo. Una vez concluido este proceso deberá estar establecido el
formato de perfil de cargo, las funciones, documentación que deberá estar
debidamente firmada por el encargado del área el cual requiere el puesto, así como
la validación del jefe de recursos humanos de “Counter & Bróker” de seguros.
Descripción del procedimiento
# ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.3.3.1 Solicitud de requerimiento de cargo a la gerencia.
Jefe de área que requiere un nuevo empleado 3.3.3.2 Verificación si está levantado el cargo, es
nuevo cargo o requiere modificación
Jefe de área que requiere un nuevo empleado 3.3.3.3 Establecimiento del perfil de cargo en base a
formato
Jefe de área que requiere un nuevo empleado Jefe de recursos humanos 3.3.3.4 Establecer las funciones del cargo Jefe de área que requiere
un nuevo empleado Jefe de recursos humanos 3.3.3.5 Validar y revisará las exigencias del puesto Responsable de Recursos
humanos
Gerencia general VERSIÓN No. 1
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3.3.3.1 Solicitud de requerimiento de cargo a la gerencia
El proceso se inicia con la existencia de una necesidad de nuevo personal, o cargo en la empresa. Por tanto el jefe del departamento que demanda el nuevo cargo realizará una solicitud de requerimiento de cargo a la gerencia.
La solicitud de requerimiento de cargo deberá contemplar el nuevo puesto requerido, el departamento, estableciendo las exigencias del puesto, mismas que se detallan en el punto 3.3.3.
3.3.3.2 Verificación si está levantado el cargo, es nuevo cargo o requiere
modificación
Previo al levantamiento del perfil de cargo, la jefatura del área deberá verificar si el cargo está levantado, si está levantado, podrá revisar y validar las exigencias que tendrá el nuevo puesto, si no está levantado o requiere de modificaciones para el nuevo puesto tendrá que pasar al siguiente procedimiento que corresponde al levantamiento del perfil de cargo.
3.3.3.3 Levantamiento del perfil del cargo
Para el levantamiento del perfil del cargo se debe obtener toda la información relevante del puesto, como son los requerimientos intelectuales, requisitos físicos, responsabilidades y condiciones de trabajo, con la finalidad de que el proceso del reclutamiento sea lo más idóneo posible y el personal seleccionado de Counter & Bróker cumpla con los requerimientos al cargo que la empresa necesita.
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1. Educación 2. Experiencia
3. Formación en conocimientos específicos 4. Habilidades
5. Otros
Para incluir estos requerimientos, el jefe de recursos humanos conjuntamente con el jefe del área que requiere el puesto revisará los requerimientos del perfil en base al formato que se presenta en el anexo 2.
Como se observa, en el formato es necesario contar con los siguientes perfiles: Nivel de educación, años de experiencia, habilidades, así como se deberá establecer el mecanismo de verificación de cada aspecto y establecer el peso sobre 100%. Éste peso dependerá de la importancia que se le asigne a cada requerimiento, es decir en caso de que educación, por ejemplo, tenga mayor valor se le asignará mayor peso que a los demás requerimientos. Siempre el total sumará 100%.
Cada cargo requerido deberá estructurarse en base a los requerimientos específicos del perfil, los cuales inclusive podrán cambiar de acuerdo a los nuevos requerimientos o experiencias que la empresa tendrá para las nuevas exigencias.
3.3.3.4 Establecimiento de la función del cargo
El segundo aspecto que debe quedar definido para la requisición de cargo es el establecimiento de las funciones, para ello se deberán establecer las funciones del cargo, mismas que se presentarán en base al formato de función, misma que se presenta en el
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Anexo 3 y que se han desarrollado conjuntamente con la gerencia administrativa y se lo presenta para todos los puestos actuales en el anexo 14.
Por tanto el requerimiento definirá el área, el cargo, el objetivo, las actividades y la responsabilidad por cargo, misma que deberá establecerse previo a la contratación y a su vez ésta permitirá modificar de ser requerido el perfil de cargo.
3.3.3.5 Validar y revisará las exigencias del puesto
Para formalizar el proceso, deberá existir la firma de responsabilidad sobre el levantamiento del nuevo cargo, el perfil y sus funciones y con ello solicitar la autorización de la gerencia.
A continuación se presenta de forma esquemática el flujograma del proceso de requisición como base para su cumplimiento y posteriormente el desarrollo de los detalles.
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Flujograma de proceso:
JEFE DE ÁREA JEFE DE RECURSOS HUMANOS GERENTE GENERAL
SUBPROCESO: Requisición de cargo FECHA: 17/11/2014 Revisado por : OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer los requerimientos de cargo y perfil para una adecuada estructuración
del puesto y su desempeño futuro.
No
Levanta perfil de cargo Solicitud de requerimiento de cargo a la gerencia Es nuevo el cargo o requiere modificación INICIO Se aprueba requerimiento? Si
Fin del proceso
Sí Proceso de reclutamiento No Validación y revisión de exigencias de cargo Establece funciones Se aprueba el nuevo puesto No Si VERSIÓN No. 2 PÁGINA: Pág. 7/41
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Indicadores
Tabla 6. Indicadores Proceso de requisición
Procedimiento: Proceso de requisición
Indicador Fórmula
Perfiles de cargo
documentados Perfiles de cargo levantados Cargos existentes en el área Cumplimiento del
proceso Cantidad de pasos del proceso correctamente cumplidos Cantidad del pasos existentes en el proceso
3.3.4 Reclutamiento
Objetivo
Reclutar de forma eficiente al nuevo personal requerido de la empresa considerando la captación o ingreso de posibles candidatos al cargo establecido para su entrevista, evaluación que permita la posterior contratación.
Alcance
El procedimiento inicia con la publicación del cargo, estableciendo la diferencia e
importancia entre el reclutamiento interno y externo, continuará con la recepción de
las carpetas o información de los candidatos, continua con las entrevistas y
evaluación de los candidatos considerando las diferentes dimensiones a evaluar. El
procedimiento finaliza con la recopilación de información de los candidatos, previo
a la calificación y evaluación de los perfiles, lo cual se realizará en el siguiente
procedimiento.
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Descripción del procedimiento
#
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
3.3.4.1
Definición del tipo de reclutamiento que se vaa realizar, ya sea este interno o externo
Jefe de recursos humanos
3.3.4.2 Publicación del nuevo cargo
Jefe de recursos
humanos
3.3.4.3 Definición de requerimiento de otra
publicación
Jefe de recursos humanos
3.3.4.4 Recepción de carpetas
Secretaria
3.3.4.5 Precalificación del candidato
Jefe de área que requiere
un nuevo empleado
3.3.4.6 Llamada a los candidatos
Secretaria
3.3.4.7 Aplicación de entrevista
Jefe de área que requiere
un nuevo empleado
3.3.4.8 Decisión si continua en el proceso
Jefe de área que requiere
un nuevo empleado
3.3.4.1 Definición del tipo de reclutamiento que se va a realizar, ya sea este
interno o externo
Existen dos tipos de reclutamiento los cuales son: el interno y externo, siendo prioridad para la empresa empezar por dentro de la organización, si no existe la vacante internamente se procede al reclutamiento externo, la decisión de reclutamiento debe ser tomada por el jefe de Recursos Humanos ya sea esta interna o externa dependiendo de la vacante y el perfil requerido.
3.3.4.2 Publicación del nuevo cargo Para reclutamiento interno
En caso de existir la decisión de realizar un reclutamiento interno, la empresa deberá realizar una publicación al interior de la organización a través de posters en las pancartas de la empresa y mailing interno, donde se establezca los requerimientos de la empresa, perfil, funciones a desempeñar, habilidades, conocimientos y experiencia requeridos.
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En esta postulación se definirá el departamento responsable y la persona para establecer el primer acercamiento, las fechas límite para postulación y el proceso de evaluación. Si durante el transcurso de la postulación no existen candidatos se procede a realizar el reclutamiento externo.
Para reclutamiento externo
Para el reclutamiento externo se utilizan los medios masivos de información en donde se procederá a publicar los requerimientos para el puesto.
Se realizará inicialmente una publicación en el diario de mayor alcance para anuncios de la ciudad (El Comercio en día domingo, día de mayor lectura de la población de la ciudad). Es importante considerar otros aspectos que se explican a continuación:
Se deben seleccionar las dimensiones del anuncio y la planificación adecuada del medio podrá alcanzar el requerimiento deseado.
El departamento administrativo debe considerar la inversión y si el costo es beneficioso para la empresa, así como realizar los cambios al anuncio que se deberán realizar en caso de no estar llegando al objetivo.
Revisión del contexto, es decir las frases párrafos que se utilizaran o gráficos que se deberán incluir en el anuncio elementos que son claves para lograr la atención de los postulantes.
Contenido de los anuncios:
El contenido del anuncio delimitará aspectos relevantes para el reclutamiento como se muestra a continuación:
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EMPRESA COUNTER & BROKER Solicita incorporar a su organización a un
Gerente Administrativo
Educación: Administrador de empresas o carreras afines
Experiencia de 5 a 7 años en administración de empresas.
Dominio y manejo de sistemas de gestión ISO 9001
Competencia: Liderazgo, proactivo, responsable, Iniciativa, trabajo en equipo, Innovador, manejo de
personal, adaptable al cambio, planificador, organizador.
Conocimiento de Microsoft office nivel avanzado. Los interesados puede remitir su currículo vitae
hasta el --- de --- del --- en la Av. Amazonas N1-13 y Florida
Anuncio Estándar para el reclutamiento de personal
3.3.4.3 Definición de requerimiento de otra publicación
En caso de no conseguir el perfil esperado dentro del período de búsqueda o de requerir con mayor urgencia se puede hacer uso de páginas web como www.computrabajo.com.ec o www.multitrabajos.com
En el medio de publicación se especificará el cargo que se requerirá y los principales requerimientos de la empresa.
3.3.4.4 Recepción de carpetas
Es necesario establecer los mecanismos de recepción de las carpetas, los cuales las receptará la secretaria, verificando que las mismas contengan datos de contacto, foto
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Cabecera
Título
Cuerpo
Modo de
contacto
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actualizada y la fecha de recepción de la carpeta o solicitar algún dato en el caso de no disponer.
La secretaria pasará las carpetas organizadas y verificadas al jefe de departamento.
3.3.4.5 Recepción de carpetas
Con las carpetas recibidas se realizará una precalificación de los candidatos en la cual se verifique estrictamente si los candidatos cumplen con los requerimientos solicitados y a criterio del jefe de sección, seleccionar los mejores perfiles en caso de que haya varios candidatos (aproximadamente 10).
3.3.4.6 Llamada a los candidatos
Se entregará a la secretaria las carpetas seleccionadas para que realice las llamadas a los candidatos preseleccionados y otorgue citas de acuerdo a lo que establezca el jefe de área y que solicite la carpeta con documentación completa y referencias personales.
3.3.4.7 Aplicación de la entrevista
La entrevista permitirá recabar información verbal de los datos quienes responderán a perfiles específicos para obtener información relevante para elegir al candidato adecuado. La entrevista debe ser clara y concisa pues se requiere determinar si el aspirante cumple con las especificaciones necesarias para ocupar el cargo.
El entrevistador puede realizar preguntas de diversos tipos que busque obtener información relacionada con la profesión, experiencia laboral, familia, carrera, logros personales entre otros. Dicha entrevista tendrá un tiempo aproximado de 30 minutos. El formato de la entrevista se la puede ver en el anexo 4, y las preguntas pueden plantearse de acuerdo a las necesidades del trabajador o a su vez del perfil de los puestos, las mismas podrán modificarse de acuerdo a las necesidades.
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3.3.4.8 Decisión si continúa el proceso
Una vez realizada la entrevista, si el candidato es apto de acuerdo al criterio del jefe de área, se le pasará a realizar la prueba psicotécnica y continua el candidato en el proceso, caso contrario termina el mismo.
3.3.4.9 Aplicación de prueba de personalidad
Esta prueba permite una mejor selección de personal, en las que se evalúa capacidades de personalidad e intelectuales, la cual la tomará el jefe de Recursos Humanos a los candidatos escogidos, que han cumplido con los requerimientos solicitados por la empresa para el puesto de trabajo y han pasado la entrevista satisfactoriamente.
Esta prueba consiste en un cuestionario tipo test en los que se debe escoger entre varias respuestas posibles, la cual analiza una serie de rasgos personales.
Se ha seleccionado como idóneo el test de personalidad de 16 factores de Cattell (16PF), mismo que evalúa la personalidad del candidato desde diversas perspectivas.
Las dimensiones evaluadas serán: Afecto Curiosidad intelectual Estabilidad emocional Asertividad Gregarismo Liderazgo Obediencia Amistad Sensibilidad Desconfianza Imaginación Reserva VERSIÓN No. 1 PÁGINA: Pág. 12/41
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Ansiedad Complejidad intelectual Introversión Orden EmocionalidadNo existen respuestas buenas o malas en general. Cada cargo e inclusive el requerimiento, actividades y grupo de trabajo o trabajo individual requerirán diferentes rasgos de personalidad, es por ello que en base a la experticia del jefe de recursos humanos y el estudio del test, determinarán la conveniencia de un candidato u otro de acuerdo al caso.
En el anexo 5 se presenta el test seleccionado para el personal, mismo que permitirá conocer al candidato más a fondo.
Una vez aplicado el test, será responsabilidad del jefe de recursos humanos su análisis y calificación en función del cargo, mismo que se evaluará conjuntamente con los demás aspectos en el siguiente procedimiento.
Flujo grama de proceso:
A continuación se detalla el proceso de reclutamiento y las áreas que intervienen en el proceso con la finalidad de que cada actividad cumpla con cada uno de los parámetros.
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JEFE DE SECCIÓN SECRETARIA
PROCESO: Reclutamiento FECHA: 17/11/2014 Revisado por :
OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar un reclutamiento eficiente y una adecuada evaluación del personal requerido
Publicación de requerimiento Prueba de personalidad INICIO Es apto para continuar en el proceso Precalificación de candidato Proceso de selección y contratación Llamadas a los preseleccionados Entrevista
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
Recepción de carpetas
Fin de proceso
Definición del tipo de reclutamiento interno-externo
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Indicadores
Tabla 7.Indicadores Proceso de reclutamiento
Procedimiento: Proceso de reclutamiento
Indicador Fórmula
Porcentaje de aspirantes calificados
Número de aspirantes calificados x 100 Cantidad total de aspirantes al cargo % de aspirantes
evaluados Candidatos evaluados x 100
Candidatos calificados
Cumplimiento del
proceso Cantidad de pasos del proceso correctamente cumplidos Cantidad del pasos existentes en el proceso
3.3.5 Selección y contratación
Objetivo
Seleccionar a la persona más idónea de acuerdo a los perfiles establecidos para el puesto con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el desarrollo laboral.
Alcance
El proceso conlleva la evaluación final y calificaciones del perfil de cargo, la entrevista y el test de personalidad, una vez realizado esto, se toma la decisión del nuevo empleado y se verifica referencias y se realiza la contratación, con la documentación que esta implica y la firma del contrato.
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Descripción del procedimiento#
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
3.3.5.1
Calificación del entrevistaJefe de área que requiere
un nuevo empleado
3.3.5.2 Calificación del test de personalidad
Jefe de recursos
humanos
3.3.5.3 Evaluación cualitativa de acuerdo a los
tres parámetros y selección de
principales candidatos
Jefe de área que requiere
un nuevo empleado
Jefe de recursos
humanos
3.3.5.4 Verificación de los documentos de
respaldo
Jefe de recursos humanos
3.3.5.5 Llamado para aceptación final
Secretaria
3.3.5.6 Verificación de aceptación del candidato
Secretaria
3.3.5.7 Reunión con candidato para condiciones
de contratación
Jefe de recursos humanos
3.3.5.8 Llenado de documentos finales y llenado
de datos o historia clínica
Secretaria
3.3.5.9 Firma de contrato
Responsable de
Recursos humanos
3.3.5.1 Calificación de la entrevista
La entrevista al igual que los demás evaluadores deberá llevar un registro de los resultados de la misma con un resumen y calificación por parte del entrevistador (jefe de área), para lo cual deberá:
Registrar las principales respuestas
Una vez terminada la entrevista deberá el entrevistador colocar por escrito una opinión personal de la misma
Calificar al candidato en base a la entrevista (sobre 10).
El formato para llenado de la entrevista se presenta en el anexo 4 al final del ejemplo de entrevista.
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3.3.5.2 Calificación del test de personalidad
La evaluación del test de personalidad estará a cargo del jefe de recursos humanos, quien analizará los diferentes aspectos de los candidatos mencionados en el proceso de reclutamiento. En base a los pesos que se ha establecido en el proceso de requisición para los diferentes aspectos del perfil de cargo, se realizará la respectiva calificación. El anexo 6 presenta el formato de evaluación, así como un ejemplo en base de la calificación final.
De estos parámetros que la prueba evalúa, el jefe de recursos seleccionará los rasgos más importantes que se requieren para el perfil, por lo que seleccionará en el siguiente formato los más importantes, como su muestra en el ejemplo y ponderará cada uno de acuerdo a su importancia para el cargo (con un total de 100%) y luego calificará.
Finalmente se realizará una multiplicación de la ponderación por la calificación y la suma total será la el valor que posteriormente determinará la calificación del candidato en esta evaluación.
Competencias Gestión Ponderación Calificación /10 Total Pond x calif. Orden Introversión Asertividad Obediencia Pensamiento Analítico Creatividad Estabilidad emocional Liderazgo Orden TOTAL 100% VERSIÓN No. 1 PÁGINA: Pág. 17/41
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3.3.5.3 Evaluación cualitativa de acuerdo a los tres parámetros
Una vez analizados, los resultados de la entrevista y prueba, se realizará una evaluación de los resultados generales de los tres evaluadores que son:
Calificación de perfil de cargo
Entrevista
Test de personalidad
Para poder tener mayor objetividad se analizarán conjuntamente con el jefe de recursos humanos y el jefe del área, los tres aspectos de forma cualitativa a los principales candidatos seleccionados, de donde se tomará la decisión de los dos o tres candidatos más aptos y en orden de calificación.
Dentro del proceso de selección se toma las decisiones acerca de quién es la persona más idónea de acuerdo a los perfiles establecidos para el puesto con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el desarrollo laboral.
3.3.5.4 Verificación de los documentos de respaldo
Una vez calificado y seleccionado los principales candidatos se realizará la verificación de la información, así como referencias personales, para lo cual se hará uso del formato del anexo 7, con alguna modificación si es requerido de acuerdo al caso.
Se realizará de los seleccionados una revisión de los respaldos de estudio, referencias, respaldos y la documentación que se requiere en la empresa, misma que llenará el jefe de recursos humanos en base al formato del anexo 8.
3.3.5.5 Llamado para aceptación final
Con los datos verificados se tomará la decisión final del candidato elegido y la secretaria lo llamará para su aceptación final.
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3.3.5.6 Verificación de aceptación del candidato
En el llamado se verificará la aceptación final del candidato. En el caso de que el candidato no acepte o no se acerque a la reunión el día previsto, se seleccionará al siguiente candidato de la lista con la segunda calificación o al siguiente.
3.3.5.7 Reunión con candidato para condiciones de contratación
Se realizará una reunión con el candidato seleccionado en donde se acuerda las condiciones de contratación:
El candidato deberá entregar al encargado de recursos humanos los documentos que puedan estar haciendo falta del formato del anexo 8.