La información es el recurso principal de una negociación.
Programar los elementos de la agenda
Si ha decidido que quiere asignar valor a un elemento relativamente intras- cendente de la negociación con el fin de intercambiarlo más adelante por un obje- tivo más importante, piense en la secuencia de la agenda de negociación.
Si negocia sobre sus elementos más importantes al principio y no alcanza un acuerdo que satisfaga adecuadamente sus intereses, esto puede limitar el valor global del acuerdo para usted aunque más adelante alcance sus objetivos menos prioritarios.
La preparación de la agenda le dará una buena idea de los elementos clave que debe cubrir para responder a sus intereses y también le ayudará con sus suposiciones de los intereses de las otras partes.
Piense en la importancia y la prioridad de cada elemento de la agenda y anticipe las posibles consecuencias debido a la secuencia en la que se dis- cuten los puntos.
Compartir el proceso de definición de la agenda
Trabajar con sus contrapartes en la creación de la agenda antes de poner en marcha la negociación es un paso inicial para conocer sus prioridades y para saber si desean afrontar puntos en los que usted no había reparado. De igual modo, si sus contrapartes dejan claro que no quieren incluir ciertos puntos en la agenda, tiene que decidir si la inclusión o la exclusión respon- de a sus intereses y si necesita negociar esa parte de la elaboración de la agenda.
El tamaño de las jaulas
Supongamos dos socios que están pensando en establecer un hotel para mas- cotas para que los dueños que no puedan llevarlas de vacaciones las dejen allí.
Si uno de los socios está pensando en gatos y el otro en perros, no podrán acordar el tamaño de las jaulas ni el diseño de las instalaciones y su precio. Debe quedar claro que se está hablando del mismo proyecto.
Los esfuerzos comunes para elaborar la agenda permitirán que usted y su contraparte tengan una oportunidad para practicar cómo alcanzar un
acuerdo. Elegir el momento en el que deben presentarse algunos puntos en particular es un importante ejercicio de colaboración.
A medida que va avanzando el proceso de definición de la agenda, debería pensar de qué modo todo lo que vaya aprendiendo va en contra de su BATNA inicial. Luego debe decidir si tiene la sensación de que usted y sus contrapartes pueden llegar a trabajar juntos. Crear una agenda común también le da la oportunidad de asegurarse de que todos los futuros nego- ciadores están en la misma onda. ¿Por qué va a perder el tiempo negocian- do con partes que tienen un punto de vista tan distinto acerca de lo que es importante y que quizá se pasen la negociación hablando de propósitos opuestos?
No podemos hablar con los jugadores sin un marcador
Sus esfuerzos con los otros negociadores por elaborar una agenda antes de sentarse a negociar deberían dar como fruto un documento escrito para lle- var a la mesa de negociación. Por otro lado, si hay varias personas impli- cadas y cada participante tiene la agenda escrita, cada uno podrá ver en qué momento su tema puede convertirse en el asunto a debatir. Manejar una agenda escrita aumenta la probabilidad de que los participantes de la nego- ciación tengan una noción del proceso en su conjunto.
Resulta incómodo negociar con un participante cuyo foco sea tan estrecho que suponga un obstáculo para el avance de la negociación; por ello, saber dónde encaja el punto de cada negociador dentro de la reunión ayuda a poner las cosas en su debido contexto, dando la prioridad adecua- da a cada punto a medida que vayan apareciendo durante el encuentro.
La agenda: la primera elección del acuerdo
Una agenda escrita puede servir como guía para el progreso de la negocia- ción y conviene resumir los acuerdos alcanzados en cada punto de la agenda, aunque más adelante sea necesario estudiar detalladamente esos acuerdos. Los negociadores experimentados piden a los participantes que firmen junto a los resúmenes de los acuerdos alcanzados en cada punto de la agen- da, y aunque eso no lo convierte en un contrato legalmente vinculante, con ello se consigue crear un registro del progreso.
Si elabora un resumen, reparta fotocopias del documento a los partici- pantes al final de la sesión, y cuando todos tengan una copia de la misma
información, nadie puede acusar a los demás de haber modificado algún punto. Si alguien quiere jugar sucio y modificar el documento original, sus intentos por hacer cambios no servirán de nada si el resto tiene una copia del original.
No recuerdo haber discutido eso
Si la negociación se celebra a lo largo de varias sesiones, las copias de los elementos resumidos del acuerdo firmados pueden servir para evitar que otro negociador, al que se le recuerda un punto en concreto, llegue a responder: “No recuerdo haber discutido ese punto”.
Uso de la agenda como una referencia
Uno de los elementos clave de una negociación es saber si las partes pue- den estar seguros de que el acuerdo resultante sea duradero. Recuerde que la prueba que confirma el éxito de una negociación es que las partes alcan- cen un acuerdo que estén dispuestas a cumplir.
Durante el proceso de definición de la agenda, tanto usted como su contraparte tienen la oportunidad de crear referencias que sirvan para determinar si todos actúan de buena fe respecto al acuerdo en sí, tanto durante la creación de la agenda como en la negociación “oficial”. Si no pueden llegar a un acuerdo sobre el orden en el que se discutirán los ele- mentos, tendrá una idea de lo difícil que puede ser alcanzar un acuerdo con ellos.
Cambios inesperados en la agenda
Si las partes para una negociación han llegado a un acuerdo de antemano sobre una agenda, se debe controlar si alguien trata de quitar de la discusión un punto acordado o de añadir algo nuevo que no se haya contemplado previamente.
Por otro lado, si usted no está de acuerdo en añadir o en borrar algo y la otra parte insiste en que esos puntos deberían ser parte de la negociación, debe pensar si es un signo de mala fe que reduce su credibilidad en esa parte.
Utilice tanto el proceso de elaboración de la agenda como la propia negociación como una medida acerca de cómo las otras partes mantienen
su palabra. El proceso de elaboración de la agenda puede usarse para adqui- rir el hábito de alcanzar acuerdos con los demás, para medir la posible dependencia a largo plazo de varias partes y para desarrollar o mejorar una relación.
Trabajar en equipo en una agenda elaborada de mutuo acuerdo puede hacer que la negociación transcurra de modo más cordial y pro- ductivo. Compartir el esfuerzo de acordar una agenda antes de la nego- ciación también puede utilizarse como una medida para despertar con- fianza.