Nombre del Procedimiento: Presentación de casos para su integración en la carpeta del Subcomité. OBJETIVO GENERAL:
Registrar y dar seguimiento a los casos y asuntos que se sometan a consideración del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, para coadyuvar en la aplicación de la Normatividad vigente en materia de adquisiciones, con el fin de verificar la aplicación y el estricto cumplimiento por parte de las Unidades Administrativas que conforman este Fideicomiso
POLÍTICAS Y NORMAS DE OPERACIÓN:
Cumplir con los tiempos establecidos en el Manual de Integración y Funcionamiento del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, apegándose a la Normatividad vigente para integrarlo a la carpeta.
Nombre del Procedimiento: Presentación de casos para la integración de la carpeta del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios
Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Área solicitante Secretario Ejecutivo Secretario Técnico Área solicitante Secretario Técnico Secretario Ejecutivo Pesidente 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Envía oficio y documentación soporte al Secretario Ejecutivo referente al caso de excepción a la licitación pública, para dictaminación ante el Subcomité.
Recibe oficio y documentación soporte referente al caso a presentar ante el Subcomité y turna al Secretario Técnico.
Recibe oficio y documentación soporte referente al caso a presentar ante el Subcomité, registra, analiza y determina si cumple con los requisitos para presentarlo como caso de excepción a la Licitación Pública.
¿Cumple? No
Informa al área solicitante vía oficio de la (s) causa (s) por la que no procede la solicitud a presentar el caso y, solicita la solventación, dentro del tiempo establecido en el propio oficio.
Recibe oficio con la (s) causa (s) por la que no fue aceptado el caso a presentar al Subcomité, solventa y reinicia el procedimiento. (Regresa a la actividad 1). Si
Informa al Secretario Ejecutivo que procede la solicitud a presentar el caso
Ingresa el caso a la carpeta para su presentación en la Sesión correspondiente.
¿Es una Sesión Ordinaria? Si
El Secretario Ejecutivo envía convocatoria a los Integrantes del Subcomité
No
El Presidente envía convocatoria por tratarse de Sesión Extraordinaria a los Integrantes del Subcomité 1 día 2 días 2 días 1 día 1 día 1 día 1 día 1 día 1 día
Nombre del Procedimiento: Presentación de casos para la integración de la carpeta del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios
Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Secretario Ejecutivo Presidente Secretario Ejectutivo Secretario Técnico Area Solicitante 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
Presenta en la Sesión respectiva lista de asistencia.
Recaba firmas de los Integrantes del Subcomité.
Verifica que se cuente con el quórum para celebrar la sesión.
¿Existe quórum? No
Informa al Presidente que no hay quórum. Procede a declarar cancelada la sesión. Si
Informa al Presidente que existe quórum para llevar a cabo la sesión.
Da inicio a la Sesión y comete a consideración y votación de los miembros del Subcomité los casos sujetos a dictaminación para su autorización.
¿Existe Autorización? No
Informa que el caso será sometido a consideración en la siguiente sesión.
Concluye sesión.
Elabora el Acta levantada con motivo de la Sesión. Recaba firmas de los Integrantes del Subcomité. Envía oficio al área solicitante indicando por qué no procede el caso presentado, solicitando la
información que solvente el caso.
Recibe oficio con la causa por la que no fue autorizado el caso presentado.
Envía oficio para solventación y reinicia el proceso (regresa a actividad 1). 5 min 5 min 5 min 10 min 5 min. 10 min 5 min 5 min 5 min 1 día 2 días 1 día 1 día 1 día
Nombre del Procedimiento: Presentación de casos para la integración de la carpeta del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios
Secretario Ejecutivo 24
25 26 27
Si
Recaba las firmas de autorización en el Listado de Casos.
Concluye la Sesión.
Elabora el Acta levantada con motivo de la Sesión. Recaba firmas de los Integrantes del Subcomité.
Fin de procedimiento
5 min
5 min 1 día 2 días
Nombre del Procedimiento: Presentación de casos para la integración de la carpeta del
Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios
Área Solicitante
Secretario Ejecutivo
Secretario Técnico
5 Oficio Si 8 Oficio 7 6 Si Carpeta No 4 Oficio 3 2 1 Oficio y documentación soporte Oficio y documentación Oficio y documentación IN IC IO
Envía caso de excepción par a dictaminación ante el Subcomité
1 2
Envía caso de excepción para dictaminación ante el Subcomité
Recibe, r egistr a, analiza y determina
¿Cumple?
Infor ma causa de improcedencia y solicita la solventación
Informa que pr ocede solicitud
Ingresa caso a carpeta
1
¿ Es una Sesión Or dinaria?
El Secretario Ejecutivo envía convocatoria a los integrantes
A Recibe oficio, solventa y
reinicia 1
Nombre del Procedimiento: Presentación de casos para la integración de la carpeta del
Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios
Presidente Secretario Ejecutivo
14 No 13 16 15 12 11 10 9 No Oficio A
Envía convocatoria por tr atar se se Sesión Extr aor dinaria
Presenta lista de asistencia
Recaba fir mas
Verifica si existe quórum
¿Existe Quórum?
Infor ma al Pr esidente que sí existe Quórum
Informa al Presidente que sí existe Quór um
B Informa al Presidente
que no hay quór um Procede a declarar
Nombre del Procedimiento: Presentación de casos para la integración de la carpeta del
Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios
Secretario Ejecutivo
Secretario Técnico
Área Solicitante
23 22 21 20 19 Oficio 18 17 No Si 27 26 25 B ¿Existe Autor ización Recaba firmas de autorización Concluye Sesión Elabor a Acta
Recaba fir mas
Fin Informa que el caso se
someter á en la pr óxima sesión 24 Concluye Sesión 4 Elabora Acta
Recaba fir mas 4 Informa causas de improcedencia y solicita información para solventar Recibe oficio Envía oficio y solventa
12 Anexos
Formatos para los asuntos e informes que se presentarán al Subcomité. A) Formato del acta de sesión para el Subcomité.
B) Formato de listado de casos.
C) Instructivo para la presentación de casos al Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios D) Formato de seguimiento de acuerdos.
El día ___ de ____ del _____, siendo las _______ horas en a Sala de Juntas del Fideicomiso de Recuperación Crediticia del Distrito Federal, se llevó a cabo la _______ Sesión Ordinaria del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Fideicomiso de Recuperación Crediticia del Distrito Federal FIDERE III, con la asistencia de los siguientes Servidores Públicos:
Integrantes del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios: Presidente (a), Director (a) General:
Secretario (a) Ejecutivo (a), Gerente de Administración y Finanzas:
Secretario (a) Técnico (a), J.U.D. de Administración de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales: Vocales, Gerente de Recuperación de Créditos, Subgerentes de Finanzas y Control, Técnico Operativo adscrito a la J.U.D. de Administración de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales (adquisiciones), Técnico Operativo adscrito a la
J.U.D. de Administración de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales (almacén): Contralor (es) Ciudadano (s):
Asesores, Contralor Interno, Gerente de Asuntos Legales y Jurídicos:
I. Lista de asistencia y declaratoria del quórum legal.-
II. Acta de la Sesión _____ (inmediata anterior) Ordinaria del
Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios 2011 del Fideicomiso de Recuperación Crediticia del Distrito Federal FIDERE III..-
III. Seguimiento de Acuerdos.-
Numero de acuerdo Status
IV. Información General.-
V. Presentación de Casos.-
Numero de acuerdo Acuerdo
VI. Asuntos Generales.-
VII. Cierre de Sesión.-
Firmas de los integrantes asistentes. Presidente (a)
Director (a) General
Secretario (a) Ejecutivo (a) Gerente de Administración y Finanzas Secretario (a) Técnico (a)
J.U.D. de Administración de Recursos Humanos, Materiales y Servicios
Generales
Vocal
Gerente de Recuperación de Créditos
Vocal
Subgerente de Finanzas y Control
Vocal
Técnico Operativo adscrito a la J.U.D. de Administración de Recursos Humanos, Materiales y
Vocal
Técnico Operativo adscrito a la J.U.D. de Administración de Recursos Humanos,
Materiales y Servicios Generales (almacén)
Contralores Ciudadanos
Asesor Contralor Interno
Asesor
Gerente de Asuntos Legales y Jurídicos
Instructivo para la presentación de casos al Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios (Anexo C).