Audit Task Complexity

Con la finalidad de cumplir con normativa vigente, promoviendo la eficiencia y eficacia de las actividades desarrolladas en el Hotel Inca Imperial y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones del nivel ejecutivo, se expiden las políticas que a continuación se indican, las mismas que serán de observancia obligatoria para todos quienes conforman el recurso humano de la empresa.

Todos los empleados, en el ámbito de sus competencias, participarán activamente en la aplicación y mejoramiento de un adecuado sistema de control interno y sus acciones estarán sustentadas en la normativa legal, orientadas a conseguir lo siguiente:

a) Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de transparencia.

b) Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.

c) Cumplir con las disposiciones legales y la normativa del Hotel Inca Imperial para otorgar servicios de calidad a los turistas nacionales y extranjeros que hacen uso de sus servicios.

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d) Proteger y conservar el patrimonio del Hotel contra pérdidas, uso indebido, irregularidad o cualquier acto ilegal.

Para el cumplimiento de lo anterior se estipula lo siguiente:

 Las transacciones y operaciones financieras de cualquier monto serán autorizadas y aprobadas por escrito por el Gerente General o en su ausencia por su Presidente quien conforme a los estatutos de la Compañía podrá realizar estas funciones, a fin de asegurar la ejecución de los procesos y el control.

 Las recaudaciones se ejecutarán de manera diaria sin interrupción a la salida del pasajero, por tanto cada Recepcionista Cajero es responsable de su cierre de caja al finalizar el turno respectivo y entregar con su firma de responsabilidad al Departamento Contable para su verificación envió al depósito en la cuenta corriente del Hotel.

A fin de precautelar la correcta administración de los recursos financieros y materiales y del talento humano, los empleados, previo al trámite de autorización para la ejecución de una compra o gasto, verificarán y cumplirán lo siguiente:

a) La operación financiera esté directamente relacionada con las actividades que desarrolla el hotel y que sea de esencial necesidad su adquisición.

b) Los requerimientos de los diferentes departamentos deberán en todo el proceso de la operación financiera reunir los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma (Ejemplo: Contratos).

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c) Ningún empleado podrá celebrar contratos ni realizar adquisiciones sin contar con la aprobación previa de la Gerencia General.

d) A fin de mantener un adecuado control de adquisiciones y evitar excesos es importante la revisión integral de existencias conjuntamente con el Gerente General, el Responsable de Bodega y el Contador General.

e) Las compras se realizarán de la siguiente forma: Lunes: Carnes, Pollos y Mariscos

Miércoles: Abarrotes

Jueves: Suministros de Limpieza y Oficina. Viernes: Frutas y Verduras

Con el objeto de cumplir oportunamente y atender puntualmente con los compromisos y obligaciones contraídas, se establece que los pagos se efectúen en los siguientes plazos, a través del departamento de contabilidad y previo a la autorización de Gerencia General:

a) Para trámite de desembolsos por adquisición de bienes y servicios será 30 días posterior a la recepción de la factura previa la aceptación total del servicio o producto (si es sábado, domingo o feriado, presentar hasta la fecha posterior), con el fin de procesar en Contabilidad su registro y pago los días viernes en el horario de 14h00 a 16h00.

b) La recepción de facturas de proveedores se realizará máximo hasta el día 25 de cada mes, por asuntos de cierre mensual.

c) El fondo de caja chica será administrado por el Recepcionista Cajero y Supervisado por el encargado del Departamento Contable contará con un fondo rotativo de $200 usd y será liquidado de forma mensual con los sustentos válidos conforme lo determina la Ley de Régimen Tributario Interno.

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d) Para el pago de Nómina, se realizará hasta el día 10 de cada mes conforme lo prescribe el reglamento interno de trabajo sin embargo su proceso será realizado el 01 de cada mes correspondiente al mes anterior, debido a la necesidad de contar con los datos necesarios de asistencia del último día laborado, dado que el hotel labora las 24 horas del día.

e) Los anticipos de remuneraciones podrán ser procesados hasta el día 20 de cada mes siempre y cuando exista autorización previa del jefe inmediato anterior. El valor a concederse será en función de su capacidad de pago, cuidando que el empleado no reciba más del 30% de su RMU.

f) El pago de porcentaje legal por servicio será el 24 de cada mes en función a la proporcionalidad de los días trabajados por cada colaborador.

g) El pago de impuestos será el día 22 de cada mes conforme lo determina la Ley de Régimen Tributario Interno, mediante débito bancario para facilitar el proceso.

h) El pago de cuota turística mensual al Municipio de Quito será el 15 de cada mes mediante depósito directo que deberá ser validado para su registro en el ente de control.

i) El pago de los aportes y obligaciones con el IESS serán debitados automáticamente de la cuenta de la empresa el día 10 de cada mes para evitar glosas y sanciones por parte de este ente de control.

Es responsabilidad de la sección contabilidad emitir de manera mensual hasta el 12 de cada mes los Estados de Situación Financiera, de Resultados, Flujo de Efectivo y Balance de Comprobación con su respectivo cuadre mensual y Notas a los Estados Financieros, para la suscripción del Gerente General y el seguimiento oportuno de los gastos e ingresos del Hotel.

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3.3. Políticas Administrativas