Background and Motivation

--- TIPO: 2 DEVOLUCIÓN COMPRAS

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TOTALES GENERALES 0.00 0.00

100 3.2.3.5.2 Calidad de la Información.

Con el registro de la información en los documentos de respaldo propuestos y el ingreso de la misma al sistema contable, los reportes que obtendremos mensual o periódicamente será confiable, esto conllevará a que se tendrá reportes de stock de existencias reales.

3.2.3.6 Monitoreo.

3.2.3.6.1 Informe de las deficiencias.

a) Alcance del Informe

Se presenta el informe respecto a las actividades relacionadas con el área de inventarios para el año 2012, este análisis se efectuó desde los cinco puntos establecidos en el modelo COSO y que incluyen las áreas de compras, ventas, almacenamiento.

Para el efecto, se contó con el aporte de información de todas las áreas que integran Almacenes Zona Franka y que por su tamaño tienen directa relación con el manejo de los inventarios.

b) Resumen Gerencial

Se ha diseñado un sistema de control interno basado en el modelo COSO I, el cual cuenta con un direccionamiento estratégico que conduzca a los administradores y empleados a la consecución de objetivos empresariales incluidos en la misión y la visión institucional. Adicionalmente se han establecido un conjunto de valores éticos acompañados de políticas de recursos humanos, políticas y procesos para todas las actividades relacionadas con el ingreso y salida de mercadería de las bodegas, atribuciones y responsabilidades para cada empleados de tal manera que sustenten una información confiable que permita la toma de decisiones.

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El acatamiento de todas estas herramientas permitirá garantizar la productividad, una cultura de prevención y autocontrol y el empleo eficiente del tiempo y de los recursos de Almacenes Zona Franka.

Evaluación de las Fases de Control Interno: a) Ambiente de Control.

Dentro del ambiente de control se puede informar que no tenían establecidos manuales de procedimientos, se propuso una misión y visión como parte de un direccionamiento estratégico, por lo que se presentaron los siguientes elementos de control:

 Valores Éticos y de Integridad cuyo conocimiento y aplicación por parte de los empleados es fundamental para el logro de los objetivos.

 Se estableció un organigrama funcional en donde se puede observar claramente los niveles de autoridad y los canales de comunicación empresarial

 Asignación de autoridad y responsabilidad.- Se ha diseñado un perfil para cada cargo acompañado de las funciones y responsabilidades para cada empleado.

 Políticas para el Recurso Humano.- Para finalizar la fase se han establecido políticas laborales acordes a las Leyes de la República, cuyo conocimiento pleno permitirá a los empleados a conocer sus derechos y responsabilidades en el desempeño de su función.

b) Evaluación del Riesgo.

Se establecieron cuestionarios para evaluar el sistema de control interno existente en las cinco fases del control interno propuesto y se pudo determinar que mantienen

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puntos críticos que pueden afectar su desarrollo empresarial pues la información generada no es confiable por las siguientes razones:

 Al no contar con manual de procedimientos, los empleados realizan su actividad basados en órdenes administrativas que los realizan en forma empírica.

 No se generan ingresos ni salidas de mercadería permanentemente por lo que la información no es confiable, por lo que la estimación del costo de ventas seguramente será irreal no ajustado a la realidad.

 En tal sentido el costo de ventas puede generarle utilidades irreales que podrían dificultades con los organismos de control como el Servicio de Rentas Internas. c) Actividades de Control.

Para edificar controles adecuados se establecieron políticas y se diagramaron procesos para las siguientes actividades:

 Políticas y procedimientos para compras.

 Políticas y procedimientos para devolución de compras.

 Políticas y procedimientos para ventas.

 Políticas y procedimientos para almacenamiento.

103 d) Información y Comunicación.

Se han diseñado formatos para que los administradores y empleados generen documentos que permitan controlar la generación de información confiable y que facilite la ubicación e identificación de errores y responsables. Se han generado formatos para:

 Ingreso de bodega.

 Ingreso de mercadería en el sistema informático.

 Enlistado de mercadería.

 Egresos de bodega.

 Egresos de mercaderías en el sistema informático.

 Egresos por devoluciones.

 Hoja para toma física de inventarios.

e) Monitoreo y Evaluación

Dentro del manual de funciones se han establecido funciones para cada cargo por lo que dentro de las establecidas para el staff ejecutivo se han incluido tareas de evaluación y verificación del cumplimiento de tareas, actividades, políticas.

 Gerente General controla toda la empresa y la consecución de los objetivos empresariales.

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 Administradora verificará el cumplimiento de los valores éticos y cumplimiento de políticas para todas las áreas.

 Jefes departamentales, quienes velarán por el cumplimiento de todas las actividades, funciones, horarios y desempeño.

3.2.3.6.2 Participantes en el Control y sus Responsabilidades.

Se determinan las áreas dentro de la entidad con las actividades que deben ser cumplidas, mediante la supervisión, verificación y el cumplimiento de las políticas y funciones, los responsables serán los encargados de informar y el comité de crédito estará atento a que se cumplan todos los procesos del manual de control interno.

Cuadro Nº 12 Participantes en el Control y sus Responsabilidades

ÁREA ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR

Entorno Económico

Supervisar la aplicación las normas y procedimientos establecidos Gerente Pruebas de cumplimiento Compras Cumplimiento de políticas, registro de ingresos en el sistema y documentar el proceso Contador Administrador Jefe de Compras Índice de rotación de cuentas por pagar. Ventas

Verificar la aplicación de las políticas de crédito y evaluar la gestión de recuperación de cartera Gerente Administrador Índice de rotación de cuentas por cobrar Inventarios Verificar cumplimiento de políticas, funciones y procesos debidamente documentados Ingreso al sistema de todas las facturas Gerente Supervisores Contador Índice de rotación de inventarios. Pocos ajustes de inventarios.

105 3.2.3.6.3 Índices de Rotación.

Rotación de Inventarios es la proporción que existe entre el costo de las mercaderías vendidas con el saldo del inventario, además es un indicador que permite conocer el número de veces que es realizado en un período determinado.

=

= 166 Días

Rotación de Cuentas por Cobrar, este índice indica el promedio del número de veces ha recuperado las ventas a crédito.

= “X” Días.

= 91 Días

Ciclo Operativo

= “X” Días. = 257 Días

Rotación de Cuentas por Pagar

106 = 91 Días Ciclo de Efectivo = “X” Días = 166 Días

3.3 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES FINALES

3.3.1. Conclusiones.

Mediante la investigación se pudo comprobar que almacenes Zona Franka no cuenta con un manual para el sistema de control interno que permita el correcto manejo del área de inventarios, constatando que este se realiza de manera inadecuada provocando que la información de stock de existencias no sea real.

Se sustenta teóricamente las dos variables en que se basa la propuesta realizada en el tercer capítulo, respaldado en la investigación sobre sistemas de control interno para la elaboración de un manual de control interno para el correcto manejo del área de inventarios, lo que permitirá al gerente del almacén al aplicar el manual tener un informe veraz, eficiente y a tiempo al momento de realizar los pedidos de mercadería.

Siendo esta investigación cuali – cuantitativa y con mayor tendencia a cuantitativa porque genera resultados cuantificables, mediante la aplicación de técnicas, métodos, instrumentos se pudo establecer que a través de la interpretación de los resultados obtenidos mediante la encuesta y entrevista, que es imprescindible el diseño de un Manual de Control Interno que conlleve a mejorar el manejo de los inventarios, con lo que se justifican las dos variables. El desarrollo de un sistema de control interno para el área de inventarios diseñado con base a los cinco elementos establecidos en el modelo COSO, que establecen la generación de normas,

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disposiciones, procedimientos, políticas así como planeando puntos de control y evaluación permanente, se considera que la gestión de inventarios de Zona Franka mejorará ostensiblemente.

3.3.2. Recomendaciones.

Con la elaboración del presente manual para mejorar el sistema de control interno se recomienda:

Al Gerente General.

 Aplicar el Manual de Control Interno para un eficiente manejo de los inventarios.

 Socializar el manual de control interno a sus empleados y colaboradores, a fin de que conozcan sus responsabilidades y el proceso que deben seguir para la obtención de los resultados esperados.

A la administradora.

 Evaluar cumplimiento de las políticas, procesos, responsabilidades asignadas en el manual así como la calidad de información.

A las Empresas del sector.

 Se recomienda utilizar el sistema de control interno como una herramienta de administración eficiente.

A los estudiantes.

 De la escuela de Contabilidad y auditoría, para que les sirva como un medio de guía e investigación.

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ANEXO No. 1