conformada por el máximo órgano, la asamblea general de asociados sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado dentro de las normas legales, estatutarias y reglamentarias.
La constituye la reunión de los asociados hábiles o de los delegados elegidos por éstos. Las reuniones del fondo de empleados pueden ser ordinarias la cual se fija una vez al año y las reuniones extraordinarias las cuales pueden fijarse en cualquier fecha previo anuncio a los asociados. La reunión ordinaria la cual se realiza cada año aunque con un bajo número de participantes, lo cual es un hecho preocupante, teniendo en cuenta que en estas reuniones se comunica el estado en el que se encuentra la organización y las decisiones que se toman para su funcionamiento. En la última asamblea solo participaron 100 asociados lo cual representa un 20% de ellos; bajo este panorama se puede identificar el poco interés por parte de los asociados al momento de tomar decisiones en beneficio del fondo.
9.1.2. Junta directiva. Del área administrativa también hace parte la Junta directiva, que es el organismo de administración permanente que depende de las políticas y directrices fijadas por la asamblea general. La Junta Directiva está constituida por asociados, con ética, formación y conocimiento en el campo solidario, empresarial y financiero. Está compuesta por 10 asociados los cuales son elegidos en la asamblea general de asociados, cabe resaltar que la junta directiva no presenta grandes cambios en su conformación ya que son pocas las personas que se postulan al momento de su elección. este órgano administrativo avala o rechaza las decisiones tomadas por el gerente, las reuniones se realizan dos veces al mes y allí se revisa el comportamiento y acciones de los diferentes comités y del gerente, la junta directiva tiene la facultad de modificar los estatutos según las necesidades del negocio y en ocasiones por sugerencia de los mismos asociados, cabe resaltar que para esto las propuestas se someten a votación en las reuniones de Junta, estas se comunican a los asociados por diversos medios.
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La junta directiva tiene entre sus funciones elaborar un plan de desarrollo en el que se encuentre la estrategia a seguir para el sostenimiento del fondo a largo plazo, también el de evaluar el desempeño del gerente en cuanto a la gestión realizada, pero, por medio de información suministrada por la junta directiva, se identificó que no se cuenta con las herramientas necesarias, como indicadores de gestión, por lo tanto estas funciones no se desarrollan de manera satisfactoria.
9.1.3. Gerencia. La gerencia toma el mayor número de decisiones, desde su función se conoce la operación del fondo, debe rendir cuentas a la junta directiva sobre la gestión llevada a cabo en el fondo, La Gerencia es el único vínculo oficial con los logros operativos y el buen gobierno, por lo que se establece que toda la autoridad y la responsabilidad de la administración del Fondo están en cabeza del Gerente teniendo en cuenta las siguientes reglas:
1. La Junta Directiva nunca dará instrucciones a personas que dependen directa o Indirectamente de la Gerencia.
2. La Junta Directiva considerará los logros de la Gerencia como idénticos a los Logros de todo el Fondo de Empleados; siempre y cuando hayan sido Direccionados por ésta.
3. Todas las limitaciones directivas impuestas a la Gerencia son limitaciones
Impuestas a todos sus colaboradores o asistentes, por lo que la violación por parte de cualquier Funcionario, es también una violación por parte de la Gerencia.
Su labor debe estar dirigida al logro de los objetivos organizacionales, siendo proactiva en la minimización de los riesgos y promoviendo la cultura del autocontrol en cada uno de los funcionarios responsables de la ejecución de los procesos. Le corresponde adoptar medidas preventivas, de vigilancia, seguridad, evaluación y seguimiento para garantizar el óptimo aprovechamiento de los recursos. Tiene a su cargo las funciones de auditoría y para ello puede asistirse de personal competente en esta tarea, Así como también llevar esta información a la asamblea de asociados. Actualmente el fondo no cuenta con objetivos establecidos tampoco de indicadores u otras herramientas que permitan evaluar por parte de la Junta directiva el desempeño de la gerencia. Tanto en la Junta Directiva y la Gerencia se evidencian pocos cambios en cuanto al personal que desempeña estos cargos lo que ratifica el poco interés del resto de asociados por participar en estos cargos.
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Tabla 36. Análisis Interno Área administrativa
VARIABLE D/F DM Dm Fm FM
No se cuenta con indicadores de gestión, por lo que no existe claridad en los objetivos del fondo y en la medición del desempeño de los funcionarios.
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Existe poca participación en la asamblea general de asociados que se realiza cada año para rendir cuentas y tomar decisiones sobre el funcionamiento del fondo.
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No existen estrategias, metas ni objetivos trazados por los entes administrativos que permitan el crecimiento del fondo de empleados
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La administración del fondo se encuentra en manos de las mismas personas desde hace varios años debido al poco interés de los asociados por hacer parte de la administración ya sea en junta directiva o en la gerencia.
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Fuente: Elaboración propia de autores
El fondo de empleados presenta un alto número de asociados retirados durante entre los años 2013 y 2015, fecha en la que Nestlé abrió el vínculo a otras organizaciones como Finamerica, la cual brinda también servicios de ahorro y crédito, este último por Libranza. Las tasas de interés ofrecidas por esta entidad son más bajas en relación a las ofrecidas por FOSIN, sumado a lo anterior Finamerica ofrece a los colaboradores de Nestlé la opción de compra de cartera con tasas de interés inferiores a las ofrecidas en el mercado financiero, también a las ofrecidas en FOSIN. Situación que obligó a FOSIN por primera vez desde 1999 a competir directamente con otra entidad financiera, si bien Finamerica cuenta con otras características debido a que hace parte de las entidades del sector financiero tradicional, y no a la economía solidaria en la cual se encuentran los fondos de empleados. Lo anterior ha permitido evidenciar que no se tenía previsto la entrada de otra entidad que ofreciera estos servicios lo cual ha dado como resultado la renuncia de los asociados. Hasta el momento no se cuenta con estrategias claras que permitan hacer frente a esta situación siendo esta una de las responsabilidades de los administradores del fondo como son la junta directiva, el gerente y en mayor medida todos los asociados en la asamblea general de asociados.
En cuanto a la participación de los asociados se puede decir que es mínima, ya que la participación en las últimas asambleas de asociados ha habido una
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asistencia de 20% aproximadamente; dejando las decisiones trascendentales para la organización en manos de unos pocos, una de estas decisiones es la elección de las personas que van a administrar y ejercer control sobre el fondo (Junta directiva, comités de apoyo, revisor fiscal).