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Funciones

De su misión podemos deducir las características de un CD: Predominio del análisis de la documentación, tanto en su identificación física como en su ordenación temática y la descripción de su contenido.

1. El documento de un CD es fruto de una recopilación voluntaria y deliberada, y suele ser muy especializada.

2. Acoge exclusivamente documentos secundarios. Ésta es una característica exclusiva de los centros de documentación. No obstante, muchos centros de documentación, independientemente de con qué término se autodenominen, pueden tener su propio fondo documental o también aparecer asociados con una biblioteca o archivo, formando parte de una entidad superior.

Hoy el CD debe funcionar como dinamizador de la organización. La gestión documental de la información, diversificada en flujos de información sobre clientes, obras, servicios, facturas, almacenamiento, etc. (es decir, información generada por la propia empresa), se

combina con una serie de flujos de información externos (noticias, disposiciones oficiales, conocimientos científicos sobre todo lo relativo a la empresa).

Centros de documentación versus bibliotecas especializadas

Generalmente suele admitirse que centros de documentación y bibliotecas especializadas son una misma cosa, pues una biblioteca científica tiene como objetivo proporcionar la documentación científica sus usuarios.

No obstante, López Yepes encuentra diferencias entre los centros de documentación y las bibliotecas especializadas:

a) La BE ofrece información sobre disciplinas en su conjunto, el CD sobre aspectos de la misma.

b) La BE facilita el material, el CD un informe elaborado

c) La BE sostiene con su material y bibliografía a los CD, y los CD pueden enviar a un especialista a buscar la documentación

d) La BE cataloga y clasifica libros fundamentalmente, los CD indizan los artículos de revistas.

Estructura

Los centros de documentación han de estar formados por las siguientes unidades:

• Unidad de fondos documentales y publicaciones. En ellos se estudian los fondos existentes, se elaboran los catálogos y publicaciones propias.

• Unidad de análisis documental. Es la unidad técnica: se encarga de las tareas de clasificación, catalogación, indización resúmenes, etc.

• Unidad de tratamiento informático, encargada de introducir los datos en el ordenador de acuerdo con una determinada organización y con arreglo a un programa que permitirá su recuperación.

• Unidad de recuperación y difusión de la información, a la que corresponde la búsqueda retrospectiva de la información y la difusión selectiva de la misma.

• Unidades auxiliares: se ocupan de funciones tales como la reprografía, traducciones, administración, etc., y la unidad informática, encargada de mantener al día todo el funcionamiento automatizado del centro.

3 – SERVICIOS

Los principales servicios que debe ofrecer un centro de documentación son los siguientes:

1. Servicio de información y referencia. 2. Obtención de documentos

3. Indización y resúmenes 4. Servicios de traducción 5. Formación de usuarios

6. Servicios de actualización y edición 7. Servicios de recortes

Servicios de información y referencia

Los servicios de información y referencia cumplen un papel fundamental, y podemos definirlos como aquellas tareas y actividades que los centros diseñan para satisfacer y dar respuesta a las demandas de usuarios reales o potenciales. Pueden consistir en:

1. Emprender investigaciones complejas y búsquedas bibliográficas amplias o limitadas a un periodo, idioma, etc. El resultado de esta actividad puede ser la compilación de una bibliografía o la redacción de un informe.

2. Servicios de actualización permanente: son los que se anticipan a la necesidad de información. Son servicios dirigidos a la organización como un todo, o servicios encaminados a un individuo o grupo, o a otras organizaciones. Pueden consistir en:

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circulación de publicaciones periódicas, boletín de adquisiciones, boletín de resúmenes orientados a una misión o propósito, índices de publicaciones periódicas no indizadas por servicios comerciales, difusión selectiva de la información.

En los centros de documentación el servicio de información y referencia tiene un mayor desarrollo ya que se concentran en la función informativa y deben de proporcionar un servicio rápido, personalizado y profundo. Para todo ello, el conocimiento y el manejo eficiente de las fuentes de información son fundamentales e imprescindibles. Estos servicios se pueden tipificar en:

1. Servicios bibliográficos: el referencista conduce las búsquedas bibliográficas en la literatura publicada para encontrar las citas relevantes relacionadas con un tema; proporciona ayuda controlando y verificando las referencias; también puede asesorar respecto al estilo y el formato bibliográfico. Por iniciativa propia puede compilar diferentes listas de lecturas, bibliografías, reseñas y guías bibliográficas sobre temas de interés para el centro.

2. Servicios de búsqueda en línea: servicio que empezó a generalizarse a partir de la creación de bases de datos en línea de la década de los 70 permitiendo el conocimiento, y a veces acceso, de documentación que no posee la biblioteca. Utilizados para identificar y verificar ítems, en las búsquedas retrospectivas, en la preparación de bibliografías y en la difusión selectiva de información. Sus ventajas: mejora del servicio, rapidez, mayor productividad en las búsquedas, ahorro, etc.

Servicios de obtención de documentos

Después de la identificación y la localización del documento, hay que obtenerlo y entregarlo al usuario dentro del tiempo requerido. Esto se hace de diversas maneras:

1. Recurriendo a los fondos de la propia biblioteca

2. Accediendo a los fondos de otras bibliotecas mediante el servicio de préstamo interbibliotecario y a la utilización de redes.

3. En Internet, gracias a colecciones y bibliotecas digitales accesibles a través de la web. Por ello es fundamental que los centros de documentación tengan una excelente red de cooperación con otras unidades de información. Por otra parte, como ya se apuntó anteriormente, es muy normal que los centros de documentación trabajen conjuntamente con bibliotecas, archivos y/o hemerotecas dependientes de la misma organización, lo que convierte a estos centros en unas complejas unidades de información con un carácter híbrido entre centro de documentación, biblioteca especializada e incluso archivo.

Servicios de indización y resúmenes

Los servicios de indización y resúmenes son de vital importancia en los centros de documentación. Debido a la diversidad y naturaleza especializada de los materiales, se hace necesario que algunos servicios de referencia elaboren sus propios índices.

El servicio de resúmenes es la actividad más importante en algunas bibliotecas especializadas. Pueden prepararse para difundir información y tienen la ventaja, frente a los resúmenes comerciales, de ser más específicos para sus usuarios, más rápidos y reflejan lo que está inmediatamente disponible.

Servicios de traducción

Otro servicio propio de los centros de documentación es el de traducción, que puede prestarse principalmente de tres maneras diferentes:

a) Encontrando traducciones de artículos o documentos escritos en idiomas extranjeros b) Encontrando personas, organizaciones o servicios capaces de traducir material en

idiomas extranjeros

c) Encontrando personas, organizaciones o servicios capaces de traducir publicaciones locales a otros idiomas.

Para mantener un servicio de traducciones el documentalista debe mantener una colección actualizada de herramientas de referencia: directorios de centros o servicios de traducción, editoriales dedicadas a traducir; además, deberá poseer las obras que anuncian e indexan traducciones.

Formación de usuarios

La formación de usuarios tiene por objeto que éstos dispongan de mayor autonomía en la búsqueda de información y que la realicen con la mayor efectividad y menos pérdida de tiempo. Por ello tienen un nivel de complejidad elevado y se dirigen principalmente a:

a) Facilitar el uso de bases de datos especializadas, mediante guías explicativas o tutoriales.

b) Manejo de repertorios especializados

c) Manejo de tesauros, para ayudar a optimizar sus búsquedas mediante descriptores.

Servicios de actualización y edición; servicios de recortes

Otros servicios que se pueden prestar en el centro de documentación son:

1. Servicios de actualización y edición: entre los tipos más frecuentes destacan los boletines de la biblioteca, las guías, los directorios, reseñas bibliográficas, DSI, etc. 2. Servicios de recortes: se establecen sobre la base de una provisión diaria y se

relacionan con las actividades e intereses de la institución. 4 – EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DIGITAL

Finalmente, queda comentar que las nuevas tecnologías han permitido la disposición de documentos en Internet, lo que ha dado lugar al surgimiento del centro de documentación digital. Su objetivo es poner a disposición d los usuarios la mayoría de los recursos electrónicos accesibles en las redes relativos a determinadas materias.

A diferencia de las bibliotecas virtuales, el centro de documentación no pretende custodiar documentos digitales, sino que selecciona los existentes en otros servidores, con los que mantiene enlaces, para facilitar su uso y su consulta.

La consecución de este objetivo supone la realización de una serie de procesos y servicios orientados a seleccionar los principales recursos existentes, describirlos y organizarlos de forma que se puedan recuperar y poner a disposición de los usuarios los más pertinentes en cada demanda informativa.

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