BCJR/ MAP (Maximum A Posteriori) Algorithm 31

La investigación se realizó en la Coordinación Zonal 5 y abarca la Administración de Bienes de larga duración, durante el periodo

comprendido entre 2014 al 2016.

Todos los procesos deben ajustarse a la normativa legal expedida tanto por el Ministerio de Finanzas y la Contraloría General del Estado, sobre la administración de Bienes de Larga Duración, el principal lo expuesto en el Reglamento Administración y Control de Bienes del Sector Público, emitido por la Contraloría General del Estado y publicado según Registro Oficial 751 de 10-may.-2016.

La información se obtiene de los registros contables según la cuenta código 14 “Inversión en bienes de larga duración”, donde se incluye Bienes Administración, producción, proyectos y programas; además de información provienen del Guardalmacén del MIPRO Guayaquil.

4.3 Líneas de investigación:

Las conclusiones finales de la presente investigación sin duda dan respuestas a las cuestiones planteadas al inicio del estudio, descubren las causas que originan la inadecuada gestión de los inventarios de larga duración y existencia en el MIPRO Guayaquil, pero deja abierta la puerta para investigar sobre las similitudes y diferentes formas de aplicar las normas contables sobre bienes de larga duración en empresas

públicas y privadas. Todo hace suponer que en las empresas públicas la gestión de bienes de larga duración ocasiona problema, mientras que en las privadas se la puede considerar amigable.

4.4 Aspectos relevantes

El sistema de clasificación ABC, se anota como el más empleado para controlar los inventarios, el ordenamiento gira en torno a la rotación o valoración de los activos, sin embargo en esta investigación se demuestra que los documentos son herramientas que facilitan la observación, codificación y ordenamiento de los activos de larga de duración. Además se emplea la constatación física de los inventarios para determinar la veracidad de las cifras en los libros contables. Comprobación que motiva los ajustes necesarios y las correcciones en la información financiera.

Capítulo 5 PROPUESTA

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

MANUALDECONTROLINTERNO

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS

(ACTIVOSFIJOS)

5.1 Objetivo

Establecer y definir los lineamientos generales dentro del proceso de adquisición, capitalización, control, custodia, transferencias, bajas, venta y donaciones así como el tratamiento contable de los activos fijos y existencias que prestan su servicio en el desarrollo de las actividades operativas y/o administrativas de la Coordinación Zonal 5.

5.2 Campo de aplicación

Este procedimiento será de aplicación general para todas las áreas o departamentos de la

Coordinación Zonal 5, que adquieran, utilicen y custodien activos Propiedad, Planta y Equipos.

5.3 Definiciones generales

Para la aplicación adecuada del presente Procedimiento, es importante describir los conceptos relativos a los Activos Propiedad, Planta y Equipo de acuerdo con las normativas contables y tributarias vigentes:

Concepto de Activos: Recursos controlados por la Institución como resultado de sucesos pasados, del que la empresa espera recibir en el futuro beneficios económicos.

Activos Propiedad Planta y Equipos: son todos aquellos bienes que presentan las siguientes características:

 Su costo es igual o mayor a US 100,00 (Cien dólares americanos 00/100).

 Generan o apoyan a la obtención beneficios económicos futuros.

 Su vida útil es mayor a un año.

 Son usados en la prestación de los servicios, para arrendarlos a terceros y en el desarrollo de las actividades propias del giro de la institución.

 Para efectos de este manual, se utilizará la abreviatura de APPE para señalar a los Activos Propiedad, Planta y Equipo.

Depreciación: es la distribución sistemática del costo de un activo a lo largo de su vida útil.

Valor residual de un activo: es el importe estimado que la institución podría obtener actualmente por la disposición del elemento, después de deducir los costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.

Vida útil: es el período durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la institución.

Código: numeración individual que personaliza a cada Activo Propiedad, Planta y Equipo de la Coordinación Zonal 5.

Listado de APPE: Para efectos del presente documento, se define como el registro del conjunto de todos los activos propiedad, planta y equipo de la

Institución y que se encuentran codificados para su debido control y custodio. Requerimiento de Adquisición de APPE: Manifestación expresa mediante la cual se solicita la adquisición de determinados bienes debidamente justificadas y emitidas por las diferentes áreas de la Institución.

Período de Depreciación: Período que comenzará cuando la factura de compra se ingrese al módulo de Activo fijo y esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la forma correcta.

Repuesto: parte o pieza de un mecanismo que se tiene dispuesta o es necesaria su adquisición para sustituir a otra.

El incumplimiento al presente documento será considerado como una falta del funcionario.

5.4 Responsabilidades

Coordinador Zonal 5:

 Definir, aplicar, controlar y difundir la política de manejo, control y

mantenimiento de los Activos Propiedad, Planta y Equipo de la Coordinación

Zonal 5.

 Analizar las inversiones de Activos Propiedad, Planta y Equipo.

 Proporcionar los recursos que aseguren el buen funcionamiento de los APPE.

 Aprobar el cronograma anual de la toma física de los APPE de la Institución.

 Aprobar las nuevas adquisiciones o bajas de los APPE.

Jefe de área

 Verificar el buen funcionamiento de los APPE en cada una de las instalaciones de la compañía.

 Coordinar la entrega de los insumos necesarios para el mantenimiento de los APPE.

 Velar por el cumplimiento del cronograma de mantenimiento de APPE.

 Coordinar anualmente la toma física de los APPE de la Institución.

 Preparar la orden de compra de los APPE autorizados para su adquisición.

 Proporcionar al asistente contable toda la documentación necesaria para el ingreso de los APPE al sistema de la Institución.

Contadora General:

 Preparar el Cronograma anual para la toma física de los APPE a fin de solicitar la respectiva aprobación de la Dirección de Apoyo a la Gestión de la

Coordinación Zonal 5.

 Verificar la aplicación apropiada de la vida de útil de los APPE con base en las NIIF y normativa tributaria vigente.

 Asegurar que todos los APPE se encuentren ingresados en los registros de la

Coordinación Zonal 5.

 Informar a la Directora de Apoyo a la Gestión de la Coordinación Zonal acerca de los APPE que ya han cumplido su vida útil.

Asistente Contable-APPE:

 Velar por el cumplimiento de las disposiciones emanadas del presente documento, la elaboración, control y custodia de todos los documentos contenidos en él.

 Llevar el control del listado de los APPE de la Coordinación Zonal 5, así como del registro y tratamiento contable de los mismos, velando en todo momento por la identificación e individualización de cada uno de ellos. La individualización deberá contener al menos los siguientes aspectos: tipo de bien, fecha de adquisición, periodo de depreciación, ubicación, custodio (persona y área) y determinar su estado en cada uno de los controles de observación que se efectúe.

 Constatar que el periodo de vida útil asignado a cada uno de los APPE, se encuentre de acuerdo con lo establecido en las NIIF y a la normativa tributaria vigente.

 Ejecutar el Cronograma de Toma Física anual de los APPE aprobado por el Coordinador Zonal.

 Llevar el control y custodia de los requerimientos de adquisición de activos fijos así como de la elaboración y control de los documentos de recepción de activos.

 Informar mensualmente a la Contadora General los APPE que han terminado su vida útil contable.

 Elaborar los formatos que den cuenta de la pérdida, robo u otras causales que determinen el dar de baja los APPE, de acuerdo a los formularios

establecidos.

 Ejecutar la entrega de los insumos para mantenimiento de acuerdo al proceso de Control de Inventarios respectivo.

De los Custodios

 Utilizar apropiadamente los APPE bajo su custodia.

 Verificar que los APPE recibidos concuerdan con las características y detalles señalados en el formulario “Ingreso de APPE”.

 Asegurarse de que los APPE se encuentren en las condiciones físicas adecuadas de acuerdo a sus propias características.

 Reportar al Asistente Contable de manera oportuna, cualquier daño,

deterioro o cambio de ubicación del bien asignado bajo su custodia, a través del documento “Cambio de Custodio APPE” y “Baja de APPE”

5.5 Procedimiento de requerimiento

Reconocimiento de los Activos Propiedad, Planta y Equipo 5.5.1 La propiedad planta y equipo será reconocida cuando:

a) Es probable que la comunidad obtenga beneficios de servicios futuros asociados al elemento y

b) El costo del elemento puede medirse con fiabilidad.

5.5.2 Medición Inicial

La medición inicial de la Propiedad Planta y Equipo será al costo, que incluye: a) El precio de adquisición que incluye honorarios, aranceles, impuestos no recuperados, después de deducir descuentos y rebajas.

b) Costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en

condiciones que pueda operar de la forma prevista por la Coordinación. Estos costos pueden incluir costos de entrega, manipulación, instalación, montaje y la

comprobación de que el activo funcione adecuadamente.

5.5.3 Medición Posterior

La medición posterior de la propiedad planta y equipo será:

a) Costo

b) Depreciación acumulada

5.5.4Depreciación

El activo se deprecia desde el momento en que ingresa a la compañía; esto es, con la factura al módulo de activos fijos, desde que se encuentra disponible para su uso, en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar en la forma prevista por la Dirección.

5.5.5 Método de Depreciación

El método de depreciación seleccionado por la empresa es línea recta y será calculado dentro del sistema por el mes completo.

5.5.6 Evaluación de la Vida Útil y Valor Residual

Para determinar la vida útil, la empresa debe atender lo siguiente: a) La utilización prevista del activo

b) El desgaste físico esperado

c) La obsolescencia técnica o comercial

d) Los límites legales o restricciones para el uso del activo.

Como alternativa la Institución tomará como referencia la vida útil establecida en las normas legales.

Tabla 8:

Tabla de Depreciación.

Tipo de Activo Fijo Vida útil % Depreciación

Maquinarias, equipos y muebles 10 años 10% anual

Vehículos, equipos de transporte y

equipo caminero móvil

5 años 20% anual

Inmuebles (excepto terrenos), naves,

aeronaves, barcazas y similares

20 años 5% anual

Deterioro del Valor de la Propiedad Planta y Equipo

La Institución en cada cierre de ejercicio económico realizará pruebas para determinar si existe o no deterioro del valor de sus activos, para ello tomará como base las fuentes de información interna y externa que le permita determinar el deterioro.

Las pérdidas contables por determinación de deterioro deben ser reconocidos de manera inmediata en el estado de resultado, de igual forma cualquier reversión de la pérdida inicial de deterioro debe ser reconocida en el estado de resultados.

Recepción de Bienes

Una vez que los activos sean entregados a la Coordinación Zonal 5, el Asistente Contable deberá registrar en el Formulario “Ingreso de APPE” la entrega de los mismos.

Custodia de Bienes

La custodia de los bienes será responsabilidad de la persona estipulada en el formulario “Ingreso de APPE”. Para los posteriores traslados de los que pudiera ser objeto el bien, se utilizará el formulario “Cambio de Custodio APPE”, que deberá estar firmado por quien entrega y recibe el bien, el Jefe de Área y el Asistente Contable, quien además de coordinar el traspaso, se encargará de almacenar estos documentos.

Cualquier activo que sea cambiado de localización y/o custodio, deberá ser informado al Asistente Contable por el Área que solicite el cambio. El cambio deberá ser autorizado por el Coordinador Zonal 5 mediante comunicación escrita.

Una vez realizado el traspaso se deslinda de responsabilidad del que entrega, asumiéndola el nuevo custodio.

La contabilización de los bienes de Activos PPE debe ser registrada en dólares.

En la moneda local se controlarán la depreciación calculada de acuerdo a las Normas de Contabilidad Gubernamental y lo establecido en el presente procedimiento.

El método de depreciación será lineal o en línea recta considerando para ello períodos mensuales idénticos por lo que la pérdida de valor es idéntica en todos los meses, salvo circunstancias particulares que serán analizadas por la Directora de Apoyo a la Gestión y la Contadora General en cada caso.