THE BOP CONSUMER

Fundador de Up Soluciones

En un emprendimiento, la productividad y velocidad en los procesos es fundamental, pero esto tiene que ir unido a la corrección y calidad de estos procesos. Es decir, efectividad y eficiencia.

El software de gestión aporta todo esto y mucho más. Son aplica- ciones que desde el principio facilitan la gestión de nuestra empresa: creación de las facturas a clientes y gestión de las de proveedores, control de stocks y pedidos, administración de cobros y pagos, plani- ficación financiera, control de indicadores, relación con tus clientes, oportunidades comerciales, trabajo en equipo, control de producción y de los empleados... y si eres más atrevido puedes realizar incluso la contabilidad y las liquidaciones fiscales.

Debido a la enorme evolución de las TI ahora existe un gran abanico de posibilidades de elección de la aplicación o aplicaciones que mejor se adaptan a tus necesidades. Previamente tienes que realizar un aná- lisis de las necesidades que quieres cubrir y de tu forma de trabajar, de qué procesos quieres agilizar y cómo tienes que gestionarlos. También es muy importante establecer el presupuesto máximo que tienes para esta inversión y como tal lo debes de plantear; no como un coste. No es lo mismo hacer cuatro facturas grandes al mes y estar todo el día sen- tado en tu oficina, que estar casi todo el día en la calle con clientes y generar 500 facturas al mes. Existen aplicaciones de escritorio (las que instalas en tu ordenador) y aplicaciones cloud que son online. Modu- lares o completas. Para trabajar en red entre varios ordenadores o no. Baratos (que no por ello malos) y caros. Software libre, por suscripción o licencia. Estándar o a medida. ERPs...

Ya tengo mi paquete de ofimática ¿por qué necesito gastar más dinero? Pero la pregunta correcta que debes hacerte es ¿en cuánto valoro mi tiempo? El emprendedor tiene que darse cuenta de que debe aprovechar soluciones dentro de su presupuesto que ya hacen lo que necesitan y deben hacerlo desde el momento que empiezan. Y que además no es algo que depende de ellos como las hojas de cálculo, de su personalidad y conocimientos. Como he comentado antes, adquirir software de gestión es una inversión, no un gasto. Hay que pensar en que es necesario elegir una solución que dure una serie de años para: primero, poder recuperar la inversión; y segundo, poder optimizar los procesos de la gestión comercial de la empresa, la gestión de clien- tes, la contabilidad y obligaciones fiscales, el control de personal... Las hojas de cálculo son interesantes porque te ayudan a pensar en tu negocio, pero nada más.

Una empresa debe tener las herramientas que le ayuden a realizar sus procesos y que conviertan la empresa en más eficiente y eficaz; necesita saber a dónde va su dinero y el ritmo de sus relaciones comerciales, y tiene que contar con un sistema homogéneo y centralizado, de modo que cualquier persona de la organización que lo requiera tenga acceso al sistema y pueda proporcionarle la información que precisa para con- tinuar su trabajo de la mejor manera posible.

Este software utiliza el método del dato único que está almacenado en una base de datos y son las distintas funcionalidades del software las que utilizan ese dato para mostrar la información requerida en ese momento. No vas a tener que estar copiando y pegando y cambiando

Planificación financiera: Este tipo de soluciones permiten realizar la gestión activa de una empresa. Esto son las tareas que sólo el empre- sario/emprendedor (con ayuda de terceros si lo necesita) debe realizar como son el establecimiento de objetivos, planificación de las accio- nes a realizar y previsiones presupuestarias para conseguir estos obje- tivos. UP Planning es una aplicación cloud de planificación financiera para gente no financiera que consigue hacer amigable y accesible las previsiones financieras para la consecución de los objetivos estable- cidos. UP Planning utiliza términos no financieros para que cualquier persona sin conocimientos en la materia pueda utilizar la solución y gestionar mejor su empresa. Puedes probar UP Planning en www. upsoluciones.com.

Facturación: Estas soluciones sirven para tener el control de la ges- tión comercial de la empresa. Hay soluciones desde muy básicas con fichas de clientes y artículos, generación de presupuestos y facturas y control de cobros de clientes. Hasta soluciones completas con con- trol de stock y multialmacén, trazabilidad, sincronización con eCom- merce, multividisa... Al estar toda la información almacenada en la base de datos la generación de nuevos documentos es muy rápida y podrás generar otros documentos del ciclo comercial de forma casi automática. Con lo que te quedará mucho más tiempo para dedicarte buscar nuevas oportunidades, más tiempo para cuidar a tus clientes.

TPV: Si tienes un comercio puedes tener, además de todas las opcio- nes y facilidades de una aplicación de facturación, el control total de la caja y generación de tickets, cierres de caja automáticos con diferen- ciación por formas de pago, pagos a cuenta, ticket regalo, vales, devo- luciones. Incluso puede ser con pantalla táctil para que la gestión sea aún más rápida y eficiente.

Contabilidad: Si tienes algún conocimiento contable, estas apli- caciones te pueden ayudar mucho en la gestión de tu empresa. Si tu software de facturación y contabilidad son del mismo fabricante, estos transfieren información, por lo que la carga de datos de la ges- tión comercial a la contabilidad es automática. Y podrás analizar y ver hacia dónde va tu empresa. Y además generan de forma automática también los modelos fiscales de liquidación de IVA para su presenta- ción a la Agencia Tributaria. Un chollo, vamos...

CRM: ¿Qué sabes de tus clientes? ¿Cuándo fue la última vez que lo visitaste? ¿Qué acciones les has ofrecido?... Este tipo de aplicaciones lo que te permite es tener un conocimiento completo de tu actividad

no se puede tener en la cabeza porque tiene un límite (que es más pequeño de lo que muchos piensan). Si han tenido un hijo hace cua- tro meses ¿te vas a acordar dentro de un año cuando le vuelvas a visi- tar? Preguntar por cosas personales hace que crezca la confianza de tu interlocutor y aumenten las posibilidades de venta.

Luis Lorenzo

Ha trabajado durante quince años en grandes y pequeñas empresas del software de gestión, como SAGE y EBP. Sus funciones han ido siempre enfocadas a contactar direc- tamente con el cliente y desarrollar software de gestión estándar para las empresas (facturación, contabilidad, TPV, CRM).

Es co-fundador y director de UP Soluciones, una plataforma de ayuda a los autónomos, microemprendedores y emprendedores para mejorar sus procesos de gestión y toma de decisiones.

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Así puedes emprender