3-20 BREACHING

Diseñar la planeación estratégica en el 2014 con la cual se pueda obtener el correcto

funcionamiento y la organización del área administrativa de la Fundación Kyrios y así prestar un

mejor servicio a la comunidad.

Objetivos Específicos

1.

Crear la misión, Visión, valores y principios de la Fundación Kyrios.

2.

Levantar mapas de procesos y procedimientos de la Fundación Kyrios.

3.

Fomentar medidas y estrategias para la aplicación de manuales de procesos y sus cargos

responsables.

8. Metas e indicadores

1.

Socializar el jueves 13 de Noviembre de 2014 la propuesta de Visión, Misión, Valores y

principios a los integrantes de la Fundación Kyrios para generar un sentido de

pertenencia e integración.

Indicador: se logró socializar la misión y la visión a todos los trabajadores de la

fundación Kyrios al 100%.

2.

Levantar los procesos y procedimientos, trabajo que se realizó en la semana número

cuatro.

Indicador: se levantaron todos los procesos y procedimientos en dos semanas.

3.

Establecer un manual de procesos y procedimientos del área administrativa de la

Fundación Kyrios.

Indicador: se estableció el manual de procedimientos del área administrativa y se

delegaron funciones de manera correcta.

9. Marco de referencia

A. Marco Teórico

La Fundación Kyrios se enmarca en una labor filantrópica, la cual se define

etimológicamente como el amor a la humanidad o al género humano. La palabra filantropía

ha sido relacionada con varias instituciones y una serie de valores, los cuales a su vez con

muchos sistemas éticos y religiosos, movimientos del pensamiento y contextos sociales. De

manera directa ha estado asociada con caridad, espíritu cívico, humanitarismo, control social

y trabajo social. Convirtiéndose hoy en día en los donativos de las entidades privadas para el

bien de la comunidad. (Centros comunitarios de aprendizaje, pg.1)

Un concepto relevante para la temática de este proyecto es el que se presenta a

continuación, puesto que enmarca la filosofía de la Fundación beneficiada por esta iniciativa

“La filantropía se define como amor al género humano, a la humanidad; el altruismo como

“diligencia en procurar el bien ajeno aún a costa del propio”, y es opuesto al egoísmo y otro

rasgo es que el énfasis de la acción fraterna se dirige sólo al individuo; mientras que caridad

tiene varias acepciones pero una de ellas (fuera de la virtud teologal) que da más sentido a su

frecuente utilización en el campo social hace referencia a “actitud solidaria con el

sufrimiento ajeno” (definiciones de la Real Academia de la Lengua Española). A esta

variedad de términos en el campo de la filantropía viene a sumarse otros más, solidaridad:

“adhesión circunstancial a la causa o a la empresa de otros” (Diaz, 2013)

Basados en este y otros conceptos todas las actividades de la Fundación son dirigidas

para el bien de la comunidad y sus acciones están encaminadas hacia la ayuda de la sociedad

vulnerada o en crisis social.

Dentro de la labor que realiza la fundación se debe incluir el término justicia social que se

define como la posibilidad de que grupos sociales marginados a pesar de que la ley

contemple igualdad de derecho, también tendrían derecho al acceso de todos los beneficios

sociales.

En busca de lograrque el desplazado vuelva al campo es valioso tener en cuenta el

concepto que Emilio Guerra presenta : “En una definición ampliada, la filantropía busca

organizar a las otras expresiones de amor al ser humano para pasar de la acción individual, es

decir de acciones fraternas individuales cara a cara, a una acción social para crear

condiciones de bienestar social, el bien común, la provisión de servicios que requieren todos

para estar en condiciones de igualdad de oportunidades mediante instituciones sociales fuera

del gobierno, pero también la preservación del entorno, del medio ambiente. Entonces la

Filantropía busca construir capacidades e incidir en la creación de más bienes públicos.”

(Guerra, 2013, pg.9).

Para poder alcanzar el objetivo propuesto en este proyecto es necesario tener claramente

definido el concepto de gerencia social, ya que está ligada directamente con el fin que se

busca, poder organizar el área administrativa a través de un plan estratégico y de la

identificación de procesos, procedimientos y el establecimiento de la Visión, Misión, Valores

y Principios.

Autores como Fredy Esquivel en su libro Gerencia Social definen, “la gerencia social es

un modelo administrativo que permite gestionar las acciones sociales dentro de un marco de

eficiencia, eficacia e impacto, que aporta instrumentos gerenciales que pueden ser aplicados a

cualquier institución, que no es un proyecto político sino un modelo gerencial que recupera

elementos y tendencias de la administración moderna y la gerencia de servicios”. (Esquivel,

2004, pg .20 ).

En el siguiente cuadro se encuentran algunas definiciones de expertos en gerencia social

que describen la labor que realiza el presidente de la Fundacion y el modelo administrativo

que tenia y que con este proyecto se logro reforma, orientandolo de una forma organizada y

eficiente hacia resultados que generen una expectativa nueva a los posibles donadores.

Fuente revista prospectiva Universidad del Valle 2004 edición No 9 pg. 8.

B. Marco Conceptual

La planeación estratégica a nivel de la empresa responde a las preguntas que sugiere

Francisco Alonso Palacios en su libro: la visión responde a las preguntas ¿cómo nos veremos en

el futuro? y ¿cómo queremos vernos? También define la misión la cual responder a la pregunta

en ¿qué estado estamos, estaremos y se quiere estar?.

Como propuesta inicial y para que los resultados de este proyecto fueran más eficientes se

propuso la implementación de la planeación estratégica que está definida en el libro Dirección y

Planeación estratégicas de Francisco Alonso Palacios como un “método de trabajo corporativo

que permite a los ejecutivos concentrar sus esfuerzos y los recursos de la organización en los

asuntos verdaderamente importantes y generar a la larga una cultura organizacional satisfactoria”

(Palacios, 2002,pg.10).

Por otro lado existen varias definiciones de planeación estratégica: según George Steiner

la planeación estratégica es el esfuerzo sistemático para establecer sus propósitos, objetivos,

políticas estrategias básicas para desarrollar planes detallados con el fin de poner en práctica las

políticas y estrategias y así lograr los objetivos y propósitos básicos de la compañía. La

Planeación Estratégica es un método para obtener resultados a manera de proyección personal y

empresarial se recomienda utilizarlo en el corto, mediano, y largo plazo.

“La planeación estratégica es el proceso por el cual los dirigentes ordenan sus objetivos y

sus acciones en el tiempo. De hecho el concepto de estrategia y el de planeación están ligados

indisolublemente, pues tanto el uno como el otro designan una secuencia de acciones ordenadas

en el tiempo, de tal forma que se puede alcanzar uno o varios objetivos”.(Sallenave, 2002, pg.

52)

Debido a que uno de los objetivos es levantar los procesos y procedimientos e

implementarlos por medio de un manual de procesos del área administrativa es necesario

conocer para poder realizarlos, los procesos son fundamentales para todas las actividades

mediante las cuales se producen bienes y servicios y los procedimientos son módulos

homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado

de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de

la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo

de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios

prestados, compra y suministro de materiales, etc. (Magdalena,p.g.20)

En toda actividad administrativa existen dos aspectos importantes que son los procesos y

los procedimientos.“Un proceso es el conjunto de elementos que interactuan para transformar

insumos en bienes o productos terminados. Un proceso esta formado por materiales, metodos y

procedimientos , recursos humanos, maquinaria y equipo y el medio ambiente y un

procedimientos es la guia detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o mas

personas realizan un trabajo.”(Torres, 2006, pg.45)

Universalmente existen conceptos que son aplicables a la Fundacion Kyrios y

especificamente a la planeacion estrategica que se implemente en el área administrativa a

continuacion se citan:

“valores son aquellos principios que representan el sentir de la organización sus objetivos

y prioridades estrategicas”. (Alles, 2008, pg.47)

“los principios corpporativos son el conjunto de valores, creencias, normas, que regulan

la vida de una organización , son la base sobre la cual se construye la mision y la vision.”

(Amaya, 2012,pg.69)

c. Metodología o Herramienta

Este proyecto está desarrollado desde la perspectiva de la investigación cualitativa tiene

como objetivo la descripción de las cualidades de un fenómeno. Busca un concepto que pueda

abarcar una parte de la realidad. No se trata de medir en que grado una cierta cualidad se

encuentra en un cierto acontecimiento dado, sino de descubrir tantas cualidades como sea

posible. (Mendoza, 2006)

Según (S.J. Tylor, pg.7). En su libro titulado introducción a los métodos de la

investigación cualitativa esta es un método que produce datos descriptivos, además es inductiva

porque no sigue un método teórico si no por el contrario es un método flexible, nace a partir de

preguntas vagamente formuladas y el estudio de los grupos de personas se toman como un todo,

por otra parte se interactúa con los informantes de forma natural, el investigador cualitativo se

toma el trabajo de analizar las cosas como están y como estaban en el pasado.

Para la elaboración de la Visión, la Misión, Valores y Principios de la Fundación Kyrios

se identificaron todas las actividades de la Fundación Kyrios, los programas y las líneas de

trabajo y se reconocieron a todos los integrantes de la Fundación y así se pudo crear una visión

que fuera acorde con lo que ella hace y quiere lograr y en qué tiempo lo quiere lograr.

Primero se realizó una reunión con el Padre Silva Presidente de la Fundación quien

relato todo acerca de la Fundación, luego el practicante hablo con los colaboradores y elaboro

un bosquejo de la Visión y la Misión basadas en la definición del libro de planeación estratégica

de Francisco Palacios, este se le presentó al Padre Luis Humberto Silva y él hizo aportes finales

para concretar el proyecto.

Para poder levantar todos los procesos fue necesario reunirse con el Secretario de la

Fundación dos semanas seguidas y el describió cada proceso, Rene Rojas la persona encargada

del proyecto envió al correo las plantillas para realizar el manual de procesos y el practicante

empezó a documentar al practicante acerca de cómo realizo el manual de procesos a través de

internet y de las bases de datos EBCOHOTS y la biblioteca general de la Pontificia Universidad

Javeriana para poder empezar a crear cada actividad que describió los procedimientos y las

secuencias de cada proceso administrativo.

RESULTADOS

1.

Misión, Visión, valores y principios de la Fundación Kyrios

En cualquier organización es indispensable tener una misión y visión que permitan a todas las

personas involucradas en su dinámica empresarial, tener un norte claro de lo que se pretende lograr y

alcanzar. La Fundación Kyrios no las había formulado ni establecido razón por la cual se les hizo

la propuesta formulada en el presente trabajo

teniendo en cuenta que esta es una empresa sin ánimo

de lucro.

La planeación estratégica a nivel de la empresa responde a las preguntas que sugiere

Francisco Alonso Palacios en su libro: la visión responde a las preguntas ¿cómo nos veremos en

el futuro? y ¿cómo queremos vernos? También define la misión la cual responder a la pregunta

en ¿qué estado estamos, estaremos y se quiere estar?

“una organización deberá tener bien claro que hay objetivos globales y otros específicos y

que, además, para poder llegar a ellos es necesario analizar y evaluar aquellos aspectos que, a

nivel interno y externo, pueden influir en la implementación de políticas y, por ende, en la

obtención de dichas metas. Además, la declaración de la misión le va a imprimir fuerza a lo que

MISION

Trabajar con principios y criterios cristianos, iluminados por el Magisterio de la Iglesia

Católica, en el desarrollo y promoción integral de individuos y grupos humanos; en la formación de

personas que sean agentes de su propio desarrollo y de cambio social.

VISION:

En el año 2017 será una Institución universitaria de reconocimiento por su trabajo y

dedicación a la formación integral de las nuevas generaciones, y con un amplio portafolio de servicios

articulados con los programas que en ella se desarrollan desde el ámbito educativo, clínico y pastoral.

PRINCIPIOS

El desarrollo integral de las personas se fomenta a través de los distintos programas de

Formación que posee la Fundación Kyrios, entre los que se destacan los siguientes:

DIGNIDAD HUMANA

En la persona humana Dios"Ha impreso su imagen y semejanza (cf. Gn 1, 26),

confiriéndole una dignidad incomparable, (…) En efecto, aparte de los derechos que el hombre

adquiere con su propio trabajo, hay otros derechos que no proceden de ninguna obra realizada por él,

sino de su dignidad esencial de persona.Este Principio le compromete a trabajar de manera

preferencial por los más pobres y excluidos en la protección y exigibilidad de sus derechos

fundamentales.

BIEN COMÚN

La Fundación Kyrios cree que el hombre es fundamentalmente (y no sólo

circunstancialmente) social, relacional e interpersonal, por lo que promueve la responsabilidad y la

participación activa de cada individuo, cada comunidad y la sociedad en general en la consecución

de condiciones materiales, culturales, morales y espirituales para el bienestar de todos.

DESTINO UNIVERSAL DE LOS BIENES

“Los bienes aun cuando son poseídos legítimamente, conservan siempre un destino

universal. Toda forma de acumulación indebida es inmoral, porque se halla en abierta contradicción

con el destino universal que Dios creador asignó a todos los bienes”.Promueve la transformación de

las conciencias, insistiendo en que todos los bienes pertenecen a todos y deben ser administrados

para el servicio de los demás y el bien de la sociedad en su conjunto.

VALORES

CARIDAD

La Caridad como Expresión auténtica de humanidad y como elemento de importancia

fundamental en las relaciones humanas, también de carácter público. Este principio le compromete a

participar activamente en la construcción del desarrollo humano integral y solidario, desde la

promoción de relaciones justas y solidarias en las dimensiones social, política, económica, cultural y

de cuidado de la creación como Don de Dios.

SOLIDARIDAD

La solidaridad es la exigencia de reconocer en el conjunto de los vínculos que unen a los

hombres y a los grupos sociales entre sí, el espacio ofrecido a la libertad humana para ocuparse del

crecimiento común, compartido por todos. Promueve la igualdad y fraternidad de todos los hombres

y mujeres, en la disposición de trabajar libremente por el bien del otro y servir en la construcción de

una sociedad incluyente, superando cualquier forma de individualismo y particularismo.

SUBSIDIARIEDAD

La Fundación Kyrios cree que toda acción de la sociedad, por su propia fuerza y naturaleza,

debe prestar ayuda a los miembros del cuerpo social, pero no destruirlos y absorberlos. Promueve en

los individuos y grupos poblacionales el fortalecimiento de sus capacidades y habilidades sociales

para el relacionamiento en la familia, la comunidad, las organizaciones y el Estado, en la construcción

de una sociedad basada en la Justicia, el Amor y la Paz.

2.

Manual de procesos y procedimientos de la Fundación Kyrios

Se realizó un análisis de los documentos, personas y trabajadores y se determinaron los

siguientes procesos: matrículas, pagos, informática, compras, archivo, correspondencia,

donaciones, mantenimiento , Diakonia, Koinonìa, asesoría psicológica, contabilidad-ingresos,

contabilidad-gastos administrativos, gestión de cartera .

Este análisis se hizo a través de la observación directa de las actividades desarrolladas por la

fundación en el área administrativa, con el acompañamiento del Secretario Académico y el

Coordinador de proyecto.

Para poder ofrecer un servicio eficiente, optimo y productivo fue necesario la

reestructuración del área administrativa y el análisis del problema objeto de este proyecto, por

ende una de las soluciones fue el desarrollo de un manual de procesos que fuera una guía clara

para los funcionarios de la Fundación.

En toda actividad administrativa existen dos aspectos importantes que son los procesos y los

procedimientos.“Un proceso es el conjunto de elementos que interactuan para transformar

insumos en bienes o productos terminados. Un proceso esta formado por materiales, metodos y

procedimientos , recursos humanos, maquinaria y equipo y el medio ambiente y un

procedimientos es la guia detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o mas

personas realizan un trabajo.”(Torres, 2006, pg.45)

A continuación se encontrará como ejemplo el proceso de matrícula, los demás procesos

podrán observarse en el capítulo de anexos.

El Manual de procedimientos de la Fundación Kyrios contienen los siguientes Ítems

Objetivo: Determina el propósito del procedimiento

Alcance: a que áreas o personas afecta este proceso.

Actividades: son los pasos que describen cada procedimiento

Responsable: persona encargada de hacerlo cumplir

Descripción: el desarrollo detallado de cada actividad

Registro: que formato requiere cada actividad-

Registro de procedimientos: es el cuadro que describe el código y el nombre del

registro

Código: nombre o nomenclatura que se asigna a cada formato de registro.

Nombre del registro: es el nombre de Cada formato.

Control de cambios del documento: describe la versión, la fecha y el número de

modificación.

PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO

CODIGO

PRO-ADM-01

MATRICULAS

VERSION

FECHA

1

01/10/14

PÁGINA

44 DE 14

1. OBJETIVO:

Establecer en LA FUNDACION KYRIOS el procedimiento para las matriculas con términos

eficientes de tiempo, y calidad.

2. ALCANCE:

Aplica para todo el proceso de matrículas que requiera la FUNDACION KYRIOS.

3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

ITEM

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESCRIPCION

REGISTRO

1

Verificación

estado

estudiante (base

de datos Excel)

Secretario

Revisar si el estudiante está en estado de

mora o paz y salvo si es un alumno

antiguo, de estar en mora se le entrega

un comunicado al estudiante en donde

todas las particularidades académicas de

porque no puede matricularse.

Formato de

solicitud

2

Diligenciamiento

registro de

matrícula

(aplicativo

Access)

secretario

Registrar los datos personales del

estudiante e informar al estudiante

cuáles serán las materias que puede

inscribir en el caso que se esté

matriculando para el programa de

Teología.

3

Compromiso de

pago

secretario

Realizar una financiación a máximo 3

cuotas durante el semestre y establecer

fechas para cada pago.

4

Generación

recibo de pago

secretario

Generar el recibo de pago a través del

programa contable Helisa.

5

Archivar

secretario

Archivar de la A-Z el registro de

matrícula, materias matriculadas y el

compromiso de pago.

Archivo de

matrículas.

4.

REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO:

REG-MATRICULA-01

FORMATO DE SOLICITUD

REG- ARCHIVO- 02

ARCHIVO DE MATRICULAS

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO:

VERSIÓN

FECHA

MODIFICACIÓN

1

25/09/2014

Primera emisión del documento

3.

Medidas y estrategias para la aplicación de manuales de procesos y sus cargos

responsables.

Según los resultados obtenidos por el DOFA estratégico y la recolección de datos

para la realización del manual de procesos y procedimientos administrativos. Se

desarrollaron las siguientes estrategias:



Dividir las funciones y poner una persona en el área administrativa y un secretario

académico: se llegó a esta estrategia como resultado de varias reuniones en las

cuales se diagnosticaron las necesidades del área administrativa



Socialización de la misión, visión, valores y principios a través de talleres, mesas

redondas, lluvias de ideas y folletos ilustrativos, el acta de aprobación se puede

ver en los anexos



Socialización del manual de procesos y procedimientos por medio de reuniones

con el Secretario Académico y el coordinador del proyecto ( ver anexo)



Implementar el software académico para mejor manejo de información e

inscripción a los cursos, -



Optimizar el uso del software contable (con todos sus módulos). por medio de

talleres y capacitaciones del software Helisa



Crear un departamento de recursos humanos que direccione el tema de

contratación con los docentes y diseño e implementación de las plantillas las

plantillas de nómina , reunión con la Coordinadora académica, el Presidente de la

Fundación, el Coordinador del proyecto y el Secretario Académico y se expuso la

necesidad de un departamento de recursos humanos



Crear un área de mercadeo que se encargue de atraer nuevos donantes y conseguir

In document Combined Arms Operations in Urban Terrain FM 3 06 11 pdf (Page 107-115)