Dirigir, organizar y articular el Proceso de Manejo de Desastres para optimizar la preparación y ejecución, tanto de la respuesta como de la recuperación, frente a situaciones de emergencia, calamidad o desastre en el marco del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres – SNGRD o el que haga sus veces.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Garantizar el diseño y promover la implementación y funcionamiento de un proceso de Manejo de Desastres para fortalecer la Gestión del Riesgo de Desastres en el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres – SNGRD o el que haga sus veces.
2. Promover acciones de organización para la respuesta, sistemas de alerta, formación y capacitación, centros de reserva, albergues, equipamiento, entrenamiento, entre otras, tendientes a mejorar la preparación para la respuesta.
3. Dirigir y establecer criterios y lineamientos para la preparación para la respuesta y la recuperación frente a desastres en el marco del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres – SNGRD o el que haga sus veces y el Plan Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres.
4. Dirigir y gestionar la adopción e implementación de los componentes de preparación para la respuesta y respuesta a desastres del Plan Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres relacionados con los riesgos de origen natural y antrópico no intencional, en los ámbitos nacional y territorial de manera oportuna y adecuada.
5. Dirigir la formulación, divulgación e implementación de la estrategia nacional de respuesta a emergencias, así como del plan de acción específico para la recuperación en situaciones de declaradas de desastre nacional.
6. Proponer y dirigir la realización de estudios e investigaciones para identificar nuevas tendencias en cuanto al manejo de desastres, para ser analizadas e incorporadas al Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres – SNGRD o el que haga sus veces.
7. Dirigir controlar y velar por el cumplimiento de las funciones que le corresponde realizar a la dependencia a cargo de conformidad con las normas vigentes, así como la ejecución del conjunto de procesos, procedimientos y tareas relacionadas y velar por que se realicen ajustes a la organización interna y a las disposiciones que regulan los procesos, procedimientos y trámites administrativos internos relacionados con la Subdirección.
8. Apoyar y participar activamente del proceso de planeación estratégica y presupuestal de la Unidad y liderar la planeación de la Subdirección en particular; implementando, dirigiendo y controlando los procesos, planes, programas y proyectos de la entidad que tengan relación con la dependencia a su cargo y adelantando las gestiones necesarias para asegurar el cumplimiento de las metas, indicadores, planes y programas de la dependencia a su cargo. 9. Dirigir controlar y velar por el cumplimiento de las funciones que le corresponde realizar a la
dependencia a cargo de conformidad con las normas vigentes, así como la ejecución del conjunto de procesos, procedimientos y tareas relacionadas y velar por que se realicen ajustes a la organización interna y a las disposiciones que regulan los procesos, procedimientos y trámites administrativos internos relacionados con la Subdirección.
10. Elaborar los informes que se requieran sobre la gestión de la subdirección y aquellos que requieran las autoridades de control, de acuerdo con su competencia.
11. Orientar, dirigir, coordinar y evaluar el desempeño de las funciones asignadas al personal de la subdirección, actuando en coherencia con aquellas designadas a la dependencia, de manera que se logren los objetivos propuestos en el plan estratégico y se contribuya al cumplimiento de la misión institucional.
12. Representar a la Entidad en reuniones relacionadas con asuntos de la dependencia a su cargo, en las que sea delegado, o que le corresponda por competencia.
13. Coordinar el control de legalidad de los procesos contractuales que celebre la dependencia. 14. Dirigir, coordinar, asesorar los procesos de contratación que requiera la dependencia a nivel
nacional y territorial, de conformidad con la normativa vigente.
15. Planear, asesorar, vigilar, controlar y verificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos relacionados con la gestión contractual de la dependencia, conforme con la normatividad
vigente sobre la materia.
16. Brindar asistencia técnica y soporte, en lo que respecta a los procedimientos de contratación de la dependencia.
17. Coordinar la realización de las evaluaciones a las propuestas que se presenten dentro de los procesos de selección contractual, contratos o convenios.
18. Apoyar la implementación, desarrollo y sostenimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión Institucional en observancia de las recomendaciones realizadas en el ámbito de su competencia.
19. Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO
1. El Sistema Integrado de Gestión es desarrollado y contribuye a fortalecer los sistemas de gestión de la calidad, de control interno, de desarrollo administrativo y los demás que defina la entidad.
2. El personal de la entidad es dirigido y administrado de conformidad con las normas legales vigentes cumpliendo con la demanda de servicios de la población sujeto de atención de la Entidad permitiendo desarrollar los objetivos planteados en los planes y políticas trazadas por el gobierno nacional.
3. La administración de personal de la dependencia, se desarrolla de acuerdo con las disposiciones legales vigentes en la materia.
4. La dirección, coordinación, vigilancia y control de políticas, planes, programas y proyectos de la Entidad, responden por el cumplimiento de los objetivos y la misión de la entidad que le corresponde desarrollar legalmente en concordancia con los planes nacionales de Desarrollo. 5. La organización interna de la entidad es acorde con las necesidades del servicio y las normas
vigentes que regulan la organización de las entidades de la Nación, y permite adaptarse rápidamente a los cambios que exigen factores y actores internos y externos.
6. La organización y el funcionamiento interno de la dependencia se adelanta de acuerdo con los criterios, procedimientos y normas internas y externas legales vigentes.
7. La representación, en juntas, consejos u otros cuerpos colegiados, se hace por delegación expresa e instrucciones impartidas por el Director General.
8. Las políticas, normas y procedimientos del área de su desempeño son divulgadas a las diferentes dependencias de acuerdo con los medios y normativa vigente.
9. Los Planes, Programas y proyectos de la Entidad se ejecutan adecuadamente y responden a las necesidades del país, el sector y la institución.
10. Los actos administrativos, los contratos y convenios suscritos, son realizados atendiendo las normas legales vigentes y le permiten a la entidad cumplir con la misión, ampliar la cobertura y la calidad del servicio prestado.
11. Los indicadores diseñados sirven para monitorear, hacer seguimiento y evaluar la efectividad de las políticas, los planes, los programas y los proyectos.
12. Los informes de la gestión institucional, son oportunos, contienen información actualizada y satisfacen los procedimientos y requerimientos legales y constitucionales.
13. Los informes periódicos sobre el estado del Sistema Integrado de Gestión son evaluados y contribuyen a que el equipo directivo de la Entidad conozca las debilidades, falencias y necesidades y adopte las medidas de mejora pertinentes.
14. Los objetivos institucionales, se cumplen con eficacia y eficiencia de acuerdo con las políticas fijadas y los objetivos y metas contenidos en los planes y programas.
15. El Director General es asistido en las funciones propias de la Subdirección, en forma oportuna y de conformidad con las normas vigentes, presentando además propuestas sobre los procesos que desarrolla la respectiva dependencia.
16. El funcionamiento de la entidad en los procesos, procedimientos y tareas relacionadas con la dependencia, es organizado y controlado propendiendo permanentemente por el cumplimiento de las normas vigentes.
17. La adopción e implementación de componentes del Plan Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres es gestionada con los diferentes actores públicos y privados de manera apropiada y pertinente.
18. La asistencia brindada ante situaciones de desastre, calamidad o emergencia que se presenten en el territorio nacional, se efectúa de manera oportuna, eficiente y eficaz.
19. La proposición de ajustes a la organización interna de la entidad y a las disposiciones que regulan los procesos, procedimientos y trámites administrativos internos relacionados con la dependencia que dirige, corresponden a las normas legales que regulan la respectiva materia, a las políticas institucionales y a las necesidades del servicio.
20. La representación de la entidad en reuniones, se realiza de manera oportuna y acorde a las instrucciones recibidas, las políticas, los planes, programas y proyectos de la entidad.
21. Las estrategias y planes de emergencia, contingencia, modelos organizacionales y protocolos operativos son diseñados e implementados de manera adecuada, oportuna y conforme con la normatividad vigente.
22. Las funciones que le corresponde realizar a la dependencia, son dirigidas y controladas por el Subdirector, velando por su cumplimiento oportuno, atendiendo las normas vigentes, las metas y políticas institucionales y los procesos y procedimientos establecidos.
23. Las metas, indicadores, planes y programas de la dependencia son cumplidos oportunamente, atendiendo las funciones, los objetivos, la misión y la visión institucional.
24. Los criterios y lineamientos establecidos de gestión territorial y local, están acordes a la normatividad vigente, el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres – SNGRD o el que haga sus veces y el Plan Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres.
25. Los elementos propuestos relacionados con la atención de desastres, están en concordancia con las políticas nacionales y sectoriales, y tienen en cuenta aquellos aspectos de cooperación internacional que sean aplicables a los mismos.
26. Los estudios e investigaciones permiten identificar nuevas tendencias asociadas al manejo de desastres, que puedan ser aplicables al país con el fin de mejorar de manera permanente el logro de los objetivos misionales a cargo de la entidad.
27. Los informes entregados a las autoridades de control se suministran en los términos correspondientes, de igual forma que responden a criterios de precisión y confiabilidad.
28. Los procesos, planes, programas y proyectos establecidos en la entidad, que tienen relación con la dependencia, son adoptados o implementados en todos los niveles teniendo en cuenta los planes de desarrollo, las funciones, objetivos y misión de la Unidad.
29. El aprovisionamiento, distribución y demás servicios logísticos son dirigidos de acuerdo con la estrategia nacional de respuesta a emergencias.
30. Los procesos de capacitación y entrenamiento en manejo de desastres, son dirigidos de manera adecuada y de acuerdo con las necesidades del país, permitiendo el fortalecimiento comunitario y del personal estratégico, táctico y operativo de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres – SNGRD o el que haga sus veces. 31. La formulación, coordinación, ejecución y seguimiento de las políticas, planes, programas y
proyectos técnicos y normativos están de acuerdo con la planeación estratégica y presupuestal, y con los objetivos de la Entidad.
32. La asesoría dada a la dependencia y la coordinación realizada al control de legalidad de los procesos contractuales que celebra la dependencia, es coherente con las normas vigentes. 33. Los procesos de contratación dirigidos y ejecutados a nivel nacional y territorial, se adelantan
34. Los estudios, recomendaciones, metodologías y procedimientos de contratación aplicados, responden a las expectativas de la dependencia.
35. La planeación, asesoría y el seguimiento al cumplimiento de los procesos y procedimientos relacionados con la gestión contractual de la dependencia, se realiza de acuerdo con las políticas y normas previstas.
36. El apoyo a la implementación, desarrollo y sostenimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión Institucional permite el mejoramiento continuo de la entidad y permite generar recomendaciones conforme a la normatividad vigente sobre la materia.
37. Las demás funciones que le fueron asignadas por el jefe inmediato y que estuvieron acordes con la naturaleza del cargo y el área de desempeño, fueron desempeñadas conforme con las normas y procedimientos vigentes.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Metodologías para la formulación y evaluación de proyectos. 2. Presupuesto público.
3. Administración de Desastres. 4. Contratación Estatal.
5. Gestión del Riesgo de Desastres. 6. Logística.
7. Metodologías de investigación. 8. Plan Nacional de Desarrollo. 9. Planeación Estratégica.
10. Normatividad de diseño y construcción sismo resistente. 11. Planes de emergencia y contingencia.
VI. RANGO O CAMPO DE APLICACIÓN Categoría. Tipo de entidades.
Clases. Entidades públicas de orden nacional, territorial o cualquier oficina en representación del Estado. Organizaciones Privadas, Organizaciones No Gubernamentales y Organizaciones del Tercer Sector (Organizaciones sin fines de lucro y Organizaciones de la Sociedad Civil). Categoría. Tipo de clientes.
Clases. Clientes internos y externos de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres.
Categoría. Comunicaciones utilizadas.
Clases. Verbal, telefónica, virtual (chat, e-mail, teleconferencia, foro virtual). Categoría. Información.
Clases. Escrita, digital, verbal, presencial.
VII. EVIDENCIAS
De producto: Todos los registros y documentos, que se utilicen y se produzcan como resultado de la ejecución de sus funciones esenciales, tales como: 1) Cumplimiento del cronograma de trabajo; 2) Estrategia nacional de respuesta a emergencias; 3) Informe anual de gestión; 4) Informe de gestión mensual; 5) Plan Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres en su componente de manejo de Desastres; 6) Planes de Acción Específicos para el retorno a la normalidad en caso de desastres.
De desempeño: Observación de las actitudes y comportamientos del servidor público en el desarrollo de las acciones de prestación de servicios de atención y orientación a ciudadanos. De conocimientos: Aplicación de pruebas orales y escritas relacionadas con los conocimientos
básicos o esenciales.
VIII. REQUISITOS DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
Título profesional en Administración Ambiental, Biología, Ecología, Estadística, Matemáticas, Geología, Ingeniería Catastral y Geodesia, Ingeniería Civil, Ingeniería Forestal, Ingeniería Geográfica, Ingeniería Geológica, Ingeniería Química, Ingeniería Sanitaria, Arquitectura, Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería Sanitaria y Ambiental, Ingeniería Ambiental y Sanitaria o Ingeniería Ambiental.
Título de postgrado en la modalidad de maestría en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
Matrícula o Tarjeta profesional en los casos reglamentados por la Ley.
Cincuenta y seis (56) meses de experiencia profesional relacionada.
IX. ALTERNATIVA
ESTUDIOS EXPERIENCIA
Título profesional en Administración Ambiental, Biología, Ecología, Estadística, Matemáticas, Geología, Ingeniería Catastral y Geodesia, Ingeniería Civil, Ingeniería Forestal, Ingeniería Geográfica, Ingeniería Geológica, Ingeniería Química, Ingeniería Sanitaria, Arquitectura, Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería Sanitaria y Ambiental, Ingeniería Ambiental y Sanitaria o Ingeniería Ambiental.
Título de postgrado en la modalidad de especialización en áreas relacionadas con las funciones del cargo.
Matrícula o Tarjeta profesional en los casos reglamentados por la Ley.
Sesenta y ocho (68) meses de experiencia profesional relacionada.
Título profesional en Administración Ambiental, Biología, Ecología, Estadística, Matemáticas, Geología, Ingeniería Catastral y Geodesia, Ingeniería Civil, Ingeniería Forestal, Ingeniería Geográfica, Ingeniería Geológica, Ingeniería Química, Ingeniería Sanitaria, Arquitectura, Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería Sanitaria y Ambiental, Ingeniería Ambiental y Sanitaria o Ingeniería Ambiental.
Matrícula o Tarjeta profesional en los casos reglamentados por la Ley.
Noventa y dos (92) meses de experiencia profesional relacionada.
Título profesional en Administración Ambiental, Biología, Ecología, Estadística, Matemáticas, Geología, Ingeniería Catastral y Geodesia,
Cincuenta y seis (56) meses de experiencia profesional relacionada.
Ingeniería Civil, Ingeniería Forestal, Ingeniería Geográfica, Ingeniería Geológica, Ingeniería Química, Ingeniería Sanitaria, Arquitectura, Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería Sanitaria y Ambiental, Ingeniería Ambiental y Sanitaria o Ingeniería Ambiental.
Título profesional adicional al exigido en el requisito del empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo.
Matrícula o Tarjeta profesional en los casos reglamentados por la Ley.
Título profesional en Administración Ambiental, Biología, Ecología, Estadística, Matemáticas, Geología, Ingeniería Catastral y Geodesia, Ingeniería Civil, Ingeniería Forestal, Ingeniería Geográfica, Ingeniería Geológica, Ingeniería Química, Ingeniería Sanitaria, Arquitectura, Economía, Ingeniería Industrial, Ingeniería Sanitaria y Ambiental, Ingeniería Ambiental y Sanitaria o Ingeniería Ambiental.
Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al título profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea afín con las funciones del cargo.
Matrícula o Tarjeta profesional en los casos reglamentados por la Ley.
Sesenta y ocho (68) meses de experiencia profesional relacionada.
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN
Nivel: Directivo
Denominación del Empleo: Jefe de Oficina
Código: 0137
Grado: 20
No. de Cargos: Uno (1)
Cargo del Jefe Inmediato: Presidente de la República
01372001 N° de Cargos: Uno (1)
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Verificar y evaluar permanentemente el Sistema de Control Interno de la Unidad, y proponer las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización con sujeción a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre la materia.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno de la Unidad.
2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la Entidad y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la Entidad, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.
4. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la Unidad, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.
5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Unidad y recomendar los ajustes necesarios.
6. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados.
7. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la Entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.
8. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.
9. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente.
10. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.
11. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas en la UNGRD.
12. Asesorar y apoyar al Director General en el diseño, implementación y evaluación del Sistema de Control Interno, y verificar su operatividad.
13. Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura de autocontrol y de calidad que contribuya al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de competencia de la Unidad.
14. Diseñar los planes, métodos, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación del Sistema de Control Interno de la Unidad.
15. Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar recomendaciones al Director General haciendo énfasis en los indicadores de gestión diseñados y reportados periódicamente por la Oficina Asesora de Planeación e Información.
16. Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Unidad, recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementación.
17. Asesorar a las dependencias en la identificación y prevención de los riesgos que puedan afectar el logro de sus objetivos.
Modelo Integrado de Planeación y Gestión y mantener informado al Director sobre la marcha del Sistema,
19. Presentar informes de actividades al Director y al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
20. Coordinar la consolidación y presentación del Informe de Rendición de Cuenta Fiscal que debe remitirse anualmente a la Contraloría General de la República al comienzo de cada vigencia. 21. Facilitar los requerimientos de los organismos de Control Externo y la coordinación en los
informes de la Entidad.
22. Asesorar y acompañar el desarrollo, sostenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, verificar su efectividad y la observancia de sus recomendaciones.
23. Desarrollar programas de Auditoría de conformidad con la naturaleza objeto de evaluación, formulando las observaciones y recomendaciones pertinentes.
24. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana.
25. Vigilar que la atención de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos se preste pronta y adecuadamente y rendir los informes sobre el particular.
26. Verificar la aplicación y cumplimiento de las medidas que adopte el Gobierno Nacional sobre lucha contra la corrupción, racionalización de trámites y austeridad del gasto, entre otras materias, con el fin de contribuir al mejoramiento y eficiencia en la gestión.