3.4 Data and Summary Statistics
3.5.2 CEO Compensation and Functional Background
Esta es la primera fase de la auditoría, en el cual se determinó la relación entre la empresa y el auditor, en esta fase se estableció los procedimientos de auditoría que se utilizaron en el examen especial, se realizó una reunión con la gerente para examinar la naturaleza operativa, giro del negocio, políticas contables, normas de control interno, organigrama estructural de la empresa y encargado del cuidado de los activos no corrientes.
En la planificación preliminar se dio a conocer a gerencia la utilización constante de las instalaciones en el cual se otorgó las facilidades para que se examine el componente, se aplicó la recopilación de información y la misma se procedió al análisis de lineamientos
38
y procesos aplicados por la empresa, para determinar el registro y custodio de la información referente al componente propiedad planta y equipo.
En la planificación específica se aplicó el cuestionario de control interno dando como resultado el 30,77% de nivel de confianza, estableciendo un nivel de riesgo alto y un nivel de confianza bajo, posterior a la evaluación, se realizó el programa de trabajo en el cual se da a conocer los procedimientos que se van a aplicar en el examen especial.
39
Plan especifico
EMPRESA
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE” Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Propiedad planta y equipo”
PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2015.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN.
Identificación de la entidad.
NOMBRE: Empresa “Tania Marcela Campos Aguirre”
NOMBRE COMERCIAL: Apart Hotel América
R U C: 1709946246001
DIRECCION: Calle Rio Pilatón, número 204 y Rio Toachí
TELEFONO: 02 2769 - 186
HORARIO DE ATENCION: Atención ininterrumpida las 24 Horas.
Motivos del examen.
El examen especial de auditoría financiera al componente Propiedad planta y equipo a la empresa “Tania Marcela Campos Aguirre”, año 2015, se realiza en cumplimiento al proceso de la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas C.P.A., de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, tema aprobado por la Dirección Académica de la carrera de Contabilidad y Auditoría. Se emitio una solicitud para realizar esta actividad en la empresa, la cual fue aceptada por el gerente propietario de dicha entidad, a traves de una carta emitida el 27 de septiembre del 2017. (Ver anexo N° 3)
Elaborado por: J.D.M.G. Fecha: 16/11/2016 Revisado por: A.B.J.H Fecha: 16/11/2016 PE-6 1/10
40
EMPRESA
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Propiedad planta y equipo”
PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2015.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN.
Objetivo del examen.
Evaluar el grado de cumplimiento del control interno de la empresa, para determinar la confiabilidad de la información generada.
Emitir una opinión sobre la razonabilidad de los saldos, el sistema de control interno, el cumplimiento de las principales disposiciones legales del
componente propiedad planta y equipo.
Alcance del Examen Especial.
El examen especial de auditoría financiera al componente propiedad planta y equipo de la empresa “Tania Marcela Campos Aguirre”, se realizó al periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2015, en cumplimiento al programa de graduación. El examen se llevó a cabo a los saldos financieros, la evaluación del control interno y el cumplimiento de las leyes que la rigen.
Base legal.
“Tania Marcela Campos Aguirre” es una empresa privada, inició sus operaciones en el año 2012, ubicada en la ciudad de Santo Domingo en la Av. Río Toachí y Río Pilatón N° 204, nació con la visión de brindar un servicio de hospedaje de calidad tanto a los turistas nacionales como extranjeros, propósito que la ha llevado en poco tiempo a convertirse en una de las empresas más relevantes de la región en lo que respecta al servicio de hospedaje en hoteles y eventos sociales.
Elaborado por: J.D.M.G. Fecha: 16/11/2016 Revisado por: A.B.J.H Fecha: 16/11/2016 PE-6 2/10
41
EMPRESA
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Propiedad planta y equipo”
PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2015.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN.
Está regida por la siguiente base legal:
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
Código de Trabajo, Código de Comercio, Código Civil.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Normas Internacionales de Contabilidad
Principios de contabilidad generalmente aceptados.
Ministerio de Turismo
Estructura organizacional.
La empresa “Tania Marcela Campos Aguirre” es una empresa dedicada al servicio de hospedaje con personalidad de autonomía administrativa y operativa, la
estructura orgánica es la siguiente:
Nivel Directivo. Gerente Nivel Administrativo Recursos Humanos Contador Nivel Operativo Recepción. Mensajería Camarería Bodega Jefe de cocina Ayudantes de cocina Meseros Elaborado por: J.D.M.G. Fecha: 16/11/2016 Revisado por: A.B.J.H Fecha: 16/11/2016 PE-6 3/10
42
EMPRESA
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Propiedad planta y equipo”
PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2015.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN.
Objetivo de la Empresa.
En referencia al Registro Único del Contribuyente (RUC), la empresa cuenta con las siguientes actividades económicas. (Ver anexo N° 4)
Organización y dirección de todo tipo de eventos.
Venta al por menor de comisionistas.
Servicio de hospedaje en hoteles.
Venta de comidas y bebidas en restaurantes para su consumo inmediato.
Sistema de Archivo.
La documentación sujeta al examen especial de auditoría financiera al componente propiedad planta y equipo, no se encuentra archivada de forma cronológica en el área contable, según los comprobantes con los que se han adquirido cada uno de los activos no corrientes, el departamento encargado de la custodia de la documentación es recursos humanos.
Unidades responsables y/o componentes.
El componente propiedad planta y equipo es parte fundamental de la empresa, el cual se encuentra relacionado con el siguiente proceso:
Elaborado por: J.D.M.G. Fecha: 16/11/2016 Revisado por: A.B.J.H Fecha: 16/11/2016 PE-6 4/10
43
EMPRESA
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Propiedad planta y equipo”
PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2015.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN.
Figura 2 Proceso relacionados.
PROCESOS. UNIDADES RESPONSABLES.
Adquisición Gerente Recursos Humanos Contador. Bodega. Custodio Pago Registro contable
Fuente: García, G. (2014). Fundamentos de auditoría Elaborado por: Manya, D.
Financiamiento.
FUENTE 2015 USD
Propiedad Planta y equipo 451.648,00
Total 451.648,00
En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica.
Tabla 3 Monto de recurso examinados.
Fuente: Empresa “Tania Marcela Campos Aguirre” Elaborado por: Manya D.
Elaborado por: J.D.M.G. Fecha: 16/11/2016 Revisado por: A.B.J.H Fecha: 16/11/2016 PE-6 5/10
44
EMPRESA
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Propiedad planta y equipo”
PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2015.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN. Principales políticas contables.
La empresa no posee políticas contables internamente para el manejo, registró y presentación de estados financieros se contempla en la ley de régimen tributario interno, principios de contabilidad generalmente acepados y las normas internacionales de contabilidad.
Grado de confiabilidad de información.
Proceso de adquisición.
El encargado de bodega emite el requerimiento por escrito a gerencia, la misma es la encargada de verificar y analizar la adquisición del bien que se va a realizar, luego de haber sido aprobado por gerencia, se emite la autorización para poder custodiar la compra del bien.
Proceso de pago.
Posterior a que se haya cumplido el proceso de orden de adquisición o autorización de la compra, gerencia es la encargada de autorizar que se emita el cheque por medio de la jefa de recursos humanos, la misma que se encarga de realizar el pago de la compra del bien.
Proceso de registro.
Luego de haber cumplido con el proceso del pago, la jefa de recursos humanos se encarga de realizar el respectivo registro contable de los movimientos de adquisición realizados por parte de la empresa.
Elaborado por: J.D.M.G. Fecha: 16/11/2016 Revisado por: A.B.J.H Fecha: 16/11/2016 PE-6 6/10
45
EMPRESA
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Propiedad planta y equipo”
PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2015.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN.
Evaluación del control interno.
La evaluación de control interno aplicada a la empresa, mediante la aplicación del cuestionario se determinó el 30,77% de nivel de confianza, estableciendo un nivel de riesgo alto y de confianza bajo.
Tabla 4 Nomina de nivel de riesgo y confianza
RANGO NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO 15% - 50% BAJO ALTO 51% - 75% MEDIO MEDIO 76% - 95% ALTO BAJO
Fuente: Empresa “Tania Marcela Campos Aguirre” Elaborado por: David Manya.
Puntos de Interés para la auditoría.
Con la evaluación de control interno realizada por el auditor se determinó observaciones preliminares, que serán confirmadas con las pruebas sustantivas aplicadas en la ejecución del trabajo realizado a la empresa en la siguiente fase de la auditoría, entre las más importantes se citan las siguientes.
Elaborado por: J.D.M.G. Fecha: 16/11/2016 Revisado por: A.B.J.H Fecha: 16/11/2016 PE-6 7/10
46
EMPRESA
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Propiedad planta y equipo”
PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2015.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN.
Inexistencia del registro de depreciaciones a los activos no corrientes.
La empresa no aplica el procedimiento de depreciación, este proceso es de suma importancia ya que permite determinar el valor real de cada uno de los activos no corrientes, con el fin de realizar el registro oportuno de la información financiera y evitar que la empresa pague más impuestos debito a la sobrevaloración de su propiedad, planta y equipo.
Inexistencia de codificación a los activos no corrientes.
Este proceso es fundamental, debido a que ayuda a identificar la existencia real de cada uno de los activos no corrientes, el lugar o departamento donde se lo está utilizando, las entradas y salidas, su estado de desgaste y el control del mantenimiento en el caso que sufran algún daño o deterioro que perjudique el rendimiento y su utilización, este proceso permite evitar pérdidas que afecten el desarrollo económico y financiero de la empresa a largo plazo.
No se realizan inventarios periódicos a los activos no corrientes.
La empresa no realiza un inventario periódico a los activos no corrientes, lo cual genera desconocimiento sobre el valor real del componente propiedad planta y equipo, su estado actual, estado de conservación y el responsable directos de los mismos. Elaborado por: J.D.M.G. Fecha: 16/11/2016 Revisado por: A.B.J.H Fecha: 16/11/2016 PE-6 8/10
47
EMPRESA
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Propiedad planta y equipo”
PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2015. REPORTE DE PLANIFICACIÓN.
Los activos no corrientes no están asegurados.
Esta gestión es importante debido a que un siniestro o un accidente podría convertirse en una seria amenaza para la salud financiera de la empresa, ya que la misma está expuesta a diferentes riesgos, en el caso del edificio, muebles y enseres están expuestos a un incendio, en el caso de los vehículos pueden sufrir siniestros, estos sucesos no deseados en caso de darse pueden traer significativos gastos financieros para la empresa.
Carencia de políticas para el proceso de archivo de la documentación.
La falta de normas y políticas para el proceso de archivo de los documentos de soporte de la información de los activos no corrientes ha generado perdida de algunos de ellos y ocasiona retraso al momento de buscar dicha información.
Inexistencia de manual de procedimientos definido sobre el manejo y cuidado de los activos no corrientes.
En el análisis realizado se evidencia la falta de un manual de normas, policitas y procedimientos para realizar el proceso de uso de los activos no corrientes, lo cual genera deterioro prematuro de los mismos y pérdida financiera a la empresa.
Programa específico de Trabajo.
En los anexos adjuntados se presenta el programa de trabajo, obtenido con la evaluación de control interno al momento de realizar la auditoría.
Elaborado por: J.D.M.G. Fecha: 16/11/2016 Revisado por: A.B.J.H Fecha: 16/11/2016 PE-6 9/10
48
EMPRESA
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Propiedad planta y equipo”
PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2015.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN.
Población.
El análisis que se va a realizar en el examen especial de auditoría financiera al componente propiedad planta y equipo es a totalidad de la población.
Tiempo estimado de ejecución de trabajo.
La ejecución de la auditoria se estima concluir en 30 días laborables a partir del 1 de noviembre del 2016, lo cual queda distribuida de la siguiente manera:
Tabla 5 Plan de Auditoria
FASES ACTIVIDADES TIEMPO
Planificación Planificación preliminar Conocimiento de la compañía. 10 Días Motivo de la auditoria, Archivo permanente Planificación especifica
Evaluación del control interno. Informe de control interno Programa de auditoria Ejecución Obtención de evidencias Aplicación de pruebas 15 Días Elaboración de papeles de trabajo.
Desarrollo de hallazgos
Comunicación de hallazgos Discusión de los hallazgos
Comunicación de
los resultados Informe Opinión del informe Estándar 5 Días
Fuente: Sierra, G., Mejia, I., Orta, M., & Castrillo, L. (2014). Fundamentos teoricos de auditoría financiera Elaborado por: Manya, D.
Elaborado por: J.D.M.G. Fecha: 16/11/2016 Revisado por: A.B.J.H Fecha: 16/11/2016 PE-6 10/10
49
Informe de control interno.
Santo Domingo, a 16 de Noviembre del 2016. Ing. Tania Campos
GERENTE GENERAL DE “APART HOTEL AMÉRICA”
Presente.
ASUNTO: INFORME DE CONTROL INTERNO. De mis consideraciones:
Como parte del Examen Especial de Auditoría Financiera al componente propiedad planta y equipo a la empresa
“TANIA MARCELA CAMPOS AGUIRRE”
, ubicado en la Ciudad de Santo Domingo, por el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, se consideró que la evaluación que se realizó al control interno, fue con efectos de aplicar procedimientos de auditoría, el objetivo de la evaluación que se realizo fue para obtener el nivel de confianza en los procedimientos de control que se aplicaron a los activos no corrientes.Con estos antecedentes considero que la revisión efectuada ofrece una base razonable de los hechos suscitados, que me permitan profesionalmente emitir las conclusiones y recomendaciones en el presente examen especial de auditoría financiera practicada a esta empresa:
Conclusiones:
Con la auditoría realizada a la empresa se puede concluir algunos aspectos importantes como:
El inexistente registro de depreciación a los activos no corrientes de la empresa es producto de que la persona responsable de registrar dichas PE-7
50
transacciones carece de determinados aspectos contables además de realizar múltiples funciones dentro de la empresa.
La empresa no tiene codificados los activos no corrientes, debido a que no cuenta con políticas establecidas donde se controle el cumplimiento de este proceso.
La carencia de políticas para realizar el proceso de archivo de la documentación de los activos no corrientes genera perdida de los mismos y retraso a la hora de buscar dicha información.
No existe manual de procedimientos definido sobre el manejo y cuidado de los activos no corrientes, lo que ocasiona mal uso de los mismos, deterioro prematuro y por consecuencia perdida financiera a la empresa.
No se realiza inventario ni controles a los activos no corrientes para verificar el estado de desgaste o conservación de los mismos.
Los activos no corrientes de la empresa no están asegurados lo cual puede afectar considerablemente a la misma en caso de ocurrir un suceso no deseado.
La empresa carece de controles claves para el proceso de adquisición, venta y reparación de los activos no corrientes, lo cual causa que se lleven a cabo dichos procesos de manera incorrecta.
Con relación al manejo integral de la documentación del componente propiedad planta y equipo, se determinó que han existido observaciones en el control interno, por cuanto se encontró la inexistencia del registro de depreciación y el mal manejo de la documentación de los activos no corrientes, lo antes mencionado afecta a que no se conozca el saldo real del componente.
PE-7 2/2
51
Recomendaciones:
Con las conclusiones determinadas anteriormente, se recomienda las siguientes acciones para el mejoramiento del proceso y registro contable de las depreciaciones.
Establecer políticas contables para que se realice el proceso de registro de depreciación de los activos no corrientes de forma correcta como lo establece la NIC 16 sección 43, se depreciara de forma separada cada parte de un elemento de propiedades, planta y equipo.
Efectuar el proceso de codificación a los activos no corrientes con las respectivas fichas de control, lo cual permitirá identificar de forma rápida y oportuna el estado del bien, lugar donde se lo está utilizando y el responsable del mismo.
Crear normas y políticas para el proceso de archivo de la documentación con el fin de tener la información que se requiere de forma inmediata cuando sea necesario.
Establecer políticas para el manejo y cuidado de los activos no corrientes, con el fin de establecer responsables en caso de pérdida o daño de los mismos
Revisar de forma periódica los activos no corrientes con el fin de tomar medidas correctivas sobre mantenimiento o sustitución de los mismos, además llevar a cabo una toma física mínimo una vez al año, con el objetivo de validar la existencia real del bien, su estado de conservación y tomar medidas correctivas de ser necesario en beneficio de la empresa.
Asegurar los activos no corrientes ya que son propensos a sufrir siniestros o accidentes que puedan afectar su función en el desarrollo de la actividad económica de la empresa.
Atentamente,
Jaime David Manya
52