CFD validation

Una eficiente gestión de recaudaciones requiere un conjunto de elementos y requerimientos mínimos, para establecer requisitos de calidad, entre ellos se analizan:

• Facilidad de acceso. Se requiere a disponer de información respecto al cobro o pago de documentos actualizados, como es caso del código e identificación en cuanto al deudor y acreedor, su naturaleza, monto, fechas de vencimiento, entre otros; lo cual debe estar al alcance del gestor de tesorería o de contabilidad. Por ello, el sistema de control establecido cuenta con opciones de filtraje en datos, agrupación de partidas por medio de diferentes criterios de búsquedas, fórmulas de ordenación numérica o alfabética y demás alternativas que permitan un fácil registro.

• Control de Vencimiento. Es el elemento principal respecto a la gestión en tesorería que consiste en la permanente identificación a tiempo real del estado en que se dispone una determinada cuenta por cobrar, una deuda pendiente de pago, etc. Las distintas posibilidades en que se localiza un documento por pagar o cobrar se debe codificar en función a posibles efectos de adaptación identificando situaciones como documentos fuentes pendientes, devueltos, anulado u otras que la experiencia comercial concreta disponga la empresa.

• Contabilización automática. Un buen sistema informático de

recaudaciones debe estar gestionado con herramientas de gestión interno respecto a la contabilización de asientos generados automáticamente, con absoluta exactitud y confiabilidad justo a tiempo. La gestión de tesorería

es una función técnica que debe procurar procedimientos contables eficientes y permanentes, para mantener el flujo de fondos positivos, en cada caso en particular y documento fuente que se produzca.

• Flexibilidad. Los documentos y datos generados de todo tipo de

información relacionada deben cumplir con requisitos de flexibilidad y adaptación en cuanto a variedad de situaciones específicas, diseñados acorde a la dinámica empresarial. Así, por decirlo, debe estar permitido el pago o cobro parcial o total de un documento, el agrupamiento de recibos, si así lo requiere el cliente, la entrada sistematizada y sencilla de

devoluciones, etc.

• Adaptación. La herramienta de flujo monetario, cobros y pagos, debe ser capaz de su adaptación fácil, segura y precisa respecto a directrices externas que puedan involucrar directamente al área de tesorería, como pueden ser mecanismos estandarizados de documentos fuentes, modelos propios de cada institución financiera, etc. (Rodés, 2014).

2.1.4.1. Política Crediticia y Cobranzas

La política crediticia son procedimientos establecidos para cumplir objetivos financieros, respecto a lineamientos de actuación en el otorgamiento de créditos y gestión de cobranzas a clientes. Las políticas crediticias adoptadas por la empresa hacen posible que los empleados dispongan de pautas de desenvolvimiento laboral o disposiciones de aplicación que no requieren de autorización precia para facilitar el trabajo en equipo con mejores resultados sinérgicos.

Las políticas de cobro son los procedimientos que sigue la empresa para cobrar los créditos que ha otorgado a sus clientes.

La política empresarial orienta el pensamiento colectivo hacia planes conjuntos de responsabilidad compartida, permitiendo que el personal quede en libertad de actuar por propias decisiones, en aspectos formales de cadena de valor, construida y difundida en la organización por medios formales concretos como memorándums, escritos en tono normativo.

Por consiguiente, el desarrollo de políticas crediticias y cobro responden a decisiones consensuadas del personal directivo u órgano administrativo competente, con énfasis en áreas de colaboración participativa de credit management y

departamento comercial; quienes analizan los problemas y procedimientos de crédito y cobranza, estableciendo normativas pertinentes y medidas administrativas que se aplican formalmente a circunstancias similares. Tales directrices suelen

materializarse en decálogo, que indican procedimientos permitidos y aquello que debe evitarse en concesión de créditos (Brachfield P, 2009).

2.1.4.2. Riesgo del Crédito Comercial

Un crédito también se define como una prerrogativa de comprar ahora y pagar en una fecha futura, en la actualidad es un sistema moderno de

comercialización mediante el cual una persona o entidad asume un compromiso de pago futuro (deudor) por la aceptación de un bien o servicio ante otra persona o entidad (acreedor); en cual los pagos de las mercancías se aplazan a través del uso general de documentos negociables. Ej. Letras de cambio, cartas de crédito, factura conformada, etc. El crédito flexibiliza los términos de una transacción (plazos, montos, tipo de interés, etc.) facilitando el acuerdo comercial, tanto al cubrir una satisfacción de venta tanto por parte del comerciante, como la necesidad de comprar

por parte del consumidor, de acuerdo a la disponibilidad de pago que presenta. (Roberto Carlos Calderón Prado., 2016)

Existen muchas empresas, que disponen de un nivel elevado de ventas, ya que en su política empresarial, se encuentra, la filosofía que mientras más una empresa venda dispondrá de beneficios adicionales. Son muchas las empresas que disponen una visión simplificada de su función primordial que han desarrollado por lograr ventas a lo máximo posible.

Para estas empresas lo único que disponen como política es conseguir facturar demasiado por lo que mientras las ventas estén elevadas, la empresa va en buen rumbo, sin embargo, dejan a un lado una parte importante en la gestión comercial como son las cobranza, como mecanismo para generar liquidez y capital operativo.

Las ventas no cobradas generan un bajo margen comercial, generando una pérdida respecto al total del coste del producto que ha sido vendido y provoca el beneficio cesante esperado; de modo que, las ventas que no fueron cobradas generarán un nivel de quebranto económico en la empresa.

2.1.4.3. Riesgo de Morosidad

El riesgo de morosidad se efectúa cuando la mercancía adquirida ha sido comprada al crédito por el cliente, pero no se ha cobrado integralmente por la empresa, debido a esto, existe un costo de intereses por impago sobre aquella suma adeudada, que representa para la empresa acreedora, un dinero adicional que está implícito, por no haber efectuado un control interno adecuado respecto a los cobros efectuados en las mercaderías vendidas.

Por este motivo, la medición del riesgo de morosidad en una cartera de créditos, se establece a través del ordenamiento de los clientes de acuerdo a su tipo,

así como también, considerando su historial crediticio, riesgo y cualificación definida previamente, así como también, se genera un cálculo probabilístico de riesgo en mora, basado en modelos de probabilidad discriminatorios, donde se concede a cada cuenta por cobrar vencida, características intrínsecas de mayor a menor calidad de riesgo en mora.

La morosidad de la cartera es determinada bajo distintos rangos de A denominado como crédito normal, B conocido como subnormal, C definido como deficiente, D que significa Déficit cobro y E denominado irrecuperable. El indicador indica el grado de representatividad de cada uno de los rangos que han sido definidos en la cartera a través de un grado de ponderación (A = 0%, B = 1%, C = 20%, D = 50% y E = 100%)

(Cartera vencida ponderada según su antigüedad / Cartera Bruta) * 100 De esta manera, se permite definir la calidad de la cartera vencida de forma más precisa, ponderando la cartera vencida según su grado de antigüedad.

El propósito de un gran sistema de gestión de riesgo de morosidad, se basa en una serie de mediciones rigurosas, referente a medidas consistentes sobre la calidad de riesgo en los clientes, a través de su nivel de liquidez y solvencia. Con esta labor de control, la empresa proveedora deberá medir y calcular la probabilidad de que un cliente pueda ocurrir en mora, durante meses posteriores o en el año, a través de una calificación inicial, basada en la capacidad crediticia del cliente.

Por ende, las empresas deben concientizar sobre la importancia de brindar crédito a los clientes para agilizar una venta, así como también gestionar los

aplazamientos en los plazos de pago otorgados, con el fin de analizar procedimientos de evaluación respecto a la solvencia, capacidad de pago y tiempo promedio de mora.

La morosidad representa un incumplimiento contractual que ocasiona

cuantiosas cargas financieras o administrativas a todas las empresas en especial a las pymes, debido a que deben soportar excesivos aplazamientos en los pagos, lo cual origina falta de liquidez a corto plazo, generando un desbalance en los cobros de saldos en los clientes. Esta denominada “sobreinversión” en activos corrientes que deben efectuar las pymes generada por un incremento en los rubros de cuentas por cobrar, genera cuantiosos incrementos en los requerimientos de capital operativo que por lo general es cubierto con financiación externa de los bancos a corto plazo generando un coste financiero a la postre.

En el momento que se establece una venta, es necesario llegar a un acuerdo comercial bien definido, con el propósito de evitar futuros malos entendidos, para lo cual, es necesario considerar el precio, condiciones de cobro con los plazos definidos y sus fechas, así como también, hacer conciencia al personal encargada de ventas, sobre la contemplación de precios, fechas de pago y requisitos al momento de cerrar la negociación con el cliente, a fin de evitar posibles impagos y morosidades. Para ello, es necesario, documentar las operaciones comerciales, a través de contratos firmados por ambas partes, donde se contenga los requisitos de la venta y formas de pago.

Con el fin de evitar impagos, es necesario si es posible solicitar garantías o condiciones que sustenten al proveedor en caso de incumplimiento en los pagos, para ello el vendedor debe someterse a una posición de negociación ganar – ganar, en la cual se aplique respaldo documental respecto a algún incumplimiento en las

obligaciones adeudadas.

Si las condiciones establecidas en los pagos, no se han establecido con claridad, el cliente podría aprovechar cualquier malinterpretación a su favor, lo que

provocará que se retrasen los pagos. Es por este motivo, que las empresas deben disponer de procedimientos, en cuanto a políticas de crédito, ya que su uso indiscriminado, sin un previo control y excesivo, puede generar poca solvencia o liquidez. Para lo cual, es necesario establecer normas de créditos, previo a su concesión, donde se apliquen estrategias crediticias con garantías, para reducir al mínimo impagos.

2.1.4.4. Gestión de Impagados

Durante el trayecto de las operaciones comerciales de una empresa, en lo que respecta a la gestión de tesorería, es muy frecuente analizar facturas con clientes que aún no han sido pagadas y por ende, están llegando a su fecha tope de pago, para lo cual, en tiempos de crisis, es necesario que las Pymes y medianas empresas,

gestionen los impagos, a través de recordatorios previos a los clientes, ya sea por correo o vía telefónica, con el fin de controlar cartera de cuentas pendientes de pago.

Las razones o causales de los impagos, son de distinta índole y diversas causas, por lo que, es necesario analizar con detalle las consecuencias para tomar la mejor decisión estratégica, ya que, dependiendo como se actúe ante estas

eventualidades, va a depender el prestigio e imagen de la empresa, sin incurrir a acosos por cobros, sino más bien de forma cautelosa, seguir un proceso de gestión comercial, en el cual cada colaborador organizacional, está preparado en su actuar con eficiencia, prontitud, asertividad, valores, y compromiso respecto a la ejecución de gestión de impagados.

Entre los motivos de impago de un documento comercial se presentan los siguientes:

• Errores en el proceso pueden ser causa suficiente, para lograr atrasos en los pagos de las facturas, para lo cual, es necesario revisar correctamente los nombres del cliente, dirección, características del producto solicitado, precio, formas de pago, etc, en medios digitales o software informático, con el fin de generar un reporte individual simultáneo, que sirva de

control interno administrativo, de tal manera, que permita dar seguimiento de errores, en su primera valoración del impago, por parte del cliente. • Una situación específica y eventual referente a falta de liquidez y

solvencia, por parte del deudor, para lo cual, el impago es respuesta a una falta de compromiso del cliente, quien al no avisar previamente y declarar una voluntad de pago, genera zozobra en la empresa. Por tal motivo, es necesario gestionar la comunicación previa con el deudor, a fin de conceder un aplazamiento oportuno en fechas de pago, evitando de esta manera, una rotura radical en la relación comercial entre ambos.

2.1.4.5. Políticas de crédito

Son los lineamientos técnicos que el gerente financiero utiliza para conceder facilidades de pago a un cliente específico. La misma que requiere la determinación oportuna de la selección y normas del crédito, con sus respectivas condiciones.

La política de crédito es la pauta para determinar si es factible o no concederse crédito a un cliente con su monto correspondiente. La empresa debe ocuparse de definir los estándares de crédito precisas al momento de tomar decisiones.

Para lo cual, deben establecerse fuentes oportunas de información y métodos en análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es

importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos. (Roberto Carlos Calderón Prado., 2016)

Lo recomendable es que las políticas de cobranza se analicen de manera periódica considerando los siguientes elementos:

• Condiciones de venta: Cuando la organización hace sus ventas en forma de crédito, es necesario establecer condiciones de venta en cuanto a: plazo, aplicabilidad de porcentajes de descuento, fechas de pago, tasas de interés por mora, etc., y en cuanto a devoluciones, lugar de entrega, garantías, limitaciones, características, cuidados, etc.

• Plazos de cobro: Es necesario definir en qué momento se inicia un periodo de cobranza determinando el tiempo y cómo se efectuará el primer establecimiento de cobro, definiendo tiempos y estrategias de recuperación de cartera después del vencimiento del crédito en cuanto a carteras morosas. El intervalo establecido de tiempo dependerá de lo que la organización establezca, el cual puede definirse en una semana, 15 días o en un periodo mayor.

Las políticas de cobro pueden tener diferentes características:

• Restrictivas: Caracterizadas por la ejecución y concesión de créditos en periodos relativamente cortos, las políticas y normas de crédito son ejecutadas bajo una política de cobranza un poco agresiva.

• Liberales: En este sentido son políticas restrictivas, liberales donde los créditos se otorgan considerando políticas que se utilizan en las empresas pertenecientes a la competencia, quienes no presionan d forma enérgica

en el proceso de cobro y son menos exigibles en cuanto a condiciones de periodos para el pago respectivo de las cuentas.

• Racionales: Se caracterizan por la concesión de créditos a plazos más racionales donde los clientes y los gastos de cobranza son realizables; por lo que, se aplican estableciendo gestión de cobros que facilitan un margen de beneficio razonable.