89 Conceptos prácticos, alcance del estudio técnico
Este estudio tiene por objetivo determinar el proceso operativo que se necesita llevar a cabo para elaborar el producto del proyecto. Principalmente abarca: diseño técnico específico del proceso, requerimientos de obras físicas (si es que las hay) y equipos (activo fijo), necesidades de RRHH, tamaño y localización, costeo y evaluación de inversiones, estimación costos de explotación.
“El estudio técnico conforma la segunda etapa de los proyectos de inversión,
en el que se contemplan los aspectos técnicos operativos necesarios en el uso eficiente de los recursos disponibles para la producción de un bien o servicio deseado y en el cual se analizan la determinación del tamaño óptimo del lugar de producción, localización, instalaciones y organización requeridos. La importancia de este estudio se deriva de la posibilidad de llevar a cabo una valorización económica de las variables técnicas del proyecto, que permitan una apreciación exacta o aproximada de los recursos necesarios para el proyecto; además de proporcionar información de utilidad al estudio económico-financiero. Todo estudio técnico tiene como principal objetivo el demostrar la viabilidad técnica del proyecto que justifique la alternativa técnica que mejor se adapte a los criterios de optimización. En particular, los objetivos del estudio técnico de un proyecto son los siguientes:(1).Determinar la localización más adecuada en base a factores que condicionen su mejor ubicación (2).Enunciar las características con que cuenta la zona de influencia donde se ubicará el proyecto.(3).Definir el tamaño y capacidad del proyecto (4).Mostrar la distribución y diseño de las instalaciones (5).Especificar el presupuesto de inversión, dentro del cual queden comprendidos los recursos materiales, humanos y financieros necesarios para su operación (6).Incluir un cronograma de inversión de las actividades que se contemplan en el proyecto hasta su puesta en marcha (7).Enunciar la estructura legal aplicable al proyecto (8).Comprobar que existe la viabilidad técnica necesaria para la instalación del proyecto en estudio” (Texto Facultad de Economía, UNAM,
90 Ahora, intentar exponer el estudio técnico en forma específica que resulte válida para cualquier tipo de proyecto de negocios no es posible. Ello por el simple hecho que no se puede colocar en un mismo “canasto” un proceso operativo para generar un servicio, de un proyecto comercial o de un proyecto productivo manufacturero. Sin embargo, hay un factor común que se presenta en todo proceso operativo y es que se tiene una fase inicial de ingreso del insumo que se necesita para generar lo que se quiere producir luego una fase de proceso en que se hace o elabora el producto (bien o servicio) y la fase final es el resultado, que es el producto listo para su venta. Esta lógica relacional existe en procesos industriales, de servicios y de negocios comerciales como también en procesos simples -por ejemplo copiar en CD películas “piratas” para vender: el ingreso (insumo) es el CD virgen, el proceso es copiar la película empleando un PC y la salida (producto) es la película en CD- Podemos decir que en todos los casos –independiente del grado de complejidad o simpleza del proceso- está presente un flujo operacional básico:
En esa relación funcional secuencial se pueden observar los elementos básicos de proceso operativo que se debe tener presente al momento de proceder con el diseño de diagrama de flujo del producto del proyecto:
Ingreso Input Proceso Operativo Salida Output
Insumo Proceso Resultado
Materia prima, insumos (M.P.D), mercadería Maquinaria, equipo, sistema-método trabajo, tecnología Producto final: Bien o Servicio Trabajo Personas, empleando;
91
“Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa del proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso, ofrece una descripción de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás” Autor: Talavera Pleguezuelos.
Ejemplo diagrama flujo vertical simple. Proyectos industriales requieren diagramas técnicos más detallados que proyectos comerciales y de servicios
92 El proceso operativo: primero dejar en claro que todo proceso operativo debe contener un diagrama de flujo y no por una cuestión de forma, sino porque a través de ese diseño el emprendedor evidencia que sabe cómo se hace el producto de su proyecto. Ahora, sabemos que existen marcadas diferencias en el proceso operativo del producto de un negocio de servicio, un negocio comercial y un negocio de fabricación de un bien. Por ejemplo en un negocio de servicio de mantenimiento de computadores, el proceso operativo se inicia con el ingreso y registro del equipo computacional, el proceso de trabajo se hace en el laboratorio y los insumos serían los programas computacionales para actualizar software así como los elementos que se emplean para reparar o modernizar hardware. La descripción del flujo operativo de un negocio de este tipo es simple ya que comprendería básicamente el ingreso del equipo a realizar mantención, luego en laboratorio el trabajo mismo de mantención y/o reparación y control de calidad, y finalmente la entrega del equipo al cliente con su mantención o reparación terminada. La situación de flujo operativo sería similar si se tratase de un taller mecánico de autos, o de mantenimiento-reparación de línea blanca o de mantenimiento-reparación de motores eléctricos, etc. En el caso de una actividad comercial, donde el negocio consiste por ejemplo en comprar determinado producto para luego ser vendido, el flujo operativo se inicia con el ingreso y registro a bodega del producto y si al producto se le aplica alguna modificación, como cierto etiquetado, instrucciones especiales, embalaje, distribución en diferente volumen (Kg. Litros, unidades), entonces de bodega pasa a un espacio de trabajo y luego de terminado ingresa a bodega de producto terminado. Los insumos serían tanto el producto mismo que se compra así como todos los elementos que se incorporan en este como producto final de venta. En actividades de ese tipo el control de calidad del producto final es una tarea relevante, por eso debe estar identificada en el flujo del proceso operativo.
En negocios de alimentos y bebidas; restaurant, Pub, comida rápida, etc. el flujo se inicia con el ingreso a bodega de los diversos componentes de preparación de las comidas, bebidas alcohólicas y no alcohólicas que ofrecen, luego pasan a la cocina o barra y de ahí salen los productos para ser consumidos: platos de comida, acompañamientos, bebidas, tragos, etc.
93 Por último, en actividades de elaboración de un bien, sea ensamblaje de un producto como computadores, o fabricación del producto completo; calzados, compresores, muebles, cerveza, etc. el proceso operativo tiene bastante más detalle que los casos anteriores, ya que el diseño técnico a través de un diagrama de flujo debe identificar y describir una serie de fases específicas de la línea productiva completa del proceso de fabricación del producto; especificar persona-tarea y equipo o maquinaria que se emplea. En todo caso, en determinados proyectos Pyme, muchas veces resulta suficiente un diseño técnico general mediante un diagrama de flujo del proceso productivo y sus fases secuenciales, tomando el circuito operacional básico expuesto más arriba. Queda claro entonces que cuando se trata de fabricar un bien, este proceso se describe a un nivel de detalle técnico más acabado en comparación con una actividad cuyo producto es un servicio o una actividad comercial que vende mercaderías fabricadas por otros.
De manera que la tarea de este estudio, consiste en identificar, cuantificar y valorar en términos específicos: requerimientos de factores de producción (mano de obra, materia prima, insumos) que son costos directos, requerimientos de activo fijo (maquinaria, equipos, herramientas, vehículo, mobiliario, etc.) que se constituyen en inversión inicial, y las obras físicas si es que las hay. En suma, los principales aspectos que comprende este estudio (por determinar según corresponda al tipo de producto-actividad) son:
o Diagrama de flujo proceso productivo o de elaboración del producto o identificación tareas-puestos de trabajo área operativa o producción o sistema control de producción y calidad de fases
o sistema de control de calidad productos elaborados o sistema de abastecimiento de insumos – materias primas o maquinarias y equipos con especificaciones técnicas
o requerimientos de energía, sistemas de ventilación y otros o diseño espacio físico; administración, producción, bodegas, etc. o sistema funcionamiento almacén materiales, insumos, herramientas o sistema funcionamiento bodega productos semielaborados, elaborados o sistema de salida y despacho de productos finales
94 Desarrollo del Estudio Técnico
Sobre desarrollo del estudio técnico y componentes de trabajo hay diversos métodos sin diferencias radicales entre sí, y no se podría decir que haya uno válido para todo tipo de proyecto. La forma que exponemos recoge conceptos de varios enfoques y aportes propios. Está elaborada pensando en proyecto Pyme con un proceso operativo sin mayor complejidad ingenieril-tecnológica.
Información de base para definir- dimensionar inversiones del proyecto: es la proyección de ingresos de ventas en tanto indica la cantidad-volumen de productos que se prevé elaborar para vender en un período de años (3,5); según eso se determina equipos, obras físicas, maquinarias, tamaño, etc.
Equipos y obras físicas: consiste en determinar el equipamiento que se requiere para elaborar el producto del proyecto con su respectivo valor de adquisición: maquinaria, equipos, herramientas, vehículo, mobiliario producción, bodega, almacén. También equipos y mobiliario administración. En general todos los bienes que se clasifican como activo fijo susceptibles de ser depreciados. El activo fijo total es la inversión inicial del proyecto. Y las obras físicas, se refiere a construcciones específicas (bodega, ampliaciones) e instalaciones diversas (eléctricas, gas, sanitarias, de residuos, etc.), que se registran como egreso amortizable y no como activo fijo a ser depreciado. Lo indicado, en todo caso, es para efecto de montos que se ingresan en la Proyección de Flujo de Caja del proyecto y no bajo rigor normativo-contable.
Inversión inicial prevista: activo fijo producción y administración (Depreciación) Descripción cantidad Valor unitario $ Total costo $
Total Inversión inicial – Io. $ Costo previsto en Obras Físicas (Amortización)
Descripción Total costo $
Total costo Obras Físicas
95 Costeo y evaluación de inversiones del proyecto: la evaluación de inversiones en base a costeo de egresos en inversiones, lo consideraremos en términos de analizar los montos de cada ítem de inversión prevista pero observando la justificación técnica-operativa de los mismos ya que solo números (cifras) no dicen nada si es que ello no está sustentado en un contexto analizable, y en el caso de un proyecto, sería la relación costo- beneficio, es decir: qué rentabilidad se obtiene con la inversión planeada. Entonces la inversión prevista –ítemes con montos justificados- se analiza y así se obtiene una evaluación global de inversiones planeadas para el proyecto. La intensidad de este análisis evaluativo dependerá del grado de simpleza o complejidad técnica-tecnológica del producto del proyecto. En productos simples, por ejemplo una panadería, el análisis evaluativo de inversión no tiene mayor complicación. Pero si el producto fuera un equipo mecánico-electrónico sofisticado de alta tecnología, claramente el análisis evaluativo sería de nivel bastante especializado. En esta tabla se pueden registrar en forma resumida los aspectos sustantivos y la columna evaluación puede contener una calificación -explicando aparte su significado- como aceptación, rechazo o stand by, u otra forma que resulte más apropiada.
Evaluación de inversiones del Proyecto
Ïtem Justificación Monto en $ Evaluación
Significado calificación evaluación:
Necesidades de RRHH: comprende la identificación, mediante cada puesto laboral, de personas que participan del proceso operativo, tanto de mando, control, diseño como de trabajo manual. En forma genérica, se pueden identificar los puestos siguientes: supervisor, técnico, maestro, operario, ayudante, encargado de bodega o almacén, y otros posibles según la actividad. Los diferentes puestos de trabajo que se hayan identificado deben incluir el perfil profesional de cada cargo, en términos generales en todo caso, indicando formación profesional y experiencia requerida, y al final monto por concepto de remuneración.
96 Necesidades de RRHH: Personas que participan en proceso operativo
Cargo Formación requerida Experiencia requerida Remuneración $
Estimación costos de explotación: por costos de explotación consideramos todos los egresos de la operación regular mensual y que genera el producto: (a) costos variables; varían según volumen de producción, esencialmente son M.O.D. que son remuneraciones de puestos-funciones de las personas que participan en la generación del producto, M.P.D. materia prima directa e insumos del producto y C.I.F. costo indirecto de fabricación, que son otros ítems (mantenimiento, reparaciones, lubricantes, etc.) (b) gastos fijos y semivariables; son las remuneraciones de administración y ventas, alquiler, consumos (electricidad, agua, gas, telefonía, internet), seguros, seguridad, servicios externos, etc. Recordemos que estas cifras montos se determinan cuando se calcula el precio unitario del producto (explicado en sistema de cálculo del precio). El estimar los costos de explotación permite obtener una visión preliminar de la necesidad de capital de trabajo que requerirá el proyecto.
Estimación costos de explotación: año 1
Concepto Mes (monto fijo o promedio mes)
Total año
a). Cantidad unidades producción-ventas (b). Total costos variables (en $)
(c). Total gastos fijos y semiraviables (en $) Total costos explotación: (b) + (c)
97 Tamaño físico del Proyecto: consiste en dimensionar el tamaño físico de instalación de maquinaria y equipos que necesita la empresa para su normal funcionamiento. Debe ser un espacio físico de tamaño que permita una operación fluida del trabajo y actividades de producción, administración y bodegaje, con base al volumen de producción y ventas proyectadas para un período de tres años. En este sentido el dimensionamiento de la maquinaria que efectivamente se requiere es clave: tanto un sub-dimensionamiento como sobre-dimensionamiento de tamaño físico y maquinaria tendrán efecto en la rentabilidad operativa. Esto no se comenta como mera formalidad sino que por el hecho que no es inusual que muchos proyectos de fabricación de un determinado bien dimensionen maquinaria y espacio físico por sobre lo que realmente necesitan, lo que al final resulta literalmente en una pérdida de recursos financieros que por lo general no abundan sino que escasean. Solo como dato ilustrativo de un caso real; en una oportunidad pude observar una fábrica de calzados que producía cerca de 2.500 pares a la semana y tenía en su planta dos troqueladoras (máquina de corte de moldes), en circunstancias que con una troqueladora es suficiente para atender una producción de 1.200 o más pares por día. Es evidente que tener dos de estas máquinas era excesivo y fue una inversión sin sentido, en realidad perdida de dinero.
Localización del Proyecto: la ubicación geográfica es una cuestión que para muchos proyectos viene a ser un aspecto sustantivo por el efecto que puede tener en los costos operativos y rentabilidad. Para la localización es necesario considerar:
relación con proveedores; costo transporte insumos
respecto clientes; costo transporte envío productos terminados normas medio ambientales, restricciones Comunales (ruidos, contaminación, desechos, etc.)
transporte del personal; facilidades – dificultades
Capacidad energía eléctrica, servicios básicos agua, gas, servicio red de comunicación (internet, telefonía)
98 Sistema de cálculo precio unitario del producto
Se expone una pauta para cálculo de costo, gasto y precio unitario de un producto: para determinar el precio unitario de un producto se pueden aplicar diversos criterios para su cálculo, dependiendo del producto que se trate: un producto que se fabrica en su totalidad (industria manufacturera), un producto que se arma con piezas y partes recibidas de proveedores industriales, un producto final que se adquiere para su venta (actividad comercial) con o sin incorporación de algo adicional (presentación, embalaje, instrucciones, etc.), diversos tipos de servicios con diferentes productos (reparaciones, mantenimiento, etc.), en fin, las posibilidades son muchas. En el estudio de mercado, en variable precio, se dijo que el precio del producto se determinaba según el nivel de precios de la competencia. La tarea que queda es determinar el margen de ganancia que queda cuando se aplica la forma de ceñirse por el nivel de precios de la competencia. Para eso hay que ver los elementos de cálculo del precio. En forma general, se puede indicar que un producto tiene tres componentes para llegar a un valor final que sería el precio unitario: costo, gasto y margen de utilidad. El costo es el valor que se incurre para elaborar el producto terminado y es variable ya que existe como costo en tanto existe el producto (fabricado, adquirido, construido, preparado, etc.), el gasto se refiere al valor por concepto de las obligaciones operacionales fijas independiente del nivel de producción (remuneraciones administrativas, alquiler, etc.) y el margen de utilidad es el valor que se incorpora para que la operación deje una diferencia positiva o ganancia.
+ Costo variable unitario
+ Gasto general unitario = Precio unitario + Margen de utilidad
De esa relación, a simple vista se podría decir que para obtener un conveniente precio unitario en definitiva consiste en efectuar un eficiente cálculo del costo variable y del gasto general unitario e incorporar el margen de utilidad según lo que se desea obtener de ganancia; ¿eso es todo?
99 Aquí la cuestión sustantiva está en el margen de utilidad ¿realmente se puede colocar lo que se quiere ganar? Puede ser en productos que han logrado un posicionamiento fuerte en la mente del cliente que estos están ansiosos por adquirirlos sin importar mucho el precio, como es el caso de productos de tecnología comunicacional con los que muchas personas sencillamente deben adquirir lo último para ser felices aunque sea endeudándose. Pero en el caso de la mayoría de productos de negocios Pyme la realidad es otra. En productos que no son una exclusividad tecnológica o de moda altamente deseable por el cliente-consumidor, así como en productos con alternativas de iguales, similares o equivalentes, la relación precio de mercado se maneja en términos de competitividad: el precio del producto, para que el negocio resulte factible comercialmente, debe ser competitivo con referencia al nivel de precios de los principales competidores de un producto igual o de similar características.
Ese criterio llevado al cálculo del margen de utilidad para fijar el precio del producto, significa que tiene que ajustarse al nivel de precios existente en la competencia y no basarse en el margen de ganancia que se desea obtener por producto. En cuanto al nivel de costo variable directo del producto, se asume que este costo debería ser del nivel de productividad estándar o de la media que existe en el sector o industria que se ubica el proyecto de negocio, o de los principales competidores del producto de negocio. De no ser así, es decir que el costo unitario del producto propio sea superior al costo directo del producto existente en el sector, entonces se trata de un producto que de partida no es competitivo. En una situación así la alternativa no es de mucho de pensar: o se re-analiza el costo directo para ver cómo llegar a un costo competitivo, o la diferencia se puede compensar a través de los gastos generales o el margen de ganancia o hay que pensar en otro producto que sí sea competitivo en su costo directo.
Pero entonces surge una pregunta: ¿cómo saber el nivel de costo directo del producto del sector o de los principales competidores? La respuesta puede estar en la información que se pueda obtener de fuentes formales (INE, Cámara de industria y comercio, Banco Central u otras) así como a través de averiguaciones directas (“espionaje”) de la competencia.
100 Ahora, con relación a la determinación del gasto general unitario que se aplica en el cálculo de precio unitario del producto, esta cifra se obtiene del monto total de gasto general u operacional mensual como se explica más