A continuación se presenta el Control de Cambios de la documentación intervenida, incluyendo la justificación de cada eliminación, modificación o elaboración, según corresponda. Dichos cambios fueron avalados oficialmente por el Gestor y el Líder del Proceso mediante las reuniones de aprobación llevadas a cabo durante la pasantía.
La información se encuentra separada por cada procedimiento final entregado por el pasante, especificando si se trata de una unión entre procedimientos, una elaboración, actualización o eliminación, teniendo en cuenta la documentación (guías, instructivos y formatos) asociada a cada uno.
CPA-GIB-03, Gestión de la Información Bibliográfica (Ficha de Caracterización)
La Caracterización del Proceso “CPA-GIB-03, Gestión de la Información Bibliográfica” es modificada para dar alcance a la actualidad del Sistema de Bibliotecas. La redacción del Objetivo en el tema de los Procesos Misionales era redundante, ya que estos se mencionan dos veces, por lo tanto fue modificado (Ver Anexo 3).
Se actualizó lo siguiente: el Objetivo, el Alcance, el Ciclo PHVA, la Documentación Asociada, la Interacción con otros Procesos y los Requisitos Aplicados a la Norma para dar alcance al Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica en la actualidad.
Se incluyeron los nuevos servicios brindados por el Sistema de Bibliotecas (RIUD, Centro Cultural).
Se actualizaron las Partes Interesadas que se relacionan con el Proceso.
Adicionalmente, se ajustó toda la documentación asociada al Proceso debido a la eliminación, modificación y elaboración de procedimientos, guías, instructivos y formatos.
Normograma del Proceso
Se incluyó la base legal y la normativa asociada a los nuevos procedimientos, así como la inclusión de normativas que no se tomaron en cuenta en su primera
elaboración, y normativas nuevas que fueron pertinentes adicionar, ya sea por que entran a corregir yerros de leyes actualmente contempladas, o por su relación directa con el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica y sus procedimientos (Ver Anexo 4).
Procedimientos y Documentación Asociada
Tabla 10. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-001, Desarrollo de Colecciones.
GIB-PR-001, DESARROLLO DE COLECCIONES (Ver Anexo 5)
El Objetivo del Procedimiento es: Desarrollar las colecciones de las Bibliotecas a través de sus diferentes formas de adquisición (compra, canje y donación) y formatos (físico y digital), con información bibliográfica de calidad, actualizada, oportuna y pertinente para satisfacer las necesidades de información de la Comunidad Académica.
Este documento da alcance a las funciones del Área de Selección y Adquisición, y del Área de CAIB (Centro de Análisis de Información Bibliográfica) del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
PROCEDIMIENTOS ELIMINADOS
GIB-PR-003, DONACIÓN DE PUBLICACIONES
SERIADAS
El procedimiento GIB-PR-003, "Donación de Publicaciones Seriadas" es eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-001, "Desarrollo de Colecciones", el cual identifica y separa claramente la Adquisición por Donación de la Adquisición por Canje, y es complementado con el nuevo instructivo GIB-PR-001-IN-003, "Instructivo para Adquisición por Donación de Material Bibliográfico" que contiene las políticas y actividades desarrolladas actualmente en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
GIB-PR-017, SELECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA
El procedimiento GIB-PR-017, "Selección de la Información Bibliográfica" es eliminado debido que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-001, "Desarrollo de Colecciones", el cual contiene un mayor alcance y todos los responsables involucrados en el procedimiento, junto con las actividades que se desarrollan actualmente en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
GIB-PR-018, SOLICITUD ADQUISICIÓN DE
MATERIAL
El procedimiento GIB-PR-018, "Solicitud Adquisición de Material Bibliográfico" es eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-001, "Desarrollo de Colecciones", el cual identifica y separa claramente la Adquisición por Compra y
BIBLIOGRÁFICO Suscripción de las otras formas de adquisición de material bibliográfico, y es complementado con el nuevo instructivo GIB-PR- 001-IN-001, "Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción de Material Bibliográfico" que contiene las políticas y actividades desarrolladas actualmente en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
GUÍAS ELIMINADAS
GIB-PR-003-GUI-003, GUÍA DE POLÍTICA
DE CANJE Y DONACIÓN
La guía GIB-PR-003-GUI-003, "Guía de Política de Canje y Donación" es eliminada debido a que la información que contiene se integra a los nuevos instructivos GIB-PR-001-IN-011, "Instructivo para Adquisición por Canje de Material Bibliográfico" y GIB-PR-001-IN-012, "Instructivo para Adquisición por Donación de Material Bibliográfico", los cuales dan una descripción más detallada y completa de las políticas y actividades de Canje y Donación desarrolladas actualmente en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
INSTRUCTIVOS CREADOS GIB-PR-001-IN-010, INSTRUCTIVO PARA ADQUISICIÓN POR COMPRA Y SUSCRIPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver Anexo 6)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer los parámetros para la Adquisición por Compra y Suscripción de material bibliográfico, con el fin de satisfacer las necesidades de información de la Comunidad Académica. GIB-PR-001-IN-011, INSTRUCTIVO PARA ADQUISICIÓN POR CANJE DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver Anexo 7)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer los parámetros para la Adquisición por Canje de material bibliográfico, con el fin de satisfacer las necesidades de información de la Comunidad Académica y fortalecer las relaciones interinstitucionales.
GIB-PR-001-IN-012, INSTRUCTIVO PARA ADQUISICIÓN POR DONACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver
El Objetivo del Instructivo es: Establecer los parámetros para la Adquisición por Donación de material bibliográfico, con el fin de contribuir a la preservación y buen uso de material bibliográfico pertinente para la Comunidad Académica.
Anexo 8) GIB-PR-001-IN-013, INSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver Anexo 9)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer los pasos a seguir para realizar el ingreso preliminar del material bibliográfico adquirido (compra, canje o donación), con el fin de registrar los datos más relevantes y generar el código de barras del mismo.
GIB-PR-001-IN-014, INSTRUCTIVO PARA ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE MATERIAL MONOGRÁFICO IMPRESO (Ver Anexo
10)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de procesamiento y análisis técnico para el material monográfico impreso (libros), con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas. GIB-PR-001-IN-015, INSTRUCTIVO PARA ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE TRABAJOS DE GRADO (Ver Anexo
11)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de procesamiento y análisis técnico para los Trabajos de Grado (en su formato impreso) producidos por la Comunidad Académica, con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-016, INSTRUCTIVO PARA ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE VIDEOGRABACIONES (Ver Anexo 12)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de procesamiento y análisis técnico para el material bibliográfico en formato de videograbación, con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-017, INSTRUCTIVO PARA ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE MATERIAL TECNOLÓGICO (Ver Anexo 13)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de procesamiento y análisis técnico para el material tecnológico (computadores portátiles, impresoras, video beams, etc.), con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-018, INSTRUCTIVO PARA
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de procesamiento y análisis técnico para las publicaciones seriadas
ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE
PUBLICACIONES SERIADAS (Ver
Anexo 14)
(revistas), con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas. GIB-PR-001-IN-019, INSTRUCTIVO PARA ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE MATERIAL GRÁFICO (Ver Anexo 15)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de procesamiento y análisis técnico para el material gráfico en sus diferentes presentaciones, con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-020, INSTRUCTIVO PARA ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE MATERIAL CARTOGRÁFICO (Ver Anexo 16)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de procesamiento y análisis técnico para el material cartográfico representado en mapas y planos en cualquiera de sus soportes (papel, medios electrónicos, medios magnéticos), con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-021, INSTRUCTIVO TERMINADO FINAL DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Y OTROS FORMATOS (Ver Anexo 17)
El Objetivo del Instructivo es: Describir las actividades para la realización del Terminado Final del material bibliográfico, a partir de los parámetros establecidos en el Centro de Análisis de Información Bibliográfica.
FORMATOS MODIFICADOS
GIB-PR-001-FR-003, FORMATO CONVENIO DE CANJE (Ver Anexo
18)
La Función del Formato es: Crear convenios o acuerdos de canje con entidades académicas externas a la Universidad Distrital. CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-003, “Carta de Solicitud de Convenio de Canje” cambia de nombre a "Formato Convenio de Canje" y de código a "GIB-PR-001-FR-003", para dar alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-001, “Desarrollo de Colecciones”, el cual contiene la Adquisición por Canje de Material Bibliográfico.
El contenido y la forma del documento cambian, deja de ser una carta y se convierte en un formato con campos predeterminados, los cuales son diligenciados en su mayoría por la entidad externa
con la cual se crea el convenio de canje. FORMATOS CREADOS GIB-PR-001-FR-012, FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver Anexo 19)
La Función del Formato es: Solicitar al Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, la adquisición de material bibliográfico (en sus diferentes formatos) que cumpla necesidades de información pertinentes y coherentes. GIB-PR-001-FR-013, FORMATO SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE RECURSOS ELECTRÓNICOS (Ver Anexo 20)
La Función del Formato es: Solicitar al Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, la adquisición de recursos electrónicos (bases de datos) que cumplan necesidades de información pertinentes y coherentes. GIB-PR-001-FR-014, FORMATO CONSOLIDADO DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver Anexo 21)
La Función del Formato es: Consolidar todo el material bibliográfico (en sus diferentes formatos) que será adquirido en calidad de compra.
GIB-PR-001-FR-015, FORMATO MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO DISPONIBLE PARA
CANJE (Ver Anexo 22)
La Función del Formato es: Mantener actualizado el material bibliográfico disponible para canje, con el fin de informar oportunamente a las entidades académicas externas con las cuales se tiene un Convenio de Canje.
GIB-PR-001-FR-016, FORMATO DONACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver Anexo 23)
La Función del Formato es: Relacionar el material bibliográfico recibido en calidad de donación, y registrar información básica del donante.
Tabla 11. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico.
GIB-PR-002, PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver Anexo 24)
El Objetivo del Procedimiento es: Prestar el material bibliográfico en los diferentes formatos a la Comunidad Académica en las Unidades de Información del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Este documento da un alcance completo a los servicios de préstamo en sala y préstamo externo de material bibliográfico de las Bibliotecas, tanto en colección abierta como en colección cerrada.
PROCEDIMIENTOS ELIMINADOS
GIB-PR-008, PRÉSTAMO A
DOMICILIO
El procedimiento GIB-PR-008, "Préstamo a Domicilio" es eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-002, "Préstamo de Material Bibliográfico", el cual contiene especificado de manera precisa y completa los servicios de Préstamo en Sala y de Préstamo Externo, y además, tiene en cuenta las diferencias en el servicio cuando se trata de colección abierta y de colección cerrada.
Adicionalmente, la denominación de Préstamo a Domicilio migró a Préstamo Externo.
GIB-PR-012, PRÉSTAMO EN SALA
El procedimiento GIB-PR-012, "Préstamo en Sala" es eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-002, "Préstamo de Material Bibliográfico", el cual contiene especificado de manera precisa y completa los servicios de Préstamo en Sala y de Préstamo Externo, y además, tiene en cuenta las diferencias en el servicio cuando se trata de colección abierta y de colección cerrada. INSTRUCTIVOS CREADOS GIB-PR-002-IN-001, INSTRUCTIVO IMPRESIÓN DE RECIBOS DE PRÉSTAMO (Ver Anexo 25)
El Objetivo del Instructivo es: Generar un registro automático e impreso del préstamo de material bibliográfico en las Unidades de Información del Sistema de Bibliotecas.
FORMATOS MODIFICADOS GIB-PR-002-FR-008,
PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 26)
material bibliográfico solicitado por un usuario.
CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-008, “Préstamo de Material” cambia de nombre a "Formato Préstamo de Material Bibliográfico" y de código a "GIB-PR-002-FR-008", para dar alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-002, “Préstamo de Material Bibliográfico”, el cual contiene los servicios de Préstamo en Sala y de Préstamo Externo.
En cuanto a forma se incluyeron dos (2) casillas en la parte inferior izquierda, las cuales poseen el código y la versión del formato. El contenido y los campos del formato no sufren ningún cambio.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 12. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos.
GIB-PR-003, PRÉSTAMO DE ESPACIOS Y RECURSOS TECNOLÓGICOS (Ver Anexo 27)
El Objetivo del Procedimiento es: Prestar espacios de trabajo, casilleros y recursos tecnológicos a la Comunidad Académica en las Unidades de Información del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, para el apoyo de actividades académicas.
Este documento da un alcance completo a los servicios de préstamo de espacios de trabajo y préstamo de recursos tecnológicos de las Bibliotecas, teniendo en cuenta las diferencias particulares de los espacios (Sede Aduanilla de Paiba), y de los recursos tecnológicos (video beams, portátiles y audífonos), además, incluye el préstamo de casilleros.
PROCEDIMIENTOS ELIMINADOS
GIB-PR-009, PRÉSTAMO DE
CASILLEROS
El procedimiento GIB-PR-009, "Préstamo de Casilleros" es eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR- 003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de Préstamo de Casilleros.
GIB-PR-010, PRÉSTAMO DE
PORTÁTILES
El procedimiento GIB-PR-010, "Préstamo de Portátiles" es eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR- 003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de Préstamo de Portátiles.
PRÉSTAMO DE ESPACIO DE
TRABAJO
es eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB- PR-003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de Préstamo de Espacios de Trabajo, y además, tiene en cuenta las diferencias en el servicio cuando se trata de un espacio de la Sede Aduanilla de Paiba con respecto a las demás Bibliotecas.
GUÍAS ELIMINADAS
GIB-PR-010-GUI-001, GUÍA DE USO
PRÉSTAMO PORTÁTILES
La guía GIB-PR-010-GUI-001, "Guía de Uso Préstamo Portátiles" es eliminada debido a que no cumple su función como Guía, y la información que contiene no es coherente con el tipo de documento. Además, no cumple con la Guía de Normalización de Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y Registros, y los Responsables.
Por lo tanto, no se conservará nada de este documento.
GIB-PR-010-GUI-002, GUÍA DE RESPONSABILIDAD DEL USUARIO PARA
EL PRÉSTAMO DE PORTÁTILES
La guía GIB-PR-010-GUI-002, "Guía de Responsabilidad del Usuario para el Préstamo de Portátiles" es eliminada debido a que no cumple de manera adecuada su función como Guía, y la información que contiene no es coherente con el tipo de documento. Además, no cumple con la Guía de Normalización de Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y Registros, y los Responsables.
Sin embargo, las condiciones de servicio y las políticas de este documento son integradas como Políticas de Operación en el nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de Préstamo de Portátiles.
GIB-PR-010-GUI-005, GUÍA DE REGLAMENTO PARA
EL PRÉSTAMO DE PORTÁTILES
La guía GIB-PR-010-GUI-005, "Guía de Reglamento para el Préstamo de Portátiles" es eliminada debido a que no cumple de manera adecuada su función como Guía, y la información que contiene corresponde a otro tipo de documento. Además, no cumple con la Guía de Normalización de Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y Registros, y los Responsables.
Sin embargo, el reglamento registrado en este documento es integrado como Políticas de Operación en el nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera precisa y completa el
servicio de Préstamo de Portátiles.
GIB-PR-009-GUI-006, GUÍA DE USO DE
CASILLEROS
La guía GIB-PR-009-GUI-006, "Guía de Uso de Casilleros" es eliminada debido a que no cumple de manera adecuada su función como Guía, y la organización del documento no es clara. Además, no cumple con la Guía de Normalización de Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y Registros, y los Responsables.
Sin embargo, las condiciones de servicio y las políticas de este documento son integradas como Políticas de Operación en el nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de Préstamo de Casilleros.
GIB-PR-010-GUI-007, GUÍA PARA EL
CONTROL DE EQUIPOS PORTÁTILES
La guía GIB-PR-010-GUI-007, "Guía Para el Control de Equipos Portátiles" es eliminada debido a que no cumple de manera adecuada su función como Guía, y la información que contiene se encuentra reiteradamente en otros documentos. Además, no cumple con la Guía de Normalización de Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y Registros, y los Responsables.
Sin embargo, las normas de servicio registradas en este documento son integradas como Políticas de Operación en el nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de Préstamo de Portátiles.
INSTRUCTIVOS ELIMINADOS
GIB-PR-010-IN-002, INSTRUCTIVO PARA
EL PRÉSTAMO DE PORTÁTILES
El instructivo GIB-PR-010-IN-002, "Instructivo para el Préstamo de Portátiles" es eliminado debido a la información que contiene se encuentra reiteradamente en otros documentos. Además, no cumple con la Guía de Normalización de Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y Registros, y los Responsables.
Sin embargo, las normas de servicio registradas en este documento son integradas como Políticas de Operación en el nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de Préstamo de Portátiles.
INSTRUCTIVO DE REGISTRO DE PORTÁTIL EN EL SIB
Portátil en el SIB" es eliminado debido a que la información que contiene se integra al nuevo instructivo GIB-PR-001-IN-017, "Instructivo para Análisis y Descripción de Material Tecnológico", el cual da una descripción más detallada y completa del registro de computadores portátiles en el SIB - ALEPH.
INSTRUCTIVOS CREADOS GIB-PR-003-IN-002, INSTRUCTIVO SOLICITUD DE ESPACIOS SEDE ADUANILLA DE PAIBA (Ver Anexo 28)
El Objetivo del Instructivo es: Indicar los pasos a seguir para realizar de manera virtual la reserva de Espacios Físicos en la Sede Aduanilla de Paiba, con el fin de facilitar el acceso al servicio