En el Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital, el cual se divide por macroprocesos: Direccionamiento Estratégico, Gestión Académica, Gestión de Recursos, Apoyo a lo Misional y Evaluación y Control, y dentro del Macroproceso de Apoyo a lo Misional, se encuentra inmerso el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
De acuerdo a la Resolución No. 215 de la Rectoría, emitida el 24 de Julio de 2014, “Por la cual se ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, y se establecen las funciones a los equipos del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, en los Niveles Ejecutivo, Técnico, Operativo y Evaluador y se establecen otras disposiciones”, se designa el Líder y el Gestor del proceso:
Macroproceso: Apoyo a lo Misional
Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica.
Líder del Proceso: Vicerrector Académico
Gestor del Proceso: Jefe de Sección de Biblioteca
Este Proceso cuenta con su respectiva documentación ubicada en la página principal del SIGUD, donde se encuentra definido su caracterización, procedimientos, guías, instructivos, formatos, indicadores y mapa de riesgos correspondientes.
En la siguiente figura se señala donde se encuentra ubicado el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica dentro del Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Figura 12. Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica dentro del Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital.
Fuente: Equipo SIGUD.
A continuación se presenta el análisis de la documentación actual del Proceso:
Ficha de Caracterización
CPA-GIB-03, Gestión de la Información Bibliográfica
Objetivo: Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información académicas, investigativas y culturales de la comunidad universitaria, a través de recursos y servicios de información oportunos con el fin de apoyar la docencia, investigación y extensión de la comunidad universitaria y fortalecer los Procesos Misionales de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Observación: Al mencionar los Procesos Misionales la redacción se torna redundante, ya que estos se mencionan dos veces. Se requiere actualizar y ajustar el objetivo del Proceso.
Alcance: Inicia con la identificación y selección de las necesidades de servicios e información bibliográfica, hasta el acceso de los usuarios y el diseño de Planes de Mejora.
Observación: Es necesario especificar mejor el alcance, de tal forma que se señale claramente que la finalización del Proceso son el control y seguimiento a los servicios de información.
Ciclo PHVA: Es coherente ya que presenta actividades y productos acordes a los procedimientos del Proceso. La documentación mencionada en la ficha de caracterización vigente debe ser actualizada según la nueva documentación creada entre el 2015 y el 2016.
Observación: Se requiere realizar una actualización general del Ciclo PHVA, con el fin de agregar los nuevos servicios prestados por la Sección de Biblioteca, al igual que registrar la creación y ajuste de la documentación generada en la pasantía.
Normograma
El normograma contempla las normas transversales a todo el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, las cuales también dan los lineamentos para la construcción de sus actividades y procedimientos. Esta relación se observa en cada procedimiento, donde se menciona la normativa que lo rige.
Observación: Este normograma debe ser actualizado con la inclusión de normativas que no se tomaron en cuenta en su elaboración, así como normativas nuevas que sean pertinentes adicionar, ya sea por que entran a corregir yerros de leyes actualmente contempladas, o por su relación directa con el Proceso.
Procedimientos
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con los siguientes procedimientos documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del Proceso.
GIB-PR-001, Cartas de Presentación
GIB-PR-002, Conmutación Bibliográfica
GIB-PR-004, Expedición de Paz y Salvos
GIB-PR-005, Formación de Usuarios
GIB-PR-006, Informe de Acreditación
GIB-PR-007, Pago y Suspensión de Multas
GIB-PR-008, Préstamo a Domicilio
GIB-PR-009, Préstamo Casillero
GIB-PR-010, Préstamo de Portátiles
GIB-PR-011, Préstamo de Espacio de Trabajo
GIB-PR-012, Préstamo en Sala
GIB-PR-013, Préstamo Interbibliotecario
GIB-PR-014, Reposición de Material
GIB-PR-015, Servicio de Bibliografías
GIB-PR-016, Servicio de Referencia
GIB-PR-017, Selección de la Información Bibliográfica
GIB-PR-018, Solicitud Adquisición de Material Bibliográfico
GIB-PR-019, Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional, RIUD
Observación: Para la actualización de los procedimientos, se propone principalmente la unión de procedimientos que comparten características similares en uno solo. La razón por la cual se contempla esta propuesta de modificación, se debe a un ejercicio de benchmarking en el que se consultó en distintas universidades nacionales que cuentan con un Sistema Integrado de Gestión, la manera como prestan los servicios en las respectivas Bibliotecas. En la Tabla 5 se presenta el estudio realizado.
Además, los procedimientos actuales tienen los siguientes rezagos documentales detectados previamente por el Equipo SIGUD:
No se cuenta con la trazabilidad documental dentro de los procedimientos, la cual permita identificar el ciclo vital de los documentos y registros utilizados, según se observa en la representación de los flujogramas de actividades en la herramienta Bizagi.
La mayoría de los procedimientos carecen de actividades de control, lo cual es un asunto clave al momento del control y seguimiento de los mismos.
Tabla 5. Benchmarking de Procedimientos de Bibliotecas de Universidades a Nivel Nacional.
UNIVERSIDAD EXTERNA
PROCEDIMIENTO
EXTERNO COMPARACIÓN CON LA UDFJC
Universidad Nacional de Colombia U-PR-09.003.009, Adquisición de Material Bibliográfico33
Actualmente existen tres (3) procedimientos en la UDFJC para la adquisición de material bibliográfico, sin embargo, la UNAL maneja solo uno donde contempla la compra, el canje y la donación de material bibliográfico (físico y digital). Universidad Industrial de Santander PBI.11, Procedimiento para la Entrega, Préstamo o Renovación de Material Bibliográfico34
En la Biblioteca de la UDFJC se manejan dos (2) procedimientos para el préstamo de material bibliográfico, debido a que se contempla por separado el préstamo externo al préstamo en sala. La UIS solo maneja un procedimiento donde da alcance a ambas opciones de préstamo.
Pontificia Universidad
Javeriana
Biblioteca, Servicios Adicionales35
La Biblioteca de la UDFJC actualmente brinda tres (3) servicios adicionales a los servicios de información, estos son: préstamo de recursos tecnológicos, préstamo de casilleros y préstamo de espacio de trabajo, cada uno con su respectivo procedimiento; por otro lado, la Universidad Javeriana abarca estos préstamos como Servicios Adicionales. Fuente: Elaboración propia.
De este ejercicio se resalta la simplificación de los procedimientos llevados en bibliotecas universitarias nacionales, donde servicios similares son consolidados en un solo procedimientos, a diferencia del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica de la Universidad Distrital, el cual maneja procedimientos de manera individual aun cuando estos comparten características similares en sus flujogramas de actividades.
33
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SIGA, “U-PR-09.003.009, Adquisición de Material
Bibliográfico”. [En línea]. Disponible en:
http://viceinvestigacion.unal.edu.co/fileadmin/recursos/siun/docs/calidad/macroprocesos/sinab/U- PR-09.003.009.pdf
34
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER, “PBI.11, Procedimiento para la Entrega, Préstamo o Renovación de Material Bibliográfico”. [En línea]. Disponible en: https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/BIBLIOTECA/PROCEDIMIENTOS/PBI%2011.p df
35
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, “Servicios Biblioteca”. [En línea]. Disponible en: http://www.javeriana.edu.co/biblos/servicios-adicionales
Guías
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con las siguientes guías documentadas y aprobadas por el SIGUD y Líder del Proceso.
GIB-PR-010-GUI-001, Guía de Uso Préstamo Portátiles
GIB-PR-010-GUI-002, Guía de Responsabilidad del Usuario para el Préstamo de Portátiles
GIB-PR-003-GUI-003, Guía de Política de Canje y Donación
GIB-PR-013-GUI-004, Guía de Políticas de Servicio Préstamo Interbibliotecario
GIB-PR-010-GUI-005, Guía de Reglamento para el Préstamo de Portátiles
GIB-PR-009-GUI-006, Guía de Uso de Casilleros
GIB-PR-010-GUI-007, Guía Para el Control de Equipos Portátiles
Observación: Las guías se aprobaron y revisaron en el 2014 y hasta la fecha no se reportan cambios, por lo tanto se debe considerar una nueva revisión y respectiva actualización en caso de ser necesario.
Instructivos
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con los siguientes instructivos documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del Proceso.
GIB-PR-006-IN-001, Instructivo para el Informe de Acreditación
GIB-PR-010-IN-002, Instructivo para el Préstamo de Portátiles
GIB-PR-010-IN-003, Instructivo de Registro Portátil en el SIB
GIB-PR-019-IN-004, Instructivo Administrador Plataforma RIUD
GIB-PR-019-IN-005, Instructivo Gestor de Colecciones
GIB-PR-019-IN-006, Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento Final RIUD
GIB-PR-019-IN-007, Instructivo Autor “Autoarchivo”
GIB-PR-019-IN-008, Instructivo Catalogador Metadatos y Publicación de Documentos
GIB-PR-019-IN-009, Instructivo Recepción y Publicación Documentos Finales – Personal de Biblioteca
Observación: Los instructivos presentan formatos de presentación diferentes, y esto se debe a que unos fueron creados en el 2014 y otros en el 2016, por lo tanto se necesita una revisión y actualización general.
Además, el contenido y desarrollo tanto de las guías como los instructivos, no cumplen con los lineamentos de la Guía de Normalización de Documentos y tampoco con su función principal, mostrar un paso a paso detallado para llevar a cabo un fin, a excepción de los instructivos del procedimiento “GIB-PR-019, Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional RIUD” debido a que es el procedimiento más actualizado.
Formatos
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con los siguientes formatos documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del Proceso.
GIB-FR-001, Solicitud de Atención a Usuarios descargar
GIB-FR-002, Solicitud de Paz y Salvos descargar
GIB-FR-003, Carta de Solicitud de Convenio de Canje descargar
GIB-FR-004, Carta Renovación de Convenio Préstamo Interbibliotecario descargar
GIB-FR-005, Evaluación de Servicio descargar
GIB-FR-006, Solicitud de Espacios de Trabajo descargar
GIB-FR-007, Solicitud de Información descargar
GIB-FR-008, Préstamo de Material descargar
GIB-FR-009, Registro de Consignaciones descargar
GIB-PR-019-FR-010, Licencia y Autorización Especial para Publicar y Permitir la Consulta y Uso de Contenidos en el Repositorio Institucional de la Universidad Distrital descargar
GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases, Presentaciones
Observación: Los formatos se realizaron en el 2014, (a excepción de los últimos dos) y hasta la fecha no se reportan cambios, por lo tanto, podría considerarse una respectiva actualización, según la experticia de los funcionarios a cargo del Proceso.
Indicadores
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con los siguientes indicadores documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del Proceso.
GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de la Biblioteca
GIB-002, Índice de crecimiento en el número de títulos
GIB-003, Disponibilidad Recursos Tecnológico
GIB-004, Satisfacción del Usuario
GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año
GIB-AC-006, Participación de profesores en la adquisición de material bibliográfico y de servicios de información
GIB-AC-007, Número y descripción de otras unidades bibliográficas y de información que existen en diferentes dependencias académicas de la institución
GIB-AC-008, Número de títulos, volúmenes y listado de bibliografía e información de que disponen
GIB-AC-009, Estadísticas de los servicios prestados por la biblioteca y las diferentes unidades de información especializadas, en los últimos tres años: número de consultas discriminadas, por libros, revistas, material audiovisual, base de datos y estudiantes, información para los últimos tres años
GIB-AC-010, Índice de inversión bibliográfica
Observación: Estos diez (10) indicadores son de eficacia, eficiencia, de gestión, de impacto y económicos, sin embargo, algunos de ellos no explican de manera clara las instrucciones para la medición de la fórmula establecida, y también se presentan algunos con campos incompletos, principalmente aquellos estipulados por Acreditación Institucional.
Mapa Integral de Riesgos
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con un Mapa Integral de Riesgos documentado y aprobado por el SIGUD y el Gestor del Proceso. Sin embargo, al momento de la elaboración de dicho mapa de riesgos no se tuvo en cuenta el contexto estratégico del Proceso, según lo estipula el Equipo SIGUD.
Observación: Es necesario evaluar el contexto estratégico del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica con el fin de establecer adecuadamente las causas que generan los riesgos identificados, y poder validar el estado actual de los mismos, como instrumento de tipo preventivo y según lo establece el “GI-MG- 001, Manual de Gestión para la Administración de Riesgo” del SIGUD.
Este análisis de entrada del estado actual del Proceso, da una base sólida para identificar el nivel de documentación del mismo y da un acercamiento a los ajustes que serán necesarios evaluar con el Gestor del Proceso y su equipo de trabajo.