Ejecutar planes, programas y proyectos con el fin de proveer nuevas tecnologías de información y comunicaciones (TICs) que permitan optimizar la gestión institucional, atención al cliente y toma de decisiones, con calidad, productividad y mejoramiento continuo; garantizando la integridad de la información, estableciendo normas y políticas internas para su gestión; así como generar nuevas destrezas en los funcionarios del Ministerio a través de la divulgación y el manejo de nuevas tecnologías que permitan estar a la vanguardia en materia de tecnologías de la información y comunicaciones.
Responsable: Director/a de Tecnologías de la Información y Comunicaciones b) Atribuciones y responsabilidades:
1. Desarrollar el Plan de Institucional de Tecnologías de Información y Comunicaciones.
2. Administrar, orientar y capacitar en el uso de sistemas de información automatizados (software) y hardware, proporcionando el apoyo técnico necesario a los operadores y usuarios; coordinando la provisión de recursos y servicios informáticos y de comunicaciones para el procesamiento de datos e información institucional en planta central y dependencias ministeriales desconcentradas.
3. Mantener una coordinación permanente con organismos públicos y privados en asuntos relacionados al área de informática a fin de realizar actividades conjuntas.
4. Planificar la administración de la Dirección con la implementación de las mejores prácticas como ITIL, COBIT e ISO 17799, permitiendo mejorar el rendimiento, valor y control sobre las inversiones en tecnología de la información.
5. Administrar y controlar los bienes informáticos del MRECI a través del diseño y de la estrategia que permita la renovación tecnológica, la capacitación a funcionarios de la Dirección y uso de la herramientas ofimáticas por parte de todas las dependencias.
6. Proveer de servicios informáticos y telemáticos a los usuarios internos y externos, así como el desarrollo de aplicaciones que permitan al Ministerio no depender de otras instituciones.
7. Analizar, diseñar, desarrollar e implantar sistemas informáticos computarizados necesarios para lograr eficiencia y economía en las actividades desarrolladas por las dependencias ministeriales.
8. Proponer e implementa las políticas que permitan actualizar y potencializar la planeación tecnológica. 9. Diseñar y desarrollar las políticas de control de calidad, manejo y explotación de la información generada. 10. Establecer la infraestructura tecnológica compatible y de punta, previo estudios e informes de las necesidades
de adquisiciones, renta de equipos y paquetes informáticos.
11. Organizar y mantener actualizados los inventarios informáticos y elaborar auditorias informáticas. 12. Cumplir y hacer cumplir con las leyes y reglamentos tecnológicos.
13. Controlar y supervisar el buen uso de las TIC’s en el MRECI.
14. Elaborar, proponer, ejecutar y evaluar los planes, programas y proyectos de su gestión, así como efectuar las reformas que permitan retroalimentar y mejorar los procesos críticos.
16. Elaborar y difundir el plan de contingencias. 17. Coordinación de las áreas que están a su cargo.
18. Coordinar las funciones y actividades así como las vacaciones de los funcionarios a su cargo. 19. Bases técnicas e informes para los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios.
20. Coordinar los procesos de diseño e implementación del Plan Estratégico de la Dirección, articulando los objetivos de la política exterior en el marco de los objetivos del Plan Estratégico Institucional.
21. Elaborar, proponer, ejecutar y evaluar los planes, programas y proyectos de su gestión, así como efectuar las reformas que permitan retroalimentar y mejorar los procesos críticos.
22. Desempeñar las demás funciones que le asignare la autoridad competente, las leyes y los reglamentos. Productos:
1. Plan de TIC’s.
2. Administración del Centro de Cómputo.
3. Instalación y administración de equipos activos.
4. Instalación y administración del cableado de voz y datos.
5. Instalación y administración de los sistemas operativos a nivel de servidores y clientes. 6. Instalación y administración del licenciamiento del software instalado en el Ministerio. 7. Administración de las comunicaciones entre las dependencias.
8. Instalación, administración y monitoreo de servicios de tecnología como: correo electrónico, internet y otros. 9. Administración de video conferencia.
10. Instalación y administración, monitoreo y gestión del servicio de antivirus.
11. Creación controles que deben ser ejecutados de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos. 12. Ejecución de respaldos de información a todo nivel.
13. Ejecución de planes de recuperación ante desastres. 14. Plan de capacitación tecnológica.
15. Análisis, diseño, programación e instalación de aplicaciones. 16. Aplicaciones, estructura de datos y algoritmos.
17. Portal electrónico institucional. 18. Aplicaciones portal electrónico.
19. Capacidad de unir sistemas construidos en diferentes lenguajes de programación. 20. Mantenimiento a los aplicativos que están en producción.
21. Soporte de los aplicativos cuando no pueden ser resueltos por Service Desk. 22. Plan de capacitación tecnológica.
23. Informes de satisfacción al cliente.
24. Diagnóstico inicial de problemas del Hardware. 25. Identificación y escalamiento de problemas de red.
26. Soporte de primer nivel para PCs, impresoras, sistema operativo cliente, paquetes ofimáticos, correo e Internet.
27. Plan de capacitación tecnológica. 28. Administración del fire wall.
29. Aplicar protocolos de seguridad y herramientas de monitoreo.
30. Revisar y ejecutar análisis de vulnerabilidades en los puertos y servicios prestados.
31. Administración de claves de los usuarios administradores de los sistemas operativos de servidores. 32. Administrar las seguridades pasivas (intrusos, hackers, virus y boletines de seguridad).
33. Plan de capacitación tecnológica.
34. Manuales para respaldar todas las bases de datos. 35. Respaldo de todas las bases de datos.
36. Documentación de las bases de datos (bases, tablas, campos, índices y relaciones entre los campos). 37. Administración del espacio físico utilizado por las bases de datos.
38. Plan de capacitación tecnológica. 4.3.2.2.4. SECRETARIA GENERAL
a) Misión:
Proporcionar información certificada y administrar el Sistema de Archivos y documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.
Responsable: Secretario General
b) Atribuciones y responsabilidades:
1. Planificar y organizar las actividades de aplicación de las políticas, normas y procedimientos para la administración de documentos de archivo a nivel institucional, que hayan sido aprobadas por la autoridad pertinente.
2. Planificar y organizar las actividades de administración de la Mesa de Partes y Archivos Administrativos del MRECI.
3. Coordinar la elaboración y/o actualización de la Tabla de Plazos de Conservación de los documentos de archivo del Ministerio
4. Supervisar y coordinar las actividades de registro y distribución de la correspondencia externa de entrada. 5. Supervisar y coordinar las actividades de valija diplomática y despacho de correspondencia externa
generada de salida en las diferentes dependencias del Ministerio.
6. Administrar el Sistema Integrado de Gestión de Documentos de Archivos de Gestión e Intermedios del Ministerio.
7. Atender consultas sobre registro, trámite y archivo de la correspondencia externa recibida.
8. Atender consultas sobre la correspondencia enviada y recibida almacenada en el archivo electrónico. 9. Verificar y preparar reproducciones para la extensión de copias certificadas de los documentos que
reposan en los archivos de Gestión e Intermedios.
10. Dirigir y coordinar el trabajo del Comité de Valoración de Documentos de Archivo.
11. Emitir copias certificadas de los documentos que reposan en los archivos del MRECI, con excepción de aquellos que hayan sido declarados reservados y de los documentos que reposan en los archivos de la Dirección de Instrumentos Internacionales, Dirección de Promoción Cultural e Interculturalidad y de la Dirección de Documentos de viaje y Legalizaciones.
12. Implementar políticas, normas, procedimientos y prácticas modernas de documentación y archivística. 13. Coordinar los procesos de diseño e implementación del Plan Estratégico de la Dirección, articulando los
objetivos de la política exterior en el marco de los objetivos del Plan Estratégico Institucional.
14. Elaborar, proponer y ejecutar los planes, programas y proyectos de su gestión, así como efectuar las reformas que permitan retroalimentar y mejorar los procesos críticos de su gestión.
15. Desempeñar las demás funciones que le asignare la autoridad competente, las leyes y los reglamentos.
Productos:
1. Correspondencia externa de entrada y salida. 2. Valija diplomática.
4. Registros de ingreso y egreso de correspondencia externa oficial
5. Registros de atención a usuarios internos y externos sobre la correspondencia recibida e ingresada al sistema.
6. Archivo de originales o copias de la correspondencia externa recibida. 7. Archivo de guías de entrega de anexos de correspondencia externa recibida. 8. Archivo de copias de la correspondencia externa generada en el Ministerio.
9. reproducciones para la extensión de copias certificadas de los documentos que reposan en los archivos de Gestión e Intermedios.
10. Registros de confirmación del envío de valija diplomática y correspondencia externa de salida.
11. Registros de confirmación del envío de especies fiscales y pasaportes del Ministerio de Finanzas al exterior. 12. Registros de recepción de la correspondencia externa generada en el Ministerio y dirigida a destinatarios al
exterior e interior del país.
13. Registros de atención a usuarios internos y externos sobre la correspondencia externa despachada al exterior e interior del país.
14. Archivo de guías de despacho de valija diplomática y correspondencia externa dirigida al interior del país. 15. Atención a consultas sobre registro, trámite y archivo de la correspondencia externa enviada.
16. Informes semestrales de visitas técnicas a los archivos de gestión.
17. Tabla de Plazos de Conservación de los documentos de archivo del Ministerio.
18. Informes semestrales de servicios prestados y desarrollo de proyectos desarrollados en los archivos administrativos o de gestión del Ministerio.
19. Documentos organizados y codificados, ubicados en el depósito o los depósitos del Archivo Central. 20. Inventario actualizado de los documentos que reposan en el depósito o los depósitos del Archivo Central. 21. Informes semestrales de visitas técnicas al archivo central.
22. Registros de atención a pedidos de referencia, préstamo de documentos y extensión de copias.
23. Actas de expurgo y eliminación de documentos que hayan cumplido sus plazos de conservación, para su traslado al Archivo Histórico.
24. Copias certificadas de los documentos originales que reposan en el Archivo Central.
25. Registros de documentos vitales y administración de planes de contingencia para su preservación.
26. Documentos electrónicos registrados y controlados en la herramienta informática desarrollada para el efecto. 27. Archivo de las comunicaciones electrónicas enviadas y recibidas desde/hacia la Matriz del Ministerio a las
diferentes Misiones Diplomáticas. 4.3.2.2.3. DIRECCIÓN FINANCIERA
a) Misión:
Administrar y gestionar eficientemente los recursos financieros asignados a la Institución y aquellos que se generan por autogestión; proveer de información financiera oportuna para la toma de decisiones sobre la base del registro de las transacciones financieras del Ministerio; así como gestionar el control concurrente de la información de especies valoradas remitida por los Consulados, Consulados Rentados y Honorarios y en las Unidades de Recaudación autorizadas en el Ecuador, para su recaudación, verificación y acreditación de las mismas en la cuentas oficiales.
Responsable: Director/a Financiero
b) Atribuciones y responsabilidades:
1. Organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades financieras del Ministerio, en particular las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Cuentas del Exterior, Cuentas Consulares y de Recaudación en el Ecuador en el ámbito de su competencia..
2. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las leyes, reglamentos, normatividad técnica de la administración financiera pública y recomendaciones de la Contraloría General del Estado.
3. Presentar la información consolidada de la ejecución presupuestaria institucional a las autoridades y organismos de control.
4. Gestionar para que el Ministerio cuente con la información financiera sistematizada y oportuna de los proyectos suscritos con otras entidades u organismos internacionales.
5. Poner a consideración de la autoridad competente los proyectos de modificaciones presupuestarias y de la programación de la ejecución, previa coordinación con la Coordinación General dePlanificación en los casos que fuere pertinente.
6. Administrar eficientemente las asignaciones presupuestarias y recursos financieros a su cargo.
7. Coordinar con la Coordinación General de Planificación las actividades relacionadas con los procesos vinculados con las áreas de su competencia, particularmente la formulación de la proforma presupuestaria institucional conforme las directrices emitidas por el ente rector de las Finanzas.
8. Realizar análisis financieros de la situación del Ministerio, que puedan ser considerados para la elaboración de los planes institucionales a corto, mediano y largo plazo.
9. Informar periódicamente a los niveles superiores los resultados de la gestión financiera y asistir en todos los temas relacionados con su gestión.
10. Gestionar en el Ministerio de Finanzas la aprobación oportuna de todos los requerimientos financieros institucionales.
11. Evaluar la operatividad del sistema de administración de recursos financieros y proponer las modificaciones pertinentes al Ministerio de Finanzas.
12. Analizar, verificar y controlar las cuentas presentadas por las misiones diplomáticas, representaciones, oficinas consulares y oficinas comerciales.
13. Organizar, dirigir y coordinar las actividades de control de los ingresos y especies valoradas dentro del país y en el exterior.
14. Evaluar la correcta operatividad del sistema computarizado de control de las recaudaciones de este portafolio y proponer las modificaciones pertinentes.
15. Gestionar ante el Ministerio de Finanzas la provisión de especies fiscales para las Unidades de Recaudación autorizadas en el Ecuador y en los Consulados ecuatorianos en el exterior.
16. Remitir informes consolidados mensuales a las diferentes instituciones vinculadas con la comercialización de especies fiscales.
17. Disponer la rectificación de los errores detectados en el registro y establecimiento de saldos de las especies fiscales, así como los derivados del control de los recursos remitidos al exterior para gastos operativos y, de ser el caso, la restitución de diferencias establecidas que no se ajusten a la reglamentación vigente.
18. Capacitar a los servidores del MRECI y Gobernaciones sobre la aplicación del Arancel Consular y Diplomático, en normas y reglamentos que rigen sobre la gestión del Arancel Consular y Diplomático y el uso de recursos enviados al exterior.
19. Monitorear el cumplimiento de los productos y servicios asignados a los equipos bajo su dependencia. 20. Cauciones.
21. Ingresos al IESS.
22. Gestionar pasajes y viáticos y gastos de traslado y retorno en coordinación con la Dirección de Administración de Recursos Humanos.
23. Desempeñar las demás funciones que le asignare la autoridad competente, las leyes y los reglamentos.
Productos:
1. Proforma Presupuestaria. 2. Programación Indicativa Anual.
4. Reprogramación del gasto, reformas y resoluciones presupuestarias. 5. Certificaciones presupuestarias.
6. Solicitudes al ente rector de la creación de estructuras presupuestarias cuando el caso lo amerite. 7. Informes de ingresos y gastos por fuentes de financiamiento.
8. Informes mensuales de la ejecución presupuestaria para conocimiento del titular de la Coordinación General Administrativa y Financiera.
9. Informes mensuales sobre las reformas al presupuesto institucional. 10. Distributivo de Remuneraciones Mensuales Unificadas.
11. Informes de monitoreo del cumplimiento de los productos y servicios asignados a los equipos bajo su dependencia.
12. Registros contables.
13. Informes de anticipos y operaciones no presupuestarias. 14. Registro de inventarios de bienes muebles valorados.
15. Registro de inventario de suministros de materiales valorados. 16. Roles de pagos del país.
17. Roles de pagos del exterior. 18. Planillas de aportes al IESS. 19. Liquidaciones de haberes.
20. Liquidaciones de viáticos y pasajes. 21. Liquidación de anticipos.
22. Depreciaciones. 23. Revalorizaciones.
24. Registros de cuentas de orden (valores y documentos en garantía). 25. Pagos de facturas.
26. Registro de las cuentas de beneficiarios. 27. Retenciones y declaraciones al SRI. 28. Anexos transaccionales (mensual).
29. Anexo de Relación de Dependencia (anual).
30. Registros de las recaudaciones consulares depositadas y otros recursos de autogestión. 31. Certificados de transferencia del depósito de recaudaciones.
32. Informes de recaudación de los derechos monetarios determinados a favor de la Institución. 33. Informe semanal de los ingresos de autogestión.
34. Transferencias para el pago de remuneraciones en el exterior y envío de asignaciones. 35. Comprobantes de pago y transferencias a través del e-SIGEF.
36. Informes de pagos a terceros.
37. Custodia de valores y documentos en garantía.
38. Informes sobre el estado de las garantías y valores en custodia (anual o al producirse el cambio del titular de la Dirección Financiera).
39. Informes de ejecución de garantías y valores en custodia.
40. Informe de control de la remisión de cuentas trimestrales de las misiones diplomáticas, oficinas consulares y comerciales de acuerdo a los periodos establecidos en el Reglamento de Asignaciones y Gastos en el Exterior. 41. Informes de análisis de las cuentas del exterior.
42. Archivo de cuentas.
43. Informes de necesidades financieras de las misiones diplomáticas, oficinas consulares y comerciales en el exterior.
44. Instrucciones relacionadas con las asignaciones de servicios y mantenimiento. 45. Informes de saldos de cuentas bancarias en el exterior.
46. Informe de verificación de la suscripción de las actas de entrega-recepción de las cuentas oficiales entre autoridades salientes y entrantes.
servicios.
48. Memorandos de autorización para la adquisición de bienes, la contratación de servicios u otros gastos extraordinarios.
49. Memorandos de reembolso de fondos.
50. Flujos de caja que permitan formular a las autoridades. recomendaciones sobre las necesidades financieras de misiones diplomáticas, oficinas consulares y comerciales.
51. Informes sobre necesidades de infraestructura y recurso humano en base a los requerimientos de los Jefes de las Oficinas en el exterior, así como de la revisión de documentos y archivos que permanecen en la Dirección. 52. Notas a las oficinas en el exterior sobre el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones formuladas por
las Contraloría General del Estado y la Dirección de Auditoría Interna.
53. Informe trimestral sobre la recaudación de ingresos y comercialización y baja de especies valoradas.
54. Análisis y revisión de los informes de las Oficinas Consulares y de las Unidades de Recaudación autorizadas en el Ecuador.
55. Registro de las actuaciones consulares en la base de datos del sistema consular. 56. Conciliación bancaria de las cuentas de ingresos.
57. Informes con observaciones dirigidas a las oficinas consulares, dependencias zonales y unidades de recaudación autorizadas, de conformidad con la aplicación de leyes y reglamentos.
58. Actas de constatación física de especies fiscales y de arqueos de las recaudaciones consulares en los centros de recaudación.
59. Informes consolidados de recaudaciones para el Ministerio de Finanzas, Registro Civil y el Proceso de Gestión Interna de Contabilidad del MRECI, entre otros.
60. Cuadro del stock mínimo de especies valoradas con el que debe contar este Ministerio.
61. Índices de comercialización y análisis de saldos a fin de elaborar las notas al Ministerio de Finanzas para la provisión, reposición y baja de especies valoradas.
62. Informes para la Dirección de Administración de Recursos Humanos a fin de que se determine el valor de las cauciones y levantamiento de las mismas.
63. Archivo de los informes con la documentación de respaldo de las recaudaciones consulares. 4.3.2.3. GESTIÓN DE ESTUDIOS ECONÓMICOS Y COMERCIALES
DIRECCIÓN DE ESTUDIOS ECONÓMICOS Y COMERCIALES a) Misión:
Generar estudios e informes de soporte técnico en los ámbitos de negociaciones, gestión y promoción comercial y defensa y normatividad del comercio exterior para la toma de decisiones en el Viceministerio.
Responsable: Director/a de Estudios Económicos y Comerciales b) Atribuciones y responsabilidades:
1. Generar estudios de impacto de la política de comercio exterior de acuerdo a los lineamientos de los planes nacionales de desarrollo y el de los objetivos estratégicos del Viceministerio de Comercio Exterior e Integración.
2. Prestar asistencia especializada dentro del ámbito de su competencia.
3. Monitorear, informar y hacer previsiones sobre la estructura y evolución de la economía, el comercio exterior, la inversión y la integración en el Ecuador y en el mundo.
4. Desarrollar y actualizar la base de datos del Viceministerio de Comercio Exterior e Integración sobre el comercio exterior, inversión y la integración del Ecuador en el mundo.
5. Difundir documentos de análisis e investigación económica, comercial y de integración.
6. Preparar el Plan de Gestión en el ámbito de su competencia según prioridades establecidas en el Plan de Gestión de Comercio Exterior e Integración Económica del Estado.
7. Incorporar con enfoque transversal los temas de soberanía, desarrollo sustentable, género, derechos laborales e interculturalidad en los estudios realizados.
8. Ejecutar, según las instrucciones impartidas, las estrategias, políticas, normas, lineamientos y directrices para transversalizar los enfoques constitucionales de comercio justo, soberanía, ambiente y derechos humanos. 9. Informar sobre la ejecución de las estrategias, políticas, normas, lineamientos y directrices en el ámbito de su
competencia.
10. Desarrollar propuestas de cooperación técnica que apoyen el cumplimiento de los objetivos del área.
11. Cumplir las disposiciones emitidas por el Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, el Viceministro de Comercio Exterior e Integración Económica y el Subsecretario Técnico de Comercio Exterior, en materia de cooperación técnica relacionada con el comercio.
12. Desempeñar las demás funciones que le asignare la autoridad competente, las leyes y los reglamentos. Productos:
1. Información para la coordinación, organización y ejecución de las políticas de comercio exterior. 2. Base de datos con información de comercio exterior actualizada.
3. Estudios basados en la normativa expedida por diferentes organismos internacionales y estadísticas del Banco