El manual de procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Canelos está inmerso en la visión institucional, siendo una herramienta óptima para el desarrollo eficiente de las actividades.
92 El manual se divide en dos tipos de procesos:
Procesos Gobernantes Gestión ejecutiva
Gestión legislativa y fiscalización Gestión Consultiva Procesos habilitantes De apoyo: Gestión de administración Gestión financiera Gestión de planificación De asesoría:
Gestión de asesoría jurídica.
5.6.1 Procesos gobernantes
Se ha identificado los procesos de gestión ejecutiva, gestión consultiva, gestión legislativa y fiscalización de conformidad al artículo 29 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomías y Descentralización COOTAD.
Gestión ejecutiva
Código A- 001 Presidencia
Objetivo.- Gestionar la implementación y concreción de las políticas, normas, lineamientos y directrices de la Asamblea Parroquial, de adecuado cumplimiento de las competencias constitucionales.
Las atribuciones y responsabilidades del Presidente serán las que se establezcan en el Art. 70 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomías y Descentralización (COOTAD); y, ser responsable de la Gestión Administrativa.
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Despachar los asuntos relacionados a la oficina con horario de 8 horas diarias en días laborables y realizar gestiones en beneficios de las comunidades.
Es responsable del manejo administrativo y económico de los recursos que disponga la Institución.
Responsabilizarse con su firma, en todo documento administrativo y financiero.
Preparar el Orden del día, para las reuniones de Junta y para la asamblea Parroquial.
Ejerce la representación legal, en las instituciones públicas y privadas.
Poner a consideración de la Junta y la Asamblea Parroquial, acuerdos y resoluciones para su aprobación.
Dirigir en forma democrática las reuniones de Junta y la Asamblea Parroquial.
Asistir a las comunidades y organizaciones sociales a conocer y resolver los problemas que ocurren y especialmente mantener la unidad parroquial.
Gestión legislativa y de fiscalización
Código A-002 Vocales
Objetivo.- Gestionar la implementación de políticas, normas, lineamientos, y directrices emitidas por los mandantes a través de los sistemas de participación ciudadana y el pleno del Gobierno Parroquial, además controlar la gestión administrativa.
Las atribuciones y responsabilidades son las establecidas en el Artículo 68 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomías y Descentralización (COOTAD).
Además los vocales ejercen las siguientes atribuciones:
Concurrir en forma obligatoria a las sesiones que fueran legalmente convocados.
Responder del funcionamiento de la comisión a su cargo.
Colaborar en las actividades que planifiquen los otros vocales responsables de las unidades.
Si el caso lo requiera, responsabilizarse de la coordinación con comunidades y organizaciones sociales que fueran designadas.
Elaborar el plan de actividades de la comisión responsable y presentar el informe de actividades y resultados obtenidos.
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Participar en todos los acuerdos, resoluciones y ordenanzas que fueran propuestas por la Junta Parroquial por uno de sus miembros, por la asamblea o por organizaciones sociales.
Presentar mensualmente el informe de actividades realizadas.
Sesiones
El Pleno del Gobierno Parroquial, sesionará ordinariamente dos veces al mes en días distintos y extraordinariamente convocará la o el presidente cuando el caso amerite o a petición por escrito de tres de sus miembros.
El Presidente preparará la convocatoria en donde constará el Orden del Día, con cuarenta y ocho horas de anticipación a la fecha prevista y lo pondrá a consideración de la institución una vez constatado el quórum reglamentario.
El Pleno del Gobierno Parroquial podrá reunirse para adoptar decisiones válidamente en cualquier clase de sesión con la presencia de la mayoría absoluta, conformada con la mitad más uno de los miembros del órgano legislativo.
De conformidad con el Art. 326, y 327 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomías y Descentralización (COOTAD) existe comisiones permanentes, especiales y técnicas.
En el Gobierno Parroquial de Canelos se han conformado cuatro comisiones permanentes lideras por un vocal. Las comisiones son las siguientes:
a) Comisión de cultura y deportes
Objetivo.- Mejorar las actividades culturales y deportivas de los habitantes de la parroquia.
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Coordinar talleres para la revitalización cultural.
Crear y promover grupos de danza, música, arte y literatura típica de la zona.
Rescatar y promocionar la autenticidad de la gastronomía típica.
Coordinar un plan de actividades con las instituciones involucradas en temas de cultura y deportes.
Presentar un listado de necesidades de las comunidades en temas culturales para ser incluidas en proyectos.
Coordinar un plan de actividades con las comunidades indígenas, colonias, recintos; y cabecera parroquial, para realizar eventos deportivos.
Participar en el campeonato parroquial de fútbol con las comunidades indígenas, recintos, colonias y establecimientos educativos.
Reivindicar las actividades deportivas tradicionales y autóctonas
Presentar informes de las actividades realizadas, mensualmente.
b) Comisión de obras públicas, trasporte y comunicaciones
Objetivo.- Velar por el mantenimiento adecuado de las vías de acceso de segundo y tercer orden de la parroquia, y gestionar transporte y comunicación.
Realizar un diagnóstico sobre el estado de las vías y presentar a la Gobierno Parroquial priorizando las obras con los dirigentes comunitarios.
Coordinar con las comunidades que requieran de mejoramiento y arreglo de vías y caminos vecinales.
Coordinar con los dirigentes de las comunidades para la realización de mingas.
Presentar proyectos de mejoramiento vial.
Gestionar transporte para las distintas actividades.
Gestionar la instalación de medios tecnológicos de comunicación para la parroquia.
Presentar informes de las actividades realizadas, mensualmente.
c) Comisión económica- productiva.
Objetivo: Mejorar las actividades económicas – productivas de la Parroquia.
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Coordinar las actividades de foros, talleres de capacitación en actividades productivas.
Coordinar actividades de capacitación con las instituciones de Turismo.
Organizar a las comunidades en Asociaciones jurídicas dentro de su área de acción.
Impulsar la actividad agrícola y artesanal.
Impulsar la actividad productiva y artesanal.
Organizar y promocionar ferias de exposición y venta de danza, música, arte y literatura y gastronomía típica de la zona.
Presentar informes de las actividades realizadas mensualmente.
d) Comisión de salud, medio ambiente y recursos no renovables
Objetivo.- Mejorar las condiciones de salud, del ambiente, preservar la flora y la fauna; vigilar y regular la explotación los recursos no renovables.
Funciones:
Trabajar con brigadas médicas, móviles y estables.
Dictar talleres de capacitación en los temas de Educación Sexual, desparasitación, nutrición familiar, planificación familiar.
Gestionar medicamentos e implementar el botiquín comunitario.
Gestionar servicios de odontología.
Gestionar la Implementación de medios tecnológicos a nivel de la Parroquia.
Realizar un diagnóstico de la comunidad de la realidad del medio ambiente en la Parroquia.
Crear una comisión de cinco personas integradas por vocales de las comunidades indígenas y colonias, para estar vigilantes de la explotación petrolera-minera y regular la misma.
Presentar propuestas de convenios con instituciones que tienen que ver con la dotación del agua potable.
Presentar propuestas de Forestación y Reforestación en las cuencas hídricas.
Estudiar los convenios, súper vigilar proyectos y programas que estén en ejecución en la parroquia, elaborar el inventario de instituciones y trabajo que realice.
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Presentar informes de las actividades realizadas, mensualmente.
Gestión consultiva
Código A-003 Participación ciudadana
Objetivo.- Emitir políticas, lineamientos, y directrices para el fortalecimiento institucional, en el marco del cumplimiento del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.
Son atribuciones y responsabilidades del Proceso de Participación Ciudadana los establecidos en los Arts. 100 y 101 de la Constitución de la República del Ecuador, en la Ley Orgánica de Participación Ciudadana y en el Art. 64, Lit. C del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomías y Descentralización (COOTAD).
5.7.2 Procesos habilitantes
Gestión financiera
Código B-001 Gestión presupuestaria.
Objetivo.- Gestionar eficientemente los recursos financieros.
Productos:
Anteproyecto del presupuesto, que será presentando hasta el mes de octubre de cada año.
Estimación de ingresos provisionales y definitivos.
Reforma presupuestaria.
Informes de ejecución presupuestaria y sus reformas. Mínimo dos veces al año.
Certificaciones y cedulas presupuestarias.
Liquidaciones presupuestarias.
Plan Anual de Adquisiciones, el mismo que se publicará en el Portal de Compras Públicas hasta el 15 de enero de cada año.
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Informe mensual del pago de servicios.
Informe mensual de pagos en general. Contratación Pública.
Revisión y control mensual de los balances financieros y conciliaciones bancarias.
Estos productos serán ejecutados por el/a secretario – tesorero del Gobierno Parroquial de Canelos.
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PROCESO DE GESTIÓN PRESUPUESTARIA
Inicio
Formulación presupuestaria
Ejecución del presupuesto anual
Revisión y control estados financieros y conciliación
bancaria
Socialización estados financieros en la Asamblea Parroquial
Fin
Figura Nº 15. Proceso de Gestión presupuestaria
Fuente: Aporte personal
Elaborado por: María Eugenia Sanmartín Torres.
Presidente y vocales Secretaria- Tesorera
Análisis y aprobación del
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Código B-002 Gestión Contable
Objetivo.- Manejar correctamente los estados financieros para la toma de decisiones.
Productos:
Registros contables mensuales;
Estados financieros mensuales;
Informes financieros mensuales;
Conciliaciones bancarias mensuales;
Inventario de bienes muebles;
Inventario de suministro de materiales;
Comprobantes de pago;
Rol de pagos
Liquidación de haberes de cesación de funciones;
Libro de caja bancos;
Flujos de caja;
Retenciones y declaraciones en el SRI;
Registro de garantía y valores;
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PROCESO DE GESTIÓN CONTABLE
Inicio Codificación de activos Registros de asientos contables Tributación Elaboración de estados financieros Registro de garantías y valores Fin
Figura Nº 16. Proceso de Gestión contable
Fuente: Aporte personal.
Elaborado por: María Eugenia Sanmartín.
Contador/a
Rol y comprobantes de pago
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Gestión administrativa
Código C-001 Gestión del talento humano
Objetivos.- Administrar eficazmente el talento humano de la institución.
Productos:
Designar a los funcionarios del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Canelos, mediante proceso de selección de mérito y oposición.
Estructura organizativa.
Designar a un secretario/a tesorero/a de acuerdo a los artículos 339 y 357 de la COOTAD.
Plan de evaluación del desempeño que será presentado en el primer mes de cada año.
Reglamento interno de la unidad de talento humano.
Informe de sanciones disciplinarias.
Informe de supresión de puestos.
Movimiento del personal.
Plan anual de vacaciones
Plan anual de capacitación.
Informe de estudios del clima laboral y satisfacción de los servidores.
Estos productos serán ejecutados por el Presidente del Gobierno Parroquial.
El proceso de selección y reclutamiento de talento humano es el subproceso primordial y el que mayor falencia tiene la institución.
a. Publicación en medios de comunicación. b. Clasificación de las carpetas.
c. Entrevistas a las personas de las carpetas seleccionadas. d. Selección de la carpeta y entrevista con mayor puntuación e. Capacitación antes del ingreso al trabajo
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PROCESO DE SELECCIÓN DEL TALENTO HUMANO
Inicio Publicación Calificación Entrevista Selección Contratación Capacitación Fin
Figura Nº 17. Proceso de selección de talento humano
Fuente: Aporte personal
Elaborado por: María Eugenia Sanmartín Torres.
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Código C-003 Gestión de documentación y archivo general
Objetivo.- Guardar la documentación de manera ordenada y en un lugar seguro.
Productos:
Documentación certificada.
Actas de asambleas y sesiones de vocales.
Informe de documentos despachados.
Informe de notificaciones.
Sistema de administración de archivo, documentación interna y externa.
Informe de atención de clientes externos e internos cada mes.
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PROCESO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO GENERAL
Inicio Certificación de documentación Elaboración de actas de asambleas y sesiones. Archivo y custodia de documentos. Fin
Figura Nº 18. Proceso de documentación y archivo general
Fuente: Aporte personal
Elaborado por: María Eugenia Sanmartín Torres.
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Gestión de planificación
Código D-001 Gestión de proyectos
Objetivo.- Realizar proyectos para su ejecución en beneficio de los habitantes de la Parroquia.
Productos:
Diseño de proyectos.
Implementación del proyecto.
Ejecución del proyecto.
Sistema de seguimiento y evaluación del proyecto.
El responsable de ejecutar este proceso será el/a técnico de planificación.
Es necesario recalcar que en la actualidad los pocos proyectos que existen son desarrollados sin ninguna planificación, incluso no existe proyectos en documento para la ejecución de actividades, lo cual en el futuro será observado por contraloría.
Con el siguiente diagrama de flujo se observa que es recomendable realizar en primer lugar un proyecto de pre inversión para determinar la vialidad e impacto técnico, social, financiero, legal, económico y ambiental del proyecto a desarrollarse.
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PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Inicio Pre inversión Inversión Ejecución Seguimiento Evaluación Fin
Figura Nº 19. Proceso de gestión de proyectos
Fuente: Aporte personal
Elaborado por: María Eugenia Sanmartín Torres.
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Código D-002 Gestión de obras o servicios
Objetivo.- Contratar obras o servicios a través del proceso de ínfima cuantía.
Productos:
Elaboración del contrato de la obra o servicio.
Seguimiento durante la ejecución.
Subir el proceso al portal de compras públicas.
Informe de fiscalización de la obra o servicio.
Acta entrega- recepción.
La persona encargada de realizar este proceso será el/a técnico de planificación.
Gestión de asesoría jurídica
Código E-001 Gestión de asesoría legal
Objetivo.- Asesorar en derechos al Presidente, vocales y personal de la institución para el cumplimiento de su visión, sobre el ordenamiento legal en su competencia.
Productos:
Representación judicial conjuntamente con el Presidente del Gobierno Parroquial.
Patrocinio judicial y constitucional.
Informes de asesoramiento legal.
Contratos, convenios, resoluciones, normas y decretos.
Demandas y juicios.
Criterios y pronunciamientos legales.
Estos productos serán ejecutado por un/a abogado que prestara su servicios profesionales de manera ocasional según sea necesario.
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CONCLUSIONES
Analizados los resultados obtenidos en base a la entrevista y encuestas aplicadas a los directivos, personal administrativo y usuarios del GAD parroquial de Canelos, se concluye:
Al desarrollar el Marco Teórico permitió orientar la investigación hacia la propuesta de una gestión por procesos para el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Canelos, ya que es en base al mismo que se establecieron conceptos que ayudaron a direccionar de mejor manera las necesidades de gestión para el área de estudio.
Al diagnosticar la situación actual del GAD parroquial de Canelos se identifica que no dispone de un modelo de gestión administrativo determinado que le permita orientar sus actividades; lo cual se evidencia en los proyectos y programas que no poseen una planificación adecuada antes de ejecutarlos, y una vez que se los realiza se descuida procesos de evaluación y fiscalización continua; por su parte el personal administrativo respecto a su trabajo, no ha sido capacitado ni evaluado en los últimos tiempos; los miembros de las comunidades beneficiarias encuestados desconocen lo que es un modelo de gestión administrativa y aducen que no existe liderazgo en las autoridades parroquiales, además expresan que las actividades que desarrollan al interior del GAD parroquial no satisfacen las expectativas del cliente externo, porque muchas de ellas son encaminadas a intereses personales o familiares.
El impacto social, educativo, de salud y económico generado en la comunidad por la gestión administrativa del GAD de Canelos, expresan que no es satisfactoria debido a que el presupuesto es exiguo y no les permite ejecutar obras de gran magnitud, ni emprender procesos de capacitación; por su parte el personal administrativo manifiesta que desconocen cómo llevar de forma efectiva ciertos procesos puesto que son nuevos programas y paquetes tecnológicos y al no haber sido capacitados a tiempo, el trabajo lo ejecutan mediante investigaciones propias o por consultas realizadas a otros GADs parroquiales; respecto al tema planteado los usuarios/as del GAD indican que la atención es deficiente, se demoran los trámites y que en ocasiones los documentos que se deja en las oficinas se extravían, teniendo que nuevamente reiniciar el tramite
110 perdiendo tiempo y dinero; en lo socio-comunitario indican que se inician proyectos que no son concluidos o no se viabilizan a tiempo los convenios bi y tripartitos firmados con los gobiernos cantonales, provinciales y nacionales, razón por la que las obras no son concluidas y por ende no han mejorado su productividad, economía y calidad de vida; puesto que una mayoría considerable de las comunidades investigadas carecen aún de servicios básicos elementales.
Se percibe y comprueba la necesidad de integrar el trabajo de los personeros del GAD parroquial de Canelos con el personal administrativo y las bases de las comunidades beneficiarias, procediendo a realizar socializaciones masivas para que avalen su trabajo y lo que es más este sea compartido y mancomunado.
La definición del mapa de procesos de la Institución se pudo definir las actividades macro y la interrelación existente. Sirviendo como base para definir procesos puntuales de acuerdo al inventario registrado, evitando la confusión de los miembros del GAD Parroquial en la ejecución de un proceso o actividad.
La elaboración del manual de procesos y procedimientos se cuenta con una herramienta que permite mejorar el desempeño para brindar un servicio de calidad a los pobladores de la parroquia Canelos.
Mediante los procesos levantados en la gestión administrativa, financiera, planificación y asesoría legal se definieron sus productos y los responsables de la ejecución, permitiendo mejorar los tramites, se conoce la secuencia exacta de procesos puntuales lo que permite optimizar recursos económicos y tiempo.
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RECOMENDACIONES
Frente a las conclusiones obtenidas se recomienda a las autoridades del GAD parroquial de Canelos, reestructurar el Modelo de Gestión que en este momento impera, adoptando uno que le permita centrarse en los procesos, con liderazgo horizontal y sobre todo considerando al cliente externo como la razón de ser de la Institución Gubernamental; tomar en cuenta los procesos de evaluación, seguimiento, acompañamiento y monitoreo de los proyectos en ejecución, considerando que no solamente las visitas deben ser para comprobar el avance del trabajo, sino para determinar falencias e ir haciendo rectificaciones al proceso, de tal manera que estas cumplan a satisfacción con el objetivo propuesto; por otra parte se recomienda ejecutar cursos de capacitación continua direccionados al personal administrativo a fin de que conozcan y dominen los nuevos programas y paquetes tecnológicos y puedan entregar a la comunidad un trabajo enfocado en la eficacia, eficiencia y efectividad; a los integrantes de las comunidades, apropiarse más del trabajo del GAD parroquial y entender que no es trabajo solo de ese estamento sino de todos.
Se recomienda que se realice auditorías de control internas y externas a la gestión administrativa, se evalué el funcionamiento y se tomen los correctivos necesarios a fin de sanear una serie de procesos que están ejecutados de manera deficiente y se empiece a enfocar en el servicio al cliente; en tanto que a los integrantes de las comunidades, participar activamente en los procesos de socialización y sensibilización observando en este tipo de gestión una oportunidad para fortalecer su calidad de vida.
En relación a la aplicación de la propuesta, es necesario el contingente de todos quienes forman el GAD parroquial de Canelos y se adopte el Modelo de Gestión por Procesos, mismo que dará un giro a la administración, para ello es preciso que se destinen ciertos rubros económicos para ejecutar una campaña de concienciación y socialización del nuevo modelo a fin de que las comunidades beneficiarias lo conozcan y una vez ejecutado, sea dado el seguimiento, acompañamiento, monitoreo y evaluación procesual y permanente que requiere.
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Cualquier modificación a futuro del manual de procesos debe ser comunicado y aprobado en sesión de vocales por mayoría absoluta. El documento debe estar disponible para cualquier consulta.
Mantener reuniones permanentes para realizar aportes al manual y a la vez recibir capacitaciones en procesos para poder modificar el documento.
Se debe aplicar el documento ya que todo cambio positivo permite el progreso de las Instituciones, la aplicación debe ser paulatinamente considerando que los integrantes de la Institución son los encargados de agregar valor agregado de calidad para la satisfacción de los usuarios.113
BIBLIOGRAFÍA
Andrade Espinoza Simón, 2005, Del libro: «Diccionario de Economía», Tercera Edición, Editorial Andrade, 2005, Pág. 448.
Álvarez y Calandro (2005). Sistema de apoyo para la selección de proveedores. Trabajo especial de grado Ingeniería de Sistemas, Universidad Metropolitana, Caracas, Venezuela.
Argyris, C (1974) teoría en la práctica: aumentar la eficacia profesional, San Francisco: Jossey-Bass.
Alles, M. (2012) Dirección estratégica de recursos humanos, Gestión por competencias,