Citrix Provisioning Services

Es importante que todo farmacéutico de hospital tenga unas ideas orientativas de cómo modernamente se planifica o remodela un Servicio de Farmacia

Hospitalaria.

En esencia es el reflejo de un Laboratorio Farmacéutico a escala muy reducida pero con los mismos principios de la GMP. A diferencia de que en el primero se trata de fabricar y vender medicamentos y en la Farmacia de Hospital se trata de dispensar y controlar el correcto uso de los mismos.

En otros tiempos se planificaba según la relación entre el número de camas y la superficie. Hoy en día la planificación se realiza según funciones, cargas de trabajo y futuras necesidades (69) (70).

El proceso de desarrollo de un Servicio de Farmacia Hospitalaria es un proceso programado en vistas a una consecución de objetivos, una correcta operatividad y un adecuado diseño acorde con las actividades sanitarias que se vayan a tener que realizar. 7.2) Factores que afectan a las necesidades del Servicio de Farmacia

7.2.1) Factores Externos

1.- Cumplimiento de los aspectos legislativos (GMP) 2.- Cumplimiento de los estándares e índices de calidad

3.- Tipo de hospital: general, especializado (oncología, pediatría), etc... 4.- Número de camas e índice de ocupación

5.- Programas de atención médica de la Institución (transplantes, domiciliaria) 6.- Grado de informatización (71)

7.- Nuevas tecnologías en relación con medicamentos, material sanitario y nutrición artificial.

8.- Disponibilidad de tubo neumático.

9.- Nivel de compromiso con los productos sanitarios 10.- Nivel de medidas de seguridad (72) (73)

7.2.2) Factores internos

1.- Programa de guardias farmacéuticas.

2.- Sistema de dispensación: reposición, dosis unitarias (bien sea por carros o por armarios robotizados)

3.- Política de adquisición y gestión de medicamentos.

4.- Grado de delegación en el personal técnico por parte del farmacéutico. 5.- Política de preparación y manipulación de medicamentos.

6.- Futuras áreas de trabajo.

7.3) Proceso de desarrollo en la planificación de un Servicio de Farmacia Atendiendo a las tendencias actuales en la Atención Especializada Institucional: 1) Ampliar la atención domiciliaria a favor de la Hospitalización Institucional. 2) Formar parte del proceso de planificación de los otros Servicios Hospitalarios. 3) Acompañar de un plan de marketing para conseguir apoyos.

4) Resaltar las deficiencias y dificultades (si se trata de una remodelación) que se identifican en el momento presente.

5) Correcta eliminación de residuos según categorías.

Un proceso de planificación de un Servicio de Farmacia puede durar entre 2 y 3 años, siguiendo una serie de etapas, que podemos enumerar:

1) Desarrollo de un plan director de la Institución que incluirá el programa de ejecución. 2) Confeccionar el plan director para el Servicio de Farmacia, de acorde con el anterior. 3) Listado de equipamiento, muebles y disponibilidad de superficie.

4) Relación de áreas de trabajo, diafragma de flujo y cargas de trabajo. 5) Preparación por parte del arquitecto de un primer borrador.

Ha habido un serio problema durante años en los Hospitales de nueva creación. El nombramiento del Jefe de Servicio de Farmacia ha sido posterior a la ejecución de las obras del Servicio, cuya responsabilidad la asumía el arquitecto. Recientemente parece que se ha rectificado este procedimiento que tantos problemas ha causado.

El Gerente de Hospital, o bajo su directa supervisión está al frente de la planificación y llevará a cabo la definición de objetivos y la distribución de recursos.

El Jefe de Servicio de Farmacia, o en quien delegue, expondrá los objetivos y metas. Realizada la planificación emitirá informes sobre la consecución de las obras, así como el informe sobre especificaciones para la adquisición directa o por concurso de la dotación de material inventariable.

La planificación más idónea es la funcional y se basará en que la forma se adapte a la función.

Finalmente una vez aprobado el plan funcional por la gerencia, el arquitecto tendrá la misión de trasladarlo a los planos.

El Farmacéutico Jefe da su conformidad de que el Servicio es operativo y de que se cumplen los estándares de práctica que marcan la organización profesional y las condiciones legales. La visita de la Inspección de Farmacia autorizará el que se abra oficialmente el Servicio o el área remodelada.

7.5) Programa Funcional

Por él, el Jefe de Servicio en representación de todo el personal de farmacia hará constar por escrito una declaración formal de las intenciones, metas y objetivos específicos del Servicio de Farmacia para el futuro y a su vez un listado de funciones específicas a realizar.

Deben reflejarse las metas a largo plazo, describiendo el calendario para la expansión y realizaciones a un plazo de 5 – 10 años. Deben ser incluidos los siguientes apartados y contenidos.

7.5.1) Funciones

Una función se define como “un sistema de una o más tareas para servir un propósito declarado”

1. Entre las funciones del Servicio de Farmacia resaltan: la adquisición, el almacenamiento, la preparación y manipulación de productos estériles, revisiones farmacoterapéuticas y la información de medicamentos.

2.- Se establece un diafragma de flujo en forma secuencial para cada función, que partiendo de las órdenes de trabajo nos llevará a la consecución de la meta propuesta. 3.- Una vez identificada cada función se procederá a medir las cargas de trabajo y la distribución horaria con la ayuda de un reloj que marque la fecha y la hora.

4.- Las cargas laborales de trabajo se relacionarán con los horarios de las unidades clínicas que las motivan.

7.5.2) Equipos e Instalaciones

La adquisición de nuevo equipamiento se hará, según la experiencia propia y la de otros colegas, teniendo en cuenta el precio de adquisición, rendimiento y años de amortización.

La lista de aparatos debe de agruparse entre equipos móviles y fijos (instalados en la obra).

Se tendrán en cuenta asimismo las instalaciones obligadas (luz, agua, temperatura, humedad) y las opcionales (agua desionizada, aire estéril)

Se debe tener en cuenta el espacio físico para cada equipo, el acceso para su mantenimiento y un espacio para piezas de repuesto e instrucciones.

Entre las innovaciones para una planificación de un Servicio de Farmacia moderno cabe destacar la actual posibilidad de adquirir salas limpias prefabricadas. Así tenemos la serie Misterium fabricada por Laboratorios Grifols www.grifols.com para trabajar en áreas estériles, a base de módulos adaptables a las necesidades del hospital para la preparación de productos estériles, nutrición

parenteral, citotóxicos o terapia génica. Entre otras ventajas hay que señalar:

- Se puede configurar a medida de las necesidades del hospital - Ahorro de espacio y flexibilidad de ubicación

- Respaldo técnico en el montaje y en el mantenimiento

- Equipamiento básico e instalaciones adecuados y experimentados - Diseño y materiales de construcción en perfecta armonía

- Normativas nacionales e internacionales cumplimentadas

- Inversión y amortización ventajosas respecto a las soluciones tradicionales 7.5.3) Farmacia Central

Una situación que se produce en todos los hospitales es la falta de espacio. De ahí la importancia del aprovechamiento del área existente que hay que medir en superficie y altura, es decir, en volumen.

Medicamentos de pequeño y gran volumen, productos sanitarios y dietéticos, tienen que estar organizados y gestionados por modernos sistemas que hagan operativa este área. El control de estupefacientes y psicotropos requiere el cumplimiento de los aspectos legislativos que le son propios.

Los productos refrigerados (5° C ± 3° C) y los congelados (-10° C/ -20° C) requieren de un documento legal de registro que demuestre que en ningún momento se ha interrumpido la cadena de frío.

7.5.4) Personal

Se considerará cuantitativa y cualitativamente el personal adscrito al Servicio de Farmacia, afluencia de visitantes, turnos laborales, y la actividad docente que genera presencias temporales

7.5.5) Comunicaciones

Hay que pensar en los accesos y regulación de visitas al Servicio de Farmacia. Sistemas de telefonía, fax, tablón de anuncios, etc... y los terminales de ordenador. Tener en cuenta la privacidad que requiere el trato con los enfermos, médicos, personal de enfermería, delegados de laboratorios farmacéuticos, etc...

7.5.6) Distribución de medicamentos y material medico quirúrgico

Accesos y ubicación de ascensores son aspectos importantes a tener en cuenta .

Carros y horarios de distribución, así como las dimensiones de los medios de transporte son informaciones que debe conocer el arquitecto.

La instalación de un tubo neumático, nos reiteramos, es de particular interés para comenzar tratamientos de forma inmediata (prescripciones STAT)

7.5.7) Ubicación con respecto a otros Servicios

Seria ventajoso estar próximos a la Biblioteca del Hospital, la Central de Esterilización y áreas de espera de pacientes. Los Servicios de Urgencias, cuidados intensivos y reanimación, obtienen muchas ventajas de la cercanía del Servicio de Farmacia.

7.5.8) Seguridad

Se comentó con anterioridad al referirnos al criterio de seguridad. El Jefe del Servicio y el Supervisor de Enfermería mantendrán una especial consideración sobre su organización y operatividad.

7.5.9) Organización de las áreas de trabajo del Servicio de Farmacia

La disposición de las áreas de trabajo debe calcularse de forma idónea, teniendo en cuenta una serie de circunstancias, entre otras:

 Acceso del personal de la Institución  Acceso de los enfermos

 Acceso de las mercancías desde el exterior

 Interrelación entre las áreas de preparación y de dispensación de medicamentos envasados en Dosis Unitarias

 Interrelación entre la Sección Administrativa y la Farmacia Central

 Análisis de flujos de personal y mercancías, evitando y acortando desplazamientos (representar con un diagrama de relación)

7.5.10) Presentación del programa funcional

Los datos recopilados se presentarán en un informe escrito, compuesto por tablas y diagramas, esquematizado por apartados (objetivos, listados y requerimientos) y áreas de trabajo.

El título de la propuesta que constará destacada será el de Programa Funcional del Servicio de Farmacia del Hospital correspondiente junto con el nombre del Jefe de Servicio y la Fecha del mismo.

7.5.11) Proceso de diseño arquitectónico

Si los farmacéuticos somos capaces de hacerle entender al arquitectura la trascendencia y el alcance de nuestro papel en la farmacoterapia, nutrición artificial y productos sanitarios, puede favorecer el diseño del Servicio; que presentará una imagen profesional, incrementará la eficacia al incluir el diseño tridimensional , más acorde con la anatomía humana, en la que los límites naturales que permiten los movimientos son circulares, favoreciendo los cambios en los hábitos de trabajo.

7.5.12) Ubicación y Espacio

Un equipo de planificación cuyos miembros CONOZCAN cuales son las funciones de un moderno Servicio de Farmacia, son los que mejor están preparados para responder a esa pregunta sobre ubicación y espacio. Ellos son los que conocen el hospital en su conjunto (74)

El plan funcional elaborado según los criterios expuestos, será el instrumento de trabajo que permitirá hacer el Servicio de Farmacia A LA MEDIDA del hospital donde está ubicado.

He sufrido en mi vida profesional las consecuencias de ubicar el Servicio de Farmacia en último lugar. Los primeros catorce años de mi vida profesional los “disfruté” en un local que tenía como vecinos pared con pared, la cocina y la morgue. Desafortunadamente gran número de Servicios de Farmacia están situados en los sótanos.

Para la ubicación en un moderno sistema centralizado de farmacia, hay que considerar, entre otros:

 Acceso para las mercancías

 Acceso para el personal del hospital, visitantes y pacientes externos  Control de acceso a las áreas de mantenimiento

 Proximidad de los ascensores, biblioteca y central de esterilización

Y en general de las unidades clínicas que, con mayor premura, pueden necesitar de nuestros servicios (Urgencias, Reanimación, UCI, etc...)

7.5.13) Diseño de la Farmacia de Hospital

La eficacia de un Servicio de Farmacia está relacionada con las tareas que en él se desarrollan, así como también de la visión tridimensional de la planificación del espacio (75)

La eficacia está relacionada con la productividad y los recursos con los que se cuenta. Un análisis de los procesos nos ayudará a eliminar tiempos muertos y tomar “atajos” para llegar a metas propuestas.

Un nuevo diseño puede incluir el cambio de hábitos de trabajo, ofreciendo posibilidades de hacer un uso más adecuado del personal al incorporar paralelamente las nuevas tecnologías. La brújula del Jefe de Servicio de Farmacia debe dirigirse hacia la delegación por parte del farmacéutico en el personal auxiliar en aquellas tareas repetitivas que no requieran toma de decisiones, situando al farmacéutico en áreas particularmente clínicas, en un papel de facultativo superior cuyo objeto final debe ser impartir salud y calidad de vida a la población que le corresponde atender.

La visión tridimensional del diseño en un Servicio de Farmacia tienen que ver mucho con la anatomía humana en la que los limites naturales que permiten los movimientos son circulares. La mano gira alrededor de la muñeca, el antebrazo alrededor del codo, el brazo extendido y el tronco giran alrededor de la cintura. La mayoría de los equipos y materiales de construcción son rectangulares, pero los rectángulos no se adaptan muy eficazmente al cuerpo humano, ya que unas áreas son más difíciles de alcanzar que otras.

Las consecuencias son una fatiga excesiva, una productividad empobrecida y, consecuentemente, mayor número de errores cometidos. Ya empiezan afortunadamente a comercializarse muebles e instalaciones para la Farmacia que tienen en cuenta estos factores.

7.6) La ergonomía y la farmacia de hospital

El término ergonomía significa adaptar las herramientas a la mano que la utiliza y a la tarea para la que se emplea. Comprendiendo las necesidades de los usuarios se llega a

conseguir más rendimiento. Estudios recientes han demostrado que la productividad aumenta si se mejora la ergonomía. Se debe aprender de las oficinas bancarias así como de ferias y exposiciones. Entre estas podemos destacar el HISPACK en la Feria de Barcelona y el SIMO en el Parque Ferial Juan Carlos I de Madrid.

La ergonomía es una especialidad dentro de la ingeniería industrial que se ocupa del diseño de servicios, tareas y ambientes laborales para que se adapten a las capacidades y limitaciones humanas. Reconocer que los humanos tienen distancias de alcance limitadas y que el ambiente afecta al rendimiento puede resultar en una mejora de la eficiencia laboral, precisión y satisfacción en el trabajo.

7.7) Luminosidad

Los grados adecuados de iluminación de las áreas de trabajo en un Servicio de Farmacia van de 50 a 100 lux. En los laboratorios de 300 a 1000 lux. Tales niveles son necesarios para una visualización eficaz y precisa de documentos escritos y para trabajar con las pantallas de los terminales de ordenador. Una buena iluminación puede influir en la disminución de errores de dispensación.

7.8) Ruido

Cuando los niveles de ruido suben por encima de los 70 decibelios, se empieza a dificultar una conversación normal. Impresoras, teléfonos, elevación del tono de la conversación, ruidos repentinos... pueden provocar un impacto negativo en el rendimiento del personal. Por tanto el diseño de cualquier área de trabajo del Servicio de Farmacia debe tomar en consideración la protección de estos factores.

7.9) Planificación tridimensional del Espacio

Una forma de economizar metros cuadrados, es la de aprovechar al máximo los metros cúbicos. Esto es evidente en las áreas de almacenamiento. La solución de

muebles compactos sobre raíles hemos dicho anteriormente que nos había sido muy positiva. Evita espacios de pasillos y permite aprovechar la altura hasta un

máximo.

Las modernas estanterías para el Área de Dispensación de medicamentos envasados en Dosis Unitarias, también ayudan a rentabilizar el espacio del que disponemos.

7.10) Diseño para la flexibilidad

El ejercicio de la farmacia de hospital está en un período de gran cambio que conlleva una considerable incertidumbre de cara al futuro. De ello se deriva que tenemos que mostrar en la planificación de un Servicio de Farmacia una capacidad de flexibilización

total, ¿quién podría imaginarse la situación actual hace 20 años? ¿quién puede imaginarse la situación en los próximos años?

La mejor manera de planificar para un futuro es hacerlo a base de instalaciones flexibles, modulares e intuyendo los cambios que se avecinan.

7.11) Participación del Personal

Cada vez que se diseñe un nuevo área de trabajo, hay que pedir al personal destinado a trabajar ahí, sus sugerencias y hay que facilitarles el diseño final para

su “aprobación”.

Ello podrá dar lugar a muchas sugerencias prácticas para ayudar en el diseño de un lugar de trabajo más eficiente. Esto también ayuda a fomentar una actitud positiva hacia el nuevo Servicio (sentimientos de multipropiedad como los apartamentos).

Habrá que establecer un programa de orientación del personal sobre la nueva situación. Cuando se trata de un proyecto de envergadura, aparte de documentación escrita, cursos y revisión de los planes, podrán incluirse actuaciones que simulen el nuevo sistema de trabajo para los servicios proyectados.

La condición humana hace de los nuevos Servicios esperemos el logro de la perfección y superación de los antiguos problemas. Nunca es así, es una constante que al principio tengamos las clásicas reivindicaciones. La solución está en prevenir a todo el personal adelantándonos a este fenómeno, fomentando unas esperanzas más realistas y estableciendo un mecanismo por el cual se anotarán y reconocerán los problemas a medida que estos aparezcan, infundiendo la seguridad que entre todos encontraremos la solución. La experiencia nos ha mostrado que en un ambiente de buena voluntad emergen a menudo soluciones innovadoras a problemas aparentemente insolubles. 7.12) Consideraciones Finales

1) La realización de todo proyecto de planificación es una constante que debe sentir todo farmacéutico de hospital. No es una tarea que incumba sólo al Jefe de Servicio. 2) Aunque no existe una amplia bibliografía en español, si la hay en otros idiomas que referenciamos.

3) Visitando otros Servicios de Farmacia, se obtiene una buena fuente de inspiración. La experiencia propia, incluidos los fracasos es importante. También lo es la de otros colegas.

4) Nada dispone de mejores medios para la fabricación y manejo de medicamentos que la Industria Farmacéutica. El farmacéutico de la Industria no ha sido mediatizado por la

burocracia. En casos puntuales, visitas a determinados Laboratorios nos facilitarán soluciones a problemas concretos.

5) Asesoramiento de los proveedores. Por ejemplo los departamentos de atención al usuario de los Grandes Almacenes, tiene excelentes especialistas para muchas de las áreas de un Servicio de Farmacia.

6) Visitas a Ferias y Exposiciones

7) Participación en Actividades de Formación Continuada y Congresos 8) Conclusiones sobre planificación

1) La pronta interrelación del farmacéutico responsable directo de la planificación