Los procesos levantados se han agrupado en tres macroprocesos. En la figura Nº13 se puede observar la clasificación de los procesos levantados y en la tabla Nº6 podemos ver un inventario de los procesos levantados en su totalidad. Esto nos ayudará más adelante en la investigación para realizar la adecuada codificación de los procesos levantados y propuestos.
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Figura Nº 13 Agrupación procesos Design Quito
Tabla 6 Inventario de procesos Design Quito
A continuación detallaremos un breve resumen del significado de cada proceso identificado:
• Contratación de personal
Para la contratación de personal primero se realiza un perfil breve de los conocimientos y aptitudes que debe tener el aspirante, sobretodo en manejo de programas del paquete adobe. Luego se envía una solicitud de referencia a profesores de la carrera de diseño de mínimo tres
• 1.- Contratación de personal • 2.- Gestión de salarios • 3.- Inducción
GESTIÓN DE RRHH
• 4.-Facturación • 5.- Caja Chica • 6.- Compras • 7.- Gestión tributaria • 8.- CobrosGESTIÓN
ADMINISTRATIVA
• 9.- Diseño gráfico • 10.- Diseño web • 11.- Servicio de impresiónSERVICIOS
PRESTADOS
Procesos
Inventario
Gestión de nómina 3 Gestión administrativa 5 Servicios prestados 3TOTAL
11universidades, también se realiza avisos en el perfil de facebook y la web de DESIGN QUITO. Luego de esto se realiza una entrevista a los aspirantes con el Director Creativo y finalmente se toma una decisión.
• Gestión de salarios
El pago a los trabajadores se realiza a través de un rol de pagos general que es aprobado por el Director de la empresa. Luego de ser aprobado el rol general se procede a imprimir dos copias de los roles individuales, una se queda en la empresa archivado y la otra se lleva el trabajador. Es indispensable que el trabajador firme la copia que se queda en la empresa.
• Inducción
Este proceso se realiza el día en que el aspirante al cargo empieza las labores. Se realiza una breve presentación al resto del equipo de trabajo y luego se procede a mostrar al trabajador los instrumentos de trabajo, programas de apoyo para la realización de labores y métodos que se utilizan para la presentación de los trabajos.
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• Facturación
Una vez que se ha realizado el trabajo por parte de DESIGN QUITO, la empresa procede a realizar la factura previa firma de un acta de entrega firmada a conformidad por el cliente. La factura se archiva en físico y en digital. Esta factura pose tres copias, una que se queda en la empresa, otra que va al contador y otras que se entrega al cliente, la factura debe contener la firma y sello de recibido.
• Caja chica
Para la reposición de caja chica, la secretaria debe llenar un documento donde se ingresa toda la información de las facturas en las cuales se ha utilizado el monto de caja chica. Una vez llenado el documento se procede a su aprobación y respectiva firma del Director, con lo cual se genera un comprobante de egreso con el respectivo cheque para la reposición del monto utilizado. Cabe mencionar que a comienzos de cada mes la caja chica debe estar completa en su totalidad por efecto contables.
• Compras
La necesidad de adquirir un insumo puede salir desde la dirección o desde los técnicos. Generalmente se lo realiza en forma verbal o escrita vía mail. Para realizar la compra se debe proformar al menos tres opciones cuando son nuevas adquisiciones. Una vez seleccionado el proveedor se procede a realizar un comprobante de egreso y la respectiva retención de la factura y se procede al pago que puede ser en cheque o transferencia.
• Gestión tributaria
Para la gestión tributaria, el administrador se reúne con el contador el 15 de cada mes previo a la declaración de impuestos. En esta reunión se cruza información entre los archivos de excel que lleva el administrador con el reporte de sistema del contador. Una vez cruzada y verificada toda la información se procede a realizar la declaración vía internet y se envía los comprobantes a la secretaria. La secretaria imprime los comprobantes y se realiza el pago respectivo.
• Cobros
Para este proceso se imprime un reporte de la cartera vencida que es generalmente un mes desde la emisión de la factura. El administrador
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procede a enviar un mail con una notificación del vencimiento de la factura y en caso de no haber una respuesta se procede a realizar la llamada respectiva al cliente para solicitar el pago. Al final del proceso se envía un reporte vía mail al Director de los resultados.
• Diseño gráfico
El proceso de diseño gráfico comienza con una reunión con el cliente. Aquí se recoge información acerca de las expectativas acerca del trabajo. Después el diseñador procede a realizar tres bocetos para que el cliente escoja la línea gráfica. Una vez que se decide la línea gráfica se procede a realizar el arte final, se aprueba y se realiza la entrega en formato digital con los artes ejecutables.
• Diseño web
Este proceso también comienza con una reunión con el cliente. Aquí se deja en claro el alcance del proyecto web y los componentes que van a integrarlo.
El diseñador envía al cliente tres opciones de home page para su aprobación. El cliente puede realizar cambios o pedir un cuarto boceto. Una vez aprobado el boceto, el diseñador envía al programador el
archivo “psd” para que se encargue de ingresar al información y programar los módulos de la página web.
• Impresión digital
Las impresiones se realizan de acuerdo a los requerimientos del material en que el cliente necesita realizar el trabajo.
Primero se alista el arte y se lo “ripea” en programa de la máquina para realizar una prueba de color. Una vez que el cliente da el “ok” a la prueba de color, se procede a realizar la impresión final y se realiza la entrega al cliente.