Clustering using K-means - High-performance complex event processing to detect anomalies in str

Esta área tiene el deber de realizar el registro de todas las transacciones que se generen en la empresa, estar al día con las declaraciones de impuestos, anexos transaccionales, cumpliendo con todas las normas de contabilidad, reglamentos y disposiciones de la administración tributaria y organismos de control.

Las funciones que tiene esta área son las siguientes:

 Cumplir con la normativa reglamentaria y disposiciones tributarias, laborales y de comercio dictaminadas por los organismos de control pertinentes.

 Registrar y procesar oportunamente y correctamente las transacciones generadas.

 Elaborar informes financieros confiables y pertinentes, herramientas importantes para la toma de decisiones, apoyando de esta manera a las decisiones gerenciales en materia financiera.

138 c) Características del Área

Tabla 20. Características del Área de Contabilidad

CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA FUNCIONES

ESPECIALES

Registrar de todas las transacciones generadas por la empresa cumpliendo con toda normativa vigente y los organismos de control que regulan la actividad contable, así como la generación de la información financiera confiable y oportuna para la toma de decisiones

ASIENTOS CONTABLES

Los asientos contables que se manejan están los referentes a ingreso de efectivo por las ventas, compras, pagos a proveedores, ingreso y egreso de inventarios entre otros.

DOCUMENTOS Y FORMA

Los documentos generados en el área de contabilidad, se utilizará como respaldo de las operaciones realizadas por los trabajadores de esta área entre los documentos generados están:

 Comprobantes de ingresos

 Comprobantes de egresos

 Conciliaciones bancarias

 Recepción del efectivo

 Recibos de caja –ventas

 Formularios de declaración de impuestos

 Estados financieros periódicos.

 Papeletas de depósito

 Arqueo de caja

 Registro de recepción del efectivo

 Registro de resumen mensual de cheques girados

 Registro de pagos

Registros del resumen mensual de cheques girados

BASE DE DATOS En el área de contabilidad se maneja el sistema SIRE con atención al módulo de contabilidad, módulo.

ENLACES CON OTROS CICLOS Y PROCEDIMIENTOS

Contabilidad se relaciona con el área de comercialización, con el área de recursos humanos y con la Gerencia.

139 d) Objetivos del control interno

Tabla 21. Objetivos del control interno del Área de Contabilidad

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

AUTORIZACIÓN Autorización y aval por la Gerencia de los procesos contables mostrados en estados financieros, pagos ya que el Gerente será reconocido como representante legal de la empresa ante los organismos de control por lo que este debe asegurar que la información presentada sea confiable.

PROCESAMIENTO DE

TRANSACCIONES

Procesamiento de transacciones mediante el sistema SIRE, en el módulo Contabilidad, controlando las actividades tanto de los empleados como de los procesos que se llevan a acabo en esta área , asegurando de esta manera la información financiera presentada a Gerencia CLASIFICACIÓN Clasificación, ordenamiento y archivo de la información

generada y documentación que respalda las actividades contables financieras de la empresa, cumpliendo con los requisitos legales vigentes tanto internos como externos. VERIFICACIÒN Y

EVALUACIÓN

Comprobación y evaluación de los procedimientos contables que se realizan en el área, mediante controles asegurando que los procesos efectuados y el registro de la información sean basados en la normativa vigente tanto de contabilidad como políticas que rigen el accionar de la actividad del negocio, esta incluye también el control de la existencia de documentos que respalden la información financiera obtenida.

PROTECCIÓN FÍSICA

Protección física y custodia de la documentación obtenida para el registro de las transacciones contabilizadas. Los archivos de los datos procesados en el área deberán estar bajo la debida confidencialidad de la información financiera generada.

Propuesto por: Autora

e) Procedimientos

140

 Cuentas por pagar

141 e)FLUJOGRAMAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

EMPRESA FERRITECHOS

FLUJOGRAMA DE PROCESOS PROPUESTO PARA EL ÀREA DE CONTABILIDAD INGRESO EN EFECTIVO

JEFE DE CONTABILIDAD

CLIENTE AGENTE VENDEDOR CAJERO BODEGUERO

se 2

3 2 INICIO

Recibe las facturas

Forma de pago de contado Revisa las formas de pago

de las facturas Entrega de facturas Forma de pago en efectivo Crédito No Si Cheque No Verifica el total de la factura Cuenta y entrega el dinero

Revisa los billetes o /y monedas

Billetes o/y monedas verdaderos (as) Recibe el billete falso

perforado y/o las monedas

Cuenta el dinero No

Sella las factura

Facturas selladas Recibe Facturas y Papeletas de depósito Registro de transacciones Factura original Despacho de mercadería Copia factura Realiza el depósito Recibe la mercadería comprada Papeleta de depósito FIN

Figura 20. Flujograma de Ingreso en efectivo Propuesto por: Autora FDC

142 EMPRESA FERRITECHOS

FLUJOGRAMA DE PROCESOS PROPUESTO PARA EL ÀREA DE CONTABILIDAD CUENTAS POR PAGAR

TODAS LAS ÀREAS JEFE DE CONTABILIDAD GERENTE SECRETARIA PROVEEDOR

2 2 INICIO

Revisa los costos de las facturas

Aprueba los pagos Prepara los valores

exactos de pago Entregan facturas

No Prepara las respectivas

retenciones

Envía las facturas con las respectivas

retenciones

Recibe las facturas con las respectivas

retenciones

1 1

Llena el cheque

Recibe y firma el cheque Recibe el cheque

firmado para realizar el respectivo pago Envía el cheque y retenciones al beneficiario Recibe el cheque y retenciones Sella facturas Recibe selladas las

facturas «cancelado»

Procesa la información de pagos

FIN

Revisa los documentos y condiciones de pago

Figura 21. Flujograma de Cuentas por pagar Propuesto por: Autora FDC

143

EMPRESA FERRITECHOS

FLUJOGRAMA DE PROCESOS PROPUESTO PARA EL ÀREA DE CONTABILIDAD EMISIÒN DE ESTADOS FINANCIEROS

GERENTE TODAS LAS ÀREAS PROVEEDORES JEFE DE CONTABILIDAD

INICIO

Verifica que estén bien los documentos fuente

Clasifica y ordena documentos fuente Solicita documentos Preparación de

documentos fuente para la entrega Preparación de

documentos fuente para la entrega

Entrega de documentos fuentes

Recibe documentos fuentes de todas las áreas 2 Entrega de documentos fuentes Recibe documentos fuentes de los proveedores Recibe documentos fuente Recibe documentos fuente Corrige Corrige No Entrega documentos

fuente Entrega documentos fuente 1 2 1 2 Verifica existencia de pago Envía solicitud de aprobación Recibe solicitud de aprobación Si Si Verifica el documento 3 No Aprueba solicitud Si

Elabora archivo de excel No

Recibe solicitud aprobada para el pago de

documentos fuente

Ingresa los comprobantes de

pago al archivo de Excel Efectúa el pago y recibe

comprobantes de pago

Ingresa la información al sistema

Figura 22.Flujograma de Emisión de Estados Financieros

FDC 3/4

144

EMPRESA FERRITECHOS

FLUJOGRAMA DE PROCESOS PROPUESTO PARA EL ÀREA DE CONTABILIDAD EMISIÒN DE ESTADOS FINANCIEROS

GERENTE

TODAS LAS ÀREAS PROVEEDORES JEFE DE CONTABILIDAD

2 2

Registra las transacciones

Obtiene informe previo

Realiza ajustes

Emite declaraciones

tributarias SRI

Elabora anexos transaccionales Ingresa archivo a internet

para la validación por el SRI Elabora informe de estados financieros e informe tributario Cierra el período(libros) Entrega informe de estados financieros e informe tributario Elabora estados financieros Recibe informe de estados financieros e informe tributario

Revisa y analiza los informes No Firma avalando información Si Toma decisiones FIN

Propuesto por: Autora

FDC 4/4

145 f) Caracterización de los procesos del Área de Contabilidad

Formato 9.Caracterización de los procesos del área de Contabilidad

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTABILIDAD _CPC

1/3

NOMBRE DEL PROCESO: CONTABILIDAD RESPONSABLES: Jefe de contabilidad, Asistente de Contabilidad, Cajero(a)

OBJETIVO DE LOS PROCESOS.- Planificar , organizar , dirigir controlar y coordinar todos los eventos relacionados con el registro de las transacciones generadas en la empresa de orden económico, , estar al día en las declaración de impuestos y anexos transaccionales , cumpliendo con la normativa de contabilidad , reglamentos legales aplicables y demás disposiciones que dictamine la administración tributaria, generando de esta manera información financiera fiable y oportuna para la toma de decisiones que ayuden al crecimiento empresarial.

ALCANCE: Comienza con la recolección de información generada en todos los departamentos de la empresa, procesamiento de información, registro de las transacciones realizadas, declaraciones tributarias y termina con la presentación de estados financieros.

ENTRADAS ACTIVIDADES HERRAMIENTAS SALIDAS

Entrega de

facturas

generadas por el agente vendedor

Ingreso de efectivo *Facturas

*Orden de pedido

*Computadora y

sistema SIRE módulo de facturación. *Documentos de respaldo de la venta. *Papeleteas de depósito. *Recibo de depósito. Registro y archivo de los documentos que se generaron en la empresa del ingreso de efectivo.

*El agente vendedor entrega al cajero al cajero las facturas a ser canceladas. *El cajero revisa la forma de pago si es a contado a crédito.

*Evalúa el pago con cheque o en efectivo sigue el proceso con la verificación total de la factura y comunica al cliente.

*El cliente entrega el dinero en efectivo.

*El cajero procede a revisar los billetes y analiza si los billetes se encuentran dentro de legal (si son buenos o falsos) en caso de ser falso los billetes son perforados y entregados al cliente.

*El cajero cuenta el dinero y verifica si los billetes y monedas que ingresan.

*Procede a sellar la factura con “cancelado “y entrega la original al cliente y 2 copias una copia a bodega para su respectiva entrega o despacho, la segunda copia se entrega a contabilidad, mientras que el efectivo va a ser depositado.

*El agente vendedor procede a depositar el dinero y entrega las papeletas de depósito.

*Contabilidad recopila la información de las facturas y papeletas de depósito y procede a realizar los respectivos registros contables, para luego archivar todos los documentos fuentes

Entrega de facturas para el respectivo pago generadas por todos los departamentos

Cuentas por pagar *Facturas.

*Retenciones *Cheques * Computador y Sistema SIRE , modulo contabilidad Pago de facturas y registro contable de los mismos. *El proceso inicia cuando todos los departamentos entregan las facturas a contabilidad para que

sean canceladas.

*El contador revisa los costos de las facturas comprando los costos antiguos con los actuales , con el fin de modificar los precios

*El jefe de contabilidad prepara las retenciones; y calcula los valores exactos de pago. *Envía a Gerencia las facturas y sus respectivas retenciones.

146

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTABILIDAD

CPC 2/3

NOMBRE DEL PROCESO: CONTABILIDAD RESPONSABLES: Jefe de contabilidad, Asistente de Contabilidad, Cajero(a)

ENTRADAS ACTIVIDADES HERRAMIENTAS SALIDAS

*Gerencia revisa que los documentos de pago estén de acuerdo a las políticas y condiciones pactadas con el proveedor.

*Ordena a la secretaria que elabore un cheque para los respectivos pagos , una vez elaborados envía a Gerencia para su respectiva legalización (firma)

*El Jefe de Contabilidad recibe los documentos de pagos aprobados con sus respectivos cheques de pago.

*El Jefe de contabilidad envía al proveedor el cheque con sus respectivas retenciones de la factura.

*El proveedor visita la Ferritechos para recibir el cheque el cual a su vez también sella las facturas con el sello de “cancelado” luego estas son entregadas al Jefe de contabilidad. *Contabilidad recopila la información y procede a realizar los registros contables y luego archiva los documentos fuente de forma cronológica.

Documentos fuentes generados en todos los departamentos de la empresa

Emisión de estados financieros *Facturas

*Ordenes de pedido *Computadora y sistema de facturación *Documentos de respaldo de ventas. *Documentos de respaldo de compras. *Formularios de declaraciones. *Informes tributarios.

*Informes de estados financieros.

Estados financieros fiables para la toma de decisiones, oportunas y adecuadas por parte de la Gerencia de la empresa. *Recopila la información y documentos fuente de todas las áreas de la empresa y de los

proveedores.

*Verifica si los documentos fuentes entregados están bien elaborados, en caso de tener alguna falla en los documentos envía a las áreas respectivas, proveedores para que corrijan.

*Verifica si los documentos fuentes entregados de todas las áreas y de los proveedores tienen que ser pagados, en caso de requerir el pago de los documentos, pide la autorización de pago a Gerencia y si no requiere pago procede a elaborar un archivo de Excel para registrar todos los documentos fuentes recibidos.

147

Propuesto por: Autora

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTABILIDAD

CPC 3/3

NOMBRE DEL PROCESO: CONTABILIDAD RESPONSABLES: Jefe de contabilidad, Asistente de Contabilidad, Cajero(a)

ENTRADAS ACTIVIDADES HERRAMIENTAS SALIDAS

*Una vez aprobado el pago de documentos fuente que requieran el pago ,cancela y recibe documentos emitidos por el pago e ingresa los comprobantes de pago al archivo de Excel

*Cheques

*Computador y Sistema SIRE , modulo contabilidad

*Ingresa la información al sistema. *Registra las transacciones.

*Obtiene informe previo del sistema. *Realiza ajustes si son necesarios. *Cierra el periodo(libros)

*Emite declaraciones tributarias y las guarda. *Elabora anexos transaccionales.

*Sube las declaraciones a internet para que sean validadas por el SRI. *Elabora estados financieros y guarda una copia de los mismos.

*Elabora informe de estados financieros e informe tributario y guarda una copia de los mismos.

*Entrega informe de estados financieros e informe tributario.

*Recibe Gerencia , revisa y analiza tanto el informe de los estados financieros como el informe tributario si no está de acuerdo envía nuevamente a Contabilidad para la revisión de los informes y si es necesario la elaboración de nuevos informes , si está de acuerdo firma avalando los informes

148 f) Controles del Área de Contabilidad

Formato 10.Matriz de procesos y controles del Área de Contabilidad

CONTABILIDAD MPCC

CONTROLES 1/2

PROCESO FUNCIÒN DEL PROCESO CONTROLES A IMPLANTARSE

Ingreso de efectivo

Registrar y respaldar de manera adecuada los ingresos de efectivo, para que no haya irregularidades en el destino del dinero ingresado en la empresa.

1) Realizar arqueos del efectivo sin previo aviso con el objeto de originar una actualización y control continuo de los fondos de la empresa. Este control deberá realizar una persona distinta a la que maneja el efectivo.

2) El cajero debe llenar diariamente un formulario de recepción del efectivo donde conste el número del recibo factura, fecha y monto recibido.

3) Para la admisión de cheques se debe verificar el buró de crédito que tiene en la empresa.

4) Todos los ingresos de efectivo deben contar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.

5) Todos los ingresos deben ser depositados enteramente, a más tardar al siguiente día laborable, el cajero deberá adjuntar el volante del depósito al recibo del ingreso respectivo y debe quedarse con una copia del depósito. 6) Las autorizaciones en el uso y apertura de las cuentas

bancarias solo podrá realizar el Gerente.

7) En caso de otorgar créditos deberán estar aprobados por Gerencia y los documentos que avalan la deuda deberán estar en custodia de la Gerencia los cuales deben estar protegidos para evitar malos manejos fraudulentos. 8) La facturas, documentos abonados o documentos por

cobrar a los clientes deben estar físicamente en un lugar adecuado de tal manera que no tengan accesos personas extrañar al departamento, y solo pueda acceder el personal autorizado.

Cuentas por pagar

1) Los cheques que se encuentren listos para ser entregados cuando el proveedor llegue deben ser guardados bajo llave.

2) La chequera, los talones anulados o cancelados deben guardarse unidos a la matriz del talonario para controlar la correlación de la numeración.

3) Los comprobantes de pagos se deberán archivar en una carpeta la cual deberá estar correctamente membretada por mes para una fácil identificación de la misma.

4) La chequera deberá ser manejada únicamente por el Gerente, y la secretaria llenará los cheques solo previa autorización del Gerente de ninguna persona más.

149

CONTABILIDAD MPCC

CONTROLES 2/2

PROCESO FUNCIÒN DEL PROCESO CONTROLES A IMPLANTARSE

Emisión de estados financieros

Administrar la información financiera generada en la empresa, realizando el debido registro de las transacciones y

procesamiento de la

información, para así proveer

información sobre el

patrimonio de la empresa a una fecha y su evolución económica y financiera en el periodo que abarcan, para facilitar la toma de decisiones económicas.

1) Contabilidad antes de recibir las facturas debe verificar que los datos que constan en las facturas estén correctamente llenados.

 RUC  Dirección

 Fecha de caducidad de la factura  Firmas de recepción

2) La factura del proveedor debe tener por lo menos dos firmas como son:

 Persona que realiza la compra de la mercadería  Persona que recibe la mercadería.

3) Examinar que los anexos concuerden con la información de los formularios de los impuestos.

4) Llevar el registro de los comprobantes que fueron anulados durante el mes, tomando en cuenta que se encuentre la original y todas sus copias que no haga falta ninguna, para elaborar el anexo de comprobantes anulados con los parámetros requeridos por el SRI.

5) Para efectuar el pago a los proveedores se deberá llevar un registro, en el que conste el listado de todos los cheques pendientes por pagar se deberá hacer constar lo siguiente :

 Nombre del proveedor  Número de cheque  Valor a pagar

 Firma y nombre de la persona que cobra el cheque. Con lo que se evitará futuros reclamos que puedan presentarse y también ayudará a respaldar los pagos.

6) Revisar la secuencia numérica de los documentos como :  Facturas

 Liquidación de compras  Notas de crédito y débito  Comprobantes de retención  Comprobante de ingresos y egresos.  Comprobantes de depósitos.

7) Realizar conciliaciones bancarias mensuales de todos y cada uno de los bancos con las cuentas contables, ajustando y examinando las partidas de conciliación si fuese el caso.

8) Todos los cheques emitidos por Ferritechos deberán ser específicamente girados a nombre de la empresa o persona que esta autorizada para tal efecto, caso contrario no se efectuará el pago, hasta que la organización autorice correctamente.

150 (+) Valor (=) A Monedas 0,01 0,05 0,10 0,25 0,50 1,00 Billetes 1,00 5,00 10,00 20,00 50,00 100,00

Autorizado Nro. cheque Valor

Total en caja

(+)

Documento Nro. Valor

Recibo 1541 60

(=) B

(=)

Yo _______________________________, certifico que estos valores fueron contados en mi presencia y devueltos intactos a mi entera satisfacciòn.

Observaciones

Total

Total Constatado Diferencia A-B

(diferencia en menos/diferencia en màs)

Nombre Responsable de caja

Observaciones

Anticipo sueldo Con autorizaciòn de G.

Total cheques A+B+C Documentos Descripciòn Total Billetes Cheques Banco Total monedas Nro. Valor Constataciòn fìsica Nro. Valor Total Total a verificarse Ingreso caja

Comprobante de Ingreso Descripción FERRITECHOS ARQUEO DE CAJA Responsable de caja: Fecha : Hora de inicio : Hora de finalizaciòn : Saldo contable al : AC 1/1

h) Formatos diseñados para el control del Área de Contabilidad

Ingreso de efectivo

151 Valor Valor 0,01 0,05 0,10 0,25 0,25 Valor 1,00 5,00 10,00 20,00 50,00 100,00 1,00

RECEPCIÒN DEL EFECTIVO

Recibì conforme Entregue conforme

C.I._____________________ C.I._______________________ Hora de recepciòn : _____________________________ TOTAL Nro. Valor B I L L E T E S

Detalle del dinero recibido

M O N E D A S Nro. Valor FERRITECHOS Nro. 00001 Lugar y fecha :________________________________ Recibì de :___________________________________ Responsable de caja :__________________________

Beneficiario Nro de Cheque Valor Beneficiario Nro de Cheque Valor Beneficiario Nro. de Cheque Valor

VALOR TOTAL DE CHEQUES GIRADOS

FERRITECHOS

RESUMEN MENSUAL DE CHEQUES GIRADOS

BANCO 1 BANCO 2

Fecha

BANCO 3 TOTAL GIRADO

Formato 12. Recepción del efectivo

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