De acuerdo al Plan de capacitación anual de Riesgos, en el mes de marzo de 2016 se realizó la implementación de la cultura de riesgo operativo en donde se dio a conocer la metodología y la capacitación de la administración y gestión de Riesgo Operativo y seguridad de la información, como parte de la línea base que es fortalecer la cultura de riesgo operativo en la institución formando parte de la inducción corporativa, que se realiza a nuevos empleados, en la cual se expone la normativa, conceptos, casos representativos, eventos de riesgos suscitados en la Cooperativa, generando la concientización y prevención de eventos de riesgos en las actividades diarias que cada funcionario desempeña, en este mes se dio la inducción a 6 personas que ingresaron a las áreas de Tecnología y Legal.
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Cabe mencionar que la Cooperativa cuenta con la herramienta Risk Discovery Solution (RDS), una aplicación web usada para la gestión de riesgos Operativo, Mercado y Liquidez. Esta aplicación facilita la construcción de la matriz institucional de riesgos (operativos) con el fin de facilitar la toma de medidas, generación de reportes y otras actividades de administración de riesgos.
Es así que, conforme el informe del Comité de Administración Integral de Riesgos (CAIR), al 31 de marzo de 2016, socializó con las áreas la definición del conjunto de técnicas/herramientas, para la adecuada administración y gestión de Riesgo Operativo en la Cooperativa, lo cual se gestiona a través del sistema integral de Riesgo Operativo en la Cooperativa, que permite entre sus funcionalidades:
Actualizar el inventario de procesos en la herramienta mencionada, de acuerdo a lo aprobado por el Consejo de Administración.
Una comunicación directa, de forma periódica, con información apropiada y oportuna, generando reportes gerenciales, dinámicos, que permita a las áreas acceder, a información, para analizar con diferentes criterios la toma de decisiones para la adecuada gestión de riesgos operativos.
De esta manera se dio cumplimiento al lineamiento de comunicación citada en la resolución N° 128-2015 F de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria de: “Establecer canales para la divulgación de la Información de Riesgos”.
Referente al Plan de Continuidad del Negocio, al mes de marzo 2016 se tienen procedimientos establecidos para enfrentar los embates de la naturaleza relacionados al tema de la erupción volcánica, fenómeno del niño y movimientos telúricos para enfrentarlos antes, durante y después de la ocurrencia de los mismos.
De la misma manera se han establecido canales de comunicación directa con las agencias ubicadas en la zona de riesgo, lo que permite actuar con la mayor prontitud y agilidad posible. Se encuentran en desarrollo planes de contingencia que contribuirán en la toma de decisiones para enfrentar eventos relacionados con afectación tecnológica.
En lo relacionado a la Seguridad de la Información, se tiene un cumplimiento del 100% en la implementación de herramientas de control DLP y Datamasking, como parte de los controles al activo más importante de la Cooperativa que es la información.
Cabe recalcar que la COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO 29 DE OCTUBRE LTDA., debe gestionar la concientización y cumplimiento por parte de las áreas, del empoderamiento de la gestión de los eventos de riesgo operativo y de planes de acción, una vez revisados los resultados de los reportes gerenciales.
Así también deben conforme avance la implementación de nuevos módulos del Core, y la actualización de los procesos, a través de la medición de indicadores y mejora contínua de los mismos. Se recomienda que la Dirección de Tecnología y comunicaciones debe generar un plan integral que le permita ir atendiendo las debilidades a nivel de riesgo operativo, iniciando por aquellos eventos de riesgo relacionados a la implantación del Core (módulo de crédito) y continuidad de negocio.
En el tercer trimestre de 2015 la Institución ingresó a producción el módulo de vista, bóveda y cajas en el nuevo sistema informático; implementó el Office 365; actualizó subprocesos de la Dirección de TI; fortaleció la estructura virtual C3000; renovó los equipos de escritorio a nivel nacional; implementó la plataforma base 24 para ATM´s; optimizó el Switch S29, que permite realizar transacciones a mayor velocidad; realizó el desarrollo para ampliar servicios en la plataforma “cash management”; y para cumplir con la Resolución 2148 y brindar servicios transaccionales más seguros y eficientes, obtuvo la certificación de seguridades y aprobación de diseños de tarjeta de débito con chip inteligente EMV.
Adicionalmente, el Manual Integral de Riesgos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito 29 DE OCTUBRE LTDA., aprobado en diciembre del 2015, en el capítulo 7 establece y detalla los parámetros para la gestión de Riesgo Operativo, evidenciando de esta manera una mejora en los procesos de administración de riesgos. Como se
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mencionó anteriormente, el Manual Integral de Riesgos incluye lineamientos para la gestión del Riesgo de Liquidez, Mercado y Crédito, así como los lineamientos para la Administración del Plan de Continuidad y Contingencia del Negocio. Esto constituye un paso fundamental dentro de la mejora de la administración de Riesgos de la Cooperativa.
En el aspecto comercial, durante el año 2015, la Cooperativa trabajó en la revitalización de la marca institucional, el lanzamiento del producto “Mi casa 29”, y la consolidación y mejora de los productos Microcrédito 29, Credi Auto 29, Credioro, Crediejército 29 y Credi Élite.
La Cooperativa suscribió un contrato el 31 de marzo del 2014 para adquirir una plataforma de auditoría y seguridad de base de datos IMPERVA, que permite la configuración de tres bases de datos de la Cooperativa. Software cuya implementación finalizó el 15 de agosto del 2014. Esta plataforma constituye un control automático, traducido en políticas de seguridad de información que permite asignar seguridades para el ingreso a la base de datos así como también realizar seguimiento y logs de auditoria sobre los cambios a la base de datos, con lo cual se busca mitigar la ocurrencia de nuevos eventos de riesgo operativo)
Para la gestión del Riesgo de Liquidez y de Mercado, la Cooperativa ha incorporado el aplicativo B-Soft, a través del cual se generan los reportes necesarios para la administración de este tipo de riesgo y para el reporte en el ente de control. Cabe mencionar que la información se carga en el aplicativo automáticamente, usando como fuente directa el Core bancario.
Por otra parte, es importante mencionar que el Manual Integral de Riesgos aprobado en diciembre de 2015, incluye un acápite dentro del Manual de Riesgo Operativo, la Administración del Plan de Continuidad y Contingencia del Negocio en el que se describen las distintas fases que lo componen como: levantamiento de información, Evaluación de la situación actual y presupuesto, Diseño y Desarrollo del Plan e Implementación. Las áreas con el mayor número de controles son la Dirección de Operaciones y la Dirección de Informática, su nivel de exposición al riesgo operativo se sustenta en la participación transversal que tienen sus procesos en la Institución, y que sobretodo apalancan la ejecución del negocio y la calidad de información institucional. Para la mitigación de los riesgos operativos en estas áreas y el mejoramiento de la calidad de sus controles, la Institución lleva a cabo dos planes de acción de alta importancia, estos son el cambio del Core institucional y la reorganización de la estructura orgánica, bajo una misma subgerencia.
Al respecto cabe mencionar, que hasta diciembre del año 2015 se ha realizado un avance del 80% en el proyecto de implementación del nuevo Core Bancario Fitbank, proceso que concluiría en mayo del año 2016 y reflejará un importante avance en la renovación tecnológica a un importante estándar dentro del sector. Por otro lado, en cuanto al cumplimiento de las resoluciones JB-2012-2148 y JB-2014-3066, la cooperativa ha hecho un seguimiento constante de los aspectos por cumplir, realizando un cumplimiento oportuno de lo establecido por los entes de control.