7.3.4.1 Recursos
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión ambiental.
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En este sentido la organización dentro de su manual del SGI ha establecido en el numeral 9 “gestión de los recursos” qué:
“La alta dirección está comprometida en asignar los recursos necesarios para la implementación, mantenimiento y mejoramiento del SGI, así como los recursos que permitan asegurar e incrementar la satisfacción del cliente externo e interno. La identificación de los recursos necesarios se lleva a cabo en la revisión del SGI al momento de planificar la prestación del servicio”.
7.3.4.2 Competencia
El personal que desempeña tareas laborales dentro de la organización debe ser competente en términos de formación educativa, formación y experiencia apropiada. Para esta parte de la norma dentro del manual del SGI de la organización, se tiene contemplado de antemano este punto en el numeral 9 “Gestión humana” en el que se plantea:
“La Dirección asegura la competencia que incluye formación, educación, habilidades y experiencia del personal que afecta la calidad del servicio, genere impactos ambientales significativos y este directamente relacionado con los riesgos de SST, mediante:
El establecimiento de perfiles para cada cargo
Un adecuado proceso de selección de personal
La realización del proceso de inducción al personal, el cual incluye el conocimiento general de la compañía y del SGI, los servicios, procesos y sus responsables, los beneficios legales y la cultura corporativa.
Evaluación del periodo de prueba del personal
Evaluación del desempeño
El plan de formación general se establece de acuerdo con las necesidades del servicio, de la organización, del desarrollo de los empleados, de su competencia, de su toma de conciencia en medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo y la proyección en la compañía; de los resultados de las auditorías internas y revisiones por la dirección. Una vez desarrollado el plan de formación se evalúa la eficacia de las acciones tomadas con la observación del desempeño del empleado en su puesto o evaluaciones teórico prácticas.
7.3.4.3 Toma de conciencia
Este punto se desarrollaba dentro de competencia en la versión anterior de la norma. Dentro de este punto se debe tener en cuenta que el personal interiorice los objetivos de la política SGI para el caso de Envía – Colvanes y su rol en el cumplimiento de los compromisos del personal que labora para la organización.
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7.3.4.4 Comunicación
Dentro de esta nueva actualización se deberá tener en cuenta que se deberá establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las a comunicaciones internas y externas pertinentes al SGI de la organización que incluya el qué, cuando, a quién y cómo comunicar; estableciendo procesos a comunicar teniendo en cuenta requisitos legales y que la información a comunicar es coherente al SGI.
Se establece dentro de este punto nuevos parámetros de comunicación interna y externa. La comunicación interna deberá incluir funciones de información, dirección, gestión, influencia e integración del personal de la empresa; esta comunicación debe de ser eficaz y que trascienda a todo el personal interno de la empresa para obtener los resultados esperados del SGA. La comunicación externa por su parte está dirigida a la emisión, recepción, documentación y respuestas de las comunicaciones por parte de las partes interesadas.
7.3.4.4.1 Comunicación interna
Dentro de la compañía existe de manera implementada canales de comunicación interno el cual permite al personal interno comunicarse de manera efectiva y participar dentro del SGI y también de sus actividades, productos y servicios. El numeral 11.1 “comunicación interna y participación” establece qué:
“A través de la página de la intranet, la cual está a disposición de todo el personal, se mantiene un mecanismo ágil y oportuno que asegura la comunicación dentro de la organización. Mediante este mecanismo se consulta la documentación vigente del SGI, presentaciones para algunas capacitaciones, el estado de las no conformidades, el estado de las quejas y solicitudes de los clientes y la información actualizada de la organización…
Así mismo, a través de la red, e-mail o medios convencionales, se planifican las reuniones, agendas a tratar y temas de interés entre áreas, para asegurar que la información requerida en el desarrollo de las diferentes actividades llegue oportuna y eficazmente a sus destinatarios, adicionalmente cada grupo de trabajo se reúne una vez al mes “reuniones participativas”, espacio que comparten los jefes con sus colaboradores para tratar diversos temas relacionados con el trabajo, la empresa, la forma de interactuar, y temas de interés general.
La alta dirección comunica la visión, misión, las políticas y objetivos estratégicos y sus respectivas actualizaciones en forma descendente de forma mediante el despliegue de los mismos a todos los niveles de la organización con reuniones, publicaciones en carteleras, página interna, revista interna”.
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7.3.4.4.2 Comunicación externa
La información pertinente al SGA de la organización se difundirá a las partes interesadas en cuestión de ser de carácter relevante para la alta dirección y pueda y pueda ser trascendental en términos de la gestión ambiental en su ámbito de influencia, en el cual también se podrá incluir las comunicaciones dictaminadas por regulación estatutaria de ley. En este sentido la organización podrá hacer uso de diferentes canales de comunicación como lo son: comunicaciones directas, cartas de información emitidas a sus partes interesadas, correos electrónicos, artículos de prensa, folletos y demás medios de comunicación. Y estos mismos canales de comunicación podrán ser utilizados para responder a cualquier cuestión de carácter ambiental o de importancia al SGI de la organización.
7.3.4.5 Información documentada
Para la anterior versión de la norma se exigían control de documentos y control de registros, para la transición solo es requerido información documentada, en este sentido la organización tendrá mayor autonomía para el manejo de su información documental, siempre y cuando esta cumpla con la información requerida por la norma ISO 14001:2015 y se documente la información necesaria para cumplir el SGA.
La elaboración de documentos como manuales, registros, formatos y demás son desarrollados desde la Dirección Nacional, por lo que la regional Pereira implementa lo establecido en estos documentos; sin embargo la regional tiene la autonomia para desarrollar métodos a nivel regional como demás documentación para alcanzar los objetivos establecidos interpuestos desde la Dirección Nacional.
7.3.4.5.1 Creación y actualización
Referente a la creación y/o actualización de información documentada la empresa deberá de desarrollar información que tenga una identificación y descripción como lo son, los nombres de los documentos, fecha, autores y referencias; los formatos establecidos para la elaboración de los documentos corporativos como lo son manuales, formatos, procedimientos e instructivos; ser revisados y aprobados por la alta dirección con respecto a información pertinente.
En el caso de la regional Pereira se tiene en cuenta que la creación y actualización de documentos son realizados desde la Dirección Nacional, no obstante desde las reuniones de Innovación realizadas mensualmente se podrá realizar una recolección y socialización de ideas para proponer creación y actualización de documentos y procesos ambientales hacia la Dirección Nacional para quedar y quedar en espera de que se apruebe lo propuesto desde la regional.
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7.3.4.5.2 Control de la información documentada
La organización deberá asegurar un control para que esté disponible y sea idónea para su uso, y que esté protegida adecuadamente como lo es la perdida de
confidencialidad, uso inadecuado o perdida de la integridad.
Para el control de la información documentada, la organización deberá las siguientes actividades:
Distribución, acceso, recuperación y uso.
Almacenamiento y preservación, incluida legibilidad
Control de cambios en las versiones
La información documentada de origen externo, según sea necesaria para el SGA y SGI deberá ser determinada según lo apropiado para la organización.