Complexity as a contextual dimension in the learning space

Los distintos almacenes que posee una organización, pueden contar con grandes cantidades de posiciones, como por ejemplo miles de productos, los cuales en las operaciones diarias generan cientos de transacciones que deben ser registradas en el sistema de información que posee dicha organización.

El proceso de registro de las transacciones, además, genera una gran cantidad de trabajo de procesamiento de datos. Debido a ello en algunas oportunidades se generan errores de registro, derivados de múltiples circunstancias operacionales. Estos

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errores pueden traer consecuencias graves para las operaciones de la empresa, motivado a los errores que a su vez acarrea en una errada decisiones, como consecuencia de las inconsistencias entre los valores reales de las existencias y los valores que presenta el sistema además de sobrecostos y retraso en las operaciones. Para tratar de minimizar los errores en los registros, existe una técnica denominada “Conteo Cíclico de Inventario”, esta técnica no es más que la realización de inventarios físicos parciales, de manera tal de buscar inconsistencias entre los registros y la existencia real y así intentar determinar los errores que causaron estas inconsistencias, para tratar de que no se repitan.

De igual manera, a través del conteo cíclico se determina un índice, denominado “Exactitud de inventarios”, que mide el grado de concordancia entre los valores presentados por el sistema de información (registros) y los valores reales en existencia. 2.4.1.1. El conteo cíclico

Se define el inventario físico, como aquel proceso en el cual una organización procede al conteo, por observación directa y constatada en físico, de las cantidades en existencia de todos y cada uno de los productos en un almacén determinado. Este proceso suele efectuarse una vez al año, para todos los almacenes de una empresa. El conteo cíclico, es muy parecido al inventario físico, con la diferencia que sólo se procede al conteo de un grupo determinado de posiciones. Adicionalmente, el conteo se realiza de forma periódica, generalmente, cada día procediéndose, entonces, a contar un día un grupo de ítems, al día siguiente otro grupo y así sucesivamente, hasta que se cuenten a todos los productos que previamente se determinaron formarían parte del conteo cíclico.

Con el conteo cíclico se busca encontrar si existen diferencias entre lo que registra como existencia el sistema de información y la cantidad real en el almacén, con la finalidad de determinar la naturaleza de error cometido y buscar correctivos para que estas situaciones no se repitan. En otras palabras, más allá de hallar las diferencias y corregir el valor que presenta el sistema, se busca determinar porque se producen estos errores, de forma de tal de afinar normas, procedimientos y métodos para evitar su nueva ocurrencia.

69 2.4.1.2. Exactitud de registro de inventario

Cuando se refiere a la exactitud de inventarios, se trata de un índice que mide la exactitud de los registros de inventarios. Como ya se conoce, en algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que señalan los registros y la existencia que en realidad físicamente se encuentra en almacén, esto derivado por errores humanos cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el manejo físico de los productos, entre otras causas.

Para determinar que tan bien reflejan los registros la situación real de las existencias, se ha creado un índice denominado “exactitud de inventarios”. Este índice no es más que dividir el número de renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo cíclico, entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien. Así, la fórmula es la siguiente

Como puede observarse, entonces, el cálculo de la exactitud de inventarios, está asociada a la realización de un conteo cíclico. De esta forma tenemos una manera de medir que tan efectivos, son las medidas correctivas que tomamos después de efectuar un conteo cíclico, al comparar los valores que obtenemos con el índice. Tal como mencionamos anteriormente, determinar la exactitud de inventarios, no es más que dividir el número de renglones que definimos como “renglones exactos” durante el proceso de conteo cíclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien. Como puede observarse, existe un concepto que se denomina “renglón exacto”, y este en un concepto arbitrario, ya que un renglón que denominamos “exacto” durante el conteo cíclico, no es sólo un renglón en el que existe total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino también es aquel que se encuentra en un rango determinado que denominamos tolerancia.

En otras palabras, las posiciones exactas son aquellos en los cuales su valor en existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores de registro. Este rango es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada renglón. Así, mientras más importante es un ítem para la organización, menor debe ser la

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tolerancia permitida. La tolerancia es un valor que se determina normalmente entre el 0% y el 5%. En el caso de la empresa hasta Enero de 2012 se contaba con una exactitud de registro de inventario del 86,31% muy por debajo de lo permitido lo que se transformaba en sobrecostos por movimiento de carga, perdidas de la carga en el almacén, retrasos en los movimientos de la carga y una performance muy por debajo de estándares mundiales.

Tabla 1

Exactitud de Inventario – Enero 2012

Elaboración propia.