Se realizaron las configuraciones en SAP de las funcionalidades de los procesos diseñados en la etapa de Planos de negocio de cada módulo, además se realizaron las configuraciones de los datos maestros definidos a utilizar y de las parametrizaciones globales e integrales con otros módulos. Estas tareas las efectuaron el equipo de consultores y como entregable se crean las guías de configuración de cada módulo. Estas configuraciones se realizaron al principio en el ambiente de Desarrollo y después se efectuó el pase al ambiente de Calidad.
Luego de que el ERP fue configurado a fin de que sea utilizado en el ambiente de Calidad, el equipo de consultores realizó la planificación de las pruebas unitarias a fin de que los usuarios claves de cada módulo ejecuten las pruebas unitarias de cada transacción específica a utilizar, estas pruebas se documentaron a fin de comprobar que el resultado fue el esperado. Sobre las pruebas integrales el objetivo fue que los usuarios claves efectúen las pruebas de flujos completos de procesos que interactúen con dos a más módulos del ERP, por ejemplo una compra de materiales con afectación presupuestal y su pago mediante bancos y emisión del certificado de retención. Se redactaron actas de de conformidad de las pruebas del funcionamiento del ERP validadas por los usuarios clave y aprobados por los Dueños de Procesos (para los procesos y programas del ERP). Adicionalmente se efectuaron las pruebas de carga de datos con la conformidad de los usuarios y/o analistas de TI de Osinergmin.
Se documentaron el diseño de perfiles, roles funcionales / técnicas y autorizaciones de acceso correspondientes para cada transacción del ERP.
34 El esquema para los ambientes (en SAP se les conoce como mandantes) de desarrollo (DEV), calidad (QAS) y productivo (PRD) es la siguiente:
Figura 17. Esquema de ambientes de trabajo Fuente: Consultora Seidor Crystalis
Todas las configuraciones y nuevos desarrollos se efectúan en DEV y se ordenan bajo órdenes de transporte, luego mediante una gestión propia de SAP, estas son transportadas a QAS para las pruebas unitarias e integrales, una vez validado por todo el equipo, estas órdenes son transportadas a PRD para la etapa de salida en vivo.
Es muy importante señalar que esta tesis se desarrolló cuando el proyecto se encontraba en plena etapa de realización y mi participación en el proyecto fue hasta esta etapa de realización, motivo por el cual la medición de los resultados post implantación se basan en el resultado de las pruebas de los procesos que contempla el ERP y la percepción de los usuarios clave sobre los beneficios detectados, a continuación se describen estos resultados:
Eliminación de datos y operaciones innecesarias: En la actualidad el sistema de presupuesto requiere información que no es relevante para el proceso, producto de requerimientos desfasados a la actualidad, con el ERP SAP es posible configurar que campos son necesarios para el proceso. Por ejemplo: el código de la partida presupuestal está confirmada en tres campos, en el ERP SAP el campo es único e irrepetible.
Reducción de los costos de los procesos: Se comprueba de que es posible requerir menos material de trabajo y personal para la gestión presupuestal, ya que
35 todo estará centralizado e integrado. Por ejemplo el control presupuestal lo realizan tres personas, ahora se comprueba de es posible que una sola persona lo puede realizar.
Reducción del tiempo de los procesos: Con la implementación de herramientas de aprobaciones en los flujos de trabajo, ahora es más practico cumplir con este engorroso tema, que muchas veces se generan "cuellos de botella" en los procesos de compras. Por ejemplo ahora el gerente, subgerente y responsables utilizan correos electrónicos para aprobar o desaprobar ampliaciones de presupuestos sin ningún control, ahora se comprueba con estas acciones se pueden efectuar con un solo clic y se lanza en automáticos correos electrónicos de advertencia al siguiente aprobador.
Mejorar la productividad de los procesos: Menor requerimiento de gestión de archivos de hojas de trabajo (almacenamiento y backups), cero tras papeleos de documentación ya que el ERP SAP permite el almacenamiento digital de archivos y asociarlo a las transacciones presupuestales grabadas en el sistema. Por ejemplo sustentar la compra de un activo fijo con la factura será posible efectúalo al digitalizar ese documento y asociarlo con el asiento contable de la compra.
Mejorar el proceso de la toma de decisiones: Se comprueba de que el módulo presupuestal del ERP SAP brinda la información en tiempo real de los datos presupuestales (presupuestado, comprometido y ejecutado) en cada área de la organización, el cual va a permitir prever al gestor de posibles casos de falta de presupuesto, este análisis permitirá la mejor toma de decisiones. Además el sistema provee reportes de análisis de costos y presupuestos por áreas, los cuales es fácil detectar las áreas que han generado mayor y menos costos. Por ejemplo el gerente general de la organización podrá detectar que área y que partidas requiere más fondos para el siguiente año presupuestal.
Mejorar el servicio al cliente interno: Es indudable la evidencia de esta mejora, el gestor de presupuesto y de costos va a tener las herramientas necesarias para afrontar requerimiento de aumento o disminución de presupuesto que el área requiera.
36 Posibilidad de compartir información entre todas las áreas organizacionales: Se comprueba de que los usuarios de todas las áreas (teniendo el acceso necesario) pueden acceder a la información presupuestal y de costos. Por ejemplo el gestor logístico podrá revisar cuanto de presupuesto tiene por gastar en el área de operaciones para capacitación de personal, sin que tenga que consultarlo al gestor presupuestal.
Acceso a información confiable, precisa y oportuna: Importante mejora ya que en la realidad actual, la información total se reparte entre tres sistemas, con el ERP SAP todo el proceso estará integrado.