G.A.D. PARROQUIAL RURAL DE MADRE TIERRA AUDITORÍA DE GESTIÓN
Del 1 Enero al 31 Diciembre del 2013 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
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MOTIVO DEL EXAMEN
La Auditoría de Gestión al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra, se llevara en cumplimiento a la orden de trabajo No. 1; con fecha 11 de enero de 2014 conferida por el auditor.
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
En esta etapa de la auditoría el auditor busca obtener información relevante de la entidad, enfocado a la normatividad, antecedentes, organización, plan de desarrollo y ordenamiento territorial, misión, visión, objetivos, funciones, competencias, recursos, y políticas generales, procedimientos operativos y diagnósticos o estudios existentes sobre la misma; conceptualmente se tiene previsto la realización de las actividades y procedimientos adscritos en el programa. ALCANCE
Auditoría de Gestión para analizar y evaluar el nivel de eficacia, eficiencia y economía con la que se gestionan los recursos en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Madre Tierra; con el apoyo de los documentos administrativos, financieros, técnicos y de soporte; del período comprendido entre el 1 enero al 31 de diciembre de 2013, a los que se aplicará procedimientos sustantivos y de cumplimiento, además de técnicas como la observación, entrevistas, cuestionarios que permitan obtener mayor información de la institución.
OBJETIVOS
• Definir el programa de trabajo de auditoría para evaluar el Control Interno.
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• Elaborar los programas de auditoría a ser aplicados a cada subcomponente. BASE LEGAL
El Congreso Nacional, mediante Ley 2000-29 de 5 de octubre 2000, publicada en el Registro Oficial 193 de 27 de octubre de 2000, expidió la Ley Orgánica de las Juntas Parroquiales Rurales, con la cual fue creada la Junta Parroquial de Madre Tierra.
Las Juntas Parroquiales Rurales fueron elevadas a la categoría de gobiernos seccionales autónomos, conforme al artículo 228 de la Constitución Política de la República del Ecuador, vigente hasta el 19 de octubre de 2008 y artículo 255 de la actual Constitución de la República del Ecuador.
En el Suplemento del Registro Oficial 303 de 19 de octubre de 2010, se publicó el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, cuerpo legal que norma la organización, competencias, facultades, y funcionamiento de los gobierno autónomos descentralizados.
Tabla No. 20
PROGRAMA DE AUDITORÍA PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
PARÁMETRO ACTIVIDAD REF:P/T ELAB FECHA
Análisis de información y documentación
Actividad realizada con la Srta. Secretaria – Tesorera.
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PARÁMETRO ACTIVIDAD REF:P/T ELAB FECHA
Evaluación del sistema de control interno
Actividad realizada con los servidores públicos.
F2-2 FM 28/01/2013
Conclusiones de la evaluación control interno
Emitió las conclusiones de la evaluación control interno
F2-3 FM 06/02/2013
Elaboración del plan y programa de auditoría.
Elaboración del Memorando y programas de auditoría.
F2-4 FM 10/02/2013
Aplicación de los programas de auditoría
Ejecutar las actividades planificadas para cada subcomponente. F2-5 F2-51 F2-52 F2-53 F2-54 F2-55 F2-56 F2-57 FM 11/02/2014 Fuente: El Autor
Elaborado por: Favio Meneses Fecha: 23/01/2014
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EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Tabla No. 21
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
GENERALES: AMBIENTE DE
CONTROL 5 45%
La entidad ha implementado un sistema de control interno, que permita asegurar el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos
0 1 100-01
No existe un sistema de Control Interno implementado
El control interno de la entidad está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia en las operaciones y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.
0 1 100-01
En vista que no tiene un Sistema de Control Interno, en el Reglamento interno constan las obligaciones de los servidores públicos. El control interno implementado
cumple con los objetivos de: promover la eficiencia, eficacia y economía; garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información; cumplir con las leyes y normativas; y, proteger y conservar el patrimonio público.
0 1 100-02
La entidad no tiene un documento de Control Interno que evalué parámetros de eficiencia, eficacia y economía.
La máxima autoridad y los directivos han dispuesto la ejecución periódica, formal y oportuna de rendición de cuentas, sobre la misión y el logro de objetivos institucionales. 1 0 100-04 La entidad promueve la rendición de cuentas al finalizar el período presupuestario. 1 3
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
La entidad ha implantado un código de ética que determine la integridad y los valores éticos de los servidores públicos.
0 1 200-01
No existe un código
de ética
implementado. Realiza la planificación institucional
que incluya la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación de un plan anual. 0 1 200-02 Si tiene el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. Implemento normas y prácticas para el
área de talento humano, a fin de garantizar el desarrollo profesional.
0 1 200-03 No existen prácticas establecidas
La entidad ha desarrollado una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos.
1 0 200-04 Si lo tiene en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial Ha definido la asignación de responsabilidad, delegación de autoridad y el establecimiento de políticas conexas, en el manual de funciones. 1 0 200-05 No existe un manual de funciones, pero en el Reglamento Interno están establecidas El sistema estructural establecido por la
entidad asegura la competencia profesional y la actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente.
1 0 200-06
No existe sistema estructural que evalué y reconozca la actividad
Las políticas de la máxima autoridad son observadas por los servidores públicos para ser aplicables a sus respectivas áreas de trabajo.
1 0 200-08 Si son observadas y aplicadas.
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ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CALIFICACIÓN DEL RIESGO
Componente: Ambiente de Control NV: Nivel de Confianza CT: Calificación Total PT: Ponderación Total NC = CT x 100 = 5 x 100 = 45% PT 11 RESULTADOS:
Riesgo de Control = Porcentaje óptimo – Porcentaje Obtenido Riesgo de Control = 100% - 45% Riesgo de Control = 55% Tabla No. 22 MATRIZ DE RIESGO AMBIENTE DE CONTROL COMPONENTE TOTAL PREGUNTAS NIVEL CONFIANZA PORCENTAJE RIESGO CONTROL NIVEL RIESGO Ambiente de Control 11 5 45% 55% Moderada Fuente: GADPRMT
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: EVALUACIÓN
DEL RIESGO 0 0%
La máxima autoridad ha establecido los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos.
0 1 300 No se ha establecido
Los directivos de la entidad han establecido mecanismos necesarios para identificar los riesgos que puedan afectar el logro de objetivos institucionales debido a factores externo e internos.
0 1 300-01 No se ha establecido
La entidad ha desarrollado una estrategia o un plan para la mitigación del riesgo, que pueda afectar el logro de objetivos.
0 1 300-02 No se ha establecido
El proceso de valoración de riesgos está respaldado por la suficiente información acerca de la situación de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia.
0 1 300-03 No se ha establecido
Los directivos de la entidad han identificado las opciones de respuesta al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo/beneficio.
0 1 300-04 No se ha establecido
0 5
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ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CALIFICACIÓN DEL RIESGO
Componente: Evaluación del Riesgo NV: Nivel de Confianza CT: Calificación Total PT: Ponderación Total NC = CT x 100 = 0 x 100 = 0% PT 5 RESULTADOS:
Riesgo de Control = Porcentaje óptimo – Porcentaje Obtenido Riesgo de Control = 100% - 0%
Riesgo de Control = 100%
Tabla No. 23 MATRIZ DE RIESGO EVALUACIÓN DEL RIESGO
COMPONENTE TOTAL PREGUNTAS NIVEL CONFIANZA PORCENTAJE RIESGO CONTROL NIVEL RIESGO Evaluación del Riesgo 5 0 0% 100% Alto Fuente: GADPRMT
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: ACTIVIDADES
DE CONTROL 30 68%
Generales
La entidad ha definido las funciones de sus servidores públicos y de procurar la rotación de las tareas, de manera que exista independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares. 1 0 401-01 Constan en el Reglamento Interno y contrato servicios profesionales
La máxima autoridad estableció por escrito o por medio de sistemas electrónicos, procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar operaciones y actos administrativos válidos.
0 1 401-02
Los directivos de la entidad han establecido procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales.
0 1 401-03
No se supervisa los procesos que realiza la entidad
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: ACTIVIDADES
DE CONTROL
Administración Financiera - Presupuesto
La máxima autoridad como responsable del control interno, ha dispuesto el diseño de los controles necesarios que aseguren el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario.
0 1 402-01 No existen controles implantados.
La entidad ha establecido parámetros de control previos, al conjunto de procedimientos y acciones que adopten los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones para precautelar la correcta administración del talento humano, financieros y materiales.
1 0 402-02 Se cumplen pero no están documentados
La entidad ha establecido controles previos a la aceptación de una obligación, reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras.
1 0 402-03 Si cumple pero no están documentados
La entidad tiene establecido parámetros de evaluación presupuestaria, para determinar sus resultados mediante el análisis y medición de los avances físicos y financieros obtenidos.
0 1 402-04 No se ha evaluado el presupuesto
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FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: ACTIVIDADES
DE CONTROL
Administración Financiera – Tesorería
La entidad realiza evaluaciones a las conciliaciones bancarias como un proceso para asegurar los saldos según los registros contables y el saldo según el banco que sean los correctos.
1 0 403-07 Se realizan
mensualmente
La entidad ha establecido controles previo ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros.
0 1 403-08 No hay controles
documentados
Se utiliza el flujo del efectivo en la programación financiera de la entidad, a fin de garantizar la ejecución presupuestaria anual planificada.
1 0 403-11 Si se programa para cumplir con el POA Se ha establecido parámetros de
custodia para velar por las garantías recibidas por contratos por la adquisición de bienes, servicios u obras.
1 0 403-12 Si los tiene definidos
Se ha implementado sistema de seguridad, legalidad y transparencia al momento de realizar transferencias de fondos por medios electrónicos, autorizados por claves personales.
1 0 403-13
Si tiene seguridad porque los pagos son por transferencias bancarias
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FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: ACTIVIDADES
DE CONTROL
Administración Financiera – Contabilidad Gubernamental
La administración financiera utiliza los principios y normas, para el registro de las operaciones y la preparación y presentación de información financiera.
1 0 405-01 Si se cumple la
normativa vigente El sistema de contabilidad de la entidad
es sustentado en la normativa vigente para la contabilidad gubernamental.
1 0 405-02
El proveedor del software lo actualiza permanentemente. Se cumple con la función de la
contabilidad que es proporcionar información financiera válida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones.
1 0 405-03
Si existen reportes cuando la autoridad los requiera
La entidad ha implantado y aplica políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos.
1 0 405-04
La Srta. Secretaria – Tesorera tiene bien definidos.
Se registran las operaciones en el momento que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad.
0 1 405-05
Las operaciones que requieren internet no se realizan por no tener el servicio. La entidad ha establecido parámetros
adecuados para el tratamiento de las cuentas de anticipos de fondos, a fin de precautelar una apropiada y documentada rendición de cuentas y la devolución de los montos no utilizados.
1 0 405-08 Si se controlan los descuentos y liquidaciones respectivas 5 1
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FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: ACTIVIDADES
DE CONTROL
Administración de Bienes
Se ha establecido la unidad encargada
de los bienes de administración. 0 1 406-01 No existe definida Se ha formulado el Plan Anual de
Contratación con el presupuesto correspondiente.
1 0 406-02 Si de acuerdo a la norma establecida. La adquisición o arrendamiento de
bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría, se contratan por el Sistema Nacional de Contratación Pública.
1 0 406-03
La entidad realiza los procesos por esta herramienta.
Se tiene asignado una bodegas, donde estén ubicados los bienes, cuentan con instalaciones seguras y tienen el espacio físico necesario.
1 0 406-04 Tiene una bodega
Se ha establecido una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de bienes. 1 0 406-06 Lo tiene establecido de acuerdo a la normas de contabilidad. Se ha asignado a un empleador como
custodia permanente de los bienes. 0 1 406-07
No está definido todos velan por los bienes Se utiliza los bienes únicamente en las
labores institucionales. 0 1 406-08
Asignan actividades comunitarias
Realizan constataciones físicas
periódicas a los inventarios. 1 0 406-10
Si cuando la autoridad lo ordena
Hay procedimientos para los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad.
0 1 406-11 No solo los que la normativa establece.
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: ACTIVIDADES
DE CONTROL
Administración del Talento Humano La entidad tiene el plan de talento humano, donde estén las necesidades de operación institucionales.
0 1 407-01 No existe un plan La unidad de talento humano, formulan
y revisan periódicamente la clasificación de puestos, definiendo los requisitos para su desempeño y los niveles de remuneración.
0 1 407-02 No se realiza
La unidad de talento humano selecciona al personal, previo la convocatoria, evaluación y selección que permita identificar a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestión institucional.
1 0 407-03
Si para contratar se toma en cuenta estos parámetros
La entidad ha emitido y difundido las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño.
0 1 407-04
No se realiza la evaluación del desempeño
Tiene programas de capacitación y
entrenamiento y desarrollo profesional 0 1 407-06
No hay planes de capacitación
La unidad de administración del talento humano lleva el control de los expedientes de los servidores públicos de la entidad, de su clasificación y actualización. 1 0 407-10 Si mantiene el archivo ordenado y actualizado. 2 4
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: ACTIVIDADES
DE CONTROL
Administración de Proyectos
Se realizan estudios y evaluaciones financieras y socioeconómicas para realizar o no una inversión.
1 0 408-01
Se realizan previamente a la inversión
Se elaboran en detalle todos los
documentos y planos constructivos. 1 0 408-08
Son elaborados por un profesional
Calcula el presupuesto detallado de la
obra. 1 0 408-11
Si previamente a la inversión
Ejecuta obras con sus propios recursos materiales y humanos y se considera los parámetros de ejecución de obras.
1 0 408-14
Si las realiza la entidad con apoyo de la comunidad
Al inicio del proceso de contratación, la entidad se provee de toda la documentación requerida actualizada.
1 0 408-15
Siempre se prevé los documentos
necesarios. Hay un administrador para los
contratos. 1 0 408-17
Si está definido por la autoridad
Hay un fiscalizador para las obras. 1 0 408-18 Si un profesional Hay el respaldo en los proceso con toda
la información inherente al proceso. 1 0 408-20 Están ordenados Realiza actas de recepción: provisional
dentro de los 15 días y definitiva dentro de los 6 meses.
1 0 408-29 Se cumple con esta actividad
Se considera la Ley de Legislación
Ambiental en proyecto de obra. 1 0 409-03
Siempre la entidad considera al ambiente Hay la protección y seguridad de
información contra pérdida y fugas de los medios físicos y la información procesada por sistemas informáticos.
1 0 410-10
La entidad si tiene sistema de protección y vigilancia
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ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CALIFICACIÓN DEL RIESGO
Componente: Actividades de Control NV: Nivel de Confianza CT: Calificación Total PT: Ponderación Total NC = CT x 100 = 30 x 100 = 68% PT 44 RESULTADOS:
Riesgo de Control = Porcentaje óptimo – Porcentaje Obtenido Riesgo de Control = 100% - 68% Riesgo de Control = 32% Tabla No. 24 MATRIZ DE RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL COMPONENTE TOTAL PREGUNTAS NIVEL CONFIANZA PORCENTAJE RIESGO CONTROL NIVEL RIESGO Actividades de Control 44 30 68% 32% Alto Fuente: GADPRMT
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: ACTIVIDADES
DE CONTROL 5
100 % INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La máxima autoridad y los directivos de la entidad, identifican, capturan y comunican información pertinente y con la oportunidad que facilite a los servidores públicos cumplir sus responsabilidades. 1 0 500 Siempre se preocupan por comunicar información importante Los sistemas de información que
existen son los adecuados y garantizan la confiabilidad, seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la información y datos sostenibles.
1 0 500-01
La entidad esta presta a cualquier entrega de información
Se establecen canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institución. 1 0 500-02 Siempre la entidad mantiene comunicación con la comunidad Se ha difundido al personal el compromiso de la administración en la entrega de información a los organismos de control.
1 0 500-02
Todos conocen que es importante colaborar con los organismos de control.
Se ha definido una política de comunicación interna para permitir la comunicación entre las diferentes áreas de gestión institucional.
1 0 500-02 Se realizan reuniones cuando el caso amerita 5 0
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ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CALIFICACIÓN RIESGO
Componente: Información y Comunicación NV: Nivel de Confianza CT: Calificación Total PT: Ponderación Total NC = CT x 100 = 5 x 100 = 100% PT 5 RESULTADOS:
Riesgo de Control = Porcentaje óptimo – Porcentaje Obtenido Riesgo de Control = 100% - 100% Riesgo de Control = 0% Tabla No. 25 MATRIZ DE RIESGO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN COMPONENTE TOTAL PREGUNTAS NIVEL CONFIANZA PORCENTAJE RIESGO CONTROL NIVEL RIESGO Información y Comunicación 5 5 100% 0% Alto Fuente: GADPRMT
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CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
FACTOR DE RIESGO SI NO NIVEL
CONF. % NCI OBSERVACIONES
COMPONENTE: ACTIVIDADES
DE CONTROL 2 50%
SEGUIMIENTO
Ha establecido procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficiencia del sistema de control.
0 1 600
No se realizan seguimientos y evaluaciones
Se realiza seguimiento constante al