A continuación se presenta el informe de la auditoría practicada al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Sucumbíos.
De acuerdo a la normativa de auditoría el informe contiene su propia estructura, la cual es indistinta a la estructura de la tesis ya que es una evidencia del trabajo realizado y es un documento formal que se entrega como informe de auditoría a la entidad analizada. Metodológicamente no afecta a la estructura de capítulos de la tesis, la cual es respetada en su totalidad y se sienta razón de que el siguiente informe es parte del capítulo III de ésta tesis.
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INFORME DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON SUCUMBIOS
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
PERÍODO: DEL 01 DE ENERO DEL 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
LA BONITA – SUCUMBIOS ECUADOR
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Contenido Carta de presentación
Información introductoria Motivo del examen
Objetivos del examen
Alcance del examen.
Información de la entidad Visión Misión Objetivos de la entidad Base legal Estructura administrativa
Resultados generales de la evaluación del control interno
Ambiente de control
Valoración de riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
47 La Bonita, 20 de Mayo del 2015
Señor
MSC. LUIS ARMANDO NARANJO ALCALDE
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON SUCUMBIOS
Presente
De nuestras consideraciones:
En mi calidad de auditor externo del GAD Municipal del Cantón Sucumbíos he practicado una evaluación integral al Sistema de control interno institucional, por el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2014. La administración es responsable de mantener una estructura adecuada de control interno para el logro de los objetivos de la entidad. Mi responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre el mismo con base a mi revisión
Nuestra evaluación se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del sector público, sometidas al control de la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el exámen sea debidamente planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y documentación examinadas, no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo; igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas y procedimientos aplicables.
Debido a la naturaleza de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio
ATT. Mónica Moreno AUDITOR
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INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen se efectúa en base al oficio Nº 001 enviado al señor alcalde del GAD Municipal del Sucumbíos, MSC Luis Armando Naranjo, quien con su autorización aprueba la realización de la presente evaluación al sistema de control interno de la institución.
Objetivo del examen
Determinar el grado de solidez del Sistema de Control Interno y el cumplimiento de las disposiciones legales que rigen las actividades administrativas y financieras de la Entidad.
Alcance del examen
El examen practicado a la evaluación integral del sistema de control interno institucional, cubrió el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
INFORMACION DE LA ENTIDAD
Misión
Fomentar el desarrollo económico social de manera integral y equilibrada del cantón, con base en la planificación técnica-estratégica, el ordenamiento del territorio y su racionalización ambientalmente responsable, la participación ciudadana para el desarrollo del buen vivir de nuestras comunidades, en coordinación y cooperación con todos los niveles de gobierno, organismos no gubernamentales y sector privado.
Visión
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Sucumbíos, en el año 2015 será una institución modelo de gestión pública de calidad y credibilidad, que a través de la participación ciudadana, voluntad política, personal técnico y capacitado promueva el desarrollo local de Sucumbíos, de manera planificada y coordinada con los demás niveles de gobierno y el sector privado.
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Objetivos
a) Mejorar la calidad de vida de la población del cantón Sucumbíos, en el marco de los planes cantonal de desarrollo y de ordenamiento territorial, a través del impulso de las fortalezas de la ciudadanía mediante la aplicación de una política participativa.
b) Concebir como propios los objetivos establecidos en el plan nacional del buen vivir.
c) Fomentar y validar espacios que permitan potenciar la participación ciudadana en el cantón Sucumbíos.
d) Planificar siguiendo los principios de conservación, desarrollo y aprovechamiento sustentable de los recursos naturales.
e) Organizar las aspiraciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal relacionadas con el desenvolvimiento económico, promoviendo la protección y el desarrollo de las potencialidades turísticas, sociales y culturales, propias del territorio cantonal.
f) Prever, en el sector urbano y rural, programas sociales para la atención de grupos vulnerables, en coordinación con la ciudadanía y las autoridades de nivel provincial y nacional.
g) Prestar servicios públicos de interés cantonal directamente y/o en colaboración con los organismos del Estado.
h) Coordinar la acción de las juntas parroquiales del cantón, para fines de ordenamiento territorial que permita generar progreso común.
i) Proteger el patrimonio, natural, social, cultural del cantón.
j) Cumplir con los demás objetivos que les señalen la Constitución y las leyes.
Base legal
En términos generales el GAD Municipal del cantón Sucumbíos debe guardar observancia de las siguientes leyes, reglamentos y normas:
Constitución Política del Ecuador.
50 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento.
Ley Orgánica del Servicio Público.
Código de Trabajo.
Ley de Régimen Tributario Interno.
Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público.
Reglamento General de Bienes del Sector Público. Estructura orgánica.
PROCESO LEGISLATIVO
AMBITO Determina las políticas en las que se sustentarán los demás procesos institucionales para el logro de objetivos. Su competencia se traduce en los actos normativos, resolutivos y fiscalizadores.
SE INTEGRA CON El concejo municipal. PROCESO GOBERNANTE
AMBITO Orienta y ejecuta la política trazada por el proceso legislativo; le compete tomar las decisiones, impartir las instrucciones para que los demás procesos bajo su cargo, se cumplan. Es el encargado de coordinar y supervisar el cumplimiento eficiente y oportuno de las diferentes acciones y productos SE INTEGRA CON La alcaldía. PROCESOS HABILITANTES NIVEL DE ASESORÍA
AMBITO Corresponde al consultivo, de ayuda o consejo a los demás procesos. Sus acciones se perfeccionan a través del proceso gobernante o legislativo, según a quien corresponda la supervisión del trabajo, quien podrá asumir, aprobar, modificar los proyectos, estudios o informes presentados por el proceso asesor. Su relación es indirecta con respecto a los procesos generadores de valor.
SE
INTEGRA CON
Comisiones permanentes, especiales u ocasionales y técnicas; consejos temáticos; dirección de planeación, desarrollo y cooperación; procuraduría síndica; y, auditoría interna.
NIVEL DE APOYO
51 Complementario para la operatividad de los demás procesos.
SE
INTEGRA CON
Dirección administrativa; dirección financiera; y, secretaría General.
PROCESOS AGREGADORES DE VALOR
NIVEL OPERATIVO
AMBITO Es el encargado de la ejecución directa de los proyectos o productos finales que se entregan al cliente. Encomendado de cumplir con los objetivos y finalidades de la municipalidad. Ejecuta los planes, programas, proyectos y demás políticas y decisiones del proceso gobernante. Los productos y servicios que entrega al cliente, lo perfecciona con el uso eficiente de recursos y al más bajo costo.
SE
INTEGRA CON
Dirección de infraestructura y servicios públicos y dirección de desarrollo social.
NIVEL ENTIDADES ADSCRITAS
ÁMBITO Registro de la propiedad.- Ejecuta las actividades de registro de títulos y demás documentos que la ley exige o permite que se inscriban en los registros correspondientes.
Cuerpo de bomberos.- Contribuye a la preservación y seguridad de las vidas y bienes de la ciudadanía en cooperación con otros organismos.
Junta cantonal de protección de derechos.- Se encarga de la protección, defensa y exigibilidad de los derechos individuales y colectivos de niños, niñas y adolescentes.
Patronato municipal de atención social prioritaria.- Es el brazo ejecutor de la obra social de la municipalidad, brindando servicios de ayuda solidaria, tendientes a conseguir una mejor calidad de vida de los grupos vulnerables.
SE
INTEGRA CON
Registro de la propiedad, cuerpo de bomberos, junta cantonal
de protección de derechos y patronato municipal de atención social prioritaria.
Fuente: GAD Municipal Sucumbíos Elaborado por: Mónica Moreno.
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ESTRUCTURA ORGANICA
Fuente: GAD Municipal Sucumbíos
Según lo establece la misma Contraloría General del Estado, la estructura orgánica de las instituciones del Estado deben guardar observancia sobre un modelo que abarque un enfoque hacia los procesos y dentro de ellos está precisamente aquellos considerados gobernantes, de apoyo, generadores de valor y otros más que se determinan por parte de la entidad de control
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RESULTADOS GENERALES DE LA EVALUACION INTEGRAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Ambiente de Control:
El Estatuto vigente del GAD Municipal del cantón Sucumbíos, en su contenido, no cuenta con articulados que permitan garantizar el buen uso de los recursos económicos y la eficiencia de la celebración de los actos administrativos, entre otras novedades se señala lo siguiente:
No se ha establecido funciones para los cargos de Contabilidad, Tesorería, Bodega, Administración de Bienes, Relaciones Públicas, entre otros.
La institución ni cuenta con un Código de Ética Institucional que permita sustentar la aplicación de principios y valores éticos.
La GAD Municipal del cantón Sucumbíos, a través de sus directivos, no se ha diseñado un Plan Estratégico Institucional, en que se determine cual su misión, visión, estrategias, políticas y objetivos institucionales a corto, mediano y largo plazo. Por consiguiente los planes operativos anuales, no tienen punto de referencia y comparación con la planificaron plurianual, dificultando el control, seguimiento y evaluación de los mismos.
Evaluación del Riesgo:
Las máximas autoridades con el apoyo del personal de las distintas áreas administrativas, no han realizado un mapa de riesgos, que permita identificar los factores internos y externos de riesgos, asociados a cada una de las actividades y funciones departamentales y de aquellas que tienen relación directa con la consecución de los objetivos institucionales.
Entre los factores internos y externos causantes de riesgos, puede citarse:
Factores internos:
No contar con manuales, reglamentos, instructivos y estatuto reformado que regule y controle el funcionamiento institucional.
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Factores Externos:
Falta de interés para la suscripción de Convenios de cooperación institucional por partes de Gobiernos Seccionales Autónomos, entidades privadas, organismos gubernamentales, entre otros.
Ausencia del seguimiento y control del Plan Operativo Anual, por parte del auditor interno y departamento jurídico.
Tampoco se preparó un plan de mitigación de riesgos, que considere el riesgo identificando, valoración de riesgos, opciones de manejo, acciones a tomar, responsables, cronogramas de mitigación y utilización de indicadores de riesgo.
Conclusiones
La falta de evaluación de las áreas operativas de la organización no permite identificar los riesgos que afectan a las actividades internas y externo en el cumplimiento de objetivos y metas de la institución.
Al no contar con mapa y plan de mitigación de riesgos no ha permitido valorar e identificar los riesgos que afecten en la consecución de objetivos.
No se han liquidado los convenios a falta de los justificativos correspondientes
Recomendaciones
Al señor Alcalde
Dispondrá a los Jefes de Aéreas Operativas y de Apoyo, planifiquen evaluaciones en cada área de la organización, que les permita identificar los riesgos que se deriven de factores internos y externos que afecten al desarrollo de las actividades, para que inmediatamente se implanten correctivos que, faciliten alcanzar las metas y objetivos institucionales.
En base a la información obtenida de las evaluaciones realizadas por los jefes de Área, identificando los factores de riesgo, elaborará un mapa y un plan de mitigación de riesgos, desarrollando estrategias, políticas y procedimientos que permitan identificar y valorar los riesgos que se encuentran afectando el cumplimiento de los objetivos, la tolerancia al riesgos, y su relación costo/beneficio
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Dispondrá al Asesor Jurídico efectué el seguimiento a cada uno de los convenios suscritos con la GAD Municipal del Cantón Sucumbíos, a fin de determinar la situación actual y liquidar de acuerdo a su competencia, cualquier inconveniente presentado y concluir con la suscripción de las Actas de Finiquito entre las partes.
Al señor Alcalde
Dispondrá al Sindico, procedan a informar de la situación actual de cada uno de los convenios celebrados con él y otros, a fin de solventar cualquier inconveniente presentado durante la ejecución de los mismos y llegar a un feliz término entre las partes suscribiendo las respectivas Actas de Finiquito.
Información y comunicación
Los equipos informáticos no se encuentran asignados por escrito mediante un acta entrega recepción a las personas que los utilizan.
No se han establecido restricciones para la utilización de programas no autorizados para la entidad.
No existen acuerdos con los proveedores de equipos (Hardware) para el reemplazo inmediato de componentes en caso de fallas, en los contratos con los proveedores no se encuentra estipulado en una cláusula.
En la institución no se definido procedimientos de respaldos de la información, procedimientos y estrategias de recuperación de respaldos
No se restringe y controla el acceso a la sala del servidor principal, este se encuentra en el departamento de contabilidad sin restricción alguna.
No se controla el acceso a los claves de usuario de acceso a la información. Conclusiones
La entidad no cuenta con información pertinente y oportuna en relación a las asignaciones por escrito de equipos informáticos, restricción a la utilización de programas no autorizados para la entidad, asignación de claves de seguridad para usuarios, que permita evitar pérdida y mal manejo de información interna exclusiva del Municipio.
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Recomendaciones
Al departamento de sistemas.
Procederá a asignar por escrito los equipos informáticos, mediante acta de entrega recepción.
Mantenga respaldo mensual de la información que se maneja en el GAD Municipal.
Asigne a cada máquina claves de usuarios
Al Síndico.
Dispondrá que en los contratos con los proveedores en sistemas informáticos (hardware) se estipulado que se de mantenimiento constante, se actualice en caso de reformas contables.
Dispondrá que en los contratos de trabajo se estipule en una cláusula que la información interna y proyectos ejecutados no se divulguen a tercera persona.
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Cuadros de evaluación:
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON SUCUMBIOS EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
FECHA INICIO INSTITUCIÓN: GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL
DEL CANTON SUCUMBIOS
FECHA FINAL EVALUADOR:MONICA MORENO
AMBIENTE DE CONTROL
OBSERVACIONES NIVEL
DE RIESGO
RECOMENDACIONES PLAN DE ACCION DE
LA GERENCIA/
RESPONSABLE/ FECHA DE IMPLANTACION La institución no cuenta
con Manuales Orgánico, Estructural y Funcional por Competencias.
27% Conformará una comisión que se encargue de elaborar el proyecto de Manual Orgánico, Estructural Funcional por Competencias, el que contará en su contenido con un Organigrama Estructural, un Organigrama de Funciones, parámetros para medir el cumplimiento efectivo y eficaz de las metas y objetivos institucionales, implantación de procesos a obtener de cada una de las aéreas
administrativas, financieras y técnicas, estableciendo de funciones para todos los cargos de directivos y empleados de la entidad.
Organizar a la comisión para que elabore las herramientas administrativas. Al señor Alcalde.
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La institución no cuenta
actualmente con el
Reglamento Interno del Estatuto.
Elaborarán el proyecto de reformas al Estatuto, el que deberá ser consensuado con los jefes de área, ingresado artículos que permitan preservar, asegurar, garantizar, y controlar el adecuado funcionamiento institucional
Analizar al estatuto e identificar las articulaciones que necesitan un alcance. Al señor Alcalde y Síndico
Los directivos en su momento no han realizado instructivos o reglamentos que permitan
controlar el manejo de los fondos rotativos, caja chica y bienes de larga duración.
Elaborar reglamentos para un mejor control y manejo de fondos de caja chica, rotativo, bienes de larga duración etc.
Elaborar un reglamento en el que estipule obligaciones,
responsabilidades y montos permitidos para el manejo de los fondos. Al señor Alcalde y al Sindico
La GAD Municipal del cantón Sucumbíos, a través de sus directivos, no se ha diseñado un Plan Estratégico Institucional.
Conformara una comisión jurídica que se encargue de elaborar el proyecto del Plan Estratégico Institucional, al que se incorporará procedimientos de evaluación, que permitirá identificar necesidades prioritarias, que asegure el cumplimiento de objetivos, metas, programas, proyectos y actividades institucionales, a corto, mediano y largo plazo.
Elaborar el plan estratégico institucional para que se dé cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias a corto, mediano y largo plazo. Al señor Alcalde
Los POAs de los años: 2014, no ha sido difundido su contenido y evaluación de su cumplimiento, con todo el personal encargado de la ejecución.
Es convenientes difundir el contenido y la evaluación de su cumplimiento de los POAS a todo el personal que trabaja en la institución, y en caso de existir inconsistencias tomar acciones correctivas en los siguientes periodos
Presentar copias al personal que trabaja con esta herramienta para tomar decisiones correctivas si es necesario. Al señor Alcalde
59 Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Mónica Moreno
La institución no conto con un plan anual de capacitación para el año 2014
Programara para el año 2014 la realización de cursos que tengan relación con la administración y buen manejo de los recursos económicos, administración de bienes, pagos de impuestos, legislación referente y los que se considere necesarios para el fortalecimiento de los conocimientos del personal de la institución
Elaborará un cronograma de
capacitación para el año en curso en el que se establezca las necesidades de los departamentos. Al señor Alcalde
La institución no cuenta con un profesional que se encargue de la
administración del Talento
Humano que designe funciones.
Dispondrá se forme una comisión para que se encargue de diseñar funciones relacionadas con la administración y manejo del talento humano, así como también designar al empleando que se va a encargar de su aplicación y ejecución.
Contratar a una persona que cumpla el perfil que se encargue de la administración del personal. Al señor Alcalde
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GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON SUCUMBIOS EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
FECHA INICIO INSTITUCIÓN: GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON SUCUMBIOS
FECHA FINAL EVALUADOR:MONICA MORENO
VALORACION DE LOS RIESGO
OBSERVACIONES NIVEL
DE RIESGO
RECOMENDACIONES PLAN DE ACCION DE
LA GERENCIA/
RESPONSABLE/ FECHA DE IMPLANTACION
Factores internos
No contar con manuales,
reglamentos, instructivos y estatuto reformado que regule y controle el funcionamiento institucional.
32% Elaborar manuales de funciones, reglamentos, reforma a estatutos para un mejor control de la institución
Elaborar las herramientas administrativas y
entregarlas al personal. Al señor Alcalde
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Convenios interinstitucionales pendientes de liquidación
Celebrados entre la GAD Municipal del Cantón Sucumbíos y otras instituciones que aún no se ha efectuado la liquidación del
Convenio y la suscripción del Acta de Finiquito.
Dispondrá al Asesor Jurídico efectué el seguimiento a cada uno de los convenios suscritos con la GAD Municipal del Cantón Sucumbíos, a fin de determinar la situación actual y liquidar de acuerdo a su competencia, cualquier inconveniente presentado y concluir con la suscripción de las Actas de Finiquito entre las partes. Dispondrá al Sindico, procedan a informar de la situación actual de cada uno de los convenios celebrados con él y otros, a fin de solventar cualquier inconveniente presentado durante la ejecución de los mismos y llegar a un feliz término entre las partes suscribiendo las respectivas Actas de