La presente investigación utilizó como métodos de investigación:
2.2.3.1.1 Inductivo – Deductivo.
El método inductivo es aquel que se obtiene de conclusiones generales a partir de un hecho particular. En él pueden distinguirse cuatro pasos esenciales: la observación, registro, clasificación y el estudio de estos hechos; la derivación inductiva que parte de los hechos y permite llegar a su generalización; y la contrastación. Y el deductivo va de lo general a lo particular. Se empleó este método en la investigación para observar la situación actual de los inventarios, plantear la idea a defender y deducir sus consecuencias respecto a la problémica en los inventarios para poder así proponer alternativas de solución que ayuden a mejorar la gestión de los inventarios en la farmacia Cruz Azul “Su Economía”.
2.2.3.1.2 Analítico – Sintético.
El método analítico se refiere al análisis de las cosas o de los fenómenos de una manera minuciosa. Este método comienza con el todo de un fenómeno y lo revisa parte por parte. El método sintético se refiere a la síntesis de las cosas o fenómenos, procede de lo simple a lo complejo. Este método nos lleva por ende de las causas a los efectos y de los principios a las conclusiones. Se aplicó en el desarrollo de la investigación a través de la revisión minuciosa de documentos tales como facturas, notas de crédito, entre otras, que ayudaron a diagnosticar la situación problémica en los inventarios de la farmacia Cruz Azul “Su Economía”, para así poder llegar a la verdad de los hechos y plantear soluciones.
2.2.3.2 Técnicas de Investigación.
2.2.3.2.1 Entrevista.
La entrevista consiste en obtener información de manera directa, es decir cara a cara. A través de esta técnica se puede explicar el propósito del estudio. Se aplicó esta técnica realizando una entrevista directa al gerente propietario de la farmacia Sr. Boris Montalván Cobeña.
2.2.3.2.2 Encuesta.
Es un método de recolección de datos, mediante un cuestionario previamente elaborado. Para esta investigación se elaboró una encuesta a los empleados de la farmacia, con el propósito de obtener información sobre manejo de los inventarios, información que contribuyó para el desarrollo de la presente investigación.
2.2.3.3 Instrumentos de Investigación. Los instrumentos utilizados fueron:
2.2.3.3.1 Guía de la Entrevista.
La guía de la entrevista es la comunicación establecida por medio de un cuestionario previamente establecido por el investigador a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas acerca del problema en los inventarios. Está guía se empleó en la investigación para obtener información relevante de la situación problémica de los inventarios en la farmacia Cruz Azul “Su Economía”.
2.2.3.3.2 El Cuestionario.
Es un conjunto de preguntas, preparado cuidadosamente, sobre la situación y el manejo de los inventarios, aspectos que interesan en la presente investigación. Este instrumento se aplicó para obtener respuestas de manera cuantitativa y cualitativa que ayudaron a conocer la verdad en el manejo de los inventarios y poder plantear soluciones.
2.2.3.3.3 Citas Bibliográficas.
Es una transcripción parcial de un texto con la referencia precisa de su origen, es decir, de la fuente, debiendo consignarse esta en el texto mismo del trabajo. En esta investigación se emplearon citas bibliográficas las mismas que fueron un referente de la obtención de la información.
2.2.4 Población y Muestra. 2.2.4.1 Población.
La población de la Farmacia Cruz Azul “Su Economía” está conformada por el Gerente propietario, el Contador y diez empleados. Un total de 12 personas.
2.2.4.2 Muestra.
En virtud de que la población es de 12 personas en la Farmacia Cruz Azul “Su Economía”, no se tomó una muestra,
2.2.5 Interpretación de Resultados. 2.2.5.1 Entrevista al Propietario.
Entrevista al Sr. Boris Montalván Cobeña, propietario de la Farmacia Cruz Azul “Su Economía”.
1era. Pregunta. ¿Cuántos sucursales y bodegas emplea para su negocio?
Existen 2 sucursales que funcionan en la misma parroquia. En cuanto a las bodegas la única está ubicada en mi casa cerca de la farmacia principal, ya que la medicina que envía Difare llega directamente a las farmacias, en la bodega se almacena mercadería de otros proveedores.
Sí, el sistema contable llamado Neptuno que manejan las farmacias es proporcionado por Difare. Este programa se conecta directamente con ellos para la emisión de compras, reclamos, entre otras cosas.
3era. Pregunta. ¿Existe una persona responsable de recibir la mercadería y revisarla? Una vez que llega la mercadería es recibida por los dependientes de farmacia, ellos se encargan de constatar que lo recibido sea lo que se haya pedido.
4ta. Pregunta. ¿En qué lugar se lleva a cabo el control y registro de entradas y salidas de almacén?
En la bodega se registran las entradas y salidas a través del Kardex. Mientras que en las farmacias se registran en el sistema.
5ta. Pregunta. ¿Existe una adecuada clasificación y separación de la medicina y artículos almacenados, para facilitar su manejo, recuento y localización?
La medicina es emperchada y clasificada por laboratorios; mientras que, la demás mercadería permanece en los exhibidores y bodega.
6ta. Pregunta. ¿Con qué periodicidad se practican inventarios físicos en el almacén?
Cada 6 meses, siempre y cuando se registren faltantes en el sistema, se lo realiza de una manera más consecutiva.
7ma. Pregunta. Describa brevemente el procedimiento para realizar inventarios.
Se debe emitir reporte por laboratorio, se revisan percha, se emite un informe de lo encontrado, finalmente se realiza un ajuste en el sistema.
8ava. Pregunta. ¿Qué personal interviene en la realización de inventarios? El propietario y la asistente administrativa (la esposa).
9na. Pregunta. ¿Se considera en el inventario a los artículos y materiales en mal estado y obsoleto?
Sí se consideran la medicina y materiales en mal estado, pues es el dependiente quien está pendiente del control de la mercadería.
10ma. Pregunta. ¿Se encuentran clasificadas las existencias por separado? Sí se encuentran clasificadas pero por laboratorio.
11ava. Pregunta. ¿Se efectúa conciliación entre lo registrado en Kardex y el inventario físico?
Sí se efectúan conciliaciones
12ava. Pregunta. ¿En caso de diferencias entre el inventario real y el registrado se informa de éstas?
Sí se informa de lo que sucede cada vez que se detecta.
13ava. Pregunta. ¿A quién? Y ¿Cómo se corrigen estas diferencias?
Sí se informa al propietario Sr. Boris Montalván. Y se corrige descontado el valor del producto a los responsables de la farmacia.
14ava. Pregunta. ¿Existe un manual actualizado de procedimientos generales y funciones de almacén?
No, existe pero se cuenta con manual de valores y ética.
15ava. Pregunta. ¿Se ha realizado alguna vez una auditoría de control interno? No se ha realizado una auditoría de control interno.
2.2.5.2 Entrevista a Contador.
Entrevista al Sr. Raúl Coello, Contador de la Farmacia Cruz Azul “Su Economía”.
1era. Pregunta. ¿Qué tiempo lleva realizando la labor contable a la farmacia Cruz Azul “Su Economía”?
Siete años.
2da. Pregunta. A los empleados de la farmacia ¿se les paga con todos los beneficios que la Ley exige?
Sí, décimos, fondos, utilidades, aportaciones, sobretiempos, etc.
3era. Pregunta. ¿Ha evidenciado algún error en los inventarios entre el manejo contable y el físico?
Personalmente no, pero siempre han existido diferencias al momento de un control y/o toma de inventario.
4ta. Pregunta. ¿Se registran contablemente todas las transacciones de compra, venta y devoluciones?
Sí, todas las transacciones son contabilizadas.
5ta. Pregunta. ¿Se realizan todas las notas de crédito para las devoluciones por parte de los empleados?
Todas las notas de crédito se realizan por la persona encargada para esa función la cual es la que ha elegido el propietario de la farmacia.
6ta. Pregunta. ¿Cómo se registra contablemente el descuento que el propietario hace a sus empleados por pérdida de mercadería?
Se registra como anticipo a empleados (si el valor no es elevado) o como préstamo a empleados (si el valor es alto).
7ma. Pregunta. ¿Ha constatado en alguna ocasión que el inventario físico sea igual al contable?
Los únicos momentos en los cuales el inventario físico cuadra es cuando hacen toma de inventario total y lo ajustan, ya que el movimiento del inventario es constante y varios factores inciden para que se descuadre al poco tiempo.
8va. Pregunta. ¿Cree usted que el programa contable que emplea DIFARE es importante para el proceso contable que usted lleva? ¿Por qué?
Sí, todo sistema contable es importante para los procesos que se dan en contabilidad ya que nos ayudan a tener un mejor control de nuestras compras, ventas, retenciones, etc. Recordemos que todo sistema es integrado ahora y nos puede ayudar estadísticamente para revisiones o estudios de flujos de efectivo.
9na. Pregunta. ¿Las declaraciones por impuesto al IVA e IR se efectúan en el tiempo dispuesto por el SRI?
Todas las obligaciones tributarias se presentan a tiempo al SRI.
10ma. Pregunta. ¿Cree usted que un adecuado sistema de control interno ayudará a la farmacia a mejorar el manejo de los inventarios?
Sí, habría que además encontrar personas adecuadas y capacitadas para poder llevar ese control interno, ya que por la cantidad de dependientes de una farmacia y la manipulación constante del inventario conlleva a que se descuadre fácilmente en el sistema.
2.2.5.3 Encuesta a empleados.
Tabla 4. Encuesta a empleados.
PREGUNTA No. 1 OPCIONES %
En qué rango de tiempo ha trabajado usted en la farmacia “Cruz Azul Su
Economía”
De 1 a 6 meses 50%
De 6 a 12 meses 0%
Más de un año 50%
TOTAL 100%
PREGUNTA No. 2 OPCIONES %
¿Con qué frecuencia se realizan los pedidos de las
mercaderías? Diariamente 60% Semanalmente 0% Quincenalmente 0% Mensualmente 0% Otros 40% TOTAL 100%
PREGUNTA No.3 OPCIONES %
Cuando la mercadería llega a farmacia, ¿quién
se encarga de constatar lo enviado? El propietario 30% Personal de bodega 0% Empleados 70% Otros 0% TOTAL 100%
PREGUNTA No. 4 OPCIONES %
¿Cómo ubican la mercadería para su fácil
acceso?
Por laboratorio y en orden alfabético.
20%
Por laboratorio, no importa el orden. 80% En orden alfabético, no importa el laboratorio. 0% Otros 0% TOTAL 100%
PREGUNTA No. 5 OPCIONES % Cuando se realiza una
devolución en compra al proveedor, en que tiempo
envían esa mercadería.
Días 80%
Semanas 20%
Meses 0%
TOTAL 100%
PREGUNTA No. 6 OPCIONES %
La mercadería que se devuelve a los proveedores
por estar próxima a caducar. ¿En qué tiempo es
devuelta?
Días 0%
Semanas 0%
Meses 100%
TOTAL 100%
PREGUNTA No. 7 OPCIONES %
Cuando le realizan una devolución en venta. ¿Efectúa inmediatamente
una nota de crédito?
SI 80%
NO 20%
TOTAL 100%
PREGUNTA No. 8 OPCIONES %
Cuando existe un faltante en percha más no en el sistema contable de la farmacia. ¿A
quién informa? A su compañero (a) 50% Al propietario 50% Contador 0% No informa 0% TOTAL 100%
PREGUNTA No. 9 OPCIONES %
¿Cada cuánto tiempo se realiza un inventario? Mensual 30% Semestral 50% Anual 20% No se hace inventario 0% TOTAL 100%
PREGUNTA No. 10 OPCIONES % De existir faltantes en el
inventario físico. ¿Se les descuenta a los empleados el
valor de esas mercaderías?
SI 100%
NO 0%
TOTAL 100%
PREGUNTA No. 11 OPCIONES %
¿Se ha realizado en alguna ocasión una auditoría?
SI 0%
NO 100%
TOTAL 100%
PREGUNTA No. 12 OPCIONES %
¿Existe un manual de funciones para el correcto
desempeño de sus actividades?
SI 0%
NO 100%
TOTAL 100%
PREGUNTA No. 13 OPCIONES %
¿Cómo es la relación empleado, propietario?
BUENA 90%
MALA 10%
TOTAL 100%
PREGUNTA No. 14 OPCIONES %
¿Existe un código de ética para los empleados de la
farmacia?
SI 0%
NO 100%
TOTAL 100%
Fuente: Farmacia Cruz Azul su Economía. Elaborado por Verónica Mesías Sabando.