En el desarrollo de cada uno de los eventos o asambleas comunitarias del proceso de consulta, cuando sea necesario, se realizarán las acciones siguientes:
7.10.5.1 Recepción y registro de asistencia
Recepción en el inmueble
Es importante que, al día del evento o asamblea, el personal del Instituto se encuentre enterado de las actividades que se desarrollarán, de las personas que asistirán por parte de los Pueblos y Barrios originarios y Comunidades Indígenas Residentes.
En el mismo sentido, se deberá comunicar lo conducente al personal que presta los servicios de limpieza y de seguridad; en particular, es necesario resaltar que las personas encargadas de la seguridad en el Instituto, regularmente, son quienes tienen el primer contacto con las personas visitantes en el acceso a los inmuebles institucionales.
En relación con lo anterior, se comunicarán los datos generales del evento al área de resguardo y protección civil para que adopte las medidas necesarias en el área central, en los órganos desconcentrados.
Cuando se trate de inmuebles que el Instituto Electoral haya rentado o gestionado en calidad de préstamo y que cuente con servicio de seguridad y/o vigilancia, se deberá verificar con anticipación y el mismo día del evento o asamblea que este personal conozca las actividades que se realizarán.
También es necesario tomar en cuenta que, en ocasiones, el personal de seguridad y/o vigilancia que se encuentre el día del evento puede ser distinto al que haya sido asignado días antes, dependiendo del rol de turnos respectivo.
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En caso de que no se cuente con personal de seguridad y/o vigilancia o que éste se estime insuficiente por el número de visitantes a recibir, se asignará el número de personas necesarias para administrar el ingreso al inmueble.
El personal que con administre el acceso al inmueble informará a las personas visitantes sobre el lugar específico en donde se realizará el evento o asamblea, apoyándose en las señalizaciones existentes o habilitadas.
Registro de asistencia
En relación con el registro de asistencia se deberán llevar a cabo las acciones que se indican a continuación:
a) El personal responsable del registro de personas asistentes será asignado y capacitado
con anterioridad al día del acto o asamblea y será el encargado de la colocación del mobiliario, documentos, así como de los materiales a utilizar en el registro,
b) El día de la actividad deberán llegar con la anticipación suficiente a la hora de inicio del
registro, a efecto de que el área en donde éste se efectuará se encuentre debidamente acondicionada con oportunidad y se eviten retrasos,
c) El área de registro debe quedar ubicada, preferentemente, en un espacio externo al
lugar en donde se realice el acto o asamblea y de ser posible a una distancia que permita que las voces que se generen con motivo del registro no interfieran los trabajos del evento o asamblea, sobre todo, considerando la llegada de asistentes una vez iniciado el evento o asamblea,
d) Se procurará instalar el mayor número de secciones de registro y formatos de lista de
asistencia con la finalidad de evitar cuellos de botella o aglomeraciones,
e) A medida que lleguen las personas asistentes, el personal responsable las recibirá; les
solicitará que se formen en una o más filas, según la logística prevista; y les requerirá que, de su puño y letra, llenen los espacios del formato de registro y asistencia, el cual deberá estar impreso en un formato tamaño doble carta para facilitar la legibilidad y claridad de los datos que se anoten,
f) En todo momento, el personal responsable proporcionará las orientaciones necesarias y
el apoyo que se les solicite para que el registro de asistencia se llene adecuadamente,
g) En ningún momento se deberá realizar ningún tipo de expresión o acción que pudiera
considerarse o interpretarse que pone en duda la identidad indígena de alguna persona,
h) Si es el caso, durante el registro de asistencia el personal del Instituto Electoral
proporcionará el Orden del Día, los insumos, documentos y/o materiales informativos, técnicos o de trabajo a utilizar durante el evento o asamblea, con el objeto de tener un mayor y mejor control de su entrega, dar la oportunidad de que las personas asistentes los revisen antes del inicio del evento o asamblea, así como evitar que estos se distribuyan durante los trabajos y se distraiga la atención de las personas participantes,
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i) El tiempo destinado al registro de asistencia dependerá del número estimado de
asistentes; sin embargo, un cierto número de personas responsables deberán mantenerse en la Mesa de Registro para la atención de las personas asistentes que lleguen al evento o asamblea después de que haya iniciado, y
j) Una vez que la persona haya registrado su asistencia se le invitará a ingresar al recinto
del acto o asamblea.
7.10.5.2 Entrega de insumos, documentos y/o materiales
Como se dijo en el inciso h) del punto anterior, durante el registro de asistencia se podrán entregar los insumos, documentos y/o materiales a utilizar en el evento o asamblea, si el área ejecutiva o técnica a cargo considera que ello favorece su organización; en caso contrario, estos se entregarán durante el desarrollo del evento o asamblea, en algún receso o al término de la reunión, según se considere conveniente.
Algunos insumos, documentos o materiales susceptibles de ser entregados a las instancias representativas y población de los Pueblos, Barrios y Comunidades referidas, podrían ser los siguientes:
Convocatoria. Se podrá imprimir y entregar el oficio-convocatoria o el cartel de la
convocatoria en tamaño carta para su distribución, con el fin de sea conocida por las personas que hayan asistido, pero se hayan enterado por otro medio.
Asimismo, en sustitución a lo anterior o como complemento, también se podrán fijar algunos carteles de la convocatoria.
En caso necesario, se podrá imprimir la convocatoria en lonas o proyectarla en una pantalla.
Orden del día. Este documento se podrá imprimir y distribuir entre las personas
asistentes, imprimir en carteles y/o proyectar en una pantalla.
Es necesario garantizar que sea conocido por las instancias representativas y la población de los Pueblos, Barrios y/o Comunidades, ya que podrán formularle observaciones y deberá ser sometido a su consideración.
Documentos normativos.
Entre estos documentos se encuentran, por ejemplo, documentos legales o normativos completos o algunas disposiciones específicas de ellos que tengan relación con el tema o temas del proceso de consulta, el presente Protocolo, prontuarios, tablas, esquemas o algún tipo de documento en el que se seleccionen o destaquen disposiciones específicas aplicables al evento o asamblea.
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Documentos informativos.
Son aquellos que, de forma previa al evento o asamblea, proporcionan información sobre el proceso de consulta, de alguna de sus fases o elementos sustanciales, del tema o temas materia de la Consulta, etcétera. Por ejemplo, el mismo Protocolo puede considerarse un documento informativo, además, de normativo, así como el cronograma previsto en el Plan de Trabajo.
Pueden ser volantes, dípticos, trípticos, polidípticos o de algún otro tipo; o bien, documentos en los que se contemplen resúmenes, por ejemplo, de la medida, proyecto o actividad institucional materia de consulta, explicaciones o descripciones sobre algún rasgo en particular del proceso de consulta o del evento o asamblea, por ejemplo, presentaciones en Power Point.
Documentos de trabajo.
En esta clasificación se contemplan textos que, durante el evento o asamblea, sean susceptibles de análisis; programas, calendarios, formatos para la recopilación de información específica durante los trabajos; formatos u hojas para la toma de notas o, entre otros, formatos para el registro de observaciones, comentarios y/o propuestas a la medida, proyecto o actividad institucional materia del proceso de consulta, ya sea que se entreguen durante el evento o la asamblea o en un plazo posterior que sea propuesto por el Instituto Electoral, conforme al tiempo de que se disponga.
En caso de que material y técnicamente sea imposible la impresión de los documentos normativos, informativos y/o de trabajo, la información se entregará en archivos digitales, por correo electrónico, en disco compacto o directamente en algún dispositivo de almacenamiento y/o se pondrá a disposición en la Página de Internet del Instituto Electoral, según resulte más conveniente y viable.
En este supuesto, la persona responsable de la orientación y asesoría deberá contar con una impresión del documento correspondiente para las consultas que deseen realizar las instancias representativas y/o la población indígena.
7.10.5.3 Inicio del acto o asamblea y desahogo del Orden del Día
Es recomendable que la persona que conduzca el acto o asamblea sea la persona Consejera Electoral que ocupe la Presidencia de la Comisión del Consejo General relacionada con el tema a consultar, alguna (o) de sus integrantes o, en su caso, la persona Titular o Encargada del Despacho del área ejecutiva o técnica responsable de la medida, proyecto o actividad institucional.
Al inicio del acto o asamblea comunitaria, la persona responsable de su conducción realizará, de forma protocolaria, las acciones siguientes:
a) Indicará el inicio de la actividad, precisando lugar, fecha, hora y denominación del acto o
asamblea,
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c) Leerá y someterá a aprobación el proyecto de Orden del Día, previamente distribuido.
En su caso, se incorporarán las observaciones que se hayan formulado al Orden del Día y que sean procedentes.
Una vez aprobado el Orden del Día por las instancias representativas de los Pueblos, Barrios y Comunidades, y la población indígena asistente, quien conduzca el evento procederá a su desahogo, punto por punto.
El Orden del Día constituye el documento institucional en el que se determinan en prelación, mediante una secuencia numérica, los asuntos que serán materia de trabajo, deliberación y/o análisis en el evento o asamblea de que se trate, por lo que su desahogo es una tarea fundamental en el proceso de consulta.
7.10.5.4 Asamblea informativa sobre la propuesta de medida, proyecto o actividad institucional
Con base en la experiencia institucional, para una evento o asamblea informativa se sugiere de manera enunciativa y no limitativa, el siguiente proyecto de modelo básico de Orden del Día:
Orden del Día
(Proyecto)