Pri sedanjem procesu prijavljanja na izobraževanje se težave pojavljajo na vseh področjih. Predvsem pa sedanji proces zelo obremenjuje referenta za izobraževanje, tajnice in zaposlene, ki se prijavljajo na posamezno izobraževanje. Informacijska podpora procesa je slaba oziroma je ni zato je večina dokumentov v papirni obliki. To posledično pomeni, da je pregled nad izobraževanji oziroma kandidati, ki so obiskovali določeno izobraževanje, slab, kar otežuje obvladljivost in preglednost.
Podatki niso integrirani v informacijski sistem, kar zmanjšuje transparentnost vodenja prijav na izobraževanje in podpisovanja prijavnice za izobraževanje. Kandidati nimajo samostojnega pregleda nad prijavljenimi in zavrnjenimi izobraževanji. Prav tako vodja sektorja težko preveri, kateri kandidat je že obiskoval določeno izobraževanje. Preverjanje je mogoče le preko Referata za izobraževanje, za vsakega kandidata posebej.
Zaradi ročnega načina dela je veliko opravil podvojenih oziroma nepotrebnih. Procesi so predvsem dolgotrajni, saj preteče kar veliko časa med časom, ko je referent izdal prijavnico v podpis vodji sektorja in vračilom podpisane prijavnice Referatu za izobraževanje.
Veliko je fizične izmenjave dokumentov, kar bi lahko nadomestili z uvedbo elektronske izmenjave oziroma z izgradnjo nove uporabniške rešitve. Posledice so, da se veliko dokumentov zavrže oziroma izgubi.
Pri analizi sedanjega procesa, je bilo mogoče opazovati in približno izmeriti koliko časa v povprečju prijava potrebuje, da se kandidata označi kot prijavljenega. Povprečno izmerjen čas obdelave oddane prijave na izobraževanje je 150min s tem da smo upoštevali, da se v trenutku ko kandidat odda prijavo izdela formalna prijavnica, potrjevalec takoj prejme in potrdi ali zavrne prijavo z podpisom, prijavnica takoj vrne in obdela pri obračunovalki oddelka.
Časa, ko kandidat prejme obvestilo in odda prijavo tu nismo upoštevali, ker se pojavlja mnogo načinov oddaje prijave, hkrati pa je sama oddaja prijave odvisna od posameznika, kdaj prejme obvestilo o novem izobraževanju in kdaj ga odda.
4.3.1 ORGANIZACIJSKI VIDIK
Pri organizacijskem vidiku se bomo omejili na kvantitativne kriterije. Analiza procesa je podana ob posameznem kriteriju:
Andrej Kajzer: Razvoj uporabniške rešitve za vodenje stran 26 prijav na izobraževanja v Iskratel d.o.o.
Kriterij pokaže obsežnost procesa. V procesu objave izobraževanje se v povprečju pojavljajo tri funkcije, v procesu prijave na izobraževanje pa v povprečju osemnajst funkcij.
• Število prehodov med funkcijami
Kriterij pokaže sorazmerno nekompleksen, vendar dolgotrajen proces. Osnova so relacije med funkcijami, ki se lahko ponavljajo (povratne zanke). Večje kot je število prehodov, dlje časa se izdelek procesa zadržuje v procesu. Proces prijave na izobraževanje nima nobenih povratnih zank, kar naj bi pomenilo, da se izdelek procesa ne zadržuje dolgo v procesu. V praksi pa se pojavlja stanje, ko se kljub temu izdelek (dokument) procesa relativno dolgo zadržuje v posameznem procesu zaradi posameznega prehoda izdelka (dokument) do Referata, tajnice, obračunovalke, potrjevalca.
• Število dokumentov v procesu
Kriterij pokaže število različnih dokumentov v procesu. Ker je za vsak dokument potreben proces izdelave dokumenta, nam kriterij pokaže pomembnost procesa. V celotnem procesu prijav na izobraževanje se pojavljajo štirje različni dokumenti (formalna prijavnica, spisek kandidatov pred izobraževanjem, spisek udeležencev po izobraževanju in elektronska pošta).
• Razmerje izvajalci/število funkcij v procesu
Če je razmerje večje od 1, pomeni, da je v procesu zaposlenih več izvajalcev, kot je izvajanih funkcij. Po teoriji se za vsak prehod med različnima izvajalcema pojavlja čakalni čas in čas prenosa. Ker v procesu objave izobraževanja in sprejemanja kandidatov na izobraževanje sodeluje ena oseba, je razmerje sorazmerno s številom funkcij. V našem primeru je omenjeno razmerje 0,09.
• Frekvenca izvajanja procesa (letno)
Kriterij pokaže ponavljanje procesa. Za bolj frekventen proces je pomembno, da ima čim večjo pretočnost, da je čim manj kompleksen, s čim manj povratnimi zankami, s čim manj alternativnimi potmi v procesu, s čim manj različnimi izvajalci in s čim manj hierarhičnimi prehodi med različnimi delovnimi mesti. Povprečno se na mesec objavi 10 novih izobraževanj (brez upoštevanja poletnih mesecev, ko izobraževanj ni). Na dan se izdelata povprečno dve prijavnici. Spisek kandidatov se dela po potrebi.
• Število vhodov v ostale procese
Kriterij pokaže pomembnost procesa za posledične procese – člen v verigi/mreži procesov. Veriga procesov je tako učinkovita, kot je učinkovit njen najšibkejši člen. Proces objave izobraževanj se močno povezuje s procesom prijave in potrjevanja na izobraževanje. Proces tu pokaže najšibkejši člen celotnega prijavljanja na izobraževanje, saj se mnogokrat dokumenti za podpis izgubijo oziroma podpisovanje mnogokrat traja predolgo.
• Pomembnost vodstva in sodelujočih
Kriterij pokaže subjektivno mnenje vodstva in sodelujočih o določenem procesu. Dejstvo je, da so prijave na izobraževanje po mnenju vodstva in sodelujočih eden izmed srednje pomembnih procesov, ki se pojavljajo pri oddelku izobraževanj. Je pa pomembno, da podjetje pridobi informacijsko podprto tehnologijo, ki bo nudila boljši pretok prejemanja prijav in potrjevanja, predvsem pa pregleda v zgodovino prijav na posamezna izobraževanja.
Andrej Kajzer: Razvoj uporabniške rešitve za vodenje stran 27 prijav na izobraževanja v Iskratel d.o.o.
4.3.2 INFORMACIJSKI VIDIK
Za analizo posnetkov se bomo omejili na tri ključne kriterije, s katerimi bomo skušali ugotoviti enovitost, učinkovitost in obseg informacijske podpore procesa.
• Različnost informacijskih sistemov
Kriterij pokaže enovitost informacijske podpore procesa. Enovitost informacijske podpore je pomembna zaradi zmanjšanja deleža človeškega dela v procesu na račun racionalnega poslovanja (odpravljanje podvojenega dela) in kvalitativno gledano zaradi zmanjšanja pojava napak zaradi vpliva človeškega faktorja.
Analiza je pokazala, da je proces informacijsko slabo podprt, da se vnosi ponavljajo, opravlja se podvojeno delo, veliko je ročnega vnosa in papirnih oblik dokumentov. Celoten proces prijave in potrjevanja lahko podpre z uporabniško rešitvijo prijave na izobraževanje oziroma vodenje prijav (potrjevanje, pregled zgodovine) na izobraževanja.
• Delež funkcij, podprtih z informacijskim sistemom
Kriterij pokaže učinkovitost informacijske podpore procesa. Izražen je v razmerju med funkcijami, ki so podprte z informacijskim sistemom in skupnim številom vseh funkcij. Idealno razmerje je 1. Več kot je funkcij, podprtih z informacijskim sistemom, krajši so pretočni časi, manj je napak, racionalnejše je poslovanje na račun zmanjšanja človeškega dela. Stanje na tem področju je zelo različno od področja do področja. Povprečje deležev v sedanjem procesu prijavljanja na izobraževanje je le 0,20.
• Točka vstopa informacijske podpore v procesu
Kriterij pokaže obseg informacijske podpore procesa. Prave informacijske podpore v sedanjem procesu ni. Prijave se hranijo v Referatu za izobraževanje, do katerega imajo dostop samo referenti oddelka, ki lahko izda poročilo na zahtevo. Izdelovanje poročila je lahko zelo zamudno, saj se prijave hranijo v papirni in elektronski obliki zapisa (MS Word, MS Excel).
Andrej Kajzer: Razvoj uporabniške rešitve za vodenje stran 28 prijav na izobraževanja v Iskratel d.o.o.