Como estudio administrativo se presentan los detalles y componentes legales, estructura organizacional, el rumbo de la organización y el recurso humano. Para ello se define el nombre o razón social para la constitución de MERAK INF, partiendo de que este nombre no esté registrado antes los organismos nacionales. Se define el rumbo de la organización a través de la misión y visión. finalmente se plantea la estructura y el talento humano. López, Aceves, Pellat y Puerta, profesores investigadores del Instituto Tecnológico de Sonora de México definen el estudio administrativo como:
“El estudio administrativo en un proyecto de inversión proporciona las herramientas que sirven de guía para los que en su caso tendrán que administrar dicho proyecto. Este estudio muestra los elementos administrativos tales como la planeación estratégica que defina el rumbo y las acciones a realizar para alcanzar los objetivos de la empresa, por otra parte, se definen otras herramientas como el organigrama y la planeación de los recursos humanos con la finalidad de proponer un perfil adecuado y seguir en la alineación del logro de las metas empresariales. Finalmente se muestra el aspecto legal, fiscal, laboral y ecológico que debe tomar en cuenta toda organización para iniciar sus operaciones o bien para reorganizar las actividades ya definidas.” 22
4.1.1. Entornos físicos
MERAK INF destinará dos espacios de trabajo en los cuales realizará sus labores, estas se dividirán entre área de trabajo y área de negocio, siendo el área de negocio un espacio dedicado para reuniones presenciales mediante la modalidad de coworking que cuenta con espacios e insumos necesarios para reuniones.
4.1.1.1. Área de trabajo
Se dispondrá de una oficina, que en un principio será bajo la figura de “coworking”, como exigencia la infraestructura de esta área de trabajo deberá ser acorde a las expectativas, necesidades y que refleje la personalidad de la empresa.
22López, M., Nereida, J., Pellat, A. y Puerta, C. Estudio administrativo…. un apoyo en la estructura
organizacional del proyecto de inversión. Sitio Web.
51 Para las reuniones que se estipulan sean necesarias; se realizarán mediante herramientas de telepresencia o en el área de negocios en caso de ser presenciales.
4.1.1.2. Área de negocios
Para esta área también se contratarán los servicios de compañías que
ofrecen espacios para el “coworking” principalmente en la ciudad de
Bogotá.
Bajo esta figura innovadora de espacios de trabajo, se busca aprovechar la reducción de costos y un ambiente de trabajo productivo e ideal para el emprendimiento. El “Coworking” ofrece espacios ideales para las reuniones de negocio, ya que, además de las instalaciones a la medida, permite acceder o contratar servicios adicionales como correspondencia, servicios telefónicos, aplicaciones y equipos tecnológicos (Computadores, video beams, Televisores)
4.1.2. Estructura organizacional
En la siguiente imagen se representa la estructura del cuerpo administrativo planteada en MERAK INF con los perfiles y niveles jerárquicos necesarios para lograr los objetivos y metas propuestas.
52 4.1.3. Descripción de cargos
Una buena planificación de los recursos humanos permite satisfacer las necesidades del negocio y los requerimientos de personal identificando las habilidades y la cantidad de personas que se requieren para lograr los objetivos de la empresa, es por ello por lo que MERAK INF describe los roles necesarios para su funcionamiento.
ROL DESCRIPCIÓN
Gerencia y Dirección
Es el responsable legal de la empresa y en ese sentido deberá se encargará de definir las políticas, directrices y procedimientos que se deberán aplicar en toda la empresa, para lograr la eficiencia administrativa y operacional. Entre sus responsabilidades están:
● Realizar los actos de administración y gestión ordinaria de la sociedad.
● Ejecutar el Plan de Negocios aprobado por los integrantes de la sociedad y proponer modificaciones al mismo, si es necesario. ● Celebrar y firmar los contratos y obligaciones de
la sociedad.
Dirección comercial
Es el área en la que se desarrollan temas de selección del mercado y del grupo de clientes potenciales a los que se va a servir, el diseño de las ofertas, productos, marcas, precios y canales de distribución, además de establecer los medios de acción comercial para colocar la oferta diseñada.
Dentro de sus funciones están:
● Concretar los diferentes canales comerciales, la estructura, tamaño y rutas.
● Diseñar y posicionar correctamente la web y las redes sociales de la compañía.
● Evaluar la creación de nuevos servicios identificando nuevas oportunidades de negocio.
Publicidad
Se ocupa de dirigir las campañas, coordinar y ejecutar labores relacionadas con diseño de piezas y elementos de la imagen corporativa. Entre sus funciones se encuentran:
● Interpretar las necesidades publicitarias de cada Área, sugiriendo los medios que puedan brindar mejores resultados.
● Asesorar a la empresa en la toma de decisiones que contribuyan al mejoramiento y posicionamiento de la Imagen empresarial.
53 Dirección de
Servicios
Es el área especializada en la consultoría y asesoramiento en el manejo de todos los recur sos disponibles en los negocios (materiales, económicos, tecnológicos, humanos).
Su misión es asesorar al cliente en los servicios ofrecidos por la empresa, buscando que este mejore su productividad o solucione problemáticas muy concretas y definidas.
Implementación
Es el área encargada de configurar e implantar las soluciones adquiridas por el cliente, como soporte postventa, garantizando tanto su calidad y el cumplimiento de los requerimientos del cliente, así como su adecuación a las necesidades de los usuarios. También deberá coordinar la presentación y la capacitación de las nuevas aplicaciones a los usuarios.
Dirección Financiera y
Contable
Es el área encargada de administrar y controlar los recursos financieros de la empresa.
Deberá establecer y ejecutar el cronograma de pago de diferentes conceptos de la Institución, además de proporcionar información financiero-contable a organismos internos y externos.
Una de las funciones principales es gestionar el riesgo de la empresa para garantizar su continuidad. Para ello, vigilará los tipos de cambio, los tipos de interés, los precios, la renta variable y las insolvencias de los clientes para evitar situaciones de peligro y tensión financiera.
Auxiliar Contable
Se encargará de apoyar y asistir al área de Dirección Financiera y contable, además entre sus funciones se encuentra el manejo y control de inventarios, generación de informes, administración de los documentos contables.
Tabla 24 Descripción de roles. Elaboración propia.