Durante la investigación se utilizará conceptos relacionados con el tema de investigación, los mismos que contribuirán al conocimiento científico de la investigadora y a la organización del marco conceptual de la Tesis.
ACTIVIDAD.- Categoría programática que expresa la producción de bienes o prestación de servicios terminales (producción final que se ofrece a la comunidad o a sectores de la actividad económica o social) que contribuyan directamente al logro de objetivos y metas.
ACTIVOS DE CAPITAL.- Activo con una vida de más de un año que no se compra ni se vende por el curso ordinario de los negocios.
ACTIVOS TANGIBLES.- Activos físicos por oposición a activos intangibles de naturaleza corpórea tales como: Edificios, Vehículos, Maquinaria, Equipo, Muebles, Enseres, etcétera.
ACTIVOS INTANGIBLES.- Activos o bienes de naturaleza intangible, que no se los puede ver ni tocar, en oposición a los tangibles, tales como: el valor establecido por las marcas y las patentes.
ADMINISTRACIÓN.- Conjunto de normas, políticas y técnicas sistemáticas, que permiten una efectiva y eficiente utilización de los recursos disponibles de una entidad, con el fin de alcanzar sus objetivos mediante los mecanismos de planificación, organización, dirección, coordinación y control, como elementos básicos de todo proceso administrativo.
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BIENES.- El nombre “Bien” tiene normalmente un carácter abstracto que significa utilidad, pero el plural bienes denota en resumen, las mercaderías. BIENES DE CAPITAL.- Mercancías que rinden una corriente de servicios a lo largo del tiempo, incluye los bienes de consumo duraderos y a los bienes de producción o de capital.
CALIDAD.- A la calidad se la puede definir a través de un juicio, tal como ausencia de defectos, o por características objetivas, independientemente de los individuos, como conjunto de propiedades sensibles y mesurables de un producto. O aún, desde una perspectiva más subjetiva, a través de una relación social y técnica de consumo, como adecuación de las propiedades de un bien o servicio a las necesidades de su usuario.
CAPITAL.- Stock de recursos disponibles en un momento determinado para la satisfacción de las necesidades futuras, en este sentido puede referirse al stock de riqueza material de una empresa.
CONTROL INTERNO.- El Control Interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas coordinadas para salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera, técnica y administrativa, promover la eficacia de las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
CONTROL FINANCIERO.- Es el plan de organización, procedimientos y registros que concierne a la custodia y salvaguardia de los recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables, de los estados financieros y de la información financiera gerencial. CONTROL ADMINISTRATIVO.- Es el plan de organización, procedimientos y registros que concierne a los procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones y actividades para fomentar la eficiencia de las operaciones, la observancia de la política prescrita y el cumplimiento de las metas y objetivos programados por la empresa.
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CONTROL PREVIO.- Es el examen de las operaciones propuestas antes de su autorización con el propósito de establecer su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad con el presupuesto. Consiste en un examen de cada transacción individualmente antes de llevarlo a cabo.
CONTROL CONCURRENTE.- Es el conjunto de mecanismos y procedimientos que permiten analizar las operaciones financieras y administrativas en el momento en que se van a ejecutar. Los involucrados en el control previo son responsables directos del control concurrente, puesto que en ellos recae esta responsabilidad.
CONTROL POSTERIOR.- Es el examen posterior de las operaciones financieras o administrativas que se practica después del cierre del ejercicio económico financiero por medio de la Unidad de Auditoria Interna y/o el Órgano de Control Gubernamental.
COORDINACIÓN.- Es el proceso de integrar los objetivos y actividades independientes (departamentos o áreas funcionales) de una empresa, a fin de conseguir eficientemente las metas organizacionales.
COMPETITIVIDAD.- Situación en que dos o más personas y organizaciones luchan por alcanzar metas mutuamente incompatibles, sin que puedan interferir entre si.
CONFLICTO ORGANIZACIONAL.- Desacuerdo entre individuos o grupos dentro de la organización, debido a la necesidad de compartir recursos escasos o realizar actividades de trabajo interdependientes, o bien debido a diferentes metas o culturas.
CULTURA ORGANIZACIONAL.- Conjunto de factores importantes, como normas, valores, actitudes y creencias compartidas por los miembros de una organización.
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DEPRECIACIÓN.- Es el decremento continúo en valor, cantidad, o calidad de un activo debido al transcurso del tiempo, al desgaste y la obsolencia.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL.- Esfuerzo a largo plazo apoyado por la alta gerencia, tendiente a mejorar los procesos de solución de problemas y de renovación de una organización por medio de una eficaz administración de la cultura organizacional
DIRECCIÓN.- Entre todas las funciones administrativas, la dirección es la que relaciona más directamente a los gerentes con sus subordinados. Así pues, la dirección constituye una parte central de su función y consiste en trabajar con otros y servirse de ellos para alcanzar las metas de la organización.
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS.- Método estructurado que utiliza un manual narrativo para comprender el contexto y los detalles de los procesos claves. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Los procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados.
EFICIENCIA.- Grado de utilización de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos. La eficiencia está asociada, además de con la competencia, con bajos costos de transacciones. Hacer bien las cosas.
EFICACIA.- Grado de cumplimiento con respecto a las metas y objetivos previamente establecidos. Hacer las cosas correctas.
ESTRATEGIA.- Programa general para definir y lograr los objetivos de una organización y poner en práctica su misión.
EQUIPOS DE PROCESO.- La configuración, entrenamiento y facilitación de equipos de Procesos es esencial para la gestión de los procesos y la orientación de éstos hacia el cliente. Los equipos han de ser liderados por el
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"propietario del proceso", y han de desarrollar los sistemas de revisión y control.
GESTIÓN.- Acciones encaminadas a lograr un negocio o fin, a través de la aplicación de normas, políticas y estrategias. Planes que conllevan a conseguir objetivos que se plantean a futuro con la finalidad de obtener rentabilidad económica y social en un periodo de tiempo dado. La gestión conlleva a seleccionar objetivos y metas a través de medios apropiados para lograr su ejecución; en consecuencia, es una actitud inteligente de las mejores alternativas para la optimización de los recursos.
GESTIÓN DE PROCESOS.- La Gestión de Procesos coexiste con la administración funcional, asignando "propietarios" a los procesos clave, haciendo posible una gestión interfuncional generadora de valor para el cliente y que, por tanto, procura su satisfacción. Determina qué procesos necesitan ser mejorados o rediseñados, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos establecidos. Hace posible la comprensión del modo en que están configurados los procesos de negocio, de sus fortalezas y debilidades.
GUIA DE PROCEDIMIENTOS.- Conjunto de normas de gestión administrativa, reglamentaciones, políticas y procedimientos preparados por un alto ejecutivo, que se implantan con la finalidad de que el recurso humano lo ponga en práctica, como norma de sana costumbre.
INDICADORES DE GESTIÓN.- La Gestión de Procesos implicará contar con un cuadro de indicadores referidos a la calidad y a otros parámetros significativos. Este es el modo en que verdaderamente la organización puede conocer, controlar y mejorar su gestión.
INVENTARIO.- Lista detallada de los stocks de una empresa, que se valora periódicamente para que se pueda preparar el balance. Los bienes, normalmente, se cuentan, miden o pesan, y se hace una estimación o valoración de ellos.
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MECANISMO.- Artificio o estructura de algún cuerpo, y combinación de sus órganos, piezas o partes constitutivas, medios prácticos usados en las artes. MEJORAMIENTO CONTINUO.- Se logra a través de la aplicación de la Calidad Total y la Competitividad; más que una mera extensión histórica de uno de los principios de la administración científica, que admite que todo método de trabajo es susceptible de ser mejorado. El mejoramiento continuo refleja lo que la empresa necesita hacer si quiere ser competitiva a lo largo del tiempo.
MISIÓN.- La razón fundamental de la existencia de una organización, que la hace diferente a las otras.
MODELO DE PROCESOS.- Un modelo es una representación de una realidad compleja. Realizar el modelado de un proceso es sintetizar las relaciones dinámicas que en él existen, probar sus premisas y predecir sus efectos en el cliente. Constituye la base para que el equipo de proceso aborde el rediseño y mejora y establezca indicadores relevantes en los puntos intermedios del proceso y en sus resultados.
OBJETIVOS.- Las metas fijadas de una organización hacia las cuales se canalizan los recursos y esfuerzos.
PLANIFICACIÓN.- En términos sencillos, consiste en seleccionar objetivos y metas coherentes y consistentes y los medios apropiados para lograr su ejecución; en consecuencia, esta actitud de previsión y selección inteligente de las mejores alternativas para el óptimo aprovechamiento de los escasos recursos.
PROCESOS.- Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la información, los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los controles, porque los primeros
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REDISEÑO Y MEJORA DE PROCESOS.- El análisis de un proceso puede dar lugar a acciones de rediseño para incrementar la eficacia, reducir costes, mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de producción y entrega del producto o servicio.
RECURSOS.- Capacidades humanas, propiedades animales y objetos materiales, tierra, agua, etcétera, escasas en relación con la demanda y que se emplean a menudo conjuntamente, para producir bienes y servicios.
RIESGO.- Posibilidad de que ocurra un suceso, cuya probabilidad puede ser o no medible.
VALOR EN LIBROS.- Valor contable de un activo. El valor en libros de una acción de capital común es igual al capital contable (capital social más utilidades retenidas) de la empresa, dividido entre el número de acciones de capital en circulación.
VALOR DE SALVAMENTO.- Valor de un activo de capital al final de un periodo especifico. Es el precio actual de mercado de un activo cuyo remplazamiento se considera en un problema de presupuesto de capital.
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CAPÍTULO III
3. METODOLOGIA
3.1. ENFOQUE
La investigación se enfoca al análisis y estudio de los procedimientos de control y administración de los bienes muebles e inmuebles que posee la institución, y que son utilizados por el personal para el ejercicio de las actividades cotidianas y rutinarias, en este sentido es necesario conocer como son utilizados y cuál es el grado de responsabilidad de los usuarios en el mantenimiento y custodia. Se considera entonces, importante incursionar en esta difícil pero necesaria labor, que contribuye al conocimiento de nuevos conceptos y a la recopilación de información y opinión que será de gran interés para los diversos sectores de la sociedad ecuatoriana.