Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía
Mayor
Hoja: 1 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General
de Administración Fecha de elaboración: 15/07/05
Nombre del Procedimiento Elaboración de
los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Órganos del Poder Judicial
Analiza guía y define aspectos a incorporar Solicita avance presupuestal al trimestre a SH Inicio Integra y actualiza formatos trimestrales de OPJ Elabora oficio y remite formatos a OPJ Recibe oficio y guía
de la SH para informes trimestrales
Reciben y registran avances en formato y turnan a DGA
DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía
Mayor
Hoja: 2 de 2 Unidad Administrativa: Dirección General
de Administración
Fecha de elaboración: 15/07/05 Nombre del Procedimiento Elaboración de
los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora
Fecha de revisión: 01/08/05
Dirección General de Administración Órganos del Poder Judicial
1 Archiva Fin Recibe y analiza información y captura Ajusta y modifica metas Integra y genera informe trimestral y archivo en disco Remite informe y archivo en disco a SH
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto
público del Poder Judicial del Estado
SUBPROCESO: Evaluación de gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio del 2005
ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración
PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del
Estado de Sonora
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar y remitir oportunamente la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial a la Secretaría de Hacienda, de conformidad a las disposiciones legales aplicables y a los lineamientos que ésta emita
II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA
A la Dirección General de Administración
III. ALCANCE
Aplica a todos los procedimientos de elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora
IV. DEFINICIONES
PJE: Poder Judicial del Estado STJ: Supremo Tribunal de Justicia OM: Oficialía Mayor
DGA: Dirección General de Administración SH: Secretaría de Hacienda
CHPPJES: Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora V. REFERENCIAS
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora Ley Orgánica del Poder judicial del Estado de Sonora
Ley de Planeación del Estado de Sonora
Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal
Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda
VI. POLÍTICAS
1. Para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial se tomará como base los lineamientos que defina la Secretaría de Hacienda
2. Para la integración de la información requerida en los formatos se solicitará a los órganos del Poder Judicial los requerimientos de información necesarios
3. La información contenida en la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial se cotejará con los informes trimestrales presentados a la Secretaría de Hacienda • • • • • •
1. Presidente del Supremo Tribunal de Justicia 2. Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia
3. Secretaría de Hacienda del Poder Ejecutivo del Estado
IX. INDICADORES
N° de documentos de Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial remitidos / Total de documentos de Cuenta Pública del Poder Judicial elaborados.
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
OMDGA-010. Análisis Sectorial. Cuenta Pública
OMDGA-011. Análisis Programático – Presupuestal. Cuenta Pública OMDGA-012. Resumen Programático - Presupuestal
OMDGA-013. Evaluación Programática del Ejercicio del Gasto
XI. ANEXOS
OMDGA-032. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora
XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM • • • • • • • • •
Remitir a la DGA oficio y guía enviada por la Secretaría de Hacienda para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal
Remitir por oficio el documento de la Cuenta de la Hacienda Pública correspondiente al Poder Judicial y archivo en disco al titular de la Secretaría de Hacienda
Remitir copia del oficio enviado a la Secretaría de Hacienda y documento de la Cuenta de la Hacienda Pública correspondiente al Poder Judicial al Presidente del STJ y al titular de la Visitaduría Judicial y Contraloría
Titular de la DGA
Remitir al titular de la Oficialía Mayor documento de la Cuenta de la Hacienda Pública correspondiente al Poder Judicial y archivo en disco
Suscribir oficios a los órganos del Poder Judicial para los requerimientos de información
Personal de la DGA
Coordinar a los órganos del Poder Judicial en los requerimientos de información para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública correspondiente al Poder Judicial
Recabar, revisar, analizar, concentrar y registrar la información enviada por los órganos del Poder Judicial en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda
Integrar la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial
Remitir a la DGA documento de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial y archivo en disco
XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción de Actividades Registro
Dirección General de Administración
1. Recibe de Oficialía Mayor oficio y guía enviados por la SH para la formulación de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial
Oficio Guía
2. Analiza guía
3. Analiza, concentra y captura la información programática y presupuestal en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda
4. Genera formatos concentrados con la información capturada
5. Verifica información de formatos concentrados, con trimestres presentados a la Secretaría de Hacienda.
“Si la información no es correcta”
6. Analiza, concentra y captura de nuevo la información programática y presupuestal en los formatos
indicados por la Secretaría de Hacienda
7. Genera e integra documento y archivo en disco de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial
Documento Archivo en disco
8. Turna a Oficialía Mayor documento y archivo en disco para su remisión a la SH y otras instancias
Oficialía Mayor 9. Recibe y remite por oficio documento y archivo en disco a la Secretaría de Hacienda y otras instancias
Dirección General de Administración
10. Archiva documento
OMDGA-010
ANÁLISIS SECTORIAL. CUENTA PÚBLICA DEPENDENCIA:
Análisis Sectorial. Cuenta Pública
Dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.
En el texto se concentrará la información correspondiente al análisis sectorial vertida en cada uno de los trimestres del ejercicio.
Su propósito es mostrar los resultados generales y la evolución del sector de la economía estatal y su impacto en el ámbito social como parte de los programas y acciones derivadas del Plan Estatal de Desarrollo.
Su estructura se realizará de acuerdo a los programas formulados. En él se describirán los logros y resultados cuantitativos y cualitativos alcanzados en cada uno de los programas durante el año. Se deberán aportar elementos de auto evaluación. Para su mejor comprensión se recomienda seguir las instrucciones que en forma más amplia proporciona la Secretaría de Hacienda.
OMDGA-011
ANÁLISIS PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL. CUENTA PÚBLICA DEPENDENCIA:
Análisis Programático – Presupuestal. Cuenta Pública
Dependencia: Se anotará el nombre y la clave de la dependencia sin abreviaturas.
En el texto se concentrará la información correspondiente al análisis programático - presupuestal vertida en cada uno de los trimestres del ejercicio.
Su propósito es analizar en términos generales el comportamiento del gasto total de la dependencia, con un enfoque eminentemente programático.
Se explicarán las causas generales de la variación del gasto total ejercido por unidad responsable con respecto al presupuesto original, haciendo referencia a los programas más importantes en el contexto global de las actividades de la dependencia.
El orden de presentación deberá ser congruente con la secuencia que guarda el formato OMDGA- 013 “Evaluación programática del ejercicio del gasto“.
La diferencia o incumplimiento de metas y su respectiva justificación deberán referirse en todos los casos al presupuesto y a las metas originales autorizadas por el Congreso del Estado. Por lo tanto las modificaciones autorizadas al original y su correspondiente explicación formarán parte de los argumentos que justificarán la desviación total respecto al original. Para su mejor comprensión se recomienda seguir las instrucciones que en forma más amplia proporciona la Secretaría de Hacienda.
OMDGA-012
RESUMEN PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL (Acumulado al _ Trimestre)
*AVANCE FISICO %
UNIDAD METAS No. de FINANCIERO % AVANCE
A B C TOTAL DEPENDENCIA 0 0 0 0 *A = 100 % o Mayor B = 60 - 99.9 % C = 0 - 59.9 %
Resumen Programático – Presupuestal
La primera parte se refiere al encabezado del formato. La segunda parte corresponde al cuerpo del formato.
El cuerpo del formato se integra por cuatro columnas principales:
En el primer renglón se anotara la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.
Columna número uno: Denominada unidad, se conforma de dos apartados:
En el primer apartado: Se anotará la clave numérica correspondiente a la unidad
responsable en orden ascendente.
En el segundo apartado: Se anotará el nombre de la unidad responsable.
Columna número dos: Se anotará el total de metas programadas para cada unidad
responsable.
Columna número tres: Se registrará el avance financiero porcentual comparando el
presupuesto ejercido contra el presupuesto original.
Columna Número cuatro: Denominada avance físico esta compuesto por tres
apartados.
En el A: Se anotarán las metas alcanzadas entre el 100% o más. En el B: Se anotarán las metas alcanzadas entre el 60 y 99.9%. En el C: Se anotarán las que se ubican entre 0 y el 59.9%.
Al finalizar con la información requerida en las columnas se anotará en el renglón inmediato inferior en el espacio correspondiente a unidad la leyenda “Total dependencia” lo cual marcará la pauta para que se describa el total por cada una de las columnas, con excepción de la columna referida al “avance financiero” que presentará el avance porcentual a nivel global resultado de comparar el ejercicio total contra el original.
En la parte inferior del formato se registrará un concentrado porcentual del resultado final de la evaluación física a nivel de dependencia con base en los términos anteriormente señalados. Ejemplo:
A = 100% o Mayor 80.3% B = 60 – 99.9% 16.2% C = 0 – 59.9% 3.4%
OMDGA-013
CUENTA PÚBLICA
EVALUACIÓN PROGRAMÁTICA DEL EJERCICIO DEL GASTO
(Pesos)
Metas anuales Presupuesto (pesos) Clave Programática De p Ur ER Prog CP Proc. LA Meta Descripción Unidad de
medida Origi-nales Modifi-cadas Alcan-zadas
Avance físico % con
originales Original Ejercido
Avance financiero
% con originales
Evaluación Programática del Ejercicio del Gasto
La primera parte se refiere al encabezado del formato.
La segunda parte corresponde al cuerpo del formato y se conforma por (17) columnas:
2). Unidad Responsable (UR): Se anotará la clave de la unidad responsable.
3). Eje Rector (ER): Se anotará el número del eje rector (un dígito) del Plan Estatal de Desarrollo, donde se ubican las actividades a desarrollar.
5). Categoría Programática (CP): Se anotará la codificación que corresponda a esta categoría. Las categorías programáticas se componen de las letras A, que es la actividad institucional; P, proyectos estratégicos y la I que son proyectos de inversión, a las que se les adicionan dos dígitos consecutivos iniciando con 01. Ejemplo para STJ sería A01.
6). Procesos (PROC): Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable.
7). Línea de Acción (LA): En esta columna se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001,002) que correspondan de acuerdo a la clave presupuestal asignada en el Presupuesto de Egresos del Estado ejemplo: 02-01-1-05-A01-CA-001 corresponde a una línea de acción de la Presidencia del STJ.
8). Meta: En esta columna se anotarán los dígitos asignados a la meta en el Presupuesto de Egresos del Estado, en número progresivo (01,02).
9). Descripción: En esta columna se anotará a la altura de la clave que corresponda, la denominación de la dependencia, unidad responsable, eje rector, programa, categoría programática, proceso, línea de acción y meta. En ningún caso deberán aparecer espacios en blanco en la descripción de cualquiera de estos conceptos.
10). Unidad de Medida: Se anotarán aquellas unidades de medida con las que se identifiquen las actividades a realizar, las cuales deberán coincidir con las empleadas en el Presupuesto de Egresos. A toda unidad de medida deberá anteceder una descripción breve y clara sobre las acciones a desarrollar.
11). Metas anuales originales: A la altura de la descripción de la meta y de su unidad de medida se anotará la cuantificación autorizada en el Presupuesto de Egresos Estatal. En caso de no existir cuantificación en el original (autorizado), se anotarán las que manejó
1). Dependencia (DEP): Se anotará la clave de la dependencia.
4). Programa (PROG): Se anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector.
12). Metas anuales modificadas: En esta columna se consignarán las metas que sufrieron cambios respecto al original, en caso de no existir modificación alguna, se anotarán las metas originales, y sólo se dejará sin cuantificación cuando las metas hayan sido canceladas.
13). Metas anuales alcanzadas: En esta columna se anotarán los logros obtenidos durante el ejercicio por las dependencias y unidades responsables. En caso de no existir resultados se dejará en blanco.
15). Presupuesto Original: En esta columna se anotará el total de los recursos autorizados por el Congreso del Estado a nivel de Unidad Responsable. La sumatoria de las cifras del presupuesto original deberá coincidir en todos los casos con las autorizadas en el Presupuesto de Egresos Estatal.
17). Porcentaje de avance financiero (contra el original): En esta columna se anotará el porcentaje que arroje la comparación del presupuesto ejercido en relación al presupuesto original.
14). Porcentaje de avance físico de cumplimiento: Se anotará el avance de las metas logrado al final del ejercicio, con relación a las metas originales. Si el cumplimiento en términos porcentuales es superior al 100% se anotará en su lugar un (*) y como pie de página aparecerá la leyenda: (*) Superior al 100%.
16). Presupuesto Ejercido: En este espacio se registrará el gasto ejercido a nivel de unidad responsable. Los montos presupuestales se reportarán en pesos sin utilizar centavos y agrupando los dígitos en centenas y separando con un espacio libre. Cuando no exista cuantificación alguna en las columnas, deberán dejarse en blanco.
Nota: Los montos presupuestales se anotarán en pesos, redondeados, sin utilizar centavos.
OMDGA-032