La documentación y el control de los documentos son dos requisitos diferentes exigidos por OHSAS. No obstante, dada la gran interrelación que existe entre ellos serán analizados de forma conjunta.
6.2.1. Requisito OHSAS
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6. Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de...
Documentación
La documentación del sistema de gestión de la SST debe incluir: a) la política y los objetivos de SST;
b) la descripción del alcance del sistema de gestión de la SST;
c) la descripción de los elementos principales del sistema de gestión de la SST y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados;
d) los documentos, incluyendo los registros, requeridos por este estándar OHSAS; y e) los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de los riesgos para la SST.
Control de documentos
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la SST y por este estándar OHSAS se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado “Control de los registros”. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
a) aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión; b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nueva-
mente;
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso;
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identifi- cables;
6.2.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para
su cumplimiento
Este requisito exige a la organización mantener actualizada la documentación de modo que pueda asegurar que su sistema de gestión de la SST puede entenderse adecua- damente y operarse de manera eficaz y eficiente. En concreto, deberá mantener:
• Detalles de la documentación e información que da soporte a su sistema de gestión de la SST y avala el cumplimiento de los demás requisitos OHSAS. • Detalles de responsabilidades y autoridades.
• Información sobre los entornos locales donde se utiliza la documentación. Así pues, establece la necesidad de elaborar y mantener, en papel o formato electró- nico, la información que describa los elementos básicos del sistema y su interrela- ción, y que oriente sobre la documentación de referencia. Asimismo, la organización debe establecer un sistema para la localización e identificación de documentos, sus exámenes periódicos, revisión cuando sea necesaria, aprobación por personal auto- rizado, puesta a disposición de quien los necesite, retirada de obsoletos, etcétera. Un principio básico de todo sistema de gestión de la calidad de una organización es la documentación del mismo, lo que permite disponer de los procedimientos nece- sarios para establecer la manera correcta de realizar determinadas actividades y controlar su eficacia.
Es importante que la documentación sea estrictamente la necesaria, y debe ser ges- tionada de la forma más sencilla y práctica posible con el fin de no caer en trámites burocráticos de dudosa eficacia.
Se entiende por “documento” cualquier información y su medio de soporte. De acuerdo con los criterios de un sistema de gestión, los documentos típicos que cons- tituyen el sistema preventivo se estructuran en cuatro niveles: el manual, los proce- dimientos, las instrucciones y los registros.
f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la orga- nización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de la SST y se controla su distribución; y
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una iden- tificación adecuada en el caso de que se conserven por cualquier razón.
• El manual general de prevención. Es el documento básico que describe el
sistema de gestión de la SST adoptado y establece la política y la organización para desarrollarlo. Debería incluir al menos un esquema básico de la plani- ficación y actividades preventivas. Además, es conveniente que recoja una síntesis de todo aquello que pueda afectar a los trabajadores y que deban conocer. En este sentido, debería incluir los objetivos y elementos básicos de las diferentes actuaciones, las normas generales de prevención de riesgos labo- rales de la empresa, interrelaciones de los elementos y actividades del sistema, y una orientación de la documentación básica a emplear. El manual debe estar firmado por el máximo responsable de la organización y debe ser entregado a todo el personal del centro de trabajo.
• Los procedimientos del sistema. Son las actuaciones previstas en el sistema
de gestión con sus correspondientes procedimientos específicos, en los que han de indicarse fundamentalmente sus objetivos, los responsables de reali- zarlas, las circunstancias en las que son exigibles y su aplicación. Describen, pues, las distintas actividades del sistema de gestión, indicando su objetivo y alcance, qué hay que hacer, quién es el responsable de hacerlo, y qué regis- tros hay que cumplimentar para evidenciar lo realizado. Es necesario que para las actividades preventivas se elabore un procedimiento por escrito con el fin de facilitar su proceso de aprendizaje, implantación y control.
Los procedimientos completos han de ser entregados a los responsables de las unidades implicadas y estar a disposición de quienes puedan verse afec- tados.
• Las instrucciones de trabajo y las normas de prevención de riesgos labo-
rales. Desarrollan con detalle aquellos aspectos concretos de necesario cum-
plimiento en la realización de un trabajo o tarea. Estas normas pueden ser gene- rales o específicas de un puesto de trabajo o tarea. Las normas de prevención deberán estar integradas en las instrucciones de trabajo, para que el operario sepa cómo actuar correctamente en las distintas fases de la tarea y sea cons- ciente de las atenciones especiales que deba tener en momentos claves para su seguridad personal, la de sus compañeros y la de las instalaciones. Los res- ponsables de las áreas de trabajo y de los procesos productivos deben cuidar de la elaboración de las instrucciones de trabajo y las normas específicas de seguridad, contando para su redacción con la opinión y colaboración de los trabajadores. Posteriormente, las instrucciones y normas deben ser entregadas a todos aquellos que deban cumplirlas y estar localizadas en lugares concretos de fácil acceso y consulta.
• Los registros. Documentos o datos que recogen sobre todo los resultados de
las actividades realizadas. Resulta fundamental disponer de registros de datos
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e informaciones que puedan tratarse de forma sencilla y revertir periódicamente tanto a quienes los hayan generado como a los responsables de las unidades, con el fin de facilitar el autocontrol y la toma de decisiones. Los registros y el control de los mismos serán objeto de análisis en el capítulo 9.
Así pues, los documentos básicos quedan reflejados en la figura 6.3.
La organización debe revisar sus necesidades de documentación e información antes de elaborar la documentación necesaria. No existen requisitos para desarrollar la documentación en un formato concreto de conformidad con el estándar OHSAS 18001, ni es necesario reemplazar documentación existente como manuales, proce- dimientos o instrucciones de trabajo si describen adecuadamente los planes reque- ridos. Es decir, si la organización ya tiene establecido y documentado un sistema de gestión de la SST, podría elaborar un documento general que describa la interre- lación entre sus procedimientos existentes y los requisitos OHSAS 18001.
En la Nota Técnica de Prevención 485 del INSHT se recoge una propuesta de índice de manual general de prevención de riesgos laborales, estructurado en ocho capítu- los. Dicha propuesta es la siguiente:
1. Política de prevención de riesgos laborales 1.1. Declaración de principios y compromisos 1.2. Organización de las actividades preventivas
Instrucciones Procedimientos
Manual
1.3. Reuniones periódicas de trabajo 1.4. Objetivos
2. Evaluación de riesgos 2.1. Evaluación de riesgos 3. Control de riesgos
3.1. Investigación y análisis de accidentes/incidentes. Control de la siniestralidad 3.2. Inspecciones y revisiones de seguridad
3.3. Observaciones de trabajo
3.4. Vigilancia de la salud de los trabajadores 3.5. Control específico de riesgos higiénicos
3.6. Control específico de riesgos ergonómicos y psicosociológicos 3.7. Comunicación de riesgos detectados y sugerencias de mejora 3.8. Seguimiento y control de las medidas correctoras
4. Actuaciones preventivas específicas
4.1. Nuevos proyectos y modificaciones de instalaciones, procesos o equipos 4.2. Adquisiciones de máquinas, equipos y productos químicos
4.3. Selección de personal
4.4. Accesos de personal y vehículos foráneos
4.5. Contratación y subcontratación: trabajo, personas y equipos 4.6. Mantenimiento preventivo
4.7. Instrucciones de trabajo 4.8. Permisos de trabajos especiales
4.9. Consignación de máquinas e instalaciones circunstancialmente fuera de servicio
4.10. Seguridad de productos, subproductos y residuos 5. Información y formación de los trabajadores
5.1. Información de los riesgos en los lugares de trabajo 5.2. Formación inicial y continuada de los trabajadores
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6. Normas generales de prevención de riesgos laborales 6.1. Orden y limpieza de los lugares de trabajo
6.2. Señalización de seguridad
6.3. Equipos de protección individual y ropa de trabajo 6.4. Plan de emergencia
6.5. Primeros auxilios
6.6. Otras normas de prevención de riesgos laborales
7. Control de la documentación y de los registros del sistema de prevención 8. Auditorías del sistema de prevención
Por otro lado, en cuanto a los procedimientos resulta necesario elaborar los siguientes:
• Formación. • Comunicación.
• Identificación, seguimiento y registro de los requisitos legales, reglamentarios y de otro tipo.
• Identificación, evaluación y control de riesgos.
• Mantenimiento de las medidas de control de los riesgos. • Especificación y planificación de objetivos y metas. • Planificación de la acción preventiva.
• Medidas de prevención y de protección a adoptar. • Controles del estado de salud de los trabajadores.
• Elaboración de la relación de accidentes de trabajo y de enfermedades profe- sionales.
• Creación, revisión y control de los documentos.
• Comprobación del cumplimiento de las actividades establecidas. • Control activo.
• Verificación. • Control reactivo.
• Registros.
• Auditorías e información sobre las auditorías.
También es recomendable disponer de los siguientes procedimientos: • Revisión del sistema de gestión de la SST.
• Control de procesos.
• Control de equipos e instalaciones críticas.
• Control de compras, contratas y subcontratas y trabajo temporal. • Control de riesgos de nuevas instalaciones y proyectos.
• Investigación de sucesos.
• Control de registros y seguimiento del sistema. • Material de prevención.
• Vigilancia de la salud. • Planificación de emergencias.
• Trabajadores especialmente sensibles. • Elaboración de instrucciones de trabajo.
El nivel de documentación del sistema dependerá de la complejidad y tamaño de la organización que lo implante. Todos los documentos y datos requeridos para el fun- cionamiento del sistema deben ser identificados y controlados. Una documentación actualizada, correctamente distribuida y disponible cuando se necesite es un punto clave en el éxito de la implantación del sistema y su seguimiento.
El sistema documentado debe ser un proceso vivo, en el que cualquier miembro de la organización pueda participar creando, modificando o utilizando los documentos. Para ello es necesario un procedimiento de control de la documentación que debería
contemplar las siguientes etapas:
• Elaboración del documento: cuando la organización detecte la necesidad de elaborar un documento nuevo o de reeditar o actualizar uno ya existente, deberá definir un responsable de la elaboración del documento en función del tipo, el contenido y la unidad funcional afectada, constando en el documento dicho responsable y la fecha de elaboración.
Los documentos deberán ser titulados y se redactarán con un estilo y termino- logía comprensibles por el usuario. En la elaboración de manuales se recomienda
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utilizar hojas impresas o fotocopias unidas por anillas. De esta forma se podrán intercalar hojas nuevas o reemplazar las obsoletas cuando se produzcan revi- siones, sin necesidad de imprimir todo el manual.
• Codificación: todos los documentos deberán ser codificados de manera que puedan ser identificados adecuadamente dentro de la organización.
• Revisión: una vez elaborado y codificado, el documento deberá ser revisado, modificándose aquellos aspectos que se considere conveniente. El responsa- ble de la revisión podrá ser o no la misma persona que ha elaborado el docu- mento. Se deberá indicar el número y fecha de revisión y quién la ha realizado. • Aprobación: el documento no será válido hasta que no haya sido aprobado por la persona con autoridad para hacerlo. En principio, la responsable de aprobar los diferentes documentos del sistema preventivo de la empresa es la dirección. No obstante, podrá delegar la aprobación de determinados tipos de documentos, salvo del Manual de prevención y de los Procedimientos de gestión, que deberán ser aprobados siempre por la alta dirección.
• Distribución: una vez revisados y aprobados, los documentos deberán estar disponibles en todos aquellos puntos de la organización en que resulten nece- sarios para la correcta implantación del sistema.
Cabe distinguir dos tipos de distribución de los documentos: copias contro- ladas y copias no controladas.
Las copias controladas son aquellas que llevan especificados los requisitos para su desarrollo, revisión, aprobación, mantenimiento y uso, obsolescencia y eliminación. Se deberá establecer una lista de distribución de dichas copias controladas, en la que se identifiquen las copias de documentos distribuidas, los destinatarios y la versión vigente. Esto implica que cada copia del docu- mento, que ya posee un número serial o código, es asignada a una persona par- ticular, con acuse de recibo, de manera que se asegure que dicha persona dis- pone de la versión más actualizada del documento. Es conveniente que, para todos los documentos que deban seguir un circuito dentro de la organización, dicho circuito quede especificado en los propios documentos.
La copia no controlada es aquella que se emite solo por razones de informa- ción general, y no requiere actualizarse a medida que transcurre el tiempo. En ella debe estar claramente indicado que se trata de una copia no controlada. Estas copias no forman parte de la lista de distribución.
• Actualización: los documentos deberán mantenerse actualizados. Para ello, cuando exista algún cambio o modificación del sistema se deberá plantear la vigencia de los documentos relacionados con dicho cambio y actualizarlos
cuando sea necesario. Estas actualizaciones de documentos deberán seguir el mismo circuito de codificación, revisión, aprobación y distribución que el documento al que reemplaza.
Todos los documentos tipo utilizados dentro del sistema de gestión de la SST estarán recogidos en un archivo centralizado en el que se especifiquen, para cada uno de ellos y debidamente codificados, las fechas y los responsables de su elaboración y aprobación, y las revisiones previstas de los mismos.
En la figura 6.4 se resume el circuito de generación y control documental.
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6. Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de...
Figura 6.4. Circuito de la documentación del sistema
Fuente: NTP 485. No Sí Documento nuevo Documento actualizado Documento obsoleto Codificar Distribución controlada ¿Copia controlada? Revisar Aprobar Distribuir Implantar en el sistema Revisar y actualizar Acuse recibo Lista de distribución Archivar Eliminar
Además del procedimiento de control, incluidas las responsabilidades, se requieren registros de documentos, listas maestras o índices, un listado de la documentación controlada y de su ubicación, y un registro de archivos. Los documentos y datos deben estar disponibles y fácilmente accesibles cuando se requieran, incluyendo situa- ciones de emergencia.
Además, la organización debe establecer procedimientos adecuados para identificar cualquier documento externo necesario para planificar e implementar su sistema de gestión. Por ejemplo, debe establecer procedimientos para gestionar las fichas de segu- ridad desarrolladas para las sustancias peligrosas que utilice, y se deben asignar res- ponsabilidades para ello. El responsable debe garantizar que se mantiene informadas a las personas afectadas sobre cualquier cambio que se produzca en dicha información. Los documentos deben revisarse regularmente para asegurarse de que siguen siendo adecuados. En principio, sería recomendable que se estableciera un sistema de revi- sión y actualización, fijando plazos para cada documento. En todo caso, habría que establecer un mecanismo de consulta periódica con los usuarios de los mismos a fin de detectar posibles deficiencias o mejoras y así facilitar las revisiones. Además, deben revisarse cuando se revise la evaluación de riesgos, cuando se produzca un inci- dente o cuando se produzca cualquier cambio en las condiciones de trabajo, así como cuando se produzca un cambio en la legislación o en cualquier otro requisito que le sea de aplicación.
En ocasiones, puede que sea necesario conservar documentos obsoletos como parte de los registros del sistema de gestión de la SST. En este caso, debe prestarse espe- cial cuidado en el modo de su conservación para asegurarse de que no vuelvan a ser utilizados.
6.2.3. Paralelismo con la legislación
El artículo 23 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales recoge, de forma genérica, la documentación mínima que cualquier empresa debe elaborar y mantener. En concreto, se indica que el empresario deberá elaborar y conservar a dis- posición de la autoridad laboral la siguiente documentación:
• Plan de prevención de riesgos laborales.
• Evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo, incluido el resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores.
• Planificación de la actividad preventiva, incluidas las medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse.
• Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores y conclusio- nes obtenidas de los mismos.
• Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan cau- sado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo. En estos casos el empresario realizará, además, la notificación reglamentaria a la autoridad laboral.
El plan de prevención de riesgos laborales es la herramienta que permite la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de esta. En el artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales viene recogido su contenido: el plan de pre- vención de riesgos laborales deberá incluir la estructura organizativa, las responsabili- dades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos nece- sarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, en los términos que reglamentariamente se establezcan. Los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del plan de prevención de riesgos son la evaluación de riesgos laborales y la planificación de la actividad preventiva. Así pues, se detectan muchas similitudes con el manual general de prevención.
Aunque en el artículo 23 no se cita expresamente, cabe destacar la presencia de otros documentos relativos a actividades exigidas legalmente; por ejemplo, la investiga- ción de accidentes, el plan de emergencia y la auditoría del sistema preventivo. A continuación, se recoge de forma esquemática los elementos que integran el sis- tema de gestión de la SST y su documentación, indicando con un asterisco (*)los
documentos reglamentarios:
1. Política de seguridad y salud:
• Principios en que se basa la acción preventiva.
• Objetivos estratégicos de la prevención y objetivos anuales. (*)
2. Organización de la prevención:
• Modalidad de organización preventiva elegida. (*)
• Procedimiento de funcionamiento de sus órganos preventivos (Servicio de prevención / Trabajador designado, Delegado de prevención, Comité de seguridad y salud).
• Definición de las funciones preventivas del personal de la estructura, con vistas a la integración de estas en las actividades cotidianas. (*)
• Consulta previa a los trabajadores o sus representantes sobre todas las acciones y elementos del sistema preventivo. (*)
• Reuniones sistematizadas de prevención.
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3. Evaluación de riesgos y planificación preventiva:
• Procedimiento de realización de la evaluación de riesgos en todos los puestos de trabajo. (*)