Cyclic Creep

10.1 Začetna faza

Pri uvajanju programa v podjetje moramo paziti na določene dejavnike, da bo sistem zanesljiv in varen za uporabo. V implementaciji moramo upoštevati, da gre za razmeroma novo tehnologijo in da moramo v njo vstopati previdno. Vendar je majhen delež vstopa v uporabo nove tehnologije boljši, kot da tega koraka ne storimo in zamudimo prednosti, ki bi jih lahko imeli dalj časa.

Implementacija komunikacijskega programa se prične z namestitvijo programske opreme Skype na računalnik. Delovanje programa Skype je odvisna od elektronske pošte. Za vzpostavitev sistema moramo dodatno izoblikovati tudi elektronske pošte za posameznega zaposlenega. Komunikacijski program je vezan na delovanje elektronske pošte in uporaba brez nje je nemogoča. Vendar program ne deluje na vsaki elektronski pošti. Elektronska pošta podjetja Alpos, d.d., je zavarovana pred nezaželeno pošto in pred datotekami, ki niso službene narave. V izpostavitev tega sistema bi bilo primerno oblikovati elektronsko pošto za vsakega posameznika v brezplačni ponudbi, ki jo zagotavlja podjetje Google, s ponudbo Gmail. Uporaba za podlago delovanja Skype te elektronske pošte bi zagotovila večjo varnost podjetja pred vdori in hkrati tudi večjo zanesljivost delovanja komunikacijskega programa. Že pri oblikovanju elektronske pošte bi morali paziti na oblikovanje imena in tako zagotoviti enoten sistem za imenovanje zaposlenih, da v prihodnosti ne bi prišlo do zmede pri nalaganju kontaktov na določen račun in računalnik. Primerna oblika za oblikovanje imena elektronske pošte bi bila v kombinaciji z imenom podjetja in priimkom zaposlenega. Kot primerna oblika imena bi bila: [email protected] ali [email protected]. V vsakem primeru pa mora biti sistem za oblikovanje elektronske pošte enoten in vezan na enega ponudnika brezplačne elektronske pošte. Večja varnost sistema z uporabo elektronske pošte preko Gmail-a je tudi v Gmail-ovem pregledovanju poslanih sporočil za morebitno okuženost z virusi.

Pri zagotavljanju varnosti pred uvedbi in uporabi sistema bi bilo primerno naložiti še dodaten protivirusni program na posamezne računalnike uporabnikov komunikacijskega sistema. Programi primerni za zaščito pred virusi in takšne, ki jih lahko brezplačno naložimo na računalnik so:

• Java SE (http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp)

• Pandasoftware (http://www.pandasoftware.com/products/ActiveScan.htm) • Lavasoft (http://www.lavasoftusa.com/software/adaware/)

Primerno je, da na računalnike uporabnikov naložimo vse tri protivirusne programe in si tako zagotovimo boljšo varnost pred virusi, ki bi lahko potencialno ustvarjali težave v delovanju ne le komunikacijskega programa, ampak tudi oviranja delovnega procesa.

10.2 Druga faza

Po naložitvi programske opreme, ki se nahaja na internetu sledi odločitev o strojni opremi, ki jo potrebujemo za delovanje programa. S tem mislimo predvsem na odločitve ali izbrati slušalke z mikrofonom ali pravi VoIP telefon. Primerno bi bilo, da se v začetku uvedejo le slušalke z mikrofonom. Tako bi prihranili pri vrednosti investicije potrebne za implementacijo programa.

Vendar se moramo zavedati, da je uporaba slušalk z mikrofonom moteča za uporabnika storitev in bi jih bilo potrebno v daljšem času umakniti iz uporabe. Za to priporočamo podjetju, da ob prihranku na stroških telefonskih pogovorov sistem nadgradi s pravimi VoIP telefoni. Prihranek na telefonskih pogovorih bo zagotovo viden že v letu dni in takrat se lahko odločimo za nadgraditev strojne opreme ali pa jo popolnoma izključimo iz sistema.

Pred uvedbo kakršne koli strojne opreme potrebne za delovanje komunikacijskega sistema Skype je priporočljivo preizkusiti več različnih slušalk z mikrofonom. Preizkus je potreben za zmanjšanje nevšečnosti z delovanjem mikrofona ali slušalk v prihodnosti.

10.3 Tretja faza

Tretja faza uvajanja je predvsem usmerjena v imena oziroma vzdevka, ki bi si ga zaposleni izbrali. Sistem za vzdevke, ki jih moramo imeti pri uporabi programa, mora biti enoten, kakor v primeru elektronskih pošt, vezanih na program Skype. Priporočamo sistem vzdevkov, ki bi vseboval poleg priimka tudi ime podjetja. Primer za izdelavo vzdevka je mogoč: priimek-alpos ali alpos-priimek. V vsakem primeru pa mora biti sistem poenoten. Pri vpisovanju posameznikov sistem Skype je za večjo prepoznavnost in lažje iskanje posameznikov primerno vnesti v sistem tudi:

• Državo uporabnika (Slovenija) • Mesto (Šentjur)

• Jezik (zelo primerno je, da vpišemo tudi tuje jezike, ki jih govori oseba. Primerno predvsem za potencialne kupce iz tujine, ki prvič prihajajo v kontakt s podjetjem. S tem bi zmanjšali neprijetnosti, ki bi se lahko dogajale pri komuniciranju s tujimi poslovnimi partnerji)

• Spol (ni odločujoč dejavnik, vendar ga lahko dodamo)

10.4 Četrta faza

V tej fazi moramo vnašati notranje in zunanje uporabnike sistema v osebni račun, ki ga imamo odprtega v Skype. To storimo, ko delujejo že vsi Skype uporabniki. Najbolj preprost postopek za obveščanje sodelavcev o Skype uporabnikih je preko elektronske pošte. V izdelano tabelno navedemo:

• Ime in priimek zaposlenega

• Oddelek ali funkcijo, ki jo opravlja v podjetju • Skype ime in vzdevek

• Elektronski naslov

• Državo in mesto uporabnika

Z temi podatki bodo zaposleni lažje poiskali potrebne kontakte med uporabniki programa Skype. Zaposleni jih morajo nato sami dodajati imena v Skypeve kontakte. Poleg dodajanja kontaktov v Skype morajo zaposleni poskrbeti tudi za potrjevanje kontaktov tujih oseb. Vsak kontakt, ki je sklenjen med dvema osebama, mora biti potrjen s strani obeh strani. To zagotavlja tudi večjo varnost in verodostojnost pri uporabi programa Skype.

10.5 Peta faza

Peta faza je usmerjena v zagotavljanje večje verodostojnosti uporabe komunikacijskega sistema Skype. Verodostojnost je usmerjena v prehodno zagotavljanje komuniciranja s pravo osebo. Lahko bi se pripetilo, da bi nekdo razbral vstopno kodo uporabnika komunikacijskega sistema Skype iz zunanjega računalnika. Za zagotavljanje večje verodostojnosti uporabnikov Skype v podjetju Alpos, d.d., bi bilo priporočljivo dodati vsakemu sliko. Dodana slika uporabnika se izriše le na Skypu enega računalnika in ni vezana na splet. Tako ni mogoče, da bi bila na tujem računalniku izrisana izbrana fotografija.

Pri izbiri fotografije ali slike ni primerno izbrati le logotip podjetja, saj je le-ta lahko prekopiran s spletne strani podjetja. Primerno bi bilo izbrati unikatno fotografijo ali sliko. Priporočamo, da v podjetju poenotijo sistem dodatka fotografije. Kot zelo uspešen primer, ki se že zdaj uporablja v praksi, je osebna fotografija uporabnika. Vendar bi v našem primeru morali dodati fotografiji osebe tudi logotip podjetja, saj je uporabnik službeno vezan s tem komunikacijskem programom.

SLIKA 5: PRIMERNA FOTOGRAFIJA (obdelava lastne fotografije)

Pred pogovorom preko Skype je potrebno poznati tudi glas osebe. Zato je primerno, da preden prvič uporabljate glasovno komunikacijo preko programa Skype, s to osebo ali osebno komunicirate ali pa jo predhodno pokličete po stacionarnem telefonu. S tem preprečimo posredovanje informacij napačni osebi.

10.6 Šesta faza

V podjetju Alpos je potrebno zagotoviti tudi finančna sredstva, ki so potrebna za delovanje komunikacije Skype OUT. V ta namen bi bilo potrebno v podjetja zagotoviti dostopno plačilno kartico. Seveda ni potrebno zagotoviti za vsakega posameznika plačilno kartico, vendar le za posamezna podjetja znotraj skupine, Alpos d.d. Primerna plačilna kartica v ta namen bi bila Visa, ki bi bila dostopna zaposlenim ves čas.

Plačilna kartica namenjena za nabavo kreditov Skype bi morala biti izključno namenjena temu stroškom. Tako bi podjetje lažje sledilo stroškom, ki bi nastajali s komuniciranjem s poslovnimi partnerji. Namenska plačilna kartica za nabavo kreditov Skype bi tudi preprečevala neodobrene nakupe zaposlenih na internetnih straneh. Plačilna kartica bi morala biti na voljo in pod nadzorom nadrejenih v podjetju. Mesečno bi morali nadrejeni tudi preverjati porabo, ki je nastala na tej plačilni kartici, saj bi le tako lahko preprečevali zlorabe, ki bi se lahko pripetila v podjetju.