Oficina Institucional de Recursos Humanos
Objetivo
Desarrollar programas y actividades en materia de administración de recursos humanos, aplicar el Sistema de Carrera Administrativa a nivel Institucional, colaborando con los Órganos Superiores de Carrera Administrativa y la Autoridad Nominadora, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes y las emanadas por el Despacho Superior.
Funciones:
- Desarrollar el programa de reclutamiento y selección de conformidad con lo establecido en el reglamento elaborado por la Carrera Administrativa.
- Participar en la selección de los servidores públicos para que sean incorporados en el Régimen de Carrera.
- Aplicar el procedimiento especial y ordinario de ingreso a los servidores públicos de acuerdo con lo establecido en las normas legales de Carrera Administrativa.
- Aplicar las normas y procedimientos establecidos de manera que garantice la transparencia y selección de los recursos humanos.
- Elaborar y transmitir las convocatorias de recursos de acuerdo a las diferentes modalidades establecidas por la Carrera Administrativa.
- Mantener actualizados todos los formularios de declaratoria de vacantes en el registro de elegibles.
- Coordinar con la Dirección General de Carrera Administrativa, la sistematización, estadísticas, información sobre el registro de reingresos, registros de elegibles y cualquier otro documento referente a los concursos.
- Entregar y recibir los formularios de inscripción a los concursos y cualquier otro documento para el cumplimiento del proceso de reclutamiento y selección.
- Aplicar y revisar las pruebas psicológicas y exámenes teóricos necesarios para medir los conocimientos a los aspirantes a ocupar puestos sujetos a la Carrera Administrativa en la Institución.
- Presentar informes mensuales sobre la labor realizada.
- Revisar los documentos que sean utilizados en cada una de las fases del concurso. - Brindar orientación a los aspirantes en relación a los procedimientos empleados para
el reclutamiento y selección de los Recursos Humanos.
- Elaborar informes estadísticos referentes al programa de reclutamiento y selección.
- Realizar cualquier otra función que señale la Ley de Carrera Administrativa, los reglamentos y la Autoridad Nominadora.
Para el desarrollo de sus funciones cuenta con las siguientes áreas de trabajo:
Área Administrativa de los Recursos Humanos.
Área de Bienestar del Servidor Público y Relaciones Laborales. Área de Capacitación y Desarrollo del Servidor Público.
Área de Trámites y Acciones de Recursos Humanos, Planillas y Control de Información.
Oficina de Juzgado Ejecutor
Objetivo
El Juzgado Ejecutor con Jurisdicción Coactiva, tendrá como objetivo principal tramitar la cancelación inmediata de la multa por incumplimiento y hacer arreglos de pago.
Funciones:
- Entablar y tramitar juicios ejecutivos por cobros de Jurisdicción Coactiva.
- Elaborar los expedientes de los casos recibidos, que origine las gestiones de recuperación del proceso establecido.
- Investigar el historial moroso y bienes muebles e inmuebles a cautelares, para poder decretar, practicar secuestros y embargos.
- Dar seguimiento a los casos ventilados (expedientes de casos de secuestros en la Corte Suprema de Justicia, expedientes que estén por resolver el cobro coactivo y embargos de salarios y cuentas bancarias) hasta finalizar el proceso.
- Atender a los usuarios morosos que acuden al Juzgado Ejecutor voluntariamente a realizar arreglos de pago.
- Mantener una coordinación estrecha con la Dirección de Administración y Finanzas con respecto al ejercicio de la Jurisdicción Coactiva.
- Custodiar y conservar los bienes muebles e inmuebles sometidos a las acciones judiciales.
- Adjudicar los bienes muebles e inmuebles que han sido objetos de secuestros y embargos durante el juicio instaurado contra los empleadores y contratistas deudores.
- Absolver consultas verbales, escritas o telefónicas en materia judicial, con respecto al ejercicio de la Jurisdicción Coactiva.
- Llevar el control de los registros de pagos que efectúan los deudores sobre la base de las transacciones judiciales o extrajudiciales realizadas.
Dirección de Administración y Finanzas
Objetivo
Ejecutar las directrices emanadas por el Despacho Superior, procurando la disposición y administración de los recursos materiales, financieros y estructurales que se prestan; servicios indispensables para el desarrollo de actividades, programas, proyectos y funciones encomendadas a cada unidad administrativa, logrando que la Institución se proyecte con más eficiencia y eficacia, ante los usuarios que solicitan nuestros servicios.
Funciones:
- Organizar, dirigir, desarrollar y controlar la preparación y ejecución del presupuesto anual del Ministerio e impartir las directrices de la Dirección de Presupuesto de la Nación que rigen la aplicación de esta materia.
- Efectuar el análisis financiero de la gestión administrativa del Ministerio, llevar control centralizado de los compromisos adquiridos y reflejar financieramente la ejecución presupuestaria.
- Organizar y mantener el buen funcionamiento del almacén, distribución y uso de los materiales, equipos de oficina y de los vehículos.
- Recibo, captación y envío de documentación que requieren refrendo a la oficina de Fiscalización de la Contraloría General, mediante el sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos (SCAFID).
- Coordinar y tramitar las contrataciones de servicios y arrendamientos de locales.
- Suministrar el servicio de reproducción de copias por medio del equipo impresor a todas las Unidades Administrativas de la Institución.
- Coordinar y supervisar la adquisición de bienes y/o servicios necesarios, procurando que sean tramitados con eficiencia y entregados oportunamente.
- Vigilar y procurar que los ingresos se manejen con transparencia y que los mismos tengan su aplicación en forma eficiente, a fin que permitan cumplir los compromisos de la Institución.
- Coordinar con el Despacho Superior, los controles de seguridad referente a la vigilancia y custodia de las instalaciones físicas del Ministerio y otras instalaciones pertenecientes a la Institución.
- Brindar un servicio de mantenimiento, programando los servicios de aseo y limpieza en todas las instalaciones del Ministerio.
- Organizar y reglamentar el uso de la flota vehicular, de acuerdo a las solicitudes y prioridades emanadas de las Unidades Administrativas de la Institución.
- Dirigir y custodiar los bienes del Estado ubicados en la Institución y velar por el buen uso de los mismos.
- Dar cumplimiento a lineamientos, de acuerdo a directrices que provengan de la Dirección Nacional de Carrera Administrativa.
Para el desarrollo de sus funciones contará con una Subdirección, que se encargará de la parte administrativa y las siguientes unidades administrativas:
Subdirección
Departamento de Contabilidad Departamento de Tesorería
Departamento de Presupuesto Institucional Departamento de Compras y Proveeduría
- Sección de Almacén
Departamento de Correspondencia y Archivo Departamento de Servicios Generales
- Sección de Mantenimiento - Sección de Transporte - Sección de Reproducción
- Sección de Seguridad Institucional Departamento de Bienes Patrimoniales Departamento de Informática
Centro de Llamadas
Subdirección de Administración y Finanzas
Objetivo
Garantizar el apoyo logístico de compras, el funcionamiento de los servicios institucionales, flota vehicular y suplir las necesidades de las Unidades Administrativas del Ministerio.
Funciones:
- Organizar y mantener el buen funcionamiento del almacén, distribución y uso de los materiales, equipos de oficina y de los vehículos.
- Recibo, capacitación y envío de documentación que requiere refrendo de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General, mediante el sistema de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos (SCAFID).
- Coordinar y tramitar las contrataciones de servicios y arrendamientos de locales.
- Suministrar el servicio de reproducción de copias por medio del equipo impresor a todas las Unidades Administrativas de la Institución.
- Coordinar y supervisar la adquisición de bienes y/o servicios necesarios, procurando que sean tramitados con eficiencia y entregados oportunamente.
- Coordinar con el Despacho Superior los controles de seguridad referente a la vigilancia y custodia de las instalaciones físicas del Ministerio y otras instalaciones pertenecientes a la Institución.
- Brindar un servicio de mantenimiento, programando los servicios de aseo y limpieza en todas las instalaciones del Ministerio.
- Organizar y reglamentar el uso de la flota vehicular, de acuerdo a las solicitudes y prioridades emanadas de las unidades administrativas de la Institución.
- Dirigir y custodiar los bienes del Estado ubicados en la Institución y velar por el buen uso de los mismos.
Departamento de Contabilidad
Objetivo
Se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones presupuestarías y financieras del Ministerio.
Funciones:
- Registro sistemático de todas las transacciones financieras originadas dentro de la Institución.
- Establecer los procedimientos contables y la dinámica de cuentas para ser aplicadas en función a las diversas operaciones del Ministerio.
- Efectuar el análisis financiero de la gestión administrativa del Ministerio, llevar un control centralizado de los compromisos adquiridos y reflejar financieramente la ejecución presupuestaria.
- Controlar y registrar todos los documentos de crédito aplicados en la ejecución presupuestaria tales como: orden de compra, contratos, planillas, cheques, comprobantes de pago y cuentas contra el Tesoro Nacional (Ministerio).
- Efectuar los registros diarios de las transacciones contables originadas de las operaciones administrativas, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de la República.
- Hacer registros o “imputaciones contables” en los libros de contabilidad que se utilicen (diario combinado, mayor general y mayores auxiliares).
- Mantener actualizados los registros de contabilidad y verificar todo el proceso de erogación.
- Coordinar con las unidades administrativas del Ministerio, Departamento Institucional de Presupuesto, en las modificaciones y desglose del presupuesto e informarles sobre sus ejecuciones y créditos disponibles.
- Utilizar acciones y controles internos que permitan un rendimiento eficiente en forma coordinada con las unidades involucradas para este fin.
- Colaborar y asesorar, cuando así se requiera, en la implementación de nuevos sistemas de registros y control financiero compatibles a las necesidades internas y externas de la Institución.
- Velar y mantener un nivel eficiente de rendimiento y discreción por parte del personal asignado al Departamento.
- Preparar informes diarios, estados financieros trimestrales y anuales. - Preparar al término del año fiscal un informe de Estado Financiero.
Departamento de Tesorería
Objetivo
Regular el flujo de los fondos en el curso de la ejecución presupuestaria en función de las disponibilidades, análisis y proyecciones de ingresos y egresos, el pago de los compromisos adquiridos por la Institución y tener actualizados los estados financieros en períodos determinados.
Funciones:
- Fiscalizar y controlar los recursos asignados con eficiencia y honradez, el manejo del fondo de reserva y todo lo concerniente al movimiento diario de valores.
- Velar que el monto de los diferentes fondos tenga liquidez para suplir la demanda del servicio.
- Confeccionar, con previa autorización, cheques correspondientes a los fondos de manejo del Ministerio y controlar la secuencia numérica de los mismos.
- Coordinar y supervisar que los depósitos de efectivo que se envían diariamente al Banco Nacional estén balanceados (fondos carnet a extranjeros, devoluciones de viáticos de cajas menudas y copias).
- Llevar actualizado el informe diario de todos los diferentes fondos para verificar la liquidez de cada uno de ellos.
- Velar que las cajas menudas de la Institución, los viáticos de misiones al interior y al extranjero, sean confeccionados inmediatamente llegue la solicitud para que se realice las misiones en las fechas estipuladas.
- Ordenar los cheques pagados por el Banco Nacional y preparar las conciliaciones bancarias mensuales e informar a la Dirección de Administración y Finanzas el estado de los fondos (cuentas bancarias, reembolsos en trámite, cheques en circulación, etc.).
- Supervisar que los custodios de los diferentes fondos mantengan actualizados los registros de los movimientos diarios que realicen y que al final del mes los saldos estén balanceados con las conciliaciones bancarias.
- Manejar las cuentas bancarias de Fondo de Operaciones, Fondos Rotativos, Cajas Menudas y Fondos Financieros.
- Verificar que la recepción de las cuentas que presenten los proveedores sean debidamente captadas en el sistema SIAFPA.
- Verificar que las cuentas de reembolsos de los diferentes Fondos Rotativos (fondos operaciones, fondo viáticos, fondo rotativos Gobierno Nacional) sean tramitados y pagados por el Tesoro Nacional al igual la de los proveedores.
- Mantener coordinación permanente con la Dirección de Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas para el desarrollo de las funciones.
- Verificar que los cheques que se entreguen a los proveedores, tengan sus documentos sustentadores paz y salvo nacional del Seguro Social, recibido conforme y facturas correspondientes.
Departamento de Presupuesto Institucional
Objetivo
Coordinar y preparar el presupuesto del Ministerio con las unidades ejecutoras, basándose en justificaciones y medidas reales, tomando en consideración las prioridades que se presente, manteniendo un control de las disposiciones fiscales, decretos y reglamentos de carácter normativo, para ejecutar programas y proyectos en el cumplimiento de metas institucionales de acuerdo a la política de Gobierno, en materia de desarrollo económico y social.
Funciones:
- Coordinar, conjuntamente con la Dirección de Planificación, la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto, pliego de justificaciones e informaciones y asesorar a las autoridades para su consideración.
- Recibir y transmitir a las dependencias del Ministerio, las directrices y formularios que envíe el Ministerio de Economía y Finanzas a través de la Dirección de Presupuesto de la Nación, para la formulación de estimados del Anteproyecto de
Presupuesto Anual y asesorar a aquellas sobre la aplicación, determinación de prioridad, costos y metas de los programas de funcionamiento e inversiones.
- Elaborar anteproyectos de distribuciones y modificaciones y traslados de partidas del presupuesto aprobado y preparar solicitudes de créditos adicionales o suplementales.
- Elaborar el informe diario de la autorización presupuestaria, lo que contempla los compromisos previos adquiridos por la Institución, el cual es remitido al Departamento de Contabilidad, para su respectivo registro.
- Notificar la aprobación del presupuesto y su distribución o modificaciones a la Dirección de Administración del Ministerio y mantener actualizadas las asignaciones presupuestarias.
- Informar mensual y anualmente, acompañando el balance de ejecución presupuestaria de costos por programas, al Ministro, Directores Generales, Dirección de Presupuesto de la Nación, Asesores, en la cual consigne los avances y resultados de los programas presupuestarios de la Institución y sus recomendaciones para corregir desvíos, superar problemas y actualizar las previsiones programadas.
- Verificar periódicamente que los compromisos, reservas de crédito o imputaciones contables se ajusten a las asignaciones de créditos presupuestarios y controlar mediante tarjetario de presupuesto los saldos disponibles que mantiene cada Dirección, así como también seguimiento a los informes de movimiento del gasto.
- Archivar las leyes, decretos o resoluciones, que ordenan erogaciones del Ministerio y de los balances de ejecución presupuestaria y de costos por programas, así como de sus informes mensuales y anuales.
- Elaborar el informe diario de la autorización presupuestaria, que contempla los compromisos previos adquiridos por esta Institución, el cual es remitido al Departamento de Contabilidad para su respectivo registro.
- Preparar el informe de ingresos y gastos mensuales y de flujo de fondo semestral, los cuales son remitidos al Ministerio de Economía y Finanzas con el propósito de evaluar el proceso de la ejecución presupuestaria.
- Analizar, registrar y codificar los documentos de compromisos presupuestarios (reembolsos, caja menuda, órdenes de compra, notas de autorización, planillas, requisiciones, contratos, cuentas, etc.), para establecer el compromiso previo o realizado.
- Mantener las erogaciones realizadas de las acciones programadas, teniendo como finalidad mejorar la aplicación de las partidas presupuestarias, procurando emplear de mejor manera el presupuesto de la Institución.
- Mantener registros de la labor efectuada en la unidad.
Departamento de Compras y Proveeduría
Objetivo
Planificar adecuadamente la adquisición de bienes y servicios necesarios en el tiempo y lugar requerido, en cantidad y calidad adecuada, en las mejores condiciones posibles y conforme a las disposiciones fiscales y administrativas.
Funciones:
- Recopilar las solicitudes de materiales y suministros de las unidades administrativas, para así dar trámite a las solicitudes según la necesidad del servicio.
- Tramitar la adquisición de bienes, materiales, equipos servicios y otros, que solicitan las unidades administrativas por medio de licitaciones públicas, concurso de precios y solicitudes de precios.
- Cotizar en diferentes empresas, los precios de los artículos, bienes o servicios solicitados, siempre y cuando no estén incluidos en el catálogo de Panamá Compras (Convenio Marco), a fin de preparar las órdenes de compra.
- Desarrollar e implantar las normas y procedimientos establecidos para el Departamento.
- Llevar registro y control de todos los bienes y servicios adquiridos por la Institución apoyados en el sistema de procedimiento automático de datos.
- Asesorar y coordinar a las Direcciones, Departamentos, Secciones y Regionales de la Institución, en todo lo referente a programaciones y adquisición de bienes y servicios.
- Recibir y verificar que los bienes y servicios adquiridos se ajusten a las especificaciones requeridas por la Institución.
- Coordinar el uso adecuado de las áreas de almacenamiento y una correcta distribución de los bienes dentro de las programaciones.
- Tramitar por caja menuda las compras, cuando sean por la cantidad estipulada, para esta acción.
Sección de Almacén
Objetivo
Manejar de manera eficiente y oportuna los bienes requeridos por las diferentes unidades administrativas para coadyuvar en el correcto funcionamiento de las mismas.
Funciones:
- Recibir materiales diversos como: equipo, papelería, aseo, etc., que se hayan adquirido a través del Departamento de Compras y procurar que se mantenga en buen estado los materiales en existencia y su ordenamiento.
- Controlar todo el proceso de recepción, almacenamiento y distribución de las unidades administrativas del Ministerio.
- Recibir, analizar, tramitar y dar seguimiento a las solicitudes de materiales de las unidades administrativas del Ministerio.
- Codificar, identificar y llevar registro del equipo comprado y distribuido.
- Recopilar el movimiento de salida de materiales y mercancía para los registros contables.
- Control y registro de las entradas, salidas y distribución de materiales y bienes a la base de datos y al tarjetario Kárdex.
- Realizar otras funciones que sean asignadas por el nivel superior.
Departamento de Correspondencia y Archivos
Objetivo
Mantener la recepción y distribución de la correspondencia, y conservar registros, control y distribución de la documentación designada a la Institución.
Funciones:
- Recibir, numerar, codificar, registrar y distribuir entre las dependencias competentes, los expedientes, actuaciones y demás correspondencias o escritos destinados al Ministerio.
- Recibir las documentaciones técnicas y administrativas del correo y entregarlas, bajo recibo, a las unidades correspondientes.
- Controlar el despacho de los asuntos en trámite en todas las dependencias dentro de los términos legales o reglamentarios.
- Recibir y controlar formalmente el despacho diario de todas las unidades administrativas, toda la correspondencia que llega a este departamento, y remitirlos a las dependencias de origen.
- Registrar, numerar y archivar las resoluciones ministeriales.
- Remitir a su destino por mensajero o correo, la correspondencia, previo registro de salida en las fichas de los expedientes o actuaciones.
- Llevar un registro central de expedientes o actuaciones finiquitadas o resultados en el orden de número, codificado por asuntos y procedencias, así como de antecedentes relevantes en la acción del Ministerio.
- Notificar resoluciones y comunicaciones en que establezca que ello deba entregarse personalmente a los interesados.
- Mantener registros de la labor efectuada en la Unidad.
Departamento de Servicios Generales
Objetivo
Coordinar y supervisar el aseo de las instalaciones de la Institución, mantenimiento y control del equipo rodante, Servicios de Reproducción y Seguridad Institucional, con la finalidad de brindar un servicio eficiente a la misma.
Funciones:
- Supervisar y custodiar las instalaciones físicas en la Sede y otras instalaciones pertenecientes a la Institución.
- Velar por el buen registro y control de los bienes muebles del Ministerio.
- Organizar y mantener los servicios de aseo, conservación de edificios e instalaciones, equipo y transporte u otro que requiera el buen funcionamiento de la Institución.
- Reglamentar y programar la distribución y uso de los vehículos que aprobará el Ministro(a), verificar su cumplimiento, así como los consumos, mantenimiento preventivo y reparaciones de los mismos.
- Coordinar y organizar los servicios de reproducción de documentos, impresiones, empastes y otros que requiera el buen funcionamiento de la Institución.
- Mantener una supervisión permanente a todos los servicios que están bajo su responsabilidad.
Para el desarrollo de sus funciones contará con las siguientes unidades administrativas:
Sección de Mantenimiento. Sección de Transporte. Sección de Reproducción.
Sección de Seguridad Institucional.
Sección de Mantenimiento
Objetivo
Brindar servicios de mantenimiento, aseo, reparaciones, mobiliario, electricidad, entre otras, para mantener conservación y óptimas condiciones en todas las instalaciones de la Institución.
Funciones:
- Brindar servicio de mantenimiento a todas las instalaciones que ocupa el Ministerio. - Reparar y remodelar las oficinas de las unidades administrativas de esta Institución
de acuerdo a la distribución de planta.
- Instalar y reparar alfombras, vinil, pisos, cielo rasos suspendidos, rieles de cortinas, fotos murales, entre otros.
- Mantener los servicios de aseo y limpieza en todas las instalaciones de la Institución.
- Realizar inspecciones a las instalaciones físicas y a sus alrededores, para verificar la conservación y las necesidades de mantenimiento y reparación de los mismos.