Todo documento es un instrumento escrito de identificación y justificación cuya naturaleza, propiedad, autenticidad y resultados incluyen su análisis y verificación, que permite un adecuado control interno de la empresa.
De manera general, estos documentos pueden ser considerados en conjunto, individualmente o combinados de tal forma que le permita al Contador el cruce de información al igual que el rastreo de ciertos datos dependiendo de las
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circunstancias, cabe indicar además que la secuencia numérica es la parte esencial de un documento.
A continuación se presenta un listado demostrativo de todos los documentos utilizados en la empresa. 1.- Factura 2.- Guía de Remisión 3.- Retención en la Fuente 4.- Rol de Pagos 5.- Solicitud de Compra 6.- Control de Activos Fijos 7.- Recibo de Cobro
8.- Recibo de Pago 9.- Control de Muestra
10.- Resumen Mensual de Ventas 11.- Resumen Mensual de Compras 12.- Nota de Ingreso Chofer
13.- Control de Ingresos – Egresos de Pedido 14.- Orden de Salida de Bodega
15.- Control de Procesos 16.- Registro de Manualidades 17.- Control de Secado de Prendas 18.- Control de Tiempos de Producción
La descripción y formato que corresponde a cada uno de los documentos mencionados se detalla a continuación:
1.- FACTURA
Este documento entrega la empresa al cliente por la prestación de un servicio solicitado.
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DESCRIPCIÓN.- Este formulario (1 original y 2 copias), es utilizado para detallar cada uno de los servicios prestados en cantidades y valores exactos como venta por prestación del servicio, y contiene todas las especificaciones dadas por el Servicio de Rentas Internas.
2.- GUÍA DE REMISIÓN
Este documento entrega la empresa al cliente junto con la factura donde se sustenta el traslado de la mercadería dentro del territorio nacional por cualquier motivo.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario (1 original y 2 copias), es utilizado para identificar el motivo del traslado, el destinatario y la identificación de la persona
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encargada del transporte con la descripción de las cantidades y unidades junto con la descripción de los bienes transportados, además que acredita el origen lícito de la mercadería cuando la información consignada en ella sea verídica, se refiera a documentos legítimos y válidos y los datos expresados en ella concuerden con la mercadería que efectivamente se transporta y contiene todas las especificaciones dadas por el Servicio de Rentas Internas.
3.- RETENCIÓN EN LA FUENTE
Este documento entrega la empresa al cliente junto con la factura, donde se detalla el % de retención según el caso.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario (1 original y dos copias), es utilizado para identificar el % de retención y la clase de retención sea esta IVA o Renta, además
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que deben ser entregados al proveedor dentro de los cinco días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de presentación de la factura, además que debe contener todas las especificadas dadas por el Servicio de Rentas Internas.
4.- ROL DE PAGOS
Este documento es un listado o nómina que utiliza la empresa respecto de sus empleados y trabajadores para constancia de pago por los servicios prestados en un determinado período que en el caso de Worlcolor es mensual, en donde no consta la Contadora debido a que se registra la transacción como Honorarios Profesionales.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario en 1 original, es utilizado para detallar el pago por los servicios prestados y en orden alfabético donde se detalla el mes al que corresponde el pago, el sueldo que percibe cada trabajador, el bono de responsabilidad y los respectivos egresos como son anticipos, aportes al IESS, préstamos, fondos que tiene cada uno de los empleados, la firma y el número de cédula.
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5.- SOLICITUD DE COMPRA
Este documento es un Pedido de Insumos y Materiales que se formulan de acuerdo a las necesidades de stock.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario (1 original y 2 copias), es utilizado para todo lo que la empresa compra, por tanto debe ser autorizado por Gerencia previamente. Se origina por el responsable de la custodia de las existencias, quien con conocimiento de la rotación de los inventarios tanto en máximos como mínimos deberá mantener un stock adecuado.
6.- CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Esta tarjeta proporciona un registro individual de cada uno de los activos fijos (bienes muebles e inmuebles) de la empresa, de forma detallada para cada bien que adquiera la empresa. WORLCOLOR S.A. SOLICITUD DE COMPRA Nº 0000 FECHA:
SECCIÓN: FECHA DE ENTREGA:
CANTIDAD DESCRIPCIÓN
Solicitado por: Autorizado por: Recibido por:
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DESCRIPCIÓN.- Cuando la empresa adquiere un bien, registra en la tarjeta de control de activos fijos, se anota la fecha de adquisición del bien, valor, costo, modelo, año, etc., así como la probable vida útil del bien y el método de depreciación a aplicarse. También se registran las reparaciones y mejoras que se hagan al bien así como las depreciaciones y revalorizaciones anuales.
8.- RECIBO DE PAGO
Este documento se realiza para sustentar toda clase de pagos.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario (1 original y dos copias) es utilizado para el registro de salida de dinero por cualquier concepto que se de sea en efectivo o
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cheque, se origina en el Departamento de Contabilidad en la Sección de Contaduría y con el Visto Bueno de la persona encargada de los pagos.
9- CONTROL DE MUESTRA
Es un adhesivo numerado que acompañado del Control de Procesos, se coloca en la prenda que sirve de muestra para la prestación del servicio requerido.
DESCRIPCIÓN.- Este es un documento que sirve para determinar el proceso que se va a realizar a las prendas entregadas por los clientes y está bajo la responsabilidad del Jefe de Planta ó el Técnico.
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10.- RESUMEN MENSUAL DE VENTAS
Es un informe en el cual se detallan todas las ventas por prestación de servicios que realiza la empresa.
DESCRIPCIÓN.- Este es un resumen de todas las ventas con sus respectivas retenciones, que se utiliza y sirve para la declaración mensual de los impuestos.
WORLCOLOR S.A.
VENTAS /
FECHA FACT CLIENTE NETO IVA TOTAL RET. % VALOR % VALOR
11. RESUMEN MENSUAL DE COMPRAS
Es un informe en el cual se detallan todas las compras realizadas por la empresa.
DESCRIPCIÓN.- Este es un resumen de todas las compras con sus respectivas retenciones que se usa para la declaración mensual de los impuestos y de las entidades de control como el CONSEP.
101 REGISTRO DE COMPRAS
FECHA DETALLE DÉBITOS CRÉDITOS
MATERIALES MATERIALES SUMINISTROS REPUESTOS 12% IVA PROVEEDORES IMPUESTOS DIRECTOS INDIRECTOS ACCESORIOS OTROS PAGADO RET.x PAGAR
TOTAL:
12.- NOTA INGRESO CHOFER
Es un documento que registra la mercadería recibida del cliente en sus instalaciones por el Chofer de Worlcolor.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario (1 original y dos copias) hace las veces del control de ingresos – egresos de pedido, que está bajo la responsabilidad del cliente y del chofer de la empresa, donde se registra el pedido de la prestación de servicios.
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13.- CONTROL INGRESOS – EGRESOS DE PEDIDO
Este documento es un Pedido de Prestación de Servicios, de acuerdo al proceso que desee el cliente recibido en la planta.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario (1 original y 2 copias) es utilizado para describir el o los procesos que solicite el cliente, éste documento es elaborado por el Bodeguero quien es el Encargado de la Recepción de Mercaderías, con el Visto Bueno del Cliente y el Jefe de Planta o Técnico y que a su vez entrega al Encargado de la Sección a la que corresponde el proceso del pedido de servicio.
14.- ORDEN DE SALIDA DE BODEGA
Este documento equivale a un Egreso de Bodega.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario (1 original y dos copias) es utilizado cuando la producción ya procesada se entrega al cliente, necesita además de la autorización del Departamento Financiero para la salida de la mercadería de la bodega de la planta.
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15.- CONTROL DE PROCESOS
Consiste en el seguimiento de todos los pasos en la prestación de un servicio, de acuerdo a lo solicitado por el cliente.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario (1 original y 1 copia) es utilizado para el control en la prestación de un servicio desde su inicio hasta el fin, para verificar que se cumpla únicamente con el proceso requerido en el control de ingresos – egresos de pedidos, realizado por el cliente y va acompañado del adhesivo denominado control de muestra donde se detalla lo solicitado por el cliente.
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16.- REGISTRO DE MANUALIDADES
Este documento registra en detalle el proceso de la manualidad requerida por el cliente.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario conformado de 1 original, es utilizado para el control de la producción de la mano de obra donde se detalla el proceso de manualidad solicitado por el cliente y que además sirve para el pago de la producción.
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WORLCOLOR
TRABAJADOR: FECHA: FECHA No INGRESO CLIENTE CANT. PRENDAS PROCESO DETALLE T F F. SUPERVISOR17.- CONTROL DE SECADO DE PRENDAS
Este documento consigna la cantidad de producción de secado que realiza cada trabajador.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario 1 original es utilizado para el control de la mano de obra del proceso de secado de las prendas, que además sirve para el pago respectivo.
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WORLCOLOR
TRABAJADOR: #
orden
Cantidad # orden Cantidad # orden Cantidad # orden Cantidad
18.- CONTROL DE TIEMPOS DE PRODUCCIÓN EN MÁQUINAS
Este documento determina el tiempo de proceso de producción de cada una de las máquinas por el servicio que realiza cada trabajador.
DESCRIPCIÓN.- Este formulario 1 original es utilizado para el control de la mano de obra del tiempo de proceso de cada máquina, que además sirve para el pago respectivo.
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4.2.4.3 CONTROL CONTABLE DE LOS SERVICIOS QUE PRESTA LA