La presente investigación ha sentado las bases para el entendimiento de los sistemas de Business Intelligence, su funcionamiento, estructura y en especial sus beneficios en la organización. Tomando estos fundamentos, es posible continuar con este tema realizando las siguientes investigaciones.
% Determinar los indicadores críticos de una industria en particular que puedan ser monitoreados continuamente por los sistemas de Business Intelligence.
% Desarrollar una metodología que permita determinar los indicadores críticos en cualquier tipo de organización.
% Implementar un estudio cuantitativo que compruebe científicamente la metodología de indicadores, propuesta en el inciso anterior.
% Desarrollar una método de monitoreo que permita probar que el impacto de los indicadores se debió a la implementación de los sistemas de Business Intelligence.
% Llevar al cabo un estudio más a fondo sobre los factores críticos de éxito y fracaso para los sistemas de Business Intelligence.
% Realizar un análisis comparativo del flujo de información a través de las organizaciones con herramientas de Business Intelligence contra las organizaciones que carecen de éste.
% Presentar un sistema de capitales para la valoración de activos intangibles enfocados en el BusinessIntelligence.
% Estudiar las principales herramientas del mercado y los campos de aplicación específicos para cada una de ellas.
Estos temas propuestos enriquecerán la investigación académica existente sobre el tema de Business Intelligence, cuya información actual se encuentra centrada en la comercialización de las herramientas.
ANEXOS
Anexo A Guía de entrevistasInstituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey
Cuestionario para la Investigación de Tesis en laMaestría en Administración de Tecnologías de Información
Guía de entrevista
Sección A. Datos Generales. Las siguientes cuestiones ayudan a clasificar las encuestas y a ubicar los resultados de ésta.
Nombre de la empresa: Actividad Económica: Puesto que desempeña:
Si desea recibir información acerca de la investigación, favor de anotar sus datos a continuación:
Nombre del encuestado: Correo electrónico:
De acuerdo con la siguiente tabla marque el tipo de organización a la que
pertenece en base al número de empleados:
Tamaño Micro Pequeña Mediana Grande
No. De Empleados 1 – 30 31 – 100 101 – 500 500 o más
Sección B. Cuestionario. A continuación se presentan una serie de cuestiones relacionadas con los sistemas de Business Intelligence (BI) de su organización. Por favor conteste cada una de ellas y justifique su opinión al respecto.
1.-¿Cómo son usados los sistemas de BI en su organización? 2.- ¿Cómo ha sido el desempeño de los sistemas de BI? 3.- ¿Considera particularmente útiles este tipo de sistemas?
4.- ¿Considera que el tiempo de implementación y la metodología fueron los correctos?
5.- ¿Considera que el costo de las herramientas y el de consultoría de las herramientas son una buena inversión?
6.- ¿Considera que el costo de las herramientas y el de consultoría fue excesivo o muy bajo?
7.- ¿Quiénes son las personas dentro y fuera de su organización que utilizan más frecuentemente las herramientas?
8.- ¿Los informes del sistema se usan efectivamente en la toma de decisiones, a nivel ejecutivo, medio, corporativo?
9.- ¿Los informes son distribuidos a terceros, como clientes y proveedores, o se usan para realizar transacciones entre ellos?
10.- ¿Cuáles son las áreas de la organización donde más se utilizan las herramientas? 11.- ¿Cuáles son los indicadores mas afectados?
12.- ¿Qué otros beneficios intrínsecos ha podido observar en dichas áreas de la organización?
13.- ¿Cómo se ha afectado el flujo de información en las áreas donde se usan las herramientas?
14.- ¿En qué otras áreas de la organización se pueden implementar los sistemas de BI? 15.- ¿Considera que los beneficios del BI cumplen las expectativas?
Anexo B Carta de presentación
Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey
Cuestionario para la Investigación de Tesis en laMaestría en Administración de Tecnologías de Información
Carta de Presentación
Estimado encuestado:
La siguiente encuesta es parte de la investigación de campo para mi tesis de postgrado sobre los indicadores de cada proceso que se ven afectados con la implementación de herramientas de Business Intelligence. Se manejará total confidencialidad en sus respuestas y los resultados serán usados exclusivamente para fines académicos.
Para regresar esta encuesta favor de enviarla vía fax al número: 01 (81) 8 35 82 00 ext. 4351, con atención al Ing. Roberto Navarrete, o si lo prefiere, puede enviarlo al correo electrónico: [email protected]. Si tiene usted alguna duda o problema favor de comunicarse al teléfono 83 28 43 89 con el Ing. Roberto Navarrete o bien al teléfono celular 044 81 88 03 59 27.
Si usted desea conocer los resultados de este estudio, por favor anote sus datos en el espacio indicado en la encuesta y con gusto se lo haré llegar. Agradezco de antemano la atención prestada a esta solicitud, y sobre todo su apoyo en el desarrollo de esta investigación.
Atte.
Anexo C Cuestionario de nivel Directivo
Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey
Cuestionario para la Investigación de Tesis en laMaestría en Administración de Tecnologías de Información
Nivel Directivo
Sección A. Datos Generales. Las siguientes cuestiones ayudan a clasificar las encuestas y a ubicar los resultados de ésta.
Nombre de la empresa: Actividad Económica: Puesto que desempeña:
Si desea recibir información acerca de la investigación, favor de anotar sus datos a continuación:
Nombre del encuestado: Correo electrónico:
De acuerdo con la siguiente tabla marque el tipo de organización a la que pertenece en base al número de empleados:
Tamaño Micro Pequeña Mediana Grande
No. De Empleados 1 – 30 31 – 100 101 – 500 500 o más
Su empresa:
Sección B. Alcance Estratégico. Los sistemas de Business Intelligence (BI)ayudan en la planeación estratégica de la organización. Por favor marque con una equis “x” la casilla que refleje su opinión al respecto.
La clave de las casillas es 1 = total desacuerdo; 2 = desacuerdo ; 3 = indiferente ; 4 = de acuerdo ; 5 = total acuerdo y NR = no tiene información o no aplica.
No. Cuestionamiento 1 2 3 4 5 NR
1.- Antes de la implementación del Business Intelligence (BI) las decisiones eran tomadas correctamente.
2.- Considera que las herramientas de BI ayudan a tomar un mayor número de decisiones correctas.
3.- Usando BI se puede tomar una decisión en periodo de tiempo mas corto, que sin el uso de éste.
4.- Las herramientas de BI le ayudan al directivo a depender menos de los especialistas en TI.
5.- Considera que los reportes confidenciales son más confiables si se obtienen de una herramienta de BI.
6.- Se eliminan por completo las correcciones de ultima hora (fe de erratas) usando herramientas de BI.
7.- La información obtenida de los reportes de las herramientas de BI es utilizada en las reuniones directivas como base para la toma de decisiones conjuntas.
8.- Se tiene acceso a información de cualquier parte de la organización desde su terminal de acceso.
9.- Piensa que la informa ción estadística de un reporte puede llegar a cambiar la decisión de un directivo.
10.- La información obtenida de los reportes de las herramientas de BI es tomada en cuenta en la planeación estratégica de las principales áreas del negocio (ventas, clientes, producción, etc.).
Sección C. Impacto en la Organización. Los sistemas de Business Intelligence (BI) pueden impactar positivamente en todas las áreas de la organización si se utiliza adecuadamente. Por favor marque con una equis “x” la casilla que refleje su opinión al respecto.
La clave de las casillas es 1 = total desacuerdo; 2 = desacuerdo ; 3 = indiferente ; 4 = de acuerdo ; 5 = total acuerdo y NR = no tiene información o no aplica.
No. Cuestionamiento 1 2 3 4 5 NR
1.- Se generan ahorros en la cadena de suministros al utilizar un Data
Warehousingen su organización.
2.- Los costos del proceso compra/venta disminuyen (identificación del proveedor, selección de productos, presupuestos, etc.)
3.- Los costos de administración de órdenes disminuyen (mayor control, automatización de órdenes, etc.).
4.- Considera que los beneficios en ahorro (disminuciones de costos) y el valor percibido por los sistemas de BI son equilibrados respecto a su costo.
No. Cuestionamiento 1 2 3 4 5 NR
5.- El análisis de la información disminuye los costos y desperdicios en sus inventarios y almacenes.
6.- El análisis de la información disminuye sus costos en operaciones de venta, embarque y distribución de sus productos terminados. 7.- El análisis de la información disminuye sus costos en operaciones
de compra, almacenamiento y uso de la materia prima.
8.- Percibe un retorno de inversión tangible para los sistemas de BI. 9.- Considera las herramientas de BI como una inversión redituable a
mediano plazo para su organización.
10.- Gracias al uso de herramientas de BI se maximiza la inversión de un ERP o un sistema de Manufactura, al obtener mayor provecho de éstos.
11.- Pueden los sistemas de BI ayudar a la creación y/o fortalecimiento de ventajas competitivas en la organización (mejor respuesta al cliente, reducción de fallas, trato personalizado, etc.).
12.- Confía en que sus estados financieros y demás informes financieros son de mayor calidad si provienen de una herramienta BI que de un colaborador.
Sección D. Implementación de la Tecnología. La implementación de la tecnología y el uso adecuado de ésta son factores clave para el desempeño de sistemas de Business Intelligence (BI). Por favor marque con una equis “x” la casilla que refleje su opinión al respecto.
La clave de las casillas es 1 = total desacuerdo; 2 = desacuerdo ; 3 = indiferente ; 4 = de acuerdo ; 5 = total acuerdo y NR = no tiene información o no aplica.
No. Cuestionamiento 1 2 3 4 5 NR
1.- Considera que los sistemas de BI cumplen con las expectativas en cuanto a facilidad de uso, utilidad y calidad.
2.- Ha observado que los sistemas de BI generan conflicto con otros sistemas como los ERP o MRP.
3.- Pueden las herramientas de BI usarse en cualquier proceso de su organización distinto al productivo (recursos humanos, finanzas, etc.)
4.- Se puede afirmar que las herramientas de BI se usan comúnmente en la organización (tiene contacto diario con algún informe). 5.- Considera que se explota todo el potencial de las herramientas de
BI en su organización.
6.- La metodología de implementación de los sistemas de BI en su organización fue la adecuada.
7.- Observó algún tipo de problema de implementación que retrasó la explotación de las herramientas.
8.- La consultoría realizo una implementación 100 % exitosa de todas las herramientas de BI.
9.- Los expertos consultores capacitaron adecuadamente a todo el personal para la máxima explotación de las herramientas.
No. Cuestionamiento 1 2 3 4 5 NR
10.- Será necesario seguir en contacto con los consultores una vez implementado al 100 % los sistemas
11.- Reconoce que los sistemas de BI ayudan a la organización a realizar ajustes en periodos de recesión económica.
12.- Identifica nuevas áreas de oportunidad para el uso de los sistemas de BI, además de las especificadas inicialmente.
Anexo D Cuestionario de nivel Operativo
Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey
Cuestionario para la Investigación de Tesis en laMaestría en Administración de Tecnologías de Información
Nivel Operativo
Sección A. Datos Generales. Las siguientes cuestiones ayudan a clasificar las encuestas y a ubicar los resultados de ésta.
Nombre de la empresa: Actividad Económica: Puesto que desempeña:
Si desea recibir información acerca de la investigación, favor de anotar sus datos a continuación:
Nombre del encuestado: Correo electrónico:
De acuerdo con la siguiente tabla marque el tipo de organización a la que pertenece en base al número de empleados:
Tamaño Micro Pequeña Mediana Grande
No. De Empleados 1 – 30 31 – 100 101 – 500 500 o más
Sección B. Cuestionario. A continuación se presentan una serie de cuestiones relacionadas con los sistemas de Business Intelligence (BI) de su organización. Por favor conteste cada una de ellas y preferentemente justifique su opinión al respecto agregando algunos comentarios adicionales (Puede seleccionar varias opciones).
1.- ¿Qué tan regularmente se usan los sistemas de BI en su área de trabajo? (Se cargan
los datos, se realizan consultas, búsquedas de información, análisis de datos, informes, etc.).
( ) Diariamente.
( ) Tres o más veces por semana. ( ) Una o dos veces por semana. ( ) Dos o tres veces al mes. ( ) Una vez al mes.
( ) Esporádicamente.
2.- Indique los procesos en su organización que cuentan con herramientas de BI, así
como los procesos a los cuales tiene acceso a la información almacenada.
Proceso Cuentan con BI Tiene Acceso
Embarques Pedidos Inventarios m. prima Inventarios refacciones Control de Piso Ventas
Compras materia prima Compras refacciones Producción Ventas Cartera Estados Financieros Otros
3.- Seleccione cuáles son los indicadores que se han beneficiado con la implementación
de sistemas de BI (si le es posible seleccione un porcentaje estimado). ( ) Disminución de costos en inventarios.
[ ] 0.1 a 0.5% [ ] 0.6-1% [ ] más de 1% ( ) Disminución en costos de procesamiento de órdenes.
[ ] 0.1 a 0.5% [ ] 0.6-1% [ ] más de 1% ( ) Disminución en costos de ventas.
[ ] 0.1 a 0.5% [ ] 0.6-1% [ ] más de 1% ( ) Aumento en ventas por mayor penetración de mercado.
[ ] 0.1 a 1% [ ] 1 - 3% [ ] más de 3% ( ) Disminución de costos por transparencia en información de precios.
[ ] menos de 2% [ ] entre 3-5% [ ] más de 5% ( ) Disminución en costos de logística y embarques.
[ ] 0.1 a 0.5% [ ] 0.6-1% [ ] más de 1% ( ) Manejo más eficiente de entregas.
[ ] 0.1 a 0.5% [ ] 0.6-1% [ ] más de 1% ( ) Otros (especifique) ______________
4.- ¿De que manera cree usted que más se ha beneficiado con la implementación de BI?
( ) Disminución de costo
[ ] Eliminando los retrasos en los reporte y redistribuyendo el personal de tecnologías de información.
[ ] Buscando oportunidades en la Cadena de Valor. [ ] Cambiando la sabiduría convencional.
[ ] Negociando mejores contratos con clientes y proveedores. ( ) Incremento de ingresos
[ ] Diferenciando los servicios.
[ ] Mejorar estrategias con un mejor análisis de mercadotecnia. [ ] Otorgar mayor poder a los vendedores.
( ) Mejor aprovechamiento de la inversión en sistemas ERP ( ) Mejoramiento de la comunicación interna
[ ] Desarrollar un lenguaje común, orientado por objetivos. [ ] Promover la responsabilidad y eficiencia.
[ ] Estimular la curiosidad.
( ) Otros (especifique) _______________________________________
5.- ¿Cuáles son los factores de éxito que usted considera influyen en su empresa a un proyecto de BI?
( ) Empezar con el negocio
[ ] Definir los requerimientos del negocio
[ ] Los administradores deben conducir el Business Intelligence [ ] Nunca dejar que la tecnología remplace los objetivos de negocios
[ ] Asegurar un patrocinio de alto nivel ejecutivo
( ) Definir la arquitectura de datos en un esfuerzo entre el negocio y las tecnologías de información
( ) Desarrollar la estrategia de Business Intelligence con el usuario en mente. [ ] Mapear los requerimientos de los usuarios.
[ ] Escoger la solución correcta. [ ] Uso del Internet.
( ) Construir para crecer
( ) Pensar más allá de las fronteras del negocio
( ) Otros (especifique) _______________________________________
6.- ¿Qué áreas de oportunidad visualiza son propicias para un máximo desarrollo del
Business Intelligence en su organización?
( ) Manejo de las relaciones de marketing ( ) Análisis de rentabilidad
( ) Reducción de Costos
( ) Otras (especifique) ________________________________________
7.- Seleccione cuales son las capacidades tecnológicas con las que cuenta su herramienta de BI.
( ) Herramientas de almacenamiento de datos (Data warehousing). ( ) Herramientas de minería de datos (Data Mining).
( ) Herramientas de extracción y carga de datos de su ERP (ETL). ( ) Herramientas de análisis de datos en línea (OLAP).
( ) Herramientas de reporte.
( ) Plataforma abierta, acceso web a través de navegadores convencionales. ( ) Plataforma escalable.
[ ] Mayor numero de usuarios. [ ] Mayor número de transacciones. [ ] Ambas.
( ) Plataforma multimoneda.
( ) Capacidad de personalización (customización) según el área de trabajo. ( ) Herramientas para el libre flujo de información entre los miembros.
[ ] E-mail. [ ] Foros. [ ] Chats. [ ] Contenido noticioso. [ ] Avisos de ocasión. ( ) Otros (especifique) ________________________________
8.- ¿Cuál es su proveedor su proveedor de tecnología?
( ) Business Objects Inc. ( ) Cognos Inc. ( ) Hummingbird Ltd. ( ) IBM Corp. ( ) MicroStrategy Inc. ( ) Artus. ( ) Otro _______________________________________________
9.- ¿Por qué seleccionó ese proveedor?
( ) Precio. ( ) Calidad. ( ) Tiempo de implementación. ( ) Referencias. ( ) Licitación. ( ) Otros (especifique) __________________________________
10.- Cual es su opinión sobre las herramientas de BI extranjeras.
( ) Son excelentes, ya que se adaptan a las necesidades de cualquier empresa. ( ) Son buenas, pero necesitan de configuración y capacitación
( ) Son buenas, pero no se adaptan a nuestras necesidades. ( ) No se adaptan a nuestro entorno económico.
( ) Otros (especifique) ___________________________________________________
11.- Mencione la metodología utilizada en la implementación de BI en su organización
( ) La metodología fue enteramente implementada por consultoría. ( ) No la conozco.
( ) La metodología utilizada fue: __________________________________________.
12.- ¿Considera que la metodología utilizada en la implementación de BI fue la adecuada?
( ) Si.
13.- ¿Qué problemas de implementación de BI observo durante el desarrollo de ésta?
( ) El proyecto no se desarrollo durante los periodos de tiempo especificados. ( ) Existieron conflictos con los sistemas existentes.
( ) Existieron diferencias entre el personal.
( ) Los nuevos sistemas no tuvieron buena respuesta del personal (resistencia al cambio). ( ) El proyecto no abarca todas las áreas funcionales de la organización.
( ) El proyecto no cumple con las expectativas. ( ) El proyecto se excedió del presupuesto. ( ) No existió ningún problema.
( ) Otros (especifique) ___________________________________________________
14.- ¿Qué tipo de informes realiza mas comúnmente con la ayuda de las herramientas de BI?
( ) Reportes generales (Ventas, compras, producción, etc.). ( ) Informes detallados.
( ) Análisis de datos de productividad. ( ) Análisis de costos.
( ) Otros (especifique) ___________________________________________________
15.- ¿De que manera usa las herramientas de Data Warehousingy Data M ining?
( ) Análisis de tendencias de clientes. ( ) Análisis de tendencias de mercado.
( ) Análisis de datos a través de la organización. ( ) Estadísticas de eficiencia y productividad.
( ) Búsqueda de oportunidades en la cadena de valor.
( ) Otros (especifique) ___________________________________________________
16.- ¿De que forma se ha acortado el flujo de información y los tiempos de espera en la entrega de informes?
( ) Los ejecutivos y jefes de área pueden obtener sus propios análisis e informes. ( ) La mayoría de los empleados pueden desarrollar análisis e informes a su conveniencia.
( ) Los jefes encargan a sus subordinados y éstos a los especialistas en TI la elaboración de informes.
( ) Cualquier análisis de datos requiere de especialistas en TI.
( ) Otros (especifique) __________________________________________________
17.- ¿El sistema de BI le proporciona una adecuada visualización de alarmas y excepciones según las reglas del negocio (por ejemplo: puntos de re-orden, vencimientos de cuentas, niveles de productividad, etc.)?
( ) Si, se determinan y alimentan durante la implementación. ( ) Si, se determinan y alimentan sobre la marcha.
( ) No, ya que no da suficientes alarmas o no son en tiempo real. ( ) Ninguna.
18.- ¿Las herramientas de BI responden cuestiones específicas de las reglas del negocio?
( ) Si, se determinan durante la implementación. ( ) No, las preguntas se responden por el personal.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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