5 AASUR
5.2 Design Methodology
Fuente: Elaboración propia
Análisis e interpretación de resultados: A partir de los resultados obtenidos; el elaborar una guía de procesos para mejorar la eficiencia en la biblioteca para el 79% de encuestados si es necesaria; a diferencia del 21% de usuarios quienes dicen que no. Como se puede observar el porcentaje mayoritario apunta a una modificación en los proceso de la biblioteca con la finalidad de efectivizar todos los servicios.
79% 21%
EFICIENCIA A TRAVES DE LA GUIA DE
PROCESOS
SI NO
3.8.2 Resultados de la observación al personal que labora en la biblioteca
ESCUELA TÉCNICA DE LA FUERZA AÉREA FICHA DE OBSERVACIÓN
Objetivo: Determinar la efectividad de las actividades que se realizan en la biblioteca de la ETFA.
ACTIVIDADES excelente bueno regular malo Gestión administrativa
Recepción y envío de documentación X Manejo de documentación interna y
externa
X
Archivo y control de la documentación X
Selección y adquisición de recursos bibliográficos
Adquisición de nuevo material bibliográfico
X
Material virtual de consulta X
Procesos Técnicos bibliográficos
Catalogación y clasificación documental
X
Uso del sistema Dewey X Codificación e indización del material
bibliográfico
X
Ingreso al programa informático X Membrete de libros X Orden y ubicación en estanterías X
Circulación y préstamo
Proceso de referencia X Registro diario de prestamos X Revisión de devoluciones X
Préstamo de computadoras
Registro diario de uso X Control de tiempo de uso de
computadoras
X
Revisión diaria de estados de computadoras
Luego de realizar la observación en la biblioteca del ETFA se puede determinar los siguientes resultados:
El indicador de la gestión administrativa muestra que la recepción y envío de documentación tiene un proceso que en la escala valorativa es bueno a pesar de no tener claro el proceso que debe llevarse a cabo. El Manejo de documentación interna y externa por su parte queda en regular debido a que su manejo no tiene un protocolo favorable y mucho menos ordenado. El Archivo y control de la documentación ha sido evaluado como bueno porque existen registros de los documentos tanto internos como externos.
El segundo indicador se relaciona con la selección y adquisición de recursos bibliográficos para lo que durante la observación se determinó que la Adquisición de nuevo material bibliográfico se ubica en la escala valorativa de regular debido a que no existe una cantidad aceptable de nuevas obras bibliográficas de interés para los estudiantes y usuarios en general; de la misma forma es regular el hecho que la biblioteca no tenga acceso a bibliotecas virtuales que hasta tienen en si información más actualizada.
El tercer indicador tiene que ver con los Procesos Técnicos bibliográficos los cuales constituyen la parte principal de la biblioteca, en ese sentido, la catalogación y clasificación documental es buena debido a que los libros están perfectamente clasificados y en sus respectivas estanterías el proceso es efectivo. En referencia a los sub-indicadores: uso del sistema Dewey, codificación e indización del material bibliográfico, ingreso al programa informático, membrete de libros, orden y ubicación en estanterías han sido evaluados como buenos debido a que existe un sistema de orden. Este resultado cubre la expectativa de efectividad para brindar un servicio de calidad.
El cuarto indicador se denomina Circulación y Préstamo el cual refiere todos los pasos a seguir para entregar los libros, revistas, manuales, archivos históricos y demás documentación bibliográfica; dentro de este indicador se evalúa el proceso de referencia en el cual el personal de la biblioteca mantiene un dialogo corto indagando al usuario el
diario de préstamos y finalmente se debe llevar el proceso de revisión de devoluciones. En el mejor de los casos en una biblioteca esta actividad debe ser la base fundamental debido a que se puede controlar las existencias documentales y mantener su estado de utilidad. La realidad que se encontró en la biblioteca del ETFA lastimosamente no es alentadora debido a que en la evaluación se llegó a obtener la calificación regular situación que no permite que el servicio no sea de la calidad requerida.
Finalmente se tomó en cuenta el préstamo de computadoras como actividad de servicio por lo que también se observó el uso del registro diario y el control de tiempo de uso de computadoras y la revisión diaria de estados de computadoras sacando bueno en la observación realizada.
CAPITULO IV: MARCO PROPOSITIVO
4.1 TITULO
DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS APLICADO A LA BIBLIOTECA DE LA ESCUELA TÉCNICA DE LA FUERZA AÉREA, ETFA. LATACUNGA,
PERIODO 2016.
4.1 DATOS INFORMATIVOS
Institución: Escuela Técnica de la Fuerza Aérea ETFA. Segmento: Biblioteca
Provincia: Cotopaxi Cantón: Latacunga
Dirección: Calle Javier Espinoza 3 – 47 y Avenida Amazonas sector La FAE. Beneficiarios: Directivos, Personal Docente, Administrativo y usuarios.
4.2 INTRODUCCIÓN
La Escuela Técnica de la Fuerza Aérea “E.T.F.A”, es una entidad responsable de preparar Aerotécnicos profesionales altamente calificados en áreas especializadas como: doctrina militar, técnica y humanística, este centro de enseñanza está ubicado en la ciudad de Latacunga y oferta varias especialidades de perfeccionamiento aeronáutico tales como: electrónica, mantenimiento, apoyo a las operaciones aéreas y administrativas, con el objetivo de aportar a la seguridad y desarrollo del país.
La Biblioteca de la Escuela Técnica de la Fuerza Aérea como una dependencia de dicha institución brinda sus servicios de información a los usuarios con calidad y eficiencia.
El presente manual es una guía, fuente de información de pasos secuenciales y estandarizados para el desarrollo de actividades del personal que labora en la biblioteca. Aquí se encuentra una reseña histórico-social de la institución, misión de la biblioteca, alcance, justificación en la que se indica las bondades del manual, objetivo,
generalidades de la biblioteca en el que se da a conocer la organización, funciones de los bibliotecarios y diagramación de los procesos de: gestión administrativa rutinaria, requerimiento de recursos bibliográficos, circulación y préstamo de libros así como de computadoras; los cuales estos facilitaran el desarrollo de las actividades del personal involucrado.
4.2.1 Reseña Histórica
El 04 de junio de 1954, la Fuerza Aérea Ecuatoriana crea la “Escuela de Especialidades de Estado Mayor”, consciente de que la actividad Aeronáutica demanda de capacitación especializada, en lo que se refiere al mantenimiento de las aeronaves y sus componentes, pues un mal funcionamiento o un error humano, tiene consecuencias fatales.
En el año de 1976, las instalaciones de esta Escuela se trasladan hasta la ciudad de Latacunga, y luego de haber graduado a 21 promociones de Aerotécnicos, cambia su denominación por el de “Escuela Técnica Aeronáutica”, nombre con el que permanece hasta el año de 1990, fecha en la que pasa a denominarse “Escuela Técnica de la Fuerza Aérea” (ETFA.).
El 08 de Noviembre de 1999, mediante acuerdo No. 3237 del Ministerio de Educación Pública, Cultura y Deportes; la Escuela Técnica de la Fuerza Aérea (ETFA) se transforma en Instituto Tecnológico Superior Aeronáutico (ITSA), constituyéndose de esta manera en un centro académico de Educación Superior de Derecho Privado, con personería jurídica propia y capacidad de autogestión administrativa y financiera para el cumplimiento de su tarea, como parte integral del Consejo Nacional de Educación Superior, CONESUP.
El 5 de julio del 2005,vista la necesidad de contar con una Escuela de Formación de Aerotécnicos, en forma independiente, con su estructura organizacional y Jurídica, se plantea el restablecimiento de la Escuela Técnica de la Fuerza Aérea (ETFA), a fin de optimizar el proceso educativo de formación del personal de la Institución, entregando aerotécnicos idóneos, con una especialidad de la Fuerza Aérea, con un nivel de
Cabo segundo y un nivel de pericia Tres, listos para integrarse en las áreas productivas de la Institución.
4.3 ALCANCE
Esta propuesta cubre los procesos de:
Gestión administrativa rutinaria.
Selección y adquisición de recursos bibliográficos.
Procesos Técnicos bibliográficos.
Circulación y préstamo.
Préstamo de Computadoras.
4.4 JUSTIFICACIÓN
La estrategia administrativa de gestión por procesos permite que las actividades planificadas se lleven a cabo más efectivamente por medio de un sistema de estandarización de procedimientos establecidos los cuales permiten el correcto monitoreo y control del uso de recursos y cumplimiento de objetivos, de esta manera se integraron todos los procesos técnicos bibliográficos.
La elaboración del manual de procesos para ser aplicado en la Biblioteca de la Escuela Técnica de la Fuerza Aérea es muy importante debido a que este es un documento que detalla las actividades precisas de cómo realizar una actividad para lograr un objetivo establecido, de esta manera se mejora el flujo y desempeño de las actividades.
La implementación de este manual de procesos permite realizar las actividades de una forma más clara y ordenada, independientemente de quien las realice, de esta manera se hace más fácil el compartir el conocimiento con las personas que llegan a la institución y no están familiarizados con un proceso o una tarea, o para aquellos a los que se les encomienda una nueva responsabilidad.
4.5 OBJETIVOS
4.5.1 General
Proporcionar información, mediante diagramas de procedimientos para facilitar el desempeño de actividades del personal que labora en la Biblioteca de la Escuela Técnica de la Fuerza Aérea, ETFA. Latacunga, periodo 2016.
4.5.2 Específicos
Identificar las actividades que se realizan en la biblioteca de la ETFA
Orientar al personal que labora en biblioteca
Guiar el desarrollo de actividades a través de diagramas para facilitar la forma de hacer las cosas y la calidad de los servicios.
4.6 GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA
4.6.1 Jerarquización
Jerárquicamente la biblioteca depende de la Dirección de la ETFA, en forma administrativa y disciplinaria acata las disposiciones del Departamento Académico y se encuentra bajo la responsabilidad de las bibliotecarias.
Para la consecución de la misión de la Escuela la Biblioteca podrá coordinar horizontal y verticalmente con las dependencias que sean necesarias.
4.6.2 Organización
La biblioteca para el cumplimiento de sus funciones está organizada de la siguiente manera:
Orgánico Estructural de la Biblioteca de la Escuela Técnica de la Fuerza Aérea
Fuente: (Escuela Técnica de la Fuerza Aérea, 2016)
4.7 FUNCIONES DE LOS BIBLIOTECARIOS
a) Tener a su cargo la biblioteca de la ETFA y facilitar a los alumnos y usuarios en general los documentos bibliográficos en cualquier soporte para apoyarlos en su estudio e investigación.
b) Mantener un inventario completo de la biblioteca.
c) Realizar procesos técnicos a cada uno de los documentos bibliográficos de acuerdo a las normas nacionales e internacionales para ponerlos a disposición de los usuarios.
d) Referenciar a los alumnos en la búsqueda de la información requerida.
e) Gestionar para la adquisición de los documentos bibliográficos necesarios para brindar un servicio de calidad a los usuarios.
f) La biblioteca cumplirá con un horario especial de lunes a jueves de 07H00 a 21H00 y el viernes de 07H00 a 15H00.
g) Llevar los registros y control de todo el material prestado de acuerdo a cada horario de responsabilidad.
h) Cuidar el orden y aseo de la biblioteca.
DIRECTOR ETFA DEPARTAMENTO ACADÉMICO SUPERVISOR BIBLIOTECA BIBLIOTECA SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN PROCESOS TÉCNICOS CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO INTERNET
4.8 DIAGRAMAS DE PROCESOS DE LA BIBLIOTECA
FUERZA AÉREA ECUATORIANA ESCUELA TÉCNICA DE LA FUERZA
AÉREA
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PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA RUTINARIA
Área: Biblioteca
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por
Rosa Carrillo Supervisor Director ETFA
1. PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA RUTINARIA 1.1. Objetivo
Tener un respaldo escrito de las actividades administrativas que se realizan o se van a realizar en la biblioteca.
1.2. Alcance
El proceso de Gestión Administrativa tiene como finalidad mejorar la organización de las actividades que se realizan diariamente para llevar un adecuado control y registro de la correspondencia y documentación de la Biblioteca y facilitar las actividades administrativas de la biblioteca.
1.3. Responsabilidades
Departamento Académico
Bibliotecarias
1.4. Normas Generales
Elaborar, recibir, clasificar y enviar correspondencia
FUERZA AÉREA ECUATORIANA ESCUELA TÉCNICA DE LA FUERZA
AÉREA
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Version No. 001
PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA RUTINARIA
Área: Biblioteca
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por
1.5. Descripción de las Actividades del Proceso de Gestión Administrativa Rutinaria
ACTIVIDAD BIBLIOTECARIO S UPERVIS OR DIRECTOR
Inicio
Recibe documentación, coloca fecha,
hora de recepción y firma X Revisa documentación X Elabora documento de respuesta
para la firma X
Verifica si el documento elaborado
se encuentra correcto X
Recibe documento X
Revisa documento X
SI el documento se encuentra bien
elaborado firma y envía a su destino X Si el documento NO está bien
devuelve para realizar modificaciones
X
Recibe documento X
Revisa documento X
SI el documento se encuentra bien elaborado firma documento y envía documento original a su destino
X
Si el documento NO está bien devuelve para realizar
modificaciones
X
Archiva correspondencia enviada y
recibida según norma archivística X
Fin
FUERZA AÉREA ECUATORIANA ESCUELA TÉCNICA DE LA FUERZA
AÉREA
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PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA RUTINARIA
Área: Biblioteca
1.6. Flujograma del proceso de Gestión Administrativa Rutinaria.
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AÉREA
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PROCESO DE SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS
Área: Biblioteca
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por
2. SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS
2.1. Objetivo
Dotar a los Docentes, Alumnos y usuarios en general bibliografía impresa y digital necesarios para coadyuvar en el proceso de enseñanza – aprendizaje e investigación, para lo cual es necesario actualizar la colección bibliográfica continuamente.
2.2. Alcance
Este proceso inicia con la necesidad de adquirir libros impresos o digitales para la biblioteca de la Escuela Técnica de la Fuerza Aérea según lo planificado en el PAP anual.
2.3. Responsabilidades
Director de la ETFA
Jefe Sección Financiera
Jefe de Proyecto (Supervisor)
Bibliotecarios
2.4. Normas Generales
Realizar un análisis con los Coordinadores de las Macro Especialidades y Docentes de la ETFA.
Elaborar un informe de la necesidad ajuntando los pedidos de los coordinadores de las Macro Especialidades
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AÉREA
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PROCESO SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS
Área: Biblioteca
2.5. Actividades del Proceso de Requerimiento de Recursos Bibliográficos
ACTIVIDAD BIBLIOTECARIO JEFE DEL PROYECTO
DIRECCIÓN ETFA
FINANZAS
Inicio
Realizar consulta con las editoriales, verificar existencia de bibliografía acorde a las necesidades de la ETFA.
X
Revisar las ediciones y el estado de los libros
X Coordinar con los
Coordinadores de las Macro Especialidades y Docentes para verificar que libros adquirir.
X
Genera Requerimiento (informe necesidades )
X Recibe documentación
con los requerimientos ( informe de la necesidad y especificaciones técnicas)
X
Recibe documentación con los requerimientos ( Informe de la necesidad y especificaciones técnicas)
X
Revisa y autoriza inicio del proceso
X Recibe documentación
con los requerimientos
X Certificación
Presupuestaria
X
Elabora tramite de pago X
Recibe los libros adquiridos
X
Fin
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AÉREA
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PROCESO DE SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS
Área: Biblioteca
2.6.Flujograma del Proceso de Adquisición Recursos Bibliográficos.
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PROCESO DE PROCESOS TÉCNICOS
Área: Biblioteca
3. PROCESO TÉCNICO 3.1. Objetivo
Normalizar, ejecutar y organizar la colección bibliográfica con Procesos Técnicos Bibliográficos requeridos en la biblioteca de la Escuela Técnica de la Fuerza Aérea.
3.2. Alcance
Los Procesos Técnicos Bibliográficos tienen la finalidad de catalogar, clasificar, indizar y efectuar el proceso físico de libros y documentos que ingresan a la biblioteca para ponerlos a disposición de los usuarios.
3.3. Responsabilidades
Adquisiciones
Bibliotecarios
Supervisor Biblioteca
3.4. Normas generales
Los libros que ingresan a la biblioteca se los debe procesar de acuerdo a normas técnicas establecidas, catalogación, clasificación.
Realizar un análisis documental y preparar físicamente el documento para realizar el proceso técnico respectivo.
Para la catalogación y clasificación documental se utilizara:
Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2a. ed. Santafé de Bogotá: Rojas Eberhard, 1998.
Lista de Encabezamientos de Materia para las Bibliotecas, editada por la Biblioteca Luis Ángel Arango, 1998.
Tesauros que es un vocabulario controlado y estructurado para el tratamiento de la información documental.
CDD, Clasificación Decimal Dewey, Edición 21, 2000.
Programa Cutter de Dewey es un software que facilita en forma automática los números de autor de las Tablas Cutter.
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PROCESO DE PROCESOS TÉCNICOS
Área: Biblioteca
3.5. Descripción de las Actividades del Proceso Técnico Bibliográfico
ACTIVIDAD ADQUISICIONES BIBLIOTECARIO SUPERVISOR
Inicio
Entrega de libros adquiridos X
Recibe libros X
Revisa y clasifica los libros con el Sistema Dewey (área y materia) y asigna número de clasificación
X
Asigna código de autor X
Asigna número de inventario
Cataloga los libros X
Ingreso al programa de biblioteca
Indización, palabras clave X
Consulta lista de
encabezamientos X
Asigna palabras en lenguaje
documental X
Imprime membretes con la
clasificación respectiva X
Pega los marbetes en los
libros X
Cubre el marbete con cinta
de embalaje transparente X
Se ubica los libros en las
estanterías X Elabora informe de cumplimiento X Entrega informe de cumplimiento X Recibe informe de cumplimiento X Toma conocimiento y archiva. X Fin
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PROCESO DE PROCESOS TÉCNICOS
Área: Biblioteca
3.6. Flujograma del Proceso Técnico de Bibliográfico
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PROCESO DE PROCESOS TÉCNICOS
Área: Biblioteca
3.7. Flujograma del Proceso Técnico de Bibliográfico
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PROCESO DE PROCESOS TÉCNICOS
Área: Biblioteca
3.8. Flujograma del Proceso Técnico de Bibliográfico
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PROCESO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
Área: Biblioteca
4. PROCESO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
4.1. Objetivo
Proporcionar y orientar a los usuarios en el uso de los materiales bibliográficos que les permita investigar para complementar los conocimientos adquiridos.
4.2. Alcance
Este procedimiento inicia con el usuario y finaliza con el bibliotecario
4.3. Responsabilidades
Alumno / Usuario
Bibliotecario
4.4. Normas Generales
Presentar documentos personales para solicitar los libros
Los trabajos de investigación no pueden ser fotocopiadas ni salir de la biblioteca
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AÉREA
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PROCESO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
Área: Biblioteca
4.5Descripción de las Actividades del Proceso de Circulación y Préstamo ACTIVIDAD ALUMNO / USUARIO BIBLIOTECARIO Inicio Solicita información X
Registro en libro diario X
Llena la ficha de préstamo X
Recepta la información X
Busca los libros solicitados X
Entrega libro al alumno X
Solicita documento personal y
adjunta a la ficha del libro X
Realiza consulta requerida en el
libro y entrega X
Recibe el libro y entrega documento
personal al usuario X
Fin
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AÉREA
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PROCESO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
Área: Biblioteca
4.6Descripción de las Actividades del Proceso de Circulación y Préstamo
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AÉREA
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PROCESO DE PRÉSTAMO DE COMPUTADORAS
Área: Biblioteca
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por
5. PROCESO DE PRÉSTAMO DE COMPUTADORAS 5.1. Objetivo
Proporcionar a los usuarios los computadores con servicio de internet para que realicen sus consultas.
5.2. Alcance
Este procedimiento inicia con el usuario y finaliza con el bibliotecario
5.3. Responsabilidades
Alumno / Usuario
Bibliotecario
5.4. Normas Generales
Para hacer uso de las computadoras los usuarios deben presentar documentos personales.
Las consultas se hacen con fines estrictamente académicos
Las consultas serán por un lapso de una (1) hora por persona
FUERZA AÉREA ECUATORIANA ESCUELA TÉCNICA DE LA FUERZA
AÉREA
Código: