Fuente: La Autora
Los proveedores que se manejan para la estaciones de servicio, son dos (2) para materias primas y uno (1) diferente para cada insumo, (ver anexo 11).
7.3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTUAL ALMACENAMIENTO
Debido a las características de volúmenes y frecuencia de pedidos de las estaciones de servicio Esso, Mobil y Biomax, dentro de las instalaciones de CONFECCIONES TALLER 84 LTDA, hay un espacio destinado en un mezzanine en el primer piso, (ver anexo 12), para ubicar el inventario que se mantiene en stands con las características que se señalan en la tabla 10, mostrada a continuación.
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Para las cachuchas se maneja el mismo stand de 2x0.95x0.65, con seis (6) espacios en los cuales caben 10 paquetes, cada uno con 37 cachuchas. Las chaquetas son ubicadas en la partes superior de cada stand en paquetes de a cinco (5), según la estación de servicio.
Los uniformes de las estaciones de servicio vienen en talla S, M, L y XL, las cuales se mandan a producir de acuerdo a las existencias que el encargado de compras verifica manualmente y compara con la campana de tallas, una vez determina las cantidades faltantes emite una orden de pedido, por cada talla de camisa hay dos (2) de pantalones, es decir para la talla S, se mandan a producir 50% pantalones talla 10 y el 50% talla 12, ver anexo 15.
En este proceso la empresa toma el promedio de la demanda en vez de los pronósticos útiles para programar la producción pues tienen en cuenta el comportamiento de la demanda mes a mes; en esto radica “el problema en la mayoría de las empresas, pues sus inventarios de seguridad y los puntos de reorden se determinan exclusivamente con base en el promedio de la demanda, ignorando su variabilidad, por eso la solución a éstos problemas es, diseñar e implementar estrategias adecuadas de control a través de alternativas como la utilización de pronósticos de demanda”26.
7.4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ACTUAL DE INVENTARIOS
CONFECIONES TALLER 84 LTDA maneja los inventarios mediante el Sistema de Información Elisa, sin embargo de acuerdo a información brindada por el encargado de compras, quien también se encargada de mantener los inventarios de las estaciones de servicio, lo reflejado en el sistema no concuerda con las existencias, ya que no siempre se ingresa la producción al sistema, sobre todo si viene de los satélites, ésta pasa directamente a los stands sin una previa revisión de cantidades y de calidad; por esta razón realiza un conteo manual, para establecer las cantidades a producir, el proceso que sigue el encargado es anotar en un cuaderno: el cliente, la prenda, las diferentes tallas y la cantidad existente de cada una, después realiza sus cálculos de la cantidades faltantes que son anotadas en la remisión que entrega a corte.
Dadas las características que ya se han mencionado de la estaciones de servicio, el mantenimiento de inventario es necesario y aconsejable para responder con los requerimientos del cliente, como lo refleja la imagen 5, los inventarios de CONFECCIONES TALLER 84 LTDA, tienen una representación en los activos de la empresa del 26.31%, 28.19% y 27.91% para los años 2010, 2009 y 2008 respectivamente, así mismo sobre éste porcentaje se evidencia que los productos terminados son los que más participación tienen, representando 54,34%, 39,88% y
26 VIDAL HOLGUIN, Carlos Julio
. “Fundamentos de control y gestión de inventarios”. Págs. 16-17. Programa Editorial
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56,69% para cada año mostrado, razón por la cual la planeación de su producción ayuda a disminuir exceso y establecer cantidad de los faltantes, lo cual disminuye los niveles inventarios en caso de haber exceso lo que mejora la rentabilidad de la empresa porque disminuyen los inventarios obsoletos, en caso de tener faltante se mejora el servicio al cliente.
Imagen 5: Participación de inventarios en activos
FUENTE: la Autora .
Por otra parte la tabla 11 muestra el indicador de rotación de inventarios, que como su nombre lo indica mide la cantidad de veces por año que éste se mueve, es decir, identifica las veces que el inventario se convierte en dinero o cuentas por cobrar. Así mismo es importante analizar los días de inventario, y como muestra la imagen 6, son el doble los días que tienen los inventarios frente a la materia prima.
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Tabla 11: Indicadores de inventario
Imagen 6: Indicador de inventario
FUENTE: Balances Generales CONFECCIONES TALLER 84 LTDA
7.5. DESCRIPCIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN.
Dado el tipo de producción que se da para poder mantener el inventario de los uniformes de las estaciones de servicio, la empresa tiene destinada una persona que dentro de sus funciones prepara los pedidos con las ordenes que recibe, verifica tallas y cantidades solicitadas físicamente en las existencias, empaca, comunica a facturación para que emitan el registro e informa que el pedido está listo para que sea despachado bien sea por los mensajeros, vendedores o Envía.
Cuando la estación de servicio se encuentra ubicada fuera de Bogotá la empresa Envía es la encargada de la distribución de los uniformes y dependiendo del destino y peso cobra a CONFECCIONES TALLER 84 LTDA un valor diferente; para las que se encuentran dentro de Bogotá y sus alrededores, la mayoría de los pedidos son
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entregados por los vendedores de éstos clientes, sin embargo debido a la gran cantidad de estaciones de servicio los mensajeros también cumplen este papel, y sus rutas son organizadas en conjunto con los demás clientes que deben ser atendidos, para entregar los pedidos de las estaciones.
Tabla 12: Costos gasolina
La tabla 12, muestra el valor mensual que se destina sólo en gasolina. Es importante aclarar que el alcance de este proyecto no abarca el análisis de rutas, costos y mejoramiento del proceso de distribución actual, sin embargo, hacer que los vendedores cumplan con su papel de aumentar la participación en el mercado de dotación de uniformes, en vez de estar entregando pedidos, es una propuesta básica para este proceso; además, en la medida que haya una buena comunicación entre ventas, producción y distribución, se tendrá una organización clara de las cantidades y tiempos de entrega de cada pedido y la encargada de organizar las rutas tendrá información anticipada, contrario a lo que sucede hoy en día, donde el “corre corre” y la entrega inmediata determinan el orden de entrega que siguen los mensajeros.
8. OPORTUNIDADES DE MEJORA Y PROPUESTAS DE LOS PROCESOS ACTUALES DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO PARA EL CLIENTE ESTACIONES DE SERVICIO DE CONFECCIONES TALLER 84 LTDA.
Los procesos descritos en el capitulo anterior, son manejados por el “día a día”, no cuentan con una herramienta de planeación que apoye las decisiones de ninguna de las áreas de la empresa, en la tabla 13, mostrada a continuación se encuentran las oportunidades de mejora halladas, para las que se proponen estrategias que podrán ser puestas en práctica gracias a la herramienta de planeación para los uniformes de CONFECCIONES TALLER 84 LTDA.
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Tabla 13: Oportunidades de mejora y propuesta
Dentro de las oportunidades de mejora se debe tener en cuenta que el manejo adecuado de la información, es fundamental para lograr los resultados que se esperan de la propuesta, como dice Grudnitski y Burch, la información para el soporte de la planeación estratégica sirve como el instrumento de cambio y ayuda a mover la organización en la
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direcciones estratégica elegida27, asi que en la medida que las diferentes áreas de la compañía se comuniquen y guíen sus actividades basadas en una planeación, la información que alimentará la herramienta de planeación será acertada, en el diagrama 6, se muestra el flujo de información propuesto, donde se enfatiza la importancia de una base de planeación para las diferentes actividades.